Transcript Optimalisasi Tugas Kehumasan

1
OPTIMALISASI TUGAS
KEHUMASAN
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI
Oleh: Rosidin
Bidang Hubungan Masyarakat
@ Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat
2
LANDASAN HUKUM

PMA Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Agama:
“Melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma,
standar, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis serta evaluasi di bidang
hubungan masyarakat”

PMA Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Vertikal
Kementerian Agama:
“Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi dan
hubungan masyarakat”
3
VISI HUMAS
“Terciptanya pengelolaan kehumasan yang
proporsional, profesional, efektif dan efisien
dalam mendukung penerapan prinsip-prinsip tata
kepemerintahan yang baik”
4
MISI HUMAS

Membangun citra dan reputasi positif Kementerian Agama

Membentuk, meningkatkan dan memelihara opini positif publik

Menampung dan mengolah aspirasi masyarakat

Mencari, mengklasifikasi, mengklarifikasi serta menganalisis data
dan informasi

Mensosialisasikan kebijakan dan program Kementerian Agama

Membangun kepercayaan publik (public trust)
5
AMANAT PERATURAN PERUNDANGAN

UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

PP Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
6
PERATURAN PENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS #1
NO.
PERATURAN
TENTANG
1
Permenpan 109/2005
Jabatan Fungsional Pranata Hubungan Masyarakat dan Angka
Kreditnya
2
Permenpan 20/2006
Pedoman Penyusunan Standar Layanan Publik
3
Permenpan 12/2007
Pedoman Umum Hubungan Masyarakat di lingkungan Instansi
Pemerintah
4
KepKominfo 371/2007
Kode Etik Humas Pemerintah
5
Permenpan 5/2009
Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi
Pemerintah
6
Permenpan 13/2009
Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan Partisipasi
Masyarakat
7
Per KI 1/2010
Standar Layanan Informasi Publik
8
Permenpan 27/2011
Pedoman Audit Komunikasi di Lingkungan Instansi Pemerintah
9
Permenpan 28/2011
Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di Lingkungan Instansi
Pemerintah
7
PERATURAN PENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS #2
NO.
PERATURAN
TENTANG
10
Permenpan 29/2011
Pedoman Umum Pengelolaan Komunikasi Krisis di Lingkungan Instansi
Pemerintah
11
Permenpan 30/2011
Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi
Pemerintah
12
Permenpan 31/2011
Pedoman Umum Insfrastruktur Hubungan Masyarakat di Lingkungan
Instansi Pemerintah
13
Permenpan 55/2011
Pedoman Umum hubungan Media di Lingkungan Instansi
Pemerintah
14
Permenpan 36/2012
Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan dan Penerapan Standar
Pelayanan
15
Permenpan 38/2012
Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik
16
Permenpan 66/2012
Pedoman Penilaian Kinerja Pembina/Penanggungjawab dan
Pemeringkatan K/L, Pemerintah Provinsi, dan Pemerintah
Kabupaten/Kota dalam Penyelenggaraan pelayanan Publik
8
PERATURAN PENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS #3
NO.
PERATURAN
TENTANG
17
Per KI 1/2013
Penyelesaian Sengketa Informasi Publik
18
SE KI 1/2011
Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA/L) Serta
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Sebagai Informasi Publik
yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala oleh Badan
Publik.
19
SE KI 1/2012
Penanganan Tindak Pidana Dalam Undang-Undang Keterbukaan
Informasi Publik.
9
TANTANGAN HUMAS KEMENAG
1.
Ruang lingkup tugas Kementerian Agama.
2.
Kemampuan mengelola informasi.
3.
Berperan aktif dalam pemberantasan korupsi.
4.
Pengawal pelaksanaan UU KIP.
5.
Maraknya penggunaan media sosial.
SURAT EDARAN SEKJEN NOMOR 4044
TAHUN 2013
1.
Peliputan Kegiatan Pimpinan
2.
Pengelolaan Dokumentasi
3.
Publikasi
4.
Pengelolaan Majalah
5.
Penyelenggaraan Konferensi Pers
6.
Penyusunan Pers Release
7.
Pengelolaan Kliping Berita
8.
Penyusunan Analisis Berita
9.
Penghubung Media Masa
10. Juru Bicara
10
11. Pengelolaan Iklan Layanan
Masyarakat
12. Pengelolaan PPID
13. Penyiapan Rohaniwan
14. Penghubung Instansi/Lembaga
15. Bimbingan Teknis Kehumasan
16. Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan
17. Pelayanan Pengaduan Masyarakat
18. Pengelolaan Media Sosial
19. Ikut Serta dalam Pameran
11
1. PELIPUTAN KEGIATAN PIMPINAN

