Transcript tqm in hospital

JORNAL READING OF TOTAL QUALITY MANAGEMENT
“APLIKASI TQM PADA KORBAN RUMAH
SAKIT & DEPARTEMEN PATOLOGI”
LECTURE : ISTIQOMAH, MSC, PHD
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
©2011
PRESENTED BY :
 P2CC10001
 P2CC10004
 P2CC10009
 P2CC10012
 P2CC10035
- MOHAMAD FAKIH
- FAJAR WINDIYASARI
- MOHAMAD ANSHORI
- SRI LESTARI
- FITRIYATI IRVIANA
Introduksi
 Kualitas  nilai dari barang/jasa yang diterima oleh
konsumen
 Meskipun penerapannya beragam, secara umum
aplikasi TQM sukses di bidang manufaktur &
perusahaan
 Sebuah pengecualian pd organisasi kesehatan  krn
kualitas diukur scr individual  teori ‘Bad Apple’
 JCAHO  mengemas TQM dlm bentuk akreditasi RS
 Dept. Patologi  salah satu bagian yg blm
menerapkan TQM sepenuhnya  TAT ↑
CONTOH RS DGN TQM
Sekilas Tentang Studi Kasus
 Studi TQM diambil