Evenementencommissie RCU Zwolle

Even voorstellen

Begin en werving

• Commissie opgestart door huidige coördinator in 2010 • Werving leden via vrijwilligerscentrale en website • Ad-hoc vrijwilligers

Wat houdt lid van evenementencommissie in?

• Vrijwilliger • Gemiddeld 8 uur per maand • Staat achter visie UNICEF • Bedenken, organiseren en uitvoeren evenementen • Marketing en PR • Fondsenwerving • Flexibel in eigen inbreng

Achtergrond leden

• Enthousiaste vrijwilligers • Verschillende leeftijden, achtergronden en vaardigheden • Netwerk

Wat doen we?

We organiseren evenementen en activiteiten om: • Fondsen voor UNICEF te werven • De naamsbekendheid van UNICEF in onze RCU te vergroten Hoe doen we dat?

• Door aan te sluiten bij bestaande evenementen • Door zelfstandig evenementen te organiseren Een aantal voorbeelden op een rij…

UNICEF Stadshagen Run Opbrengst: € 1.750,-

Zwolle Culinair Opbrengst: € 2.000,-

Benefietdiner Opbrengst: € 2.700,-

HighTea Opbrengst: € 1.100,-

Kinderkunst Opbrengst: € 700,-

Benefietconcert Opbrengst: € 2.000,-

Hoe gaan we te werk als evenementencommissie?

• 1x per jaar brainstormsessie • Iedere 6 weken vergadering met hele commissie • Regelmatig e-mailcontact • In projectgroepen werken • Ogen open houden voor mogelijke projecten

Hoe gaan we te werk per project?

• Samenstellen projectgroep • Vergaderen • Projectplan schrijven • Aan de slag: taken verdelen • Regelmatig overleg • Draaiboek voor organisatie op de dag zelf • Evaluatie

Hoe ziet een projectplan eruit?

• Doelstelling • Verwachte opbrengsten en verwachte kosten • Doelgroep • Wanneer & Waar • Programma • Marketing • PR-plan • Sponsorplan • Planning

Tips & Trics

• Alles begint met goede en enthousiaste vrijwilligers • Eigen netwerk • Sponsoring: juiste partijen benaderen • PR: contacten onderhouden • Social Media inzetten • Gebruik lokale activiteitenkalenders • Maak een ruime planning • Evenementen voor diverse doelgroepen

Wat hebben we inmiddels geleerd?

• Sponsoren gericht benaderen • Sponsoren beperkt incalculeren • Deelname evenementen uit eigen netwerk • Voorwaarden vastleggen derden • Bijverkoop • Beter onderzoek naar slagingspercentage • Tijdige planning marketing en verkoop • Go no-go moment bepalen • Goede kosten-baten analyse maken • Logistieke planning

Toekomstdoelen

• • • • • Meer deelname buiten netwerk Een goed business event organiseren Meer samenwerking met omliggende evenementencommissies Groeien met leden en opbrengsten Evenementen op herhaling

Trots!

• UNICEF • Deelnemers en donateurs • Op onze leden • Veel op eigen kracht • Groeien • Jullie