Transcript Ο έλεγχος δοκιμής - Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών

Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών
Σχολή Θετικών Επιστημών
Δ.Π.Μ.Σ Ηλεκτρονικού Αυτοματισμού
ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΡΓΟΥ
Τσελίκη Έφη Α.Μ. 2007516
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ 2010
Υπεύθυνη μαθήματος: Δρ. Πόπη Κονιδάρη
Δομή Παρουσίασης






Βασικοί σκοποί ελέγχου
Βασικοί τύποι διαδικασιών ελέγχου
Χαρακτηριστικά συστημάτων ελέγχου
Τεχνικές συστημάτων ελέγχου
Ισορροπία σε σύστημα ελέγχου
Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών
Έλεγχος Έργου
2
Έλεγχος Έργου

Απόδοση
Τελευταίο στοιχείο
στην ακολουθία:
Κόστος
σχεδιασμός-εποπτεία-έλεγχος
Χρόνος
 Απαιτείται στις 3 βασικές παραμέτρους της
επίτευξης ενός στόχου
Έλεγχος Έργου
3
Βασικοί σκοποί ελέγχου
Ο Διαχειριστής Έργου πρέπει να διαφυλάσσει:

φυσικούς πόρους

ανθρώπινο δυναμικό

οικονομικούς πόρους
Έλεγχος Έργου
4
Βασικοί τύποι διαδικασιών ελέγχου

Κυβερνητικός έλεγχος

Έλεγχος δοκιμής

Εκ των υστέρων έλεγχος
Έλεγχος Έργου
5
Κυβερνητικός έλεγχος (cybernetic control)
•
•
Ο πιο συνηθισμένος τύπος συστήματος ελέγχου
Χαρακτηριστικό: Αυτοματοποιημένη λειτουργία
Έλεγχος Έργου
6
Κυβερνητικός έλεγχος - Τύποι συστημάτων

ΠΡΩΤΗΣ ΤΑΞΗΣ

ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΤΑΞΗΣ

ΤΡΙΤΗΣ ΤΑΞΗΣ
Προκαθορισμένο πρότυπο
Αλλαγή προτύπων σύμφωνα με προκαθορισμένα
σύνολα κανόνων ή πρόγραμμα
Τροποποίηση στόχων χωρίς συγκεκριμένο
προγραμματισμό
Παράδειγμα: ΝΕΥΡΩΝΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ
Έλεγχος Έργου
7
Έλεγχος δοκιμής (go/no-go control)

Παίρνει τη μορφή δοκιμής ώστε να ελεγχθεί αν ορισμένες
προϋποθέσεις τηρούνται.

πλάνα
χρονοδιαγράμματα
προδιαγραφές
προϋπολογισμός
παρέχουν απαραίτητες πληροφορίες
για εφαρμογή ελέγχων δοκιμής

Λειτουργεί μόνο αν ο ελεγκτής τον χρησιμοποιεί.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν κάθε κομμάτι του έργου.

Η πρόοδος ενός έργου μπορεί να ελεγχθεί καλύτερα σε ενδιάμεσα
σημεία με χρήση οροσήμων.
Έλεγχος Έργου
8
Εκ των υστέρων έλεγχος (postcontrol)



Εφαρμόζεται μετά το συμβάν
Στόχος
αύξηση πιθανοτήτων να οδηγηθούν
στους στόχους τους μελλοντικά έργα
Αποτελείται από τέσσερις ξεχωριστές ενότητες
Στόχοι έργου
Ορόσημα, σημεία ελέγχου και προϋπολογισμός
Τελική αναφορά στα αποτελέσματα έργου
Προτάσεις βελτίωσης απόδοσης και διαδικασιών
Έλεγχος Έργου
9
Χαρακτηριστικά συστημάτων ελέγχου (1/2)
Το σύστημα πρέπει να είναι





λογικό.
ευέλικτο.
επικερδές.
χρήσιμο.
λειτουργικό εγκαίρως.
Έλεγχος Έργου
10
Χαρακτηριστικά συστημάτων ελέγχου (2/2)
Το σύστημα πρέπει να είναι






όσο το δυνατό απλούστερο στη λειτουργία.
εύκολο στη συντήρηση.
ρυθμισμένο να ειδοποιεί τον κεντρικό ελεγκτή εάν
βγει εκτός λειτουργίας.
ικανό για μετέπειτα τροποποιήσεις και επεκτάσεις.
πλήρως τεκμηριωμένο όταν εγκαθίσταται.
εξοπλισμένο επαρκώς με ακριβείς αισθητήρες και
οθόνες.
Έλεγχος Έργου
11
Έλεγχος σχεδιασμού και έλεγχος κόστους

