Transcript 20130425_Itella_Arto Haikonen_Virtaesittely_LeanYhdistys

Lean Itella postissa: Virta -hanke
Lean terveydenhuollossa seminaari
25.04.2013
Arto Haikonen
Sisäinen
Mitä ollaan tekemässä?
Tarkoituksenamme on …
1. Parantaa toimintaa pienin askelin / välitavoittein
– Tarkoitus ei ole juosta kovempaa vaan kävellä lyhyempi matka
– Antaa sysäys jatkuvalle parantamiselle
– Luoda VAHVA tuki ja yhteiset TAVOITTEET jatkuvalle
parantamiselle
2. Parantaa laatua
– Toimintaa selkiyttämällä ja yksinkertaistamalla
3. Kehittää henkilöstön osaamista
… parantaa kilpailukykyämme sekä
helpottaa toiminnan sopeuttamista
2
Sisäinen
Lean terveydenhuollossa seminaari
Prosessilähtöisen jatkuvan parantamisen kulttuuri
Nykyinen
Aktiivinen toimenpide loppu
Prosessi xxx
Ei aktiivista parantamista
Toimenpiteet x ja y
Tuleva
Jatkuva parantaminen
Hanke zzz
Prosessi xxx
Aktiivista jatkuvaa parantamista hankkeiden ja projektien välillä
Toimenpiteet x ja y
3
Sisäinen
Lean terveydenhuollossa seminaari
Virta -kokonaisuus
1.
Nykytasolta-tavoitetasolle
2.
Prosessikehitys "vastaanotosta luovutukseen"
Vastaanotto ja
keräyskuljetus
Lajittelu postikeskuksessa
POK / LOKE
prosessikehitys
3.
Prosessikehitys tilaus- toimitusprosessi
4.
Tapa Toimia implementointi
4
Sisäinen
5.
Lajittelu jakelutoimipaikassa
Jakelu ja
luovutus
asiakkaalle
Osaaminen,
sidosryhmät
Ja viestintä
Jakelutoimipaikkoj
en
prosessikehitys
Lean terveydenhuollossa seminaari
Jakelu ja lajittelu: Hankkeen vaiheet
1) HANKEVAIHE – Rollout
2) ARVIOINTIVAIHE
Kesto 2-3kk
Kesto 6kk + seuranta
Tarvittaessa tuetaan toimipaikkaa II-vaiheella
• Tuetaan toimipaikkaa
• Toteutetaan tarvittaessa uusi
Virta -hanke hyödyntäen
muissa yksiköissä
tunnistettuja toimenpiteitä
• Panostetaan edellisessä
(arviointi-) vaiheessa
toteutettuun tukeen
• Koulutetaan tarvittaessa
•…
• Tukijoina
•
•
•
•
•
Tehostetaan toimintaa
5
Sisäinen
Aloitus n. 1v hankkeen jälkeen
Varmistetaan jalkauttaminen
• Toiminnan johtamisessa
• Jatkuvassa parantamisessa
Kuvattu seuraavalla sivulla
3) PARANNUSVAIHE
Nimetty kummi
Esimiehet/Linjajohto
Vertaistuki (kollegat)
Suunnittelijat
Virta -tiimi
• Seurataan kehitystä
mittareista
Jatkuvan parantamisen tuki
Tehostettu lähtö
jatkuvaan parantamiseen
Lean terveydenhuollossa seminaari
Yksikkökohtaiset vaiheet
1.1) VALMISTELU
1.2) ANALYSOINTI
1.3) PARANNUS
1.4) VAKIINNUTTAMINEN
Perehdytään
toimipaikkaan
Perehdytään
JTP:n toimintaan
(kuun vaihteessa)
Tunnistetaan ja
pilotoidaan ratkaisuvaihtoehtoja
Varmistetaan Leanin
jalkauttaminen
(”handover”)
• Tehokkuusanalyysi
• Informoidaan hlöstö (K2)
• Toiminnan johtaminen
• Sovitaan resursointi, ml.
seuraavista jtp:stä
• Kyselykaavake hlöstölle
• Kerätään parannusideat
henkilöstöltä
• Roolit ja vastuut
• ”tsekkilista” Gui-pisteiden
perusteella sekä layout
• Määritetään 7 hukkaa,
ml. spagettikaavio
• Huomioidaan aiemmin
havaitut ideat ja testataan
niitä paikallisesti
• Keskustelut esimiehen ja
suunnittelijan kanssa
• Parannusten pilotointi
(5S,…)
• K3
• Arvioidaan nykytilanne /
tehostamispotentiaali
(tunnistetun hukan
vaikutus)
• Perehdytetään
avainhenkilöt (K1)
• Määritetään arvovirta
• Arvioidaan pilottien
vaikutus
• Määritetään parannussuunnitelma
Yhteiset tavoitteet
6
Sisäinen
Nykytilanne määritetty
Parannuskohteet
määritelty ja suunniteltu
• Jatkuva parantaminen
• Asiakaspalvelun laatu
• Jatkoseuranta
• yksikön ”kummi” ja
muu tuki
• raportointi
Jatkotoimenpiteet
sovittu
Lean terveydenhuollossa seminaari
Virta & muutoshallinta
Sisäinen
Virta – alueen hankevaiheen tilaisuuksien tiekartta
1.1) VALMISTELU
1.2) ANALYSOINTI
Perehdytään
toimintaan
Perehdytään
yksikköön
Alueellinen
jory
1.4) VAKIINNUTTAMINEN
Tunnistetaan ja
pilotoidaan ratkaisuvaihtoehtoja
Varmistetaan mallin
jalkauttaminen
Alueellisen joryn toiminta
Avainhenkilö info; mikä Virta
ja miksi, mitä hyötyjä, mitä
tarkoittaa meille?
Virta video
Avainhenkilö
t
Parannusideoiden
toteutuksen seuranta
ja korjaavat
toimenpiteet osana
tiimipalavereita
Pulssikysely
Esimiehen info Virrasta
henkilöstölle
Henkilöstö
Prosessikehityksen ja
jatkuvan parantamisen
jatkaminen yksikössä
Koulutus / työpaja
Data – analyysi & Prosessikävely
Avainhenkilöiden yhteistyö
työpaja
8
1.3) PARANNUS
”Yleis” info Virrasta
henkilöstölle (45 min)
Sisäinen
Palautelomake
Prosessiryhmän
koulutus
Prosessiryhmän
käynnistys
yksikössä
-> miten teemme
tämän meillä?
Prosessiryhmän
prosessioppisyventävä
Esimiehen pitämä
”startti”
parannusideoiden
pilotoinnille
Virta – asiat aina osana tiimipalavereja
Pulssikysely
Esimiehen pitämä
yhteenveto
hankevaiheesta,
pilotoinnista,
toteutuksesta ja
tuloksista sekä
jatkosta
Lean terveydenhuollossa seminaari
Avainhenkilö yhteistyö työpaja
Isäntä: Aluepäällikkö, fasilitaattorit: suunnittelupäällikkö, Virta PP,
HR
kesto 4 h
Esimerkki
speksistä
Tavoitteet
• Varmistaa yhteinen ymmärrys Virrasta
• Tunnistaa roolimme alueen kokonaisprosessissa
osana toimitusketjua
• Löytää yhdessä ratkaisuja tunnistettuihin
prosessihaasteisiin
• Tunnistaa jatkuvan parantamisen mallin
mahdollisuudet ja edellytykset
Osallistujat
•
Aluepäällikkö, Suunnittelupäällikkö, Virta PP,
Tuotantopäällikkö (POK), Palveluesimiehet,
Esimiehet (Jakelu), Suunnittelijat,
Pääluottamusmies, työsuojeluvaltuutettu, HR
Materiaali ja ryhmätyöohjeet
9
Sisäinen
Agenda
09:00 Virta (1h 20 min)
• Avaus
• Mikä Virta on – kertaus?
• Missä mennään Virran kanssa meillä?
• Mitä tapahtuu seuraavaksi?
• Missä olemme muutoksen käyrällä?
10:00 Tauko (10 min)
10:10 Roolimme Itellan toimitusketjussa (1h)
• Kokonaisprosessimme
• Mikä on perustehtävämme?
11:10 Tauko (30 min)
11:20 Virta on prosessijohtamista ja jatkuvaa
parantamista (1h)
• Miten me johdamme tätä prosessia?
• Mitä asioita voisimme parantaa prosessin
johtamisessa?
• Sovitut käytännön toimenpiteet
12:20 Mitä seuraavaksi
• Yhteenveto
Lean terveydenhuollossa seminaari
Jakelu-esimerkki
Sisäinen
kyllä
JTP-toimenpiteet
Kyllä
373 kg
Jakelu
samana
päivänä?
Ei
Säilytyspiste
A-taso?
− Layout & selkeys
− Arvovirtakuvaus
− Prosessin kontrollointi
2) Prosessijohtaminen
Osoitteellinen?
04600
erottelupiste
VV-tuotteet
269 kg
04600
Jakelun
lajittelu
Ei
Osoitteenmuutos?
Kyllä
34 kg
04530?
Kyllä
B-taso?
21 kg
Ei
8 kg
04530
osoitevälilajittelu
10 kg
04530
Jakelun
lajittelu
04620
osoitevälilajittelu
16 kg
04620
Jakelun
lajittelu
04630
osoitevälilajittelu
12 kg
Kyllä
13 kg
Ei
Kyllä
33 kg
04620?
Voimassa
oleva?
kyllä
Osoitteenmuutos
Ei
Ei
Ei
04630?
Kuorma saapuu
Tuotevirtaohjaus
3) Resursointi
Kyllä
B-taso?
24 kg
Ei
9 kg
04630
Jakelun
lajittelu
Kyllä
15 kg
Ei
Kyllä
44 kg
Tiedotuspalvelu?
Kyllä
11 kg
04660
osoitevälilajittelu
22 kg
04660
Jakelun
lajittelu
04680
osoitevälilajittelu
8 kg
04680
Jakelun
lajittelu
04740
osoitevälilajittelu
18 kg
Ei
osoiteselvitys
Tiedotuspalvelutallennus
Ei
Logistiikkatuotteet
Kyllä
15 kg
04680?
Kimput?
Ei
kyllä
Kyllä
37 kg
04740?
4) Jatkuva parantaminen
− Hlöstölle mahd. vaikuttaa työhönsä
− Hlöstön osaamisen kehittäminen
− VALU-tason toimenpiteet
Kyllä
204 kg
04600
Kyllä
osoitevälilajittelu
343 kg
C-taso
04660?
− TVS
− Prosessinmukainen resursointi
D-taso?
Ei
Ei 04600?
Ei
Kyllä
1130 kg
1) Prosessin virtaus
Kyllä
547 kg
Pakettien lajittelu
04740
Jakelun
lajittelu
Kimppuhuolto
Ei
Ei
Kyllä
6 kg
04770?
3 kg
04770
Jakelun
lajittelu
3 kg
04820
Jakelun
lajittelu
Ei
Soitot ja trluennat
Kyllä
6 kg
04820?
Jakelu
Ei
Pakettien jakelu
3 kg
Kyllä
7 kg
04840?
04840
Jakelun
lajittelu
pakettikortteja
Ei
04920?
Kyllä
B-taso?
9 kg
Ei
3 kg
04920
osoitevälilajittelu
5 kg
04920
Jakelun
lajittelu
kyllä
Ei
Tr-luennat
Kyllä
6 kg
Ei
Tr-luennat
4 kg
Kyllä
7 kg
04940?
04940
Jakelun
lajittelu
Ei
04601?
Ei
11
Sisäinen
Kyllä
1 kg
Lokerolajittelu
Väärinohjautuneet
Poikkeamanhallinta
Lähtevän postin
lajittelu
Loppu
Lean terveydenhuollossa seminaari
Jakeluprosessin aikataulutus – kohti imuohjausta
KULJETUS SAAPUU
KLO____
TUOTEVIRTAOHJAUS
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
KARKEA LAJITTELU
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:___
ESITYÖ
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
JAKELU
PAKETTIEN
LAJITTELU
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:___
VIENTIEN LAJITTELU
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:___
HAJAN AUTOREITTIEN
ESITYÖ
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
HAJAN AUTOREITIT
LÄHTÖ KLO:____
PALUU KLO:____
PIKAPAKETTIEN
JAKELU
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:___
NOJAJAKELU
LÄHTÖ KLO:____
PÄÄTTYY KLO:___
NOJIA ____kpl
TAAJAMAN
AUTOREITTIEN
ESITYÖ
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
TAAJAMAN
AUTOREITIT
LÄHTÖ KLO:____
PALUU KLO:____
SOPIMUSKULJETUKSET
(ruoka yms)
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
YHT_____kpl
PYÖRÄREITTIEN
ESITYÖ
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
PYÖRÄREITIT
LÄHTÖ KLO:____
PALUU KLO:____
KYLMÄ LÄHTÖ
JAKELU ALKAA
KLO:___
PÄÄTTYY KLO:____
KÄRRYREITTIEN
ESITYÖ
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
KÄRRYREITIT
LÄHTÖ KLO:____
PALUU KLO:____
LOKEROT
AUKEAA KLO:____
MUUT JAKELUTAVAT
ESITYÖ
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
MUUT JAKELUTAVAT
LÄHTÖ KLO:____
PALUU KLO:____
LÄHTEVÄT
KULJETUS LÄHTEE
KLO:____
LÄHTEVÄN LAJITTELU
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
VIIMEISET LÄHTEVÄT
LÄHETYKSET
SAAPUU KLO:____
Haastena
määrittää
tahtiaika
KIMPPUHUOLTO
ALKAA KLO:____
PÄÄTTYY KLO:____
12
Sisäinen
14-PAKETIT
VAATIIKO
POIKKEAMAN K/E____
Lean terveydenhuollossa seminaari
Jakelun lajittelun läpäisyyn vaikuttavat asiat
Lähetykset
Olosuhteet
Lähetysten
käsiteltävyys
(ominaisuudet)
Sisäinen logistiikka
Layout
Lähetysten
palvelulupaukset
Volyymivaihtelu
Asiakkaat
PL-asiakkaat
Siisteys
Katuosoitteelliset
noja-asiakkaat
Kalusto
Ajallinen palvelutaso
Valaistus
Osoitteiden
PL-osoitteelliset nojaLämpötila /
oikeellisuus
Työtilan riittävyys
asiakkaat
Ilman vaihto Osoitteiston rakenne
Lähetykset
Melu
lajiteltavana –
Työtilan
klo?
muoto
Lähetysrakenne
Lähetysvirtojen
jalostusasteet
Kulkumatkat/siirrot
Lajittelusuuntien
määrä
Lajittelukentän
loogisuus
Lajittelusuoritteiden
määrä
Lajittelukentän
koko
Monipuolisuus
Kulttuuri
Ihmissuhteet
Prosessin
hallittavuus
Johtaminen
Intensiteetti
Työhyvinvointi
Pakkotahtisuu
s
Työmenetelm
ät 13
Sisäinen
Visuaalisuus
Henkiset
ominaisuudet
Läpäisy
Fyysiset
ominaisuudet
Ilmapiiri
Lähetysten virtaus
Turvallisuus
Työtaito
Arvostus
Lajittelussa luettavien
tietojen määrä Mielekkyys
Kuormittumin
en
Ergonomia
Työyhteisö
Ihminen
Lean terveydenhuollossa seminaari
Esimerkki: Nykytilan liike
14
Sisäinen
2012
Lean terveydenhuollossa Virta
seminaari
Esimerkki: Tavoitetilan liike
15
Sisäinen
Lean terveydenhuollossa seminaari