Menyiapkan bahan pidato, paparan,
atau sejenisnya dalam berbagai
kegiatan Pimpinan.

Melakukan
peliputan
terhadap
kegiatan yang dihadiri oleh Pimpinan
Kantor Wilayah terutama Kepala
Kanwil.

Membuat berita atas kebijakan yang
dikeluarkan oleh Pimpinan
KEGIATAN PIMPINAN
• Rapat Kerja dan Rapat Dengar
Pendapat dengan DPR, DPD atau
DPRD.
• Rapat dan Pendampingan
Pimpinan Kemenag Pusat.
• Rapat atau Kegiatan Lintas
Sektoral dengan Pemerintah
Daerah.
• Rapat atau Kegiatan di
lingkungan Kantor Wilayah.
• Kunjungan Kerja ke Daerah.
• Penyuluhan dan Pembinaan
Masyarakat.
12
2. PENGELOLAAN DOKUMENTASI

Melakukan pengambilan foto, video
dan perekaman suara (audio) dalam
Kegiatan Pimpinan.

Memilah dan memilih dokumentasi
yang dapat dipublikasikan.

Editing dokumen gambar atau video
jika diperlukan.

Menyimpan dokumentasi dalam
media yang tertata, mudah dicari
dan aman.
SITEM PENYIMPANAN DOKUMENTASI:
dokumentasi.kemenag.go.id
13
3. PUBLIKASI

Menghimpun berbagai bentuk
publikasi hasil dari kebijakan maupun
pelaksanaannya (berita, banner, text,
buku, produk hukum, pedoman,
paparan, dan sejenisnya).

Melibatkan satker di lingkungan
Kantor Wilayah untuk
menyumbangkan konten publikasi.

Melakukan publikasi melalui media
yang telah tersedia seperti website,
papan pengumuman,
WEBSITE KEMENTERIAN AGAMA
http://www.kemenag.go.id
14
4. PENGELOLAAN MAJALAH

Menyusun dan menerbitkan
majalah dinas secara berkala.

Menetukan tema pokok yang
menjadi isu dalam pemuatan
berita dalam majalah.

Distribusi majalah kepada satker di
lingkungan Kanwil, Pemerintah
Daerah, Ormas Keagamaan, dan
pihak lain yang membutuhkan.
MAJALAH DINAS KEMENTERIAN AGAMA
“IKHLAS BERAMAL”
15
5. PENYELENGGARAAN KONFERENSI PERS

Mengundang dan mengkordinasikan
wartawan dari media cetak, online
dan TV

Mengkondisikan lokasi dan waktu
pelaksanaan konferensi pers sesuai
dengan agenda Pimpinan

Mengkondisikan tema dan
pertanyaan yang diajukan oleh
wartawan pada saat konferensi pers.
KONFERENSI PERS:
Launching MTQ XXV di Jakarta
10 Tips for Writing a Feature Pers
Release
16
as a timeless story that could
6. PENYUSUNAN PERS RELEASE• Think
have been written by a journalist.




• Explore creative ways and angles to
present your message.
• Use a captivating headline and
attention-grabbing first paragraph.
Pers release merupakan tulisan seperti berita
• Sum up detailed benefits in the
yang disampaikan kepada wartawan dengan
second paragraph.
tujuan mengumumkan atau klarifikasi atas isu
• Authenticate and enhance your
tertentu.
message in the third paragraph.
• Elaborate on details in the fourth
Tujuan dari pers release adalah untuk menarik
paragraph.
perhatian media masa agar mempublikasikan.
• Can easily be cut in length without
Diperlukan kemampuan analisis isu strategis yang losing its essence.
berkembang, terutama tema menarik sehingga • Take full advantage of multimedia
patut menjadi perhatian.
• Place prices and phone numbers in
parentheses at the ends of
Bentuk Feature Release akan lebih menarik
paragraphs.
perhatian dan informatif bagi masyarakat
• As a ready-to-print story-no
dibandingkan full text.
boilerplate needed
17
7. PENGELOLAAN KLIPING BERITA