Οι πιο απλοί τύποι συστημάτων ελέγχου

Βασίζονται στην απλή σύγκριση μεταξύ απόδοσης
που αρχικά προγραμματίστηκε και πραγματικής.
Έλεγχος Έργου
12
Έλεγχος σχεδιασμού και έλεγχος κόστους
Παράδειγμα 1
Τρεις δραστηριότητες (Α, Β, Ε) σχεδιάζεται να αρχίσουν την πρώτη
εβδομάδα του έργου.
Δραστηριότητα
Διάρκεια
(εβδομάδες)
Κόστος (€)
Κόστος ανά
βδομάδα (€)
Α
5
1.500
300
Β
3
3.000
1.000
Ε
7
5.700
814
Έλεγχος Έργου
13
Έλεγχος σχεδιασμού και έλεγχος κόστους
Παράδειγμα 1
Εβδομάδα 1
Εβδομάδα 2
Εβδομάδα 3
Εβδομάδα 4
Δραστ.
Κατάσταση
δραστηριότητας
Πραγματικό
κόστος (€)
Κατάσταση
δραστηριότητας
Πραγματικό
κόστος (€)
Κατάσταση
δραστηριότητας
Πραγματικό
κόστος (€)
Κατάσταση
δραστηριότητας
Πραγματικό
κόστος (€)
Α
Ξεκίνησε
500
Σε εξέλιξη
1.000
Σε εξέλιξη
1.300
Ολοκληρώθηκε
1.500
υπερβαίνει κατά 200
Β
Ξεκίνησε
1.000
υπερβαίνει κατά 400
Σε εξέλιξη
υπερβαίνει κατά 400
Σε εξέλιξη
2.000
καθυστέρηση
Ε
Ξεκίνησε
814
Σε εξέλιξη
1.500
Σε εξέλιξη
2.500
Έλεγχος Έργου
3.000
Σε εξέλιξη
2.900
κάτω κατά 500
2.500
κάτω κατά 58
κάτω από το
προγραμματισμένο κατά 128
Ολοκληρώθηκε
κάτω από
προϋπολογισμό
(4*814=3256)
14
Τεχνικές συστημάτων ελέγχου
Διαχείριση κεκτημένης αξίας
Αναφορά προόδου εργασιών
Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού
Υπολογισμός κρίσιμου λόγου
Τεχνική γραμμής ισορροπίας
Έλεγχος Έργου
15
Διαχείριση κεκτημένης αξίας

Τεχνική ελέγχου έργου:
 αποδίδει
απόδοση
την επίδοσή του ως προς κόστος, χρόνο και
 ενοποιεί
κόστος, χρονικό προγραμματισμό και
επίδοση εργασιών, αποδίδοντας στο καθένα από
αυτά νομισματικά μεγέθη
Έλεγχος Έργου
16
Διαχείριση κεκτημένης αξίας

Χρησιμοποιούνται τρεις μεταβλητές:

Προϋπολογισμένο κόστος για την προγραμματισμένη εργασία,
πριν αυτή εκτελεστεί (ΠΚΠΕ)

Πραγματική δαπάνη για την εργασία που εκτελέστηκε (ΠΔΕΕ)

Προϋπολογισμένο κόστος για την εργασία που εκτελέστηκε
μέχρι τώρα (ΠΚΕΕ)
Έλεγχος Έργου
17
Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα
Δραστηριότητα
ΠΚΠΕ (€)
ΠΔΕΕ (€)
ΠΚΕΕ (€)
Ολοκληρώθηκε το 100%
Α
1.200
1.500
1.500
Β
3.000
3.000
3.000
Ε
3.256
2.900
1.628
Σύνολο
7.456
7.400
6.128
Ολοκληρώθηκαν μόνο τα 2/7 της
προγραμματισμένης εργασίας.
(2/7)*5.700=1.628
Έλεγχος Έργου
18
Διαχείριση κεκτημένης αξίας
Απόκλιση Σχεδιασμού (ΑΣ) (Schedule Variance): ΑΣ = ΠΚΕΕ – ΠΚΠΕ
Θετική διαφορά
Αρνητική διαφορά
επίδοση έργου μεγαλύτερη αναμενόμενης
καθυστέρηση έργου
Απόκλιση Δαπανών (ΑΔ) (Cost Variance): ΑΔ = ΠΚΕΕ – ΠΔΕΕ
Θετική
χαμηλότερο πραγματικό κόστος από
προγραμματισμένο
Αρνητική
το κόστος υπερβαίνει αυτό του αρχικού
προγραμματισμού
Έλεγχος Έργου
19
Διαχείριση κεκτημένης αξίας – Παράδειγμα
Δραστηριότητα
ΠΚΕΕ-ΠΚΠΕ=ΑΣ (€)
ΠΚΕΕ-ΠΔΕΕ=ΑΔ (€)
Α
1.500-1.200=300
1.500-1.500=0
Β
3.000-3.000=0
3.000-3.000=0
Ε
1.628-3.256=-1.628
1.628-2.900=-1.272
Σύνολο
-1.328
-1.272
Έλεγχος Έργου
20
Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα


Δείκτης Σχεδιασμού (ΔΣ) ορίζεται ο λόγος: ΔΣ = ΠΚΕΕ / ΠΚΠΕ
Δείκτης Δαπανών (ΔΔ) ορίζεται ο λόγος: ΔΔ = ΠΚΕΕ / ΠΔΕΕ
Δραστηριότητα
(ΠΚΕΕ/ΠΚΠΕ)=ΔΣ
(ΠΚΕΕ/ΠΔΕΕ)=ΔΔ
Α
(1.500/1.200)=1,25
(1.500/1.500)=1
Β
(3.000/3.000)=1
(3.000/3.000)=1
Ε
(1.628/3.256)=0,5
(1.628/2.900)=0,56
Έλεγχος Έργου
21
Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα

Οι δείκτες σχεδιασμού και δαπανών μπορούν να υπολογιστούν για
μεμονωμένες δραστηριότητες
ομάδες δραστηριοτήτων
ολόκληρο το έργο
ΔΣ=(1.500+3.000+1.628)/(1.200+3.000+3.256)=0,82
ΔΔ=(1.500+3.000+1.628)/(1.500+3.000+2.900)=0,83
Έλεγχος Έργου
22
Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα
Οι τιμές ΠΚΕΕ, ΠΚΠΕ, ΠΔΕΕ για τις δραστηριότητες Α, Β, Ε για τις
εβδομάδες 1 έως 4
1η Εβδομάδα
2η Εβδομάδα
3η Εβδομάδα
4η Εβδομάδα
Δραστ
ΠΚΠΕ
(€)
ΠΚΕΕ
(€)
ΠΔΕΕ
(€)
ΠΚΠΕ
(€)
ΠΚΕΕ
(€)
ΠΔΕΕ
(€)
ΠΚΠΕ
(€)
ΠΚΕΕ
(€)
ΠΔΕΕ
(€)
ΠΚΠΕ
(€)
ΠΚΕΕ
(€)
ΠΔΕΕ
(€)
Α
300
500
500
300
500
500
300
300
300
300
200
200
Β
1.000
1.000
1.000
1.000
1.000
1.000
1.000
500
500
0
500
500
Ε
814
300
814
814
400
686
814
500
1.000
814
428
400
Σύνολο
2.114
1.800
2.314
2.114
1.900
2.186
2.114
1.300
1.800
1.114
1.128
1.100
Συμφωνεί με προϋπολογισμό
και αρχικό σχεδιασμό
Έλεγχος Έργου
Καθυστέρηση
4η εβδομάδα
ολοκλήρωση την
23
Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα
Οι τιμές των ΔΣ και ΔΔ για τις εβδομάδες 1 έως 4:
Εβδομάδα
ΠΚΠΕ
ΠΚΕΕ
ΠΔΕΕ
ΔΔ=ΠΚΕΕ/ΠΔΕΕ
ΔΣ=ΠΚΕΕ/ΠΚΠΕ
1
2.114
1.800
2.314
0,78
0,85
2
4.228
3.700
4.500
0,82
0,88
3
6.342
5.000
6.300
0,79
0,79
4
7.456
6.128
7.400
0,83
0,82
Στόχος Διαχείρισης Έργου
ΔΣ και ΔΔ ίσοι ή μεγαλύτεροι της μονάδας
Έλεγχος Έργου
24
Τεχνικές συστημάτων ελέγχου
Διαχείριση κεκτημένης αξίας
Αναφορά προόδου εργασιών
Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού
Υπολογισμός κρίσιμου λόγου
Τεχνική γραμμής ισορροπίας
Έλεγχος Έργου
25
Αναφορά προόδου εργασιών

Καταγράφεται η εξέλιξη των εργασιών του έργου ανά
τακτά χρονικά διαστήματα.

