Transcript 2. Zasady i wymagania dotyczące modelu

Moduł 0.
Zasady modelu i
wymagania
1
B . Akty Kierowania –
sformułowanie i wdrożenie
wymagań „zasad ogólnych”
„Zasady ogólne”, w których sformułowano wymagania zapisano dla:
1. Wieloletniej Prognozy Finansowej
2. Przygotowania Programów Wieloletnich
3. Budżetowania Zadaniowego
4. Zarządzania Ryzykiem
5. Rachunkowości
6. Hurtowni danych i systemu raportów
7. Usług Publicznych
Wymagania są spełniane przez:
 zmianę lub przygotowanie nowych regulacji w aktach kierowania
 zapewnienie odpowiednich funkcjonalności w systemie
informatycznym wspomagającym zarządzanie.
 wdrożenie regulacji i przetwarzanie danych w systemie
2
 Najważniejsze wymagania
sformułowane w „zasadach
ogólnych”
1. WPF jest zintegrowana z budżetem zadaniowym, wyznacza limity
wydatków bieżących w dziedzinach i/lub jednostkach.
2. Program wieloletni (sektorowy) zawiera deklarację wyniku,
wskaźniki, listę zadań (działań, projektów) oraz źródła
finansowania zagwarantowane w budżecie i WPF.
3. W zadaniach budżetowych wyznaczono zasoby do planowania,
zapisano cel, wskaźniki, działania, produkty i plan rzeczowofinansowy.
4. Zarządzanie ryzykiem obejmuje obszary: strategiczny, operacyjny
oraz bezpieczeństwa informacji, rejestr używa wspólnej skali
ryzyk i są one powiązane z celami programów, produktami zadań
budżetowych lub zasobami w obszarze bezpieczeństwa
informacji.
3
 Najważniejsze wymagania
sformułowane w „zasadach
ogólnych”
5. Rachunkowość - zapewnia rejestrację zdarzeń w klasyfikacji
zadaniowej i raportowanie bieżących (aktualnych) danych
dotyczących planu, zaangażowania środków, zobowiązań,
wydatków i kosztów
6. W systemach informatycznych jednostek „włączonych do
hurtowni” są wspólne słowniki referencyjne i skoordynowane
plany kont, wyznaczono też odpowiedzialność za ich aktualizację
7. Dialog klientów i dostawców w zakresie usług publicznych winien
dotyczyć w pierwszym rzędzie obszarów, w których zakres
interwencji JST (wydatki) jest duży i które są najistotniejsze dla
mieszkańców.
8. Odpowiedzialność za rezultaty programów i zadań jest
zdecentralizowana
4
(STRAtegia Dużego Obszaru, Miasta)
C. System Informatyczny „STRADOM”
wspomagający zarządzanie strategiczne w dużej
JST
 System wspomaga: planowanie wieloletnie, budżetowanie
zadaniowe, monitorowanie zadań i procesów, zarządzanie
ryzykiem, planowanie audytu oraz nadzór nad rekomendacjami.
 Jądrem systemu jest „hurtownia” gromadząca:
• dane rejestrowane w ramach w/w obszarów,
• dane z systemów finansowo-księgowych Urzędu i Jednostek
Miejskich,
• rejestry czasu pracy i inne dane „systemów dziedzinowych”
 Hurtownia oferuje dla decydentów, koordynatorów i wykonawców
zadań zbiór raportów (standardowych i „na żądanie”)
5
6. Definiowanie zawartości słowników
Aby korzystać w pełni z możliwości analitycznych hurtowni i
wykorzystywania danych z różnych systemów informatycznych w
różnych jednostkach konieczne jest utworzenie słowników
referencyjnych.
W Krakowie przyjęliśmy, że takim systemem referencyjnym dla
słowników będzie zintegrowany system „OTAGO” używany w UMK.
Wszystkie wartości słownikowe wspólne dla systemu OTAGO i
systemu STRADOM są importowane z systemu OTAGO.
Dane dla pozostałych słowników wprowadzane są bezpośrednio z
klawiatury przez administratora. Przykładowe słowniki w jakie
wyposażony jest system przedstawiono obok.
6
 Przykładowe słowniki
Lp
Nazwa słownika
Źródło pochodzenia
1
Jednostki realizujące
OTAGO
2
Klasyfikacja budżetowa
BESTIA
3
Źródła finansowania
OTAGO
4
Grupy paragrafów
OTAGO
5
Typ zadania budżetowego
STRADOM
6
Rodzaj zadania budżetowego
STRADOM
7
Sposób realizacji działania w zadaniu
STRADOM
8
Typ Audytu
STRADOM
9
Kategoria zadania
STRADOM
10
Kategoria ryzyka
STRADOM
11
Kategoria produktu
STRADOM
12
Zagrożenia (dot. zasobów)
STRADOM
7
 Systematyka zadań budżetowych
Ze względu na charakter zadania budżetowe dzielimy na 2 typy:
 Typ „B” – zadanie „ciągłe”, wykonywane powtarzalnie, związane
zwykle z usługami lub utrzymaniem infrastruktury finansowane
w ramach wydatków bieżących.
 Typ „P” – zadanie unikalne, jednorazowe, projektowe, może być
finansowane ze środków inwestycyjnych lub w ramach
wydatków bieżących (projekty o charakterze organizacyjnym,
szkoleniowe itp.)
Zadania możemy też podzielić ze względu na adresata produktu:
 Rodzaj „M” – to zadania tzw. „Merytoryczne”, których produkty
są dostarczane wspólnocie (skierowane na zewnątrz organizacji)
 Rodzaj „W” – to zadania tzw. „Wspomagające”, które
wspomagają dostawców produktów i usług na zewnątrz czyli
realizatorów zadań rodzaju „M” (np. obsługa finansowoksięgowa, informatyka, utrzymanie budynków i stanowisk pracy
czy audyt i kontrola).
8
 Szczegółowość planów zadań budżetowych
JST może zdecydować o objęciu szczegółowym planowaniem
rzeczowo - finansowym tylko część swojej działalności, więc system
informatyczny pozwala na wybór poziomu szczegółowości
planowania dla każdego zadania indywidualnie.
Ze względu na szczegółowość planowania i monitorowania zadań
możemy wyróżnić zadania:
 „pełne” (plan rzeczowo – finansowy, miary dla oceny wykonania)
 „proste” ( posiadające wyłącznie plan finansowy).
Dla zadania „pełnego” definiujemy:
 cel w postaci wspomnianej wyżej deklaracji wyniku,
 rodzaj i przewidywane ilości dostarczanych produktów,
 wymagania jakościowe i czasem ilościowe
 zasoby (środki finansowe, personel, infrastruktura)
 mierniki i wskaźniki operacyjne pozwalające ocenić wykonanie.
Dla zadania „prostego” wystarcza plan finansowy w klasyfikacji
budżetowej.
9
 Zadania budżetowe
Zadanie budżetowe – „jednostka rozliczeniowa” w planie
finansowo – rzeczowym urzędu i każdej z jednostek
organizacyjnych JST jest podstawowym elementem kontroli
zarządczej.
Zadanie budżetowe zapewnia zgodność kontroli zarządczej ze
standardami przede wszystkim w zakresie:
 zapisu celów w sposób rozliczalny,
 przypisania odpowiedzialności,
 zarządzania ryzykiem oraz
 monitorowania i ocen rezultatów .
Każde z zadań budżetowych posiada:
 zagwarantowane finansowanie w planie rocznym,
 koordynatora odpowiedzialnego za rezultat
 określoną jedną jednostkę lub komórkę realizującą.
10
CEL
DZIEDZIN
PROGRAM
Moduł I. Obszar strategiczny.
1. Cele z dokumentów strategii
2. Dziedziny zarządzania,
a) Wskaźniki kontekstowe i strategiczne
CELE i
ZASOBY b) Usługi publiczne
WIELOLETNIO
3. Wieloletnia prognoza finansowa
a) Tabela WPF
b) Lista przedsięwzięć
c) Analiza wariantów zadań w WPF
Moduł II. Obszar formułowania Programów i Projektów
1. Programy
przypisanie
a) Programy uruchamiane - plany finansowe
b) Programy kontynuowane - cele szczegółowe,
c) Programy kontynuowane - lista zadań
2. Projekty
przypisanie
PLANOWANIE Moduł III. Obszar formułowania zadań budż. typu P
przyp.
DZIAŁAŃ a) Cele szczegółowe
WIELOLETNIO
b) Planowanie Etapów i Kamieni Milowych
I ROCZNIE
c) Zarządzanie ryzykiem w zadaniach typu P
przyp
Moduł IV. Obszar formułowania zadań budż. typu B
a) Dane do planowania zadań
b) Cele szczegółowe, mierniki i wskaźniki
c) Planowanie działań i kosztorysowanie
d) Zarządzanie ryzykiem w zadaniach typu B
PRZEDSIĘWZ.
OBSZARY FUNKCJONALNE systemu STRADOM
(wprowadzanie i przetwarzanie danych, analizy, raporty)
USŁUGA
Rodzaj danych
i okres, który
obejmują
PROJEKT
Zakres informacji zarządczej dostępny w systemie
X ?
X
X
X X X X
X X X X X
11
Zakres informacji zarządczej dostępny w systemie (2)
Rodzaj
danych i
okres
OBSZARY FUNKCJONALNE systemu STRADOM
(wprowadzanie i przetwarzanie danych, analizy, raporty)
Moduł V. Obszar monitorowania strategii, programów i zadań
1. Monitorowanie Strategii i Programów
a) Aktualizowanie wartości mierników K i S
b) Ocena realizacji Programów
c) Ocena zmian wskaźników strategicznych
2. Monitorowanie zadań typu B
a) Wprowadzanie wartości mierników Z
MONITOROWA
b) Monitorowanie wartości mierników Z
NIE
c) Ocena realizacji celów zadania
REALIZACJI 3. Monitorowanie zadań typu P
BIEŻĄCO,
a) Wprowadzanie danych o postępie realizacji
MIESIĘCZNIE,
b) Monitorowanie kamieni milowych
KWARTALNIE,
c) Ocena realizacji celów zadania
ROCZNIE I
Moduł VI. Obszar prezentacji danych z systemów F-K
WIELOLETNIO
a) plan i zaangażowanie w układzie zadań i klas. budżet.
b) zobowiązania, wydatki i koszty w układzie zadań i kb.
c) koszty bezpośrednie i całkowite zadań
Moduł VII. Obszar audytu i zarządzania ryzykiem
1. Rejestr ryzyk organizacji
ZARZĄDZANIE
a) Ryzyka strategiczne
RYZYKIEM I
b) Ryzyka programów, projektów i zadań
AUDYTOWANIE
c) Ryzyka bezpieczeństwa informacji
- BIEŻĄCO,
2. Badania audytu wewnętrznego, ISO itp.
ROCZNIE I
a) typowanie ryzyk do badań
WIELOLETNIO
b) roczne plany badań
c) nadzór nad wykonaniem rekomendacji
codziennie
po zamkn. miesiąca
za wybrany okres
12