Mengidentifikasi berita yang terbit
di media cetak dan online

Menyusun kliping dan jilid

Melakukan distribusi kepada
pimpinan dan pihak terkait

Digitalisasi kliping

Mengunggah kliping melalui
website kliping.kemenag.go.id
KLIPING ONLINE:
Kliping.kemenag.go.id
18
8. PENYUSUNAN ANALISIS BERITA




Pemberitaan di media masa terkait dengan
pelaksanaan tugas Kementerian Agama
cukup tinggi.
How to Analyze the News
• Context: kenali berita sesuai
konteksnya
Dalam satu bulan mencapai 3.500 berita di
media cetak dan Online.
• Opinion: pisahkan antara
Analisis berita diperlukan untuk mengetahui
kecenderungan perspektif publik terhadap
kementerian.
• Perspective: lihatlah cara
Hasil analisis berita menjadi bahan masukan
yang penting dalam membuat strategi
kebijakan, khususnya terkait publik.
serupa dengan banyak
sumber
pendapat dari fakta
pandang pemberitaannya
• Sources: bandingkan berita
19
9. PENGHUBUNG MEDIA MASA
CARA MENDEKATKAN DIRI
DENGAN MEDIA MASA

Berhadapan dengan media massa
harus berhati-hati, karena tidak semua
media masa berpihak kepada
Pemerintah.

Namun demikian perlu dibangun
simbiosis mutualisme antara
Pemerintah dan Media Massa.

Sampaikan informasi sedetil mungkin
kepada wartawan, meski pada
akhirnya berita yang terbit sangat jauh
dari harapan.
• Pimpinan melakukan visit media.
• Undang wartawan dalam
berbagai acara dengan
pimpinan.
• Pasang iklan layanan
masyarakat pada media (koran,
majalah, Online, atau TV).
• Ajak wartawan untuk berdiskusi
terkait dengan isu strategis.
• Berikan fasilitas kepada
wartawan untuk akses informasi
dan menulis berita.
20
10. JURU BICARA

Menguasai besaran tugas Kementerian Agama
secara keseluruhan.

Menguasai isu strategi Kementerian Agama yang
berkembang terkini termasuk perkembangan
informasi di dalamnya.

Akses informasi langsung dari sumbernya.

Jeli dalam melakukan counter isu2 program
Kementerian Agama

Sampaikan secara lugas dengan bahasa yang
baik dan santun.
11. PENGELOLAAN IKLAN LAYANAN
MASYARAKAT

Mengidentifikasi dan menganalisis isu strategi
terkini

Mengemas isu strategis menjadi bahan yang
berharga jual di mata masyarakat

Mensosialisasikan kebijakan strategi melalui
media iklan layanan masyarakat.

Menyiapkan tema, berita, dialog, iklan,
gambar

Menyiapkan dialog dapat disampaikan
melalui media berupa
21
MEDIA IKLAN LAYANAN
MASYAKARAT
• Koran
• Majalah
• Televisi
• Radio
• Online
• Media Sosial
• TV-Tron
• Baliho
• Booklet/Leaflet
22
12. PENGELOLAAN PPID

Menjadi garda depan dalam
implementasi UU No.14 Tahun 2008
tentang KIP

Melaksanakan tugas-tugas PPID,
antara lain memberikan layanan
informasi publik, menerima
pengaduan serta penyelesaian
sengketa informasi publik

Memilah informasi publik dan
informasi dikecualikan.
Ruang Layanan Informasi Publik
Kementerian Agama
23
13. PENYIAPAN ROHANIWAN

Jasa rohaniwan dibutuhkan untuk
prosesi penyumpahan, baik sumpah
jabatan maupun saksi dalam proses
hukum.

Hampir seluruh instansi/lembaga
pemerintah membutuhkan jasa
rohaniwan.