Δομικά στοιχεία για τη δημιουργία της:



τιμές προϋπολογισμένου κόστους για την εργασία
τιμές πραγματικής δαπάνης για την εργασία που εκτελέστηκε
Γίνεται βάσει της οργανωτικής ή εργασιακής δομής
ταξινόμησης.
Έλεγχος Έργου
26
Αναφορά προόδου εργασιών - Παράδειγμα
Οργανωτική
Μονάδα
ΠΚΠΕ
ΠΚΕΕ
ΠΔΕΕ
ΑΣ
ΑΔ
ΔΣ
ΔΔ
Τμήμα 1
0
0
0
0
0
-
-
Τμήμα 2
7.456
6.128
7.400
-1.328
-1.272
0,82
0,83
Συνολικό
Έργο
7.456
6.128
7.400
-1.328
-1.272
0,82
0,83
Ομάδα
Εργασιών
ΠΚΠΕ
ΠΚΕΕ
ΠΔΕΕ
ΑΣ
ΑΔ
ΔΣ
ΔΔ
1
1.200
1.500
1500
300
0
1,25
1
2
3.000
3.000
3.000
0
0
1
1
3
3.256
1.628
2.900
-1.628
-1.272
0,5
0,56
Σύνολο
7.456
6.128
7.400
-1.328
-1.272
0,82
0,83
Έλεγχος Έργου
27
Τεχνικές συστημάτων ελέγχου
Διαχείριση κεκτημένης αξίας
Αναφορά προόδου εργασιών
Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού
Υπολογισμός κρίσιμου λόγου
Τεχνική γραμμής ισορροπίας
Έλεγχος Έργου
28
Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους - σχεδιασμού
Oρίζονται οι μεταβλητές:




Προϋπολογισμός Αποπεράτωσης (ΠΑ)
Υπολειπόμενο έργο (ΥΕ): ΥΕ=ΠΑ-ΠΚΕΕ
Εκτίμηση κόστους υπολειπόμενου έργου (ΕΚΥΕ)
Εκτίμηση συνολικού κόστους αποπεράτωσης (ΕΣΚΑ):
ΕΣΚΑ = ΠΔΕΕ+ΕΚΥΕ.

Προσέγγιση Αρχικής Εκτίμησης (ΠΑΕ):
Υπόθεση: ΥΕ=ΕΚΥΕ και άρα: ΕΣΚΑ=ΠΑ-ΑΔ

Προσέγγιση Ενημερωμένης Εκτίμησης (ΠΕΕ):
Υπόθεση: Δεδομένα από παρελθόν χρησιμοποιούνται για
βελτίωση εκτιμήσεων μελλοντικών δαπανών.
Καταλήγουμε: ΕΣΚΑ=ΠΑ/ΔΔ
Έλεγχος Έργου
29
Τεχνικές συστημάτων ελέγχου
Διαχείριση κεκτημένης αξίας
Αναφορά προόδου εργασιών
Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού
Υπολογισμός κρίσιμου λόγου
Τεχνική γραμμής ισορροπίας
Έλεγχος Έργου
30
Υπολογισμός κρίσιμου λόγου
Κρίσιμος Λόγος (Κ.Λ.) ορίζεται :
Κ.Λ.=(πραγματική πρόοδος/προγραμματισμένη
πρόοδος) × (προϋπολογισμός/πραγματικό κόστος)
ΠΚΕΕ
Έλεγχος Έργου
ΠΔΕΕ
31
Υπολογισμός κρίσιμου λόγου - Παράδειγμα
Αριθμός
Δραστηριότητας
Πραγματική
Πρόοδος
Προγραμματισμένη
Πρόοδος
Προϋπολογισμός
1
(2
/
3)
×
(6
/
4)
=
1,00
2
(2
/
3)
×
(6
/
6)
=
0,67
3
(3
/
3)
×
(4
/
6)
=
0,67
4
(3
/
2)
×
(6
/
6)
=
1,50
5
(3
/
3)
×
(6
/
4)
=
1,50
Έλεγχος Έργου
Πραγματικό
Κόστος
Κρίσιμος Λόγος
32
Τεχνικές συστημάτων ελέγχου
Διαχείριση κεκτημένης αξίας
Αναφορά προόδου εργασιών
Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού
Υπολογισμός κρίσιμου λόγου
Τεχνική γραμμής ισορροπίας
Έλεγχος Έργου
33
Τεχνική γραμμής ισορροπίας (Line of Balance,
LOB)



