Transcript Wykład nr 2 - Hierarchiczna struktura prac

Zarządzanie
Przedsięwzięciem
Prowadzący: dr inż. Piotr Chwastyk
e-mail: [email protected]
www.chwastyk.pwsz.nysa.pl
Zarządzanie projektem
ZASOBY
CEL
ZARZĄDZANIE
ZADANIA
CZAS
Cel projektu
Cel jest to oczekiwany efekt zorganizowanych
działań projektowych
Definiowanie celów:
 Co ma być zrobione?
 W jaki sposób?
 Kiedy? Gdzie?
 Przez kogo?
 I za jaką cenę?
Rodzaje celów
Poziom zaspokajania
podstawowych
POTRZEB
wysoki
niski
Cele
PRAGMATYCZNE
(koncentracja na
zaspokajaniu potrzeb –
walka o przetrwanie)
Cele
REWOLUCYJNE
(konieczność i wola
głębokich zmian)
Cele
STABILIZUJĄCE
Cele
IDEALISTYCZNE
(unikanie zmian –
utrzymanie status quo)
(koncentracja na
aspiracjach)
niski
wysoki
Poziom ASPIRACJI,
ambicji i potrzeby rozwoju
Zarządzanie projektem
ZASOBY
CEL
ZARZĄDZANIE
ZADANIA
CZAS
Zasoby
 Ludzkie: wykonawcy projektu
 Materialne: komputery, sale, telefony
 Niematerialne: wiedza, metodyka
Zarządzanie projektem
ZASOBY
CEL
ZARZĄDZANIE
ZADANIA
CZAS
Czas
 Czas jest specyficznym zasobem
 Czas wyznacza ramy trwania projektu
 Czas jest kluczowym miernikiem sukcesu dla
każdego projektu
 Czas posiada różne uwarunkowania
projektowe
Czas
Podstawowe zmienne dotyczące czasu:
o - optymistyczny czas zakończenia zadania
p – pesymistyczny czas zakończenia zadania
r – najbardziej prawdopodobny czas zakończenia zadania
Na podstawie tych zmiennych jest szacowany
oczekiwany czas zakończenia zadania i całego
projektu
Zarządzanie projektem
ZASOBY
CEL
ZARZĄDZANIE
ZADANIA
CZAS
Zarządzanie zakresem projektu
Obejmuje zespół działań koniecznych dla
zapewnienia, że prace zrealizowane w ramach
przedsięwzięcia doprowadzą do osiągnięcia
zakładanych celów
Zakres projektu to zestaw czynności, które mają
być wykonane w ramach projektu
Zarządzanie zakresem projektu obejmuje zatem
procesy służące zapewnieniu, że projekt zawiera
wszystkie prace, które muszą być wykonane, aby
osiągnąć zakładany produkt.
Elementy składowe zakresu projektu





inicjacja – formalne rozpoczęciem projektu bądź jego
kolejnej fazy
planowanie zakresu – zapewnienie, że projekt zawiera
wszystkie i tylko te prace, które są niezbędne do
osiągnięcia zakładanych celów
definiowanie zakresu – podział głównych elementów
projektu, na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu
komponenty
weryfikacja
zakresu
–
proces
formalizacji
zaplanowanego zakresu projektu
nadzór zmian zakresu - sposób stałego nadzoru nad
planowaniem i realizacją projektu pod kątem zmian,
które mogą w nim wystąpić skutkując zmianą zakresu
przedsięwzięcia
Zarządzanie zakresem projektu
Rezultatem definicji zakresu prac jest hierarchiczna struktura
prac, która powinna zawierać wszystkie działania realizujące
projekt, służące wprowadzeniu oczekiwanej zmiany.
Hierarchiczna struktura prac powinna być dekomponowana do
takiego poziomu szczegółowości, aby nie zatracić obrazu
całości. W przypadku prac realizowanych jako samodzielne
podprojekty, należy je jedynie zasygnalizować na odpowiednim
poziomie struktury, bez dalszej dekompozycji.
Realizowane prace można przedstawić z różną szczegółowością
w zależności od potrzeb. Często używa się w tym celu
rozmaitych form prezentacji graficznych.
Zakres prac
Popularna jest metoda dekompozycji wszystkich prac
realizowanych w projekcie prowadząca do uzyskania
hierarchicznej struktury prac (Work Breakdown Structure
– WBS). Struktura ta ma postać drzewa ilustrującego
związki między składowymi projektu i może być
rozwijana
dowolnie
na
kolejnych
poziomach
szczegółowości.
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Struktura hierarchiczna (WBS) projektu X
Lista zadań dla projektu X
T1
T1
T2
T2
T3
T3
T4
T4
T6
T5
T6
T7
T7
T8
T8
T9
T9
T5
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Projekt X
I poziom
Główne fazy
projektu
II poziom
Podfazy
... Poziomy
pośrednie
Poziom działań
elementarnych
Współzależności zadań
W praktyce stosowane są maksymalnie cztery poziomy rozwinięcia, głębsze
rozwijanie mija się z celem ponieważ nie pozwala na efektywną analizę
związków. Jeżeli przy złożonych projektach rozwinięcie może okazać się
niewystarczające, wówczas należy wydzielone elementy z najniższego poziomu
dekomponować dalej jako samodzielne podprojekty, stosując w dalszym ciągu
zasadę maksymalnie czterech poziomów rozwinięcia.
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Strukturę prac można też przedstawić w postaci listy zadań do
realizacji. Poniżej jest lista akapitowana dla określenia poziomu
hierarchii czynności.
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Hierarchiczna struktura prac może być różnie wykorzystywana w
dalszych pracach projektowych. W szczególności WBS może
pomóc w:
• Określeniu zakresu projektu – umożliwia przegląd
wszystkich prac. Można analizować projekt w całości lub
każdy z podprojektów.
• Szacowaniu kosztów – przy duzych projektach szacowanie
kosztów całego projektu jest trudne. W oparciu o WBS można
dokonywać szacowania kosztów realizacji mniejszych zadań
• Wyznaczeniu kolejności realizacji – dekompozycja projektu
oznacza przyjęcie perspektywy od ogółu do szczegółu.
Realizacja zadań przebiega w kolejności odwrotnej.
Wykonywane są najpierw te zadania, które są położone
najniżej a następnie wspinamy się po drzewie hierarchii
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
•
Definiowaniu rezultatów prac – dekompozycja
wyraźnie określa produkty każdego zadania. Ułatwia to
kontrolę i przyjęcie każdego z zadań, co pozwala na
lepsze śledzenie postępu prac
•
Koordynację prac – łatwo zorientować się w terminach
i w nałożonych zadaniach na poszczególne zespoły.
Łatwo wyłapać nadmierne obciążenie zespołu lub
zasobu.
•
Śledzeniu i kontroli procesu realizacji – ułatwiony
proces kontroli procesu realizacji na różnych stopniach
szczegółowości. Łatwa ocena w bieżącej sytuacji
realizowanych prac.
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
• Definiowaniu zakresu obowiązków – dekompozycja wyraźnie
wskazuje osoby odpowiedzialne za każde zadanie i etap
realizacji. Ustalone są kompetencję każdej z osób
odpowiedzialnych za dane zadanie.
• Identyfikacji ryzyka – rozpisanie projektu na poszczególne
zadania i wyznaczenie odpowiedzialności uczestników procesu
umożliwia dokładniejszą analizę projektu ze względu na
warunki wykonania i pozwala precyzyjniej określić mogące
wystąpić zagrożenia
• Tworzeniu standardowych modeli dla podobnych projektów
– opracowany WBS może posłużyć jako szablon dla podobnych
projektów realizowanych w przyszłości. Poprawia to jakość
nowych projektów a przede wszystkim skraca czas
przygotowania hierarchicznej struktury prac
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Hierarchiczna struktura prac, niezależnie od sposobu jej
prezentacji, może zostać wzbogacona o dodatkowe elementy, takie
jak pracochłonność czy odpowiedzialność za realizację
poszczególnych zadań.
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Struktura prac jest podstawą do planowania działań w projekcie,
wyszukiwania pomyłek, wprowadzania zmian, analizy prac,
raportowania, określania odpowiedzialności i identyfikacji
obszarów konfliktowych, a przede wszystkim ułatwia zarządzanie
pracami projektowymi. Należy jednak pamiętać, że:
• nie są w niej określone wszystkie zadania podejmowane w
trakcie realizacji projektu,
• nie odwzorowuje zależności pomiędzy
wyspecyfikowanymi zadaniami i zespołami, czy innymi
zasobami,
• struktura prac nie jest również uszeregowaniem zadań w
porządku chronologicznym, co pozwoliłoby na planowanie
czasu.
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Czym zatem jest WBS?
Struktura prac (WBS) to hierarchiczna
dekompozycja
działań,
elementów
koniecznych do wykonania jednoznacznie
identyfikowalnych produktów i rezultatów.
Work Breakdown Structure (WBS) - struktura hierarchiczna zadań
Struktura prac jest podstawą do:
1.
Planowania prac i szacowania kosztów
2.
Określenia zakresu prac
3.
Określenia ścieżki rozwoju i przeglądów
4.
Przypisania odpowiedzialności
5.
Identyfikacji ryzyka
6.
Podstawą wprowadzania zmian