Diperlukan koordinasi yang baik dengan
rohaniwan dari semua agama.
Prosesi pelantikan pejabat di lingkungan
Kementerian Agama
24
14. PENGHUBUNG INSTANSI/LEMBAGA

Optimalkan peran dalam Badan
Koordinasi Kehumasan Pemerintah
(Bakohumas)

Hadiri setiap pertemuan dengan
berbagai instansi/lembaga terkait
dengan humas.

Perluas jaringan dengan teman2 humas
instansi/lembaga.

Kordinasikan setiap perkembangan
kehumasan dalam lingkungan
instansi/lembaga.
Pertemuan rutin Bakohumas yang
diselenggarakan oleh Pemerintah
25
15. BIMBINGAN TEKNIS KEHUMASAN
KAPASITAS STANDAR

Sukses pelaksanaan tugas humas tidak
terlepas dari peran kualitas dan kapasitas
SDM

Secara umum tugas humas dikelompokkan
menjadi 3: administrasi, teknis dan kreatif

Guna meningkatkan kualitas dan
keterampilan SDM, perlu di bina secara
terus menerus melalui skema pendidikan,
pelatihan, atau kursus.

Penilaian dan bimbingan pranata humas
merupakan tugas humas
• Kemampuan berbahasa dan
menulis
• Kristis terhadap isu strategis
• Kemampuan berkomunikasi
• Kemampuan marketing dan
promosi
• Kemapuan fotografi
• Kemampuan menggunakan
software editor, editing
gambar/video
• Kemapuan menggunakan
internet, email, media sosial,
• Berpenampilan menarik
• Kreatif dan bekerja dalam tim
26
16. EVALUASI PELAKSANAAN KEBIJAKAN

Humas dalam kapasitasnya dapat
melakukan pemantauan dan evaluasi
terhadap pelaksanaan kebijakan,
program dan kegiatan Kementerian
Agama, khususnya terkait dengan publik

Menghimpun berbagai macam
permasalahan yang dihadapi publik serta
dampak atas kebijakan yang diterapkan.

Lakukan evaluasi atas implementasi dan
dampak atas kebijakan publik
Menteri Agama meluncurkan beberapa
sistem informasi, termasuk pencatatan
nikah secara Online.
17. PELAYANAN PENGADUAN
MASYARAKAT

Pengaduan masyarakat merupakan kontrol
eksternal terhadap pelaksanaan tugas dan
kebijakan Kementerian Agama.

Segera respon dengan klarifikasi dan
meminta bukti atas pengaduan yang
diterima.

Berkoordinasi dan kerja sama dengan
pihak2 terkait dalam penyelesaian
masalah.

Pastikan bahwa pelapor dan saksi
mendapatkan perlindungan yang baik.
27
ISU-ISU TREN DUMAS
• Pungutan liar
• Beasiswa dan bantuan
• Honorer K2 dan CPNS
• Perselingkuhan dan nikah siri
• Penyelewengan jabatan dan
anggaran
• Main mata dengan rekanan
• Sengketa tanah/bangunan
• Tindakan kriminal dan asusila
aparatur
28
18. PERAN SERTA DALAM PAMERAN


Ada berbagai kegiatan bersifat nasional
maupun provinsi yang dapat diikuti.
Mengkordinasikan keikutsertaan dalam
pameran dari seluruh unit kerja, termasuk
diantaranya:

Penempatan dan dekorasi stand

Penyediaan dan pengiriman bahan
pameran

Pembagian petugas jaga
MTQ Nasional/Provinsi
STQ Nasional/Provinsi
Pameran Produk Halal
Pamrean Pendidikan
Event Provinsi Lainnya
29
19. PENGELOLAAN MEDIA SOSIAL

Media sosial merupakan media online
yang cukup efektif untuk bersosialiasi
dengan masyarakat.

Media sosial yang banyak adalah
Facebook dan Twitter.

Melakukan update secara rutin serta
merespon secara cepat dari setiap
pertanyaan yang masuk.
TWITTER KEMENTERIAN AGAMA
@kemenag_ri
30
TERIMA KASIH
Semoga Bermanfaat