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Webinar Beschaffung mit UniKat
Trainerin: Stephanie Trost Kristina Schröder
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Agenda Webinar "Beschaffung mit UniKat" 1. Änderungen im Beschaffungsprozess 2. Genehmigung des Einkaufswagens 3. Systemdemo 4. Rechnungsprüfung 5. Weitere Informationen
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Webinar "Beschaffung mit UniKat"
1.
Änderungen im Beschaffungs prozess
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Anforderungen An das neue Bestellsystem Systemstabilität
• Gestiegenem Funktionsumfang und Datenvolumen standhalten (Prüfung WB und Mittel, Erweiterung des Sortiments) • Reduzierung der Systemausfälle
Standardkatalogsystem mit Integration ins SAP
• Zeitgemäßes Katalogsystem • Standardisierter End-to-End-Prozess • Abschaffung von Medienbrüchen • Nutzung der Systemdaten im gesamten Prozess
Unterstützung der Einkaufsaktivitäten
• Unterstützung bei der Katalogpflege • Auswertungs- und Analysemöglichkeiten Webinar "Beschaffung mit UniKat" Erhöhung der System geschwindigkeit Erhöhung der System verfügbarkeit Bedienfreundliches und intuitives Katalogsystem Reduzierung der Bearbeitungsschritte Angebotsverbesserung Bessere Preise für Katalogartikel
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Gegenüberstellung der Funktionen
Altsystem Neues System • • • • • • • • Kundenindividueller Artikelshop/ Warenkorb Prüfung Kontierung Prüfung Verfügbarkeit der Mittel (Budget) Prüfung der Rechte (Benutzergruppen, Wirtschafterbefugnis) Onlinebestellschein Freitextbestellung Archiv Suchabfragen im Einkaufs bereich Musterwarenkorb Warenlisten/ alte Einkaufswagen/ Vorlagen Suchmöglichkeiten (einfache Suche, Kategoriesuche) + Webinar "Beschaffung mit UniKat" • Größeres Sortiment im UniKat • Filtermöglichkeiten bei Katalogsuche • Einkaufen im Team • Zwischenspeichern jederzeit möglich • Mitzeichnung/ Fachfreigaben • Vorgelagerte Freigabe • Automatisierter Genehmigungsprozess mit Statusabfrage • E-to-E-Prozess (Einkaufswagen bis Rechnungseingang) • Statusüberwachung • …
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Aktueller Beschaffungsprozess Warenkorb Bestellung
Bestellschein Persönlicher Warenkorb (PWK) + Gruppenwarenkorb (GWK)
Automatisch Wareneingang
Lieferschein
Scan
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Akte SAP RM Bestellschein .
Bestellschein Lieferschein .
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Rechnung
Rechnung
Scan Manueller Abgleich (Bestellung
Rechnung) Prüfung rechnerisch Prüfung sachlich Anordnung Bestellschein Lieferschein Rechnung .
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Neuer Beschaffungsprozess Einkaufswagen Bestellung
Bestellschein
Wareneingang
Lieferschein
Rechnung
Rechnung
Automatisch Scan Fachfreigabe 4- Augenprinzip Anordnung Erfassung Wareneingang Prüfung sachlich
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Akte SAP RM Bestellschein .
Bestellschein Lieferschein .
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Statusverfolgung in UniKat
Scan Autom. Abgleich (Bestellung
WE
RE) Prüfung rechnerisch Bestellschein Lieferschein Rechnung .
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Wesentliche Änderungen im Bestellprozess
Prüfungen werden im Prozess nach vorne verlagert • 4-Augenprinzips bei Anlage des Einkaufswagens • Fachfreigaben für ausgewählte Warengruppen (z.B. IT-Beauftragten) • Wareneingangserfassung Automatisierung der Rechnungsprüfung • Systemischer Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung • Prüfung im Fachbereich nur noch bei Abweichungen (Preis/ Menge) notwendig Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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Inhalte der anstehenden Umstellung
Umstellung auf UniKat:
Bestellfunktion
• Suche • Suche A-Z • • • Umweltprodukte A-Z Kategorie Onlinebestellschein
Warenkörbe
• Musterwarenkorb • Gruppenwarenkorb • Alle GWK‘s Von der Umstellung nicht betroffen:
Werkvertrag mit Privatpersonen Warenkörbe
(Pers. Warenkorb) – für den Werkvertrag notwendig
Unterschriftenmappe
– für den Werkvertrag notwendig
Formulare Fundgrube Archiv
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2.
Genehmigung des Einkaufswagens
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Genehmigung
Anforderer Der Einkaufswagen erfordert immer eine Genehmigung 4- Augenprinzip Genehmiger/ WB Ablehnung eines Einkaufswagens • Anforderer erhält eine E-Mail mit Verweis auf Aufgabe • Anforderer kann Ablehnung akzeptieren oder kann Einkaufswagen anpassen und erneut in die Genehmigung senden Webinar "Beschaffung mit UniKat" • Pro Genehmigungsstufe muss nur 1 Genehmiger genehmigen/ ablehnen • Der Genehmiger kann positionsweise genehmigen/ ablehnen • Genehmiger haben keine Änderungsberechtigung
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Kontierungsableitung
Waren gruppe + Fonds = automatisch Sachkonto = automatische Ableitung Finanzposition Webinar "Beschaffung mit UniKat" Definition Warengruppe: Eine Warengruppe ist eine Zusammenfassung von Waren oder Dienstleistungen nach Eigenschaften. (SAP)
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3.
Systemdemo
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Systemdemo
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Anmeldung in UniKat
Zugriff über den Link aus der Genehmigungsmail oder über https://elsa.fu-berlin.de
Webinar "Beschaffung mit UniKat" Anmeldung mit ZEDAT-Zugangsdaten
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Zugriff auf die Arbeitsübersicht
Um einen Einkaufswagen zu genehmigen/ abzulehnen, lassen Sie sich die Details anzeigen. Klicken Sie hierfür auf den Link des Einkaufswagens.
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Einkaufswagen genehmigen Übersicht
Sie erhalten u.a. folgende Informationen • • • • • • • Wer hat den Einkaufswagen angelegt?
Wer hat den Einkaufswagen ggf. zusätzlich zu genehmigen?
Genehmigungsnotiz Gesamtwert des Einkaufswagens Anzahl der Positionen inkl. Nettopreise Details (Lieferant, Positionsdaten, Kontierung, Notizen und Anlagen, Lieferadresse) zu jeder Position des Einkaufswagens … Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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Einkaufswagen Positionsübersicht
Um in die Positionsdetails abzuspringen, klicken Sie entweder den Button „Details“ oder auf einen der Links (Lieferant, Beschreibung, Notizen, Anlagen, Positionsstatus).
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Einkaufswagen Lieferant
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Einkaufswagen Positionsdaten
Ableitung der Finanzposition Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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Einkaufswagen Kontierung
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Einkaufswagen Lieferadresse
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Einkaufswagen Notizen und Anlagen
z.B. Angebote bei Freitext Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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Einkaufswagen genehmigen / ablehnen
Abschließen der Genehmigungsentscheidung Aufgabe sich zuordnen Webinar "Beschaffung mit UniKat" Genehmigen / Ablehnen pro Position Bei Ablehnung bitte immer einen Grund erfassen
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4.
Rechnungs prüfung
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Rechnungsprüfung
• • Rechnungen werden weiterhin eingescannt und zentral bzw. dezentral erfasst Rechnerische Prüfung erfolgt systemisch in der Rechnungsstelle 1.
• Anordnung Genehmigung Einkaufswagen 2.
• Sachliche Prüfung Erfassung Wareneingang 3.
• Rechnerische Prüfung Abgleich Bestellung, Wareneingang und Rechnung • Bei Überstimmung sind keine weiteren Bearbeitungsschritte durch Fachbereich notwendig • Die Rechnung ist automatisch zur Zahlung freigegeben Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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Rechnungsprüfung
In folgenden Fällen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt und es sind weitere Bearbeitungsschritte notwendig: Preisabweichung Mengenabweichung Sachliche Prüfung und Anordnungs prozess (entspricht dem alten Prozess) Bestelländerung durch Zentralen Einkauf Erfassung des Wareneingangs Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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5.
Weitere Informationen
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Informationen zu UniKat
- Intranetseite (www.fu-berlin.de/sites/unikat) Inhalte: • Aktuelle Schulungsunterlagen • FAQ-Liste • Schulungstermine • News Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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Support-Struktur
First Level Support • Vor Ort • Key-User • Kollegen • … Second Level Support Clearingstelle (alle Belange BIOS & UniKat) Telefon: (030) 838-520 77 E-Mail: [email protected]
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Fragen?
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und viel Spaß mit
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