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GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo
y
organización
de
la
documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
DOCUMENTO
Es todo aquello que contiene información,
independientemente de sus soporte físico y
que abarca todo lo que puede transmitir el
conocimiento humano.
CONCEPTO DE DOCUMENTO
EN ALGUNAS CIENCIAS
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el registro de información recibida o
producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal, legal,
económico, científico, histórico o cultural y
que debe ser objeto de conservación.
CARACTERÍSTICAS DE UN
DOCUMENTO DE ARCHIVO
• Seriado: Se producen uno a uno y en
orden natural.
• Unicidad: Los documentos de archivo son
únicos, no están publicados ni hay
múltiples ejemplares.
• Objetividad: Los documentos de archivo
no son elaborados para la posteridad; es
decir registran hechos del acontecer
inmediato.
ELEMENTOS DE UN
DOCUMENTO DE ARCHIVO
• Soporte: Si es material o físico (papel, disco,
cinta)
• Técnica: Medio que fija y transmite el
contenido: escritura, códigos, signos.
• Estructura: Hace referencia al formulario y a
las clausulas. Ej.: en un carta la estructura
corresponde a: fecha, destinatario, vocativo,
asunto, despedida, firma y cargo..
• Contenido o asunto.
CARACTERES DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Se refieren tanto a su estructura física como
a su contenido, están identificados así:
• Caracteres Internos: Entidad Productora,
fecha y lugar de producción, contenido
sustantivo y orígenes funcionales.
• Caracteres Externos: Clase, tipo, forma,
formato, cantidad.
CARACTERES INTERNOS
• Entidad productora: Persona o corporación que
realizo el documento. Puede observarse en el
membrete.
• Orígenes funcionales: Indica el cargo o la
función de la persona que realizo el documento
(firma y cargo del responsable).
• Fecha y lugar de producción: Donde y cuando
fueron producidos los documentos.
• Contenido sustantivo: Asunto o tema que de
trata el documento.
CARACTERES EXTERNOS
• Clase: Textual o no textual.
• Tipo: Carta, memorando, circular, informe,
acta, etc.
• Forma: Original o copia.
• Formato: Unidad archivable, expediente,
legajo, libro.
• Cantidad: 1,2,34….ejemplares.
CLASIFICACIÓN DE LOS
ARCHIVOS
•
•
•
•
Según su organización
Según su uso
Según su ciclo vital
Según su naturaleza
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN
• Archivo centralizado: Existe una sola
dependencia destinada a controlar y
manejar toda la documentación de la
empresa.
• Archivo descentralizado: Es el que lleva
cada dependencia o dpto en una
empresa. Puede ser:
– Descentralizado con control descentralizado
– Descentralizado con control centralizado
CLASIFICACIÓN DE LOS
ARCHIVOS SEGÚN SU USO
• Archivo activo: Satisface las necesidades
de conservación y consulta. Ej.:
Documentos del año actual, historias
laborales del personal activo,
resoluciones, contratos, etc.
• Archivo semiactivo: documentos que
presentan una consulta menos frecuente.
• Archivo inactivo
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN SU NATURALEZA
• Archivo Publico: Pertenecientes a las
entidades oficiales.
• Archivo Privado de interés Publico: Aquel
que por su valor para la historia, la ciencia
o la investigación es de interés publico.
• Archivo Privado: Pertenecientes a
personas naturales o juridicas.
CLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS SEGÚN SU CLASE
• Documentos textuales: Presentan la
información en forma de texto escrito. Ej.:
libros.
• Documentos NO textuales: Pueden incluir
una parte en texto pero el resto de la
información aparece de otra forma.
DOCUMENTOS NO
TEXTUALES
Se clasifican en:
• Documentos iconográficos: imágenes,
mapas, cuadros, fotografías.
• Documentos sonoros: discos, cintas.
• Documentos audiovisuales: películas
• Documentos magnéticos
• Documentos materiales: maquetas, obras,
monumentos, trabajos en braile.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS SEGÚN SU TRADICIÓN
DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN
Se clasifican en:
• Original
• Copia
• Borrador: Documento provisional.
• Minuta: Bosquejo o esquema del original.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS SEGÚN SU CONTENIDO
Se clasifican en:
• Documentos dispositivos o imperativos
• Documentos testimoniales o probatorios
• Documentos informativos o noticiosos
• Documentos sustantivos o característicos
• Documentos comunes o facilitativos
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O
IMPERATIVOS
Son aquellos en que la autoridad asienta su
voluntad.
• Del poder legislativo: leyes
• Del poder ejecutivo: Decretos,
resoluciones, ordenanzas
• Del poder judicial: sentencias
• De otras autoridades: Bancos, iglesia.
DOCUMENTOS TESTIMONIALES O
PROBATIVOS
Son aquellos en que la autoridad asienta o
acepta información.
• Registro civil, patentes, actas de grado.
• Diplomas y certificados.
• Balances y libros contables.
• Actas de reuniones.
• Contratos celebrados bajo condiciones
legales.
DOCUMENTOS INFORMATIVOS O
NOTICIOSOS
Son aquellos en que se asienta una noticia
o información relacionada con una
tramitación.
• Correspondencia, cartas, circulares,
memorandos, telegramas.
• Informes técnicos y científicos.
• Documentos no contables avalados por la
ley: tiquetes de compra, presupuestos.
DOCUMENTOS SUSTANTIVOS O
CARACTERÍSTICOS
Son aquellos que sirven solamente a la
dependencia y cargo de la personas que los
redacta o recibe. Ej.: en una empresa aérea
los horarios de vuelo, recorrido y las tarifas.
DOCUMENTOS COMUNES O
FACILITATIVOS
Son aquellos que sirven de apoyo
administrativo a una institución o persona.
Ej.: nomina, hojas de vida, libros de
contabilidad, inventarios.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS SEGÚN EL GRADO DE
ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS
Se clasifican en:
• Documentos que deben ser publicados
• Documentos de libre acceso
• Documentos no clasificados con grado de
confidencialidad
• Documentos confidenciales.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS SEGÚN EL ENTE
PRODUCTOR O EL AUTOR
Se clasifican en:
• Documentos públicos
• Documentos privados
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS SEGÚN SU FUNCIÓN EN
EL TIEMPO
Se clasifican en:
• Documentos vitales: actas, escrituras.
• Documentos importantes
• Documentos útiles: cotizaciones, circular
• Documentos no esenciales
CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• Hace referencia a las edades que cumple
un documento a lo largo de su vida útil.
EDAD 1 – MOMENTO DE
GESTIÓN
• También llamado prearchivo.
• Va desde su creación hasta cumplir la
totalidad del tramite que lo origino.
• Comprende:
– Planeación
– Elaboración
– Tramitación
MOMENTO DE GESTION
• Planeación: Estudia la información el soporte y el
recorrido.
• Elaboración: Es la edición del documento, mediante
la aplicación de la normatización y la normalización.
– Normatización: Normas creadas por el gobierno.
– Normalización: Abarca la normatividad
administrativa y técnica.
• Tramitación: Da paso a la vigencia; es decir la
vigencia es la firma.
MOMENTO INTERMEDIO
• Llamado también archivístico.
• En este momento el documento cumple
con el objetivo para el cual fue creado.
Informe, testimonio, etc.
• Es el momento de la vigencia y del plazo
precaucional.
VIGENCIA
• Es aquel momento donde el documento
obliga, testimonia o informe lo que dice en
su texto.
• La vigencia concluye cuando:
– Se vence el plazo del documento
– Por disposición legal
– Porque se produce un nuevo documento y
modifica el existente.
PLAZO PRECAUCIONAL
• Una vez agotada la vigencia se da un
tiempo durante el cual es necesario
retener el documento (por precaución),
antes de decidir su destino final.
• El plazo precaucional termina cuando:
– Hay prescripción legal o de derecho.
– Cuando lo establece la tabla de retención
documental (TRD)
MOMENTO PERMANENTE
• Es el momento de la conservación
permanente de los documentos con fines
históricos, administrativos, políticos,
económico, investigativo, cultural.
• Son almacenados para siempre en un sitio
privilegiado.