Transcript 7. Kraków_Moduł III_Zadania typu P

Moduł III
Definiowanie i planowanie
zadań typu P
1
 Planowanie zadań typu P
 Zadania typu P to zadania unikalne służące zwykle dokonaniu
jednorazowej, konkretnej zmiany,
 Każde zadanie indywidualnie jest wstępnie wyznaczone do
przygotowania i gdy dane do planowania są zgromadzone
koordynator definiuje zadanie w systemie.
 W strukturze zadań typu P określamy kolejne Etapy, a
dodatkowo możemy zdefiniować Kamienie Milowe, użyteczne
dla monitorowania
KM – pozwolenie
Zadanie P/1 Etap 1 – Przygotowanie
inwestycji „budowa węzła przesiadkowego”
Rok 1
KM – Umowa
KM – (…)
KM - Produkt projektu –
węzeł przesiadkowy
Zadanie P/1 Etap 2 – Budowa węzła przesiadkowego
Rok 2
KM – kamień milowy
2
Krok 1. Wybór zadań typu P do planowania
Przy opracowaniu budżetu na kolejny rok w pierwszej kolejności wybiera się
zadania typu P, które są już ujęte w budżecie i WPF (zasada kontynuacji) oraz
zadania nowe, posiadające źródła finansowania ze środków bezzwrotnych.
W przypadku zadań inwestycyjnych pierwszeństwo mają zadania strategiczne.
Dla zadań inwestycyjnych programowych oraz nowych zadań opracowuje się listy
hierarchiczne, z których wybiera się zadania najbardziej zaawansowane w
procesie inwestycyjnym oraz najbardziej odpowiadające celom rozwojowym
miasta w poszczególnych dziedzinach zarządzania.
W Systemie STRADOM wybór zadań typu P może ułatwić Obszar funkcjonalny
Tworzenie scenariuszy WPF, który umożliwia tworzenie wariantów zadań ujętych
w budżecie i WPF (zakres, horyzont czasowy), dodawanie do nich nowych zadań,
a następnie analizowanie wpływu tych zmian na WPF przez porównywanie
wariantów wieloletniej prognozy.
4
 Warianty zadań ujętych w WPF
5
 Porównanie WPF (wariant „0”)
z wybranym wariantem WPF
6
Krok 2. Definiowanie zadań typu P
Definicja zadania typu P obejmuje:
 ustalenie numeru i nazwy zadania
 wprowadzenie danych sytuujących zadanie w strukturze organizacyjnej JST,
 określenie daty rozpoczęcia realizacji zadania i daty jego zakończenia
 powiązanie zadania z programem strategicznym, projektem,
przedsięwzięciem wieloletnim, odpowiednią fazą projektu,
 Zapis 1 członu deklaracji wyniku – cel ogólny
 określenie struktury planu – zdefiniowanie kluczowych działań
Dane mogą być wprowadzone bezpośrednio w systemie STRADOM lub mogą być
importowane z systemu referencyjnego JST wraz z właściwymi słownikami.
Kolejnym krokiem jest zapis celów szczegółowych zadania w formie deklaracji
wyniku oraz zapisanie zakresu rzeczowego zadania, tzw. kamieni milowych.
Wybór odpowiednich wskaźników dla monitorowania realizacji celów będzie
możliwy dopiero po zaplanowaniu zadania i określeniu produktów oraz
wskaźników.
7
 Definiowanie zadania typu P
8
 Przykładowe zadania typu P –
inwestycje strategiczne powiązane z
Programem strategicznym i WPF
9
Krok 3. Wstępny zapis celów szczegółowych
Po zdefiniowaniu zadania trzeba uściślić jego cele.
Cel ogólny zadania oraz etapy zostały określone przy
definiowaniu zadania.
Deklaracja wyniku zadania typu P określa najczęściej
rodzaj i liczbę najważniejszych efektów zadania lub /
i etapów - produkty.
Na tym etapie w formie opisowej, która pozwoli - po
zaplanowaniu zadania - przypisać do celów miary wskaźniki
10
 Deklaracja wyników zadania typu P – cel
szczegółowy
11
Krok 4. Definiowanie etapów zadań typu P
Definicja etapu zadania typu P obejmuje:
 ustalenie numeru i nazwy zadania
 określenie daty rozpoczęcia realizacji etapu i daty jego zakończenia
 powiązanie etapu z
 programami strategicznymi /projektami,
 przedsięwzięciami wieloletnimi,
 odpowiednią fazą procesu projektowego.
Dla zadań typu P inwestycyjnych etapy mogą odpowiadać fazom procesu
inwestycyjnego (np. przygotowanie, budowa, przygotowanie + budowa,
rozliczenie finansowe, wykup terenów). W ten sposób w roku budżetowym będzie
występował najczęściej jeden etap.
Dane mogą być wprowadzone bezpośrednio w systemie STRADOM lub mogą być
częściowo importowane z systemu referencyjnego JST wraz z właściwymi
słownikami.
12
 Etapy zadania typu P
13
 Etapy zadania typu P
14
Krok 5. Określenie kamieni milowych dla etapów zadania
Po zdefiniowaniu etapów i celu szczegółowego kolejnym krokiem jest określenie
kamieni milowych. Kamienie milowe (KM) to wymierne efekty działań
realizowanych w ramach etapów istotne z punktu widzenia harmonogramu
zadania typu P.
Kamienie milowe określa się dla etapów zadania.
Każdemu KM możemy przypisać
 Specyficzną nazwę,
 Produkt,
 Najważniejsze wymagania, tzw. plan jakości
 Planowaną datę realizacji
 Rzeczywistą datę realizacji
 Komentarz
Dla każdego Etapu możemy określić taką liczbę kamieni milowych, jaka jest
niezbędna do zaplanowania i monitorowania zadania w wymaganej
szczegółowości.
15
 Kamienie milowe dla etapu:
„Rozbudowa linii tramwajowej KST…”
16
 Określanie kamienia milowego dla etapu
17
 Kamienie milowe dla etapu:
„Rozbudowa linii tramwajowej KST…”
18
Krok 6. Planowanie zadań typu P
Gdy:
 zadanie jest zdefiniowane,
 cele zapisane w sposób możliwy do rozliczenia,
należy przystąpić do opracowania planu finansowo – rzeczowego (kosztorysu).
Plany finansowo – rzeczowe zadań wieloletnich opracowuje się w wymiarze
wieloletnim.
Plan zadania typu P przygotowuje koordynator, który następnie będzie
odpowiedzialny za realizację zadania.
System zaprezentuje planiście zdefiniowaną wcześniej strukturę zadania (etapy).
Dla każdego etapu należy nazwać produkty, przypisać je do jednej z kategorii.
Do każdego etapu można zapisać potrzebną liczbę „poddziałań” z wydatkami
ujętymi w odpowiednią klasyfikacją budżetową.
19
 Planowanie zadania typu P
„Rozbudowa linii tramwajowej KST…”
21
 Podsumowanie zadania typu P – plan
finansowy w ujęciu wieloletnim
22