Αναπτύχθηκε για διαχείριση και έλεγχο έργων που σχετίζονται με
επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Ο έλεγχος βασίζεται σε σημεία ελέγχου ή ορόσημα στη διαδικασία
παραγωγής του προϊόντος.
Χρησιμοποιείται ο χρονικός σχεδιασμός βασικής παραγωγής
(Master Production Schedule, MPS).
Έλεγχος Έργου
34
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 1ο Παράδειγμα
Πρόγραμμα κατασκευής σπιτιών
Έλεγχος Έργου
35
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 1ο Παράδειγμα
Έλεγχος Έργου
36
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 1ο Παράδειγμα
ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ
ΣΥΓΚΡΙΣΗ
Έλεγχος Έργου
37
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2ο Παράδειγμα
θεωρούμε κατασκευαστή τηλεπικοινωνιακών
συστημάτων
πελάτης παραγγέλνει 110 συστήματα
γίνεται εκτίμηση ότι απαιτούνται έξι εβδομάδες για
κατασκευή ενός συστήματος
επιλέγονται τέσσερα ορόσημα-σημεία ελέγχου
Έλεγχος Έργου
38
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2ο Παράδειγμα
Ορόσημα
Περιγραφή
Εβδομάδα εργασιών μετά
την έναρξη παραγωγής
συστημάτων
Εναπομένουσες
εβδομάδες για την
παράδοση
Α
Εγκατάσταση
Εξοπλισμού
2
6-2=4
Β
Εγκατάσταση
Υποσυστημάτων
3
6-3=3
Γ
Ολοκλήρωση
Υποσυστημάτων
5
6-5=1
Δ
Δοκιμαστικοί
Έλεγχοι
6
6-6=0
Έλεγχος Έργου
39
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2ο Παράδειγμα
Σύμφωνα με χρονικό σχεδιασμό βασικής παραγωγής:
Εβδομάδα Παράδοσης
Συστήματα προγραμματισμένα
για παράδοση
Συνολικός αριθμός συστημάτων
που παραδόθηκαν
6
30
30
7
20
50
8
10
60
9
30
90
10
20
110
Έλεγχος Έργου
40
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2ο Παράδειγμα
Ορόσημα που ολοκληρώθηκαν στο τέλος της 5ης εβδομάδας:
Εβδομάδα
Παράδοσης
Αριθμός
συστημάτων
που πρέπει
να
παραδοθούν
Εβδομάδες
μέχρι την
παράδοση
ως προς την
5η εβδ.
5
-
6
Αριθμός συστημάτων που έχουν διέλθει από κάθε ορόσημο
Α
Β
Γ
-
-
-
-
-
30
1
30
30
30
-
7
20
2
20
20
-
-
8
10
3
10
10
-
-
9
30
4
30
-
-
-
10
20
5
-
-
-
-
Σύνολο
90
60
30
0
Έλεγχος Έργου
Δ
41
Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2ο Παράδειγμα
Γραμμή ισορροπίας σε σύγκριση με πραγματική επίδοση:
Ορόσημο
Α
Γραμμή Ισορροπίας
90
Πραγματική Επίδοση
Υποθετικές τιμές
80
Απόκλιση
-10
Β
60
60
0
Γ
30
40
10
Δ
0
20
20
Έλεγχος Έργου
Καθυστέρηση
(10/90)*100%=11%
42
Ισορροπία σε σύστημα ελέγχου

Προϋποθέσεις «καλά ισορροπημένου» συστήματος:

Οικονομικά αποδοτικό

Πρόβλεψη τελικών αποτελεσμάτων

Να μην είναι υπερβολικό
Έλεγχος Έργου
43
Ισορροπία σε σύστημα ελέγχου

Αίτια που προκαλούν μη ισορροπημένο σύστημα:


Μαζική άσκηση ελέγχου
Έμφαση σε βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα εις βάρος
μακροπρόθεσμων αντικειμενικών στόχων

Άσκηση ελέγχου από ακατάλληλα άτομα

Αγνόηση αλλαγών στη δομή οργανωτικών στόχων
Έλεγχος Έργου
44
Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών

Mετατόπιση πεδίου στη διαχείριση έργου
Αναφέρεται σε αλλαγές
στο πεδίο του έργου
Προκύπτει από νέα προϊόντα ή νέες
δυνατότητες που προστίθενται στο
έργο, χωρίς αντίστοιχη αλλαγή πόρων,
προϋπολογισμού, προγραμματισμού
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
Η ομάδα εργασίας μπορεί να αποκλίνει από τον αρχικό στόχο.
Έλεγχος Έργου
45
Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών

Έλεγχος αλλαγών:
ένα από τα πρωταρχικά μελήματα διαχείρισης
κινδύνου
διαδικασία που χρησιμοποιείται για να εξασφαλιστεί ότι
αλλαγές σε προϊόν ή σύστημα εισάγονται με ελεγχόμενο
τρόπο
Έλεγχος Έργου
46
Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών
Κανόνες για αποτελεσματικό έλεγχο αλλαγών:

Σαφής περιγραφή διαδικασίας αίτησης αλλαγών

Οποιαδήποτε αλλαγή σε μορφή μίας αίτησης για αλλαγή

Γραπτή έγκριση αλλαγών από τα συμβαλλόμενα μέλη

Ενημέρωση διαχειριστή έργου για όλες τις επιθυμητές αλλαγές

Τροποποίηση κύριου σχεδίου ώστε να αντιπροσωπεύει τις
αλλαγές
Έλεγχος Έργου
47
ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ - ΑΣΚΗΣΕΙΣ
Έλεγχος Έργου
48
ΕΡΩΤΗΣΗ 1
Συστήματα ελέγχου ταξινομούνται σε δύο κατηγορίες, αυτά που χρησιμοποιούν
την ανάδραση και αυτά που χρησιμοποιούν την πρόληψη.
Κύριοι τύποι συστημάτων ελέγχου και πώς αυτοί σχετίζονται με αυτές τις δύο
κατηγορίες.
Οι τρεις κύριοι τύποι συστημάτων ελέγχου είναι:
1.
κυβερνητικός έλεγχος
Ανάδραση
Έλεγχος Έργου
49
ΕΡΩΤΗΣΗ 1
Επεξήγηση σχήματος (1/2)

Απεικονίζεται σύστημα, το οποίο πρόκειται να ελεγχθεί.

Λειτουργεί με εισόδους x.

Οι είσοδοι υποβάλλονται σε μια διαδικασία που τις μετασχηματίζει
σε εξόδους y, με τη βοήθεια αισθητήρων που μετρούν τα
αποτελέσματα των εξόδων.

Οι μετρήσεις που προκύπτουν από τους αισθητήρες μεταφέρονται
στο συγκριτή.

O συγκριτής τις συγκρίνει μέσω ενός συνόλου προκαθορισμένων
προτύπων.
Έλεγχος Έργου
50
ΕΡΩΤΗΣΗ 1
Επεξήγηση σχήματος (2/2)

H διαφορά μεταξύ πραγματικής και προκαθορισμένης τιμής
στέλνεται στη μονάδα αποφάσεων.

Η μονάδα αποφάσεων αποφασίζει αν η διαφορά είναι επαρκούς
μεγέθους για να χρειάζεται διόρθωση.

Αν η διαφορά είναι αρκετά μεγάλη ώστε να δικαιολογεί ενέργεια, ένα
σήμα στέλνεται στη μονάδα ενεργειών, που επιδρά στη διαδικασία k
ή στις εισόδους ώστε να παράγει εξόδους που θα συμμορφώνονται
περισσότερο στα πρότυπα.
Έλεγχος Έργου
51
ΕΡΩΤΗΣΗ 1
Ένα κυβερνητικό σύστημα που δρα για να ελαττώσει τις αποκλίσεις
από τα πρότυπα ονομάζεται αρνητικής ανάδρασης βρόχος.
Εάν το σύστημα αποκλίνει από το πρότυπο προς μια κατεύθυνση, ο
μηχανισμός ελέγχου θα δράσει έτσι ώστε να το μετακινήσει προς
την αντίθετη κατεύθυνση.
Η ταχύτητα με την οποία ο μηχανισμός ελέγχου ενεργεί είναι γενικά
ανάλογη με το μέγεθος της απόκλισης από το πρότυπο.
Έλεγχος Έργου
52
ΕΡΩΤΗΣΗ 1
2.
Ο έλεγχος δοκιμής
Ανάδραση
παίρνει τη μορφή δοκιμής ώστε να ελεγχθεί αν ορισμένες
απαραίτητες προϋποθέσεις τηρούνται.
μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν κάθε κομμάτι του έργου.
λειτουργεί μόνο αν ο ελεγκτής τον χρησιμοποιεί.
Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να ενημερώνεται για όλες τις
φάσεις του έργου, είτε με άμεσο τρόπο είτε μέσω αντιπροσώπων.
Ο έλεγχος εφαρμόζεται καλύτερα όσο υπάρχει ακόμα χρόνος για
παρέμβαση διορθωτικών κινήσεων, προκειμένου να επανέλθει το
έργο σε συμφωνία με τους αρχικούς στόχους.
Έλεγχος Έργου
53
ΕΡΩΤΗΣΗ 1
3.
Ο εκ των υστέρων έλεγχος
Πρόληψη
είναι ο έλεγχος που εφαρμόζεται μετά το συμβάν.
στοχεύει στην πρόληψη
αύξηση των πιθανοτήτων να οδηγηθούν στους
στόχους τους μελλοντικά έργα
Αποτελείται συνήθως από τέσσερις ξεχωριστές ενότητες:
Στόχοι έργου
Ορόσημα, σημεία ελέγχου και προϋπολογισμός
Τελική αναφορά στα αποτελέσματα έργου
Προτάσεις βελτίωσης απόδοσης και διαδικασιών
Έλεγχος Έργου
54
ΕΡΩΤΗΣΗ 2
Πλεονεκτήματα - Μειονεκτήματα Τεχνικής Γραμμής Ισορροπίας.
Πλεονεκτήματα LOB:





ταιριάζει καλά σε έργα που αποτελούνται από δραστηριότητες
γραμμικής και επαναλαμβανόμενης φύσης
παρέχει ποσοστό παραγωγής και πληροφορίες διάρκειας υπό μορφή
γραφικής παράστασης
η γραφική παράσταση μπορεί να παρουσιάσει λάθος στην πρόοδο
δραστηριότητας και να ανιχνεύσει πιθανές μελλοντικές δυσχέρειες
αποτελεσματικότερη και ευκολότερη μέθοδος σε επίπεδο πόρων σε
έργο
συνοψίζει ομάδα παρόμοιων δραστηριοτήτων επάνω σε μια γραμμή και
συνεπώς, μεγάλο αριθμό κοινών δραστηριοτήτων επάνω σε ένα πολύ
μικρότερο έγγραφο
Έλεγχος Έργου
55
ΕΡΩΤΗΣΗ 2
Ιστόγραμμα (Gantt)
Διάγραμμα Γραμμής
Ισορροπίας
διάρκεια μίας συγκεκριμένης
δραστηριότητας
Μειονέκτημα
ποσοστό στο
οποίο
η εργασία για όλες
LOB:
μη γραμμικές
τις δραστηριότητες
πρέπει
να αναληφθεί
Μειονέκτημα:
ταιριάζει
στις
δραστηριότητες
δενδεν
αντιμετωπίζονται
όπως
σχέση
μιας ομάδας
με την επόμενη
μεμονωμένες
δραστηριότητες,
οι γραμμικές
και
επαναλαμβανόμενες
αν μία
επίπτωση
πουομάδα
έχουνκαθυστερεί,
σύντομη
διάρκεια
σε στην
δραστηριότητες
ακόλουθη
έργο
στουςένα
υπολογισμούς
της
 χαράσσεται η εργασία που έχει
πραγματοποιηθεί
Έλεγχος Έργου
56
ΑΣΚΗΣΗ 1
Δραστηριότητα σχεδιάστηκε να ολοκληρωθεί σε 12 εβδομάδες, με
προϋπολογισμό στα 8.000€.
Επτά εβδομάδες αφού ξεκίνησε, βρέθηκε ότι ολοκληρώθηκε το 50% της
δουλειάς και ότι το πραγματικό κόστος ήταν 4.500€.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
κεκτημένη αξία;
ΔΚ, ΔΣ;
σχολιασμός (ii).
ΕΣΚΑ με ΠΑΕ
ΕΣΚΑ με ΠΕΕ
σύγκριση (iv) και (v).
Έλεγχος Έργου
57
ΑΣΚΗΣΗ 1
Λύση:
i.
ΠΚΕΕ=8.000/2=4.000€.
ii.
Εβδομαδιαίος
προϋπολογισμός: 8.000/12=666,7€,
iii.
Σχολιασμός…
Προϋπολογισμός για 7η εβδομάδα: 7× 666,7=4666,7€.
ΔΣ=ΠΚΕΕ/ΠΚΠΕ = 4.000/4666,7=0,86
ΔΔ=ΠΚΕΕ/ΠΔΕΕ = 4.000/4.500=0,89
Έλεγχος Έργου
58
ΑΣΚΗΣΗ 1
iv.
ΕΣΚΑ=ΠΑ-ΑΔ
Εδώ έχουμε:
ΑΔ= ΠΚΕΕ-ΠΔΕΕ=4.000-4.500=-500€ και ΠΑ=8.000€, άρα
ΕΣΚΑ=8.000-(-500)=8.500 €
v.
ΕΣΚΑ=ΠΑ/ΔΔ. Εδώ έχουμε: ΕΣΚΑ=8.000/0,89=8988,8€
vi.
Η διαφορά οφείλεται στο γεγονός ότι κατά την πρώτη προσέγγιση
η εμπειρία που έχει αποκτηθεί δεν αξιοποιείται για τη βελτίωση
εκτιμήσεων μελλοντικών δαπανών, σε αντίθεση με τη δεύτερη.
Έλεγχος Έργου
59
ΑΣΚΗΣΗ 2
α. Μαθηματική έκφραση για τον κρίσιμο λόγο και η σημασία του
β. Υπολογισμός-Σχολιασμός
Δραστηριότητα
Πραγματική
Πρόοδος
Προγραμματισμένη
Πρόοδος
Προϋπολογισμός
Πραγματικό
Κόστος
Α
4
4
60
40
Β
3
2
50
50
Γ
2
3
30
20
Δ
1
1
20
30
Ε
2
4
25
25
Έλεγχος Έργου
60
ΑΣΚΗΣΗ 2 α
Απάντηση:
Σε κάποιες περιπτώσεις θα ήταν χρήσιμο, ειδικά σε μεγάλα έργα, για το
διαχειριστή έργου, να μπορεί να υπολογίζει ένα σύνολο κρίσιμων
λόγων για όλες τις δραστηριότητες του έργου.
Κρίσιμος Λόγος (Κ.Λ.) ορίζεται :
Κ.Λ. =(πραγματική πρόοδος / προγραμματισμένη
πρόοδος) × (προϋπολογισμός / πραγματικό κόστος)
Έλεγχος Έργου
61
ΑΣΚΗΣΗ 2 α

Διαχείριση έργου δε χρειάζεται να ενεργήσει:
1.
2.

Απαιτείται προσοχή από διαχειριστή έργου:
1.
2.

κόστος κάτω προϋπολογισμού, αλλά πίσω σε πρόοδο
καθυστέρηση δεν αποτελεί πρόβλημα
συμφωνία με προϋπολογισμό αλλά πίσω σε πρόοδο
συμφωνία με προγραμματισμένο σχεδιασμό αλλά πραγματικό κόστος
να ξεπερνάει προϋπολογισμό
Μπορεί να μην ενδιαφέρουν κάποιους διαχειριστές έργου, παρόλο
που πιο ενδελεχής εξέταση μπορεί να επιβεβαιώσει θετική πρόοδο:
1.
2.
συμφωνία με προϋπολογισμό και μπροστά σε σχέση με αρχικό
σχεδιασμό
συμφωνία με προγραμματισμένο σχεδιασμό, ενώ πραγματικό κόστος
κάτω από προϋπολογισμό
Έλεγχος Έργου
62
ΑΣΚΗΣΗ 2 β
Απάντηση:
Δραστηριότητα
Πραγματική
Πρόοδος
Προγραμματισμένη
Πρόοδος
Προϋπολογισμός
Α
(4
/
4)
×
(60
/
40)
=
1,5
Β
(3
/
2)
×
(50
/
50)
=
1,5
Γ
(2
/
3)
×
(30
/
20)
=
1
Δ
(1
/
1)
×
(20
/
30)
=
0,67
Ε
(2
/
4)
×
(25
/
25)
=
0,5
Έλεγχος Έργου
Πραγματικό
Κόστος
Κρίσιμος Λόγος
63
ΑΣΚΗΣΗ 2 β
Παρατηρούμε ότι:
Α: έχει μειώσει κόστος κάτω προϋπολογισμού, και συμφωνεί με
προγραμματισμένη πρόοδο
μείωση κόστους
Β: συμφωνεί με προϋπολογισμό και βρίσκεται μπροστά σε σχέση με
αρχικό σχεδιασμό
μείωση κόστους
Γ: έχει μειώσει κόστος κάτω προϋπολογισμού, αλλά έχει μείνει πίσω
σε πρόοδο.
Δ: συμφωνεί με προγραμματισμένο σχεδιασμό αλλά ξεπερνάει
προϋπολογισμό.
Ε: ακολουθεί προϋπολογισμό αλλά έχει μείνει πίσω σε πρόοδο
πιθανό να ξεπεράσει τον προϋπολογισμό
Έλεγχος Έργου
64
ΑΣΚΗΣΗ 2 β
Παρατηρούμε ότι:

Οι Α και Β έχουν κρίσιμους λόγους μεγαλύτερους της μονάδας και
έτσι μπορεί να μην ενδιαφέρουν κάποιους διαχειριστές έργου,
παρόλο που πιο ενδελεχής εξέταση μπορεί να επιβεβαιώσει τη
θετική πρόοδο.

Οι Δ και Ε απαιτούν προσοχή ώστε να διαπιστωθεί γιατί δεν
ακολουθείται ο αρχικός προγραμματισμός.

Τέλος, η Γ χρειάζεται επίσης προσοχή. Εάν η καθυστέρηση δεν
αποτελεί πρόβλημα για αυτή, τότε η διαχείριση έργου δε χρειάζεται
να ενεργήσει.
Έλεγχος Έργου
65
ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΑΣ !
Ερωτήσεις…
Έλεγχος Έργου
66