Schulung Beschaffung mit UniKat

Trainerin: Stephanie Trost Kristina Schröder

- Schulung

Agenda

1. Einführung 2. Erste Schritte in UniKat / Katalogbeschaffung 3. Team-Einkauf und Freitextbestellung 4. Genehmigung des Einkaufswagens 5. Einkaufsbereich/ Übernahme Team-Einkauf 6. Bestellung 7. Wareneingang 8. Rechnungsprüfung 9. Elektronische Akte 10. Wie geht‘s weiter?

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Lernziele der Schulung

Beschaffung von Katalogartikeln Suche und Navigation im Katalog Vorbereitung Team-Einkauf Beschaffung von Freitextartikeln Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen Arbeiten mit dem Team-Einkauf Statusüberprüfung von Einkaufswagen Erfassung von Wareneingängen Schulung UniKat

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Schulung UniKat

1.

Einführung

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Organisatorisches

Räumlichkeiten  Bitte halten Sie die Gänge als Fluchtwege frei.

 Bitte verstauen Sie Taschen und Jacken in den Ablagefächern.

 Bitte beachten Sie den Notausgang.

 Bitte verstauen Sie Ihre mitgebrachten Getränke unter den Tisch.

 Rauchen ist im gesamten Gebäude nicht gestattet. Bitte nutzen Sie die Freifläche vor dem Haupteingang.

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Organisatorisches

Sonstiges  Bitte unterzeichnen Sie die Teilnehmerlisten.

 Bitte notieren Sie Ihre Fragen auf Notizzettel (Name, Vorname)  u.a. für FAQ  Jeder im Raum sorgt für eine angenehme Lernsituation.

 Pausen (Mittag: 11:45Uhr und kleine Pausen nach Bedarf)  Bitte füllen Sie die Evaluierungsbögen am Ende der Schulung aus.

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Schulung UniKat

Warum brauchen wir ein neues Bestellsystem?

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Anforderungen

An das neue Bestellsystem Systemstabilität

• Gestiegenem Funktionsumfang und Datenvolumen standhalten (Prüfung WB und Mittel, Erweiterung des Sortiments) • Reduzierung der Systemausfälle

Standardkatalogsystem mit Integration ins SAP

• Zeitgemäßes Katalogsystem • Standardisierter End-to-End-Prozess • Abschaffung von Medienbrüchen • Nutzung der Systemdaten im gesamten Prozess

Unterstützung der Einkaufsaktivitäten

• Unterstützung bei der Katalogpflege • Auswertungs- und Analysemöglichkeiten Schulung UniKat   Erhöhung der System geschwindigkeit Erhöhung der System verfügbarkeit   Bedienfreundliches und intuitives Katalogsystem Reduzierung der Bearbeitungsschritte   Angebotsverbesserung Bessere Preise für Katalogartikel

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Gegenüberstellung der Funktionen

Altsystem Neues System • • • • • • • • Kundenindividueller Artikelshop/ Warenkorb Prüfung Kontierung Prüfung Verfügbarkeit der Mittel (Budget) Prüfung der Rechte (Benutzergruppen, Wirtschafterbefugnis) Onlinebestellschein  Freitextbestellung Archiv  Suchabfragen im Einkaufs bereich Musterwarenkorb  Warenlisten/ alte Einkaufswagen/ Vorlagen Suchmöglichkeiten (einfache Suche, Kategoriesuche) + Schulung UniKat • Größeres Sortiment im UniKat • Filtermöglichkeiten bei Katalogsuche • Einkaufen im Team • Zwischenspeichern jederzeit möglich • Mitzeichnung/ Fachfreigaben • Vorgelagerte Freigabe • Automatisierter Genehmigungsprozess mit Statusabfrage • E-to-E-Prozess (Einkaufswagen bis Rechnungseingang) • Statusüberwachung • …

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Aktueller Beschaffungsprozess

Warenkorb Bestellung

Bestellschein Persönlicher Warenkorb (PWK) + Gruppenwarenkorb (GWK)

Automatisch Wareneingang

Lieferschein

Scan

Schulung UniKat

Akte SAP RM Bestellschein .

Bestellschein Lieferschein .

.

Rechnung

Rechnung

Scan Manueller Abgleich (Bestellung



Rechnung) Prüfung rechnerisch Prüfung sachlich Anordnung Bestellschein Lieferschein Rechnung .

.

.

.

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Neuer Beschaffungsprozess

Einkaufswagen Bestellung

Bestellschein

Wareneingang

Lieferschein

Rechnung

Rechnung

Fachfreigabe 4- Augenprinzip Anordnung Automatisch Scan Erfassung Wareneingang Prüfung sachlich Akte SAP RM Bestellschein .

Bestellschein Lieferschein .

.

Statusverfolgung in UniKat Schulung UniKat

Scan Autom. Abgleich (Bestellung



WE



RE) Prüfung rechnerisch Bestellschein Lieferschein Rechnung .

.

.

.

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Wesentliche Änderungen im Bestellprozess

Prüfungen werden im Prozess nach vorne verlagert • 4-Augenprinzips bei Anlage des Einkaufswagens • Fachfreigaben für ausgewählte Warengruppen (z.B. IT-Beauftragten) • Wareneingangserfassung Automatisierung der Rechnungsprüfung • Systemischer Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung • Prüfung im Fachbereich nur noch bei Abweichungen (Preis/ Menge) notwendig Schulung UniKat

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Inhalte der anstehenden Umstellung

Umstellung auf UniKat:

Bestellfunktion

• Suche • Suche A-Z • • • Umweltprodukte A-Z Kategorie Onlinebestellschein

Warenkörbe

• Musterwarenkorb • Gruppenwarenkorb • Alle GWK‘s Von der Umstellung nicht betroffen:

Werkvertrag mit Privatpersonen Warenkörbe

(Pers. Warenkorb) – für den Werkvertrag notwendig

Unterschriftenmappe

– für den Werkvertrag notwendig

Formulare Fundgrube Archiv

Keyuser Workshop UniKat - 13.11.2014

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Schulung UniKat

2.

Erste Schritte in UniKat / Katalog bestellung

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Neuer Beschaffungsprozess

Schulung UniKat

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Kontierungsableitung

Schulung UniKat Waren gruppe + Fonds = automatisch Sachkonto = automatische Ableitung Finanzposition Definition Warengruppe: Eine Warengruppe ist eine Zusammenfassung von Waren oder Dienstleistungen nach Eigenschaften. (SAP)

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Systemdemo Katalog

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Lernziele der Übung 1

Beschaffung von Katalogartikeln Suche und Navigation im Katalog Vorbereitung Team-Einkauf Beschaffung von Freitextartikeln Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen Arbeiten mit dem Team-Einkauf Statusüberprüfung von Einkaufswagen Erfassung von Wareneingängen Schulung UniKat

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Anmeldung am Portal

1.

Rufen Sie den Internet Explorer auf 2.

Geben Sie folgende URL ein

h t t p s : / / t e s t . e l s a . f u - b e r l i n . d e

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fortsetzen“. 4. Geben Sie in der Anmeldemaske folgende Zugangsdaten ein: Username: u n i k a t - * * * (Ersetzen Sie *** bitte durch die dreistellige Rechnernummer, die Sie oben auf Ihrem Monitor finden) Passwort: s r m 1 2 3 4 Schulung UniKat

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Schulung UniKat

3.

Team-Einkauf und Freitextbestellung

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Team-Einkauf

Prinzip

Bearbeitung durch ein Team • • 1 Einkaufswagen kann durch mehrere Anwender (Team) gemeinsam bearbeitet werden Teammitglieder werden durch „ Stellvertreter für den Team-Einkauf“ definiert Schulung UniKat

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Team-Einkauf

Voraussetzungen • Pflege der Teams durch den Mitarbeiter • Aktivieren des Häkchens „meine Einkaufsstellvertretern Zugriff gewähren“ Funktionsumfang • Team-Einkaufswagen übernehmen, bearbeiten und löschen • Einkaufswagen im Team gemeinsam befüllen • Team-Einkaufswagen vervollständigen lassen • Zugehörige Wareneingänge anlegen Schulung UniKat

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Einkaufswagen gemeinsam im Team befüllen

Einkaufswagen muss im Status „gesichert“ übernommen werden Stifte Block Locher Probeschulung UniKat

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Team Einkaufswagen vervollständigen lassen

Unvollständigen Team-Einkaufswagen sichern und von Team-Mitgliedern vervollständigen lassen.

Kontierung ???

Lieferant ???

Preis ???

Zahlungs bedingungen ???

Lieferant Preis Kontierung Zahlungsbedingungen

!

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Probeschulung UniKat

Stellvertreter für den Team-Einkauf

UNIKAT-002

Sieht Einkaufswagen von UNIKAT-001 und UNIKAT-008

1.

2.

1.

• Hier definiere ich mein Team • Wer darf meine Einkaufswagen sehen?

2.

• Hier sehe ich, in welchen Teams ich zugehörig bin • Wessen Einkaufswagen darf ich sehen?

Keyuser Workshop UniKat - 13.11.2014

UNIKAT-008

Sieht Einkaufs wagen von UNIKAT-002

UNIKAT-001

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Systemdemo Team-Einkauf

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Lernziele der Übung 2

Beschaffung von Katalogartikeln Suche und Navigation im Katalog Vorbereitung Team-Einkauf Beschaffung von Freitextartikeln Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen Arbeiten mit dem Team-Einkauf Statusüberprüfung von Einkaufswagen Erfassung von Wareneingängen Schulung UniKat

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Systemdemo Freitext

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Lernziele der Übung 3

Beschaffung von Katalogartikeln Suche und Navigation im Katalog Vorbereitung Team-Einkauf Beschaffung von Freitextartikeln Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen Arbeiten mit dem Team-Einkauf Statusüberprüfung von Einkaufswagen Erfassung von Wareneingängen Schulung UniKat

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4.

Genehmigung des Einkaufswagens

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Genehmigung

Anforderer Der Einkaufswagen erfordert immer eine Genehmigung 4- Augenprinzip Genehmiger/ WB Ablehnung eines Einkaufswagens • Anforderer erhält eine E-Mail mit Verweis auf Aufgabe • Anforderer kann Ablehnung akzeptieren oder kann Einkaufswagen anpassen und erneut in die Genehmigung senden Schulung UniKat • Pro Genehmigungsstufe muss nur 1 Genehmiger genehmigen/ ablehnen • Der Genehmiger kann positionsweise genehmigen/ ablehnen • Genehmiger haben keine Änderungsberechtigung

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Systemdemo Genehmigung

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5.

Einkaufsbereich/ Übernahme Team Einkaufswagen

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Neuer Beschaffungsprozess

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Einkaufsbereich

• Der Einkaufsbereich ersetzt das „Archiv“ aus dem Altsystem • Der Einkaufsbereich besteht aus 3 Bereichen: • Suchabfragen 1.

• Suchparameter (Kriterienschnellpflege) • Suchergebnisliste 3.

2.

1.

2.

3.

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Schulung UniKat

Suchabfragen im Einkaufsbereich

Suchabfrage

Persönliche Einkaufswagen

Informationen

• hier sehen Sie Einkaufswagen, die Sie angelegt haben • wenn Sie in der Schnellsuche das Häkchen bei „meine Team-Einkaufswagen“ setzen, sehen Sie auch diese Team-Einkaufswagen • Hier sehen Sie alle Team-Einkaufswagen – Ihre eigenen und die derjenigen Mitarbeiter, von denen Sie als Team-Mitglied eingerichtet wurden.

Persönliche Wareneingänge • Hier sehen Sie Wareneingänge, die Sie erfasst haben.

Wareneingänge für Team Einkaufswagen • Hier sehen Sie alle Wareneingänge für Team Einkaufswagen – Ihre eigenen und die derjenigen Mitarbeiter, von denen Sie als Team-Mitglied eingerichtet wurden.

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Systemdemo Einkaufsbereich

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Lernziele der Übung 4

Beschaffung von Katalogartikeln Suche und Navigation im Katalog Vorbereitung Team-Einkauf Beschaffung von Freitextartikeln Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen Arbeiten mit dem Team-Einkauf Statusüberprüfung von Einkaufswagen Erfassung von Wareneingängen Schulung UniKat

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Schulung UniKat

6.

Bestellung

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Neuer Beschaffungsprozess

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Weitere Freigabe/ Bearbeitungsschritte

• • Fachfreigabe (z.B. IT-Artikel) Für bestimmte Warengruppen ist die Genehmigung durch den Fachgenehmiger erforderlich z.B. Warengruppe IT  IT-Beauftragte/r • • Weiterverarbeitung durch Zentralen Einkauf Einkaufswagen Freitext hat Gesamtwert > 100.000

€ Einkaufswagenposition enthält Warengruppe, die nur vom Einkauf beschafft werden soll (z.B. Fahrzeuge, Versicherungen) • • Einkaufswagenposition erhält Status „Im Arbeitsvorrat des Einkäufers“ (Zentraler Einkauf) Bestellung wird durch den Zentralen Einkauf manuell angelegt und ggf. vervollständigt Anlagenbeschaffung • Bestellung enthält Positionen mit anlagen relevanten Warengruppen und weist einen Bestellwert ab 150 € auf Schulung UniKat • • • Position wird durch zentrale Rechnungsstelle als Anlage festgelegt Einkaufswagenstatus: „Folgebeleg angelegt“ Status der zugehörigen Bestellung: „In Genehmigung“

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Bestellbündelung

Mit werden Bestellungen gebündelt.

Folgende Daten führen nicht mehr zu Bestellsplittungen: Haushaltsfonds Finanzpositionen (Fipos) (neu: Ableitung aus Warengruppe) Anforderer/ Besteller (nur, wenn im Team-Einkaufswagen gesammelt wird) Lieferanschriften Schulung UniKat

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7.

Wareneingang

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Neuer Beschaffungsprozess

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Wichtige Bedeutung Wareneingang

Vergleich der Beschaffungsprozesse Alter Prozess Neuer Prozess Erfassung Wareneingang Prüfung sachlich Prüfung sachlich • Die Erfassung des Wareneingangs ersetzt die sachliche Prüfung • Mit Erfassung des Wareneingangs bestätigen Sie den Erhalt der Ware • Sie als Anforderer erfassen den Wareneingang in UniKat • Mit Erfassung des Wareneingangs wird die sachliche Prüfung im Beschaffungsprozess weiter nach vorne verlagert • Wenn Sie den Wareneingang nicht erfassen, läuft die Rechnung wegen Mengenabweichung in die Zahlsperre  Zahlungsverzögerung Schulung UniKat

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Systemdemo Wareneingang

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Lernziele der Übung 5

Beschaffung von Katalogartikeln Suche und Navigation im Katalog Vorbereitung Team-Einkauf Beschaffung von Freitextartikeln Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen Arbeiten mit dem Team-Einkauf Statusüberprüfung von Einkaufswagen Erfassung von Wareneingängen Schulung UniKat

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Schulung UniKat

8.

Rechnungs prüfung

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Neuer Beschaffungsprozess

Schulung UniKat

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Rechnungsprüfung

• • Rechnungen werden weiterhin eingescannt und zentral bzw. dezentral erfasst Rechnerische Prüfung erfolgt systemisch in der Rechnungsstelle 1.

• Anordnung Genehmigung Einkaufswagen 2.

• Sachliche Prüfung Erfassung Wareneingang 3.

• Rechnerische Prüfung Abgleich Bestellung, Wareneingang und Rechnung • Bei Überstimmung sind keine weiteren Bearbeitungsschritte durch Fachbereich notwendig • Die Rechnung ist automatisch zur Zahlung freigegeben Schulung UniKat

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Rechnungsprüfung

In folgenden Fällen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt und es sind weitere Bearbeitungsschritte notwendig: • Preisabweichung • Mengenabweichung Schulung UniKat

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Zentraler Arbeitsvorrat

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Preisabweichung

• Rechnung wird wegen Preisabweichung gesperrt, wenn der Rechnungsposition über dem Bestellwert der Position liegt Nettopreis einer

Art des Artikels

Katalogartikel Freitextartikel

Weiterverarbeitung

• Prüfung und Bearbeitung durch den Zentralen Einkauf • Bearbeiter erhält Aufgabe zur Prüfung in seinen Zentralen Arbeitsvorrat sowie eine E-Mail • Details zum Vorgang (Anlagen aus elektronischer Akte, Preisabweichung) werden angezeigt • Sachliche Prüfung durch den Anforderer • Bei Preisabweichungen nach oben erfolgt anschließende Freigabe durch den Wirtschafterbefugten anhand der Kontierung Schulung UniKat Der Prozess der Preisabweichung ist wie heute im BIOS, der Workflow ist sehr nach an den heutigen angelegt.

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Mengenabweichung

• Wegen Mengenabweichung läuft Rechnung in die Sperre  Prüfung in seinen Zentralen Arbeitsvorrat sowie eine E-Mail Bearbeiter erhält Aufgabe zur • Wareneingangsbuchung kann nur über bestellte Menge erfasst werden Folgende Schritte können durch Sie erforderlich sein: 1.

Bestätigung des Wareneingangs Sie erfassen den offenen Wareneingang.

2.

Bestätigung des Wareneingangs ist nur mit einer Bestell erhöhung möglich Sie erfassen den Wareneingang nachdem die Bestellung erhöht wurde.

Bestelländerung durch Zentralen Einkauf Nacherfassung der fehlenden Menge (WE Erfassung) Im Falle, dass die Mengenabweichung nicht korrekt ist, können Sie die Aufgabe mit einer Begründung an die Rechnungsstelle zurücksenden.

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9.

Elektronische Akte

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Barcode-Erzeugung/ Dokumentenupload

Barcode-Erzeugung (bisherige Funktion im BIOS über Archiv) • Für Originaldokument wird Barcode erzeugt • Originaldokument inkl. Barcode wird in oranger Mappe an die Clearingstelle geschickt • Dokument wird eingescannt und der elektronischen Akte zugefügt Dokumentenupload (neue Funktion) • Dokument liegt in elektronischer Form vor • Anwender lädt Dokument hoch und fügt es der elektronischen Akte zu • Originalbeleg muss im Bereich aufbewahrt werden (gem. der jeweiligen Fristen) Schulung UniKat

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10.

Wie geht‘s weiter?

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Zeitplanung

• Ist ab sofort nutzbar!

• Wird am TT.MM.JJJJ abgeschaltet!

Termin Praxisworkshop • TT.MM.JJJJ

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Support-Struktur

First Level Support • Vor Ort • Key-User • Kollegen • … Second Level Support Clearingstelle (alle Belange BIOS & UniKat) Telefon: (030) 838-520 77 E-Mail: [email protected]

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Informationen zu UniKat

- Intranetseite (www.fu-berlin.de/sites/unikat) Inhalte: • Aktuelle Schulungsunterlagen • FAQ-Liste • Schulungstermine • News Schulung UniKat

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Fragen?

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und viel Spaß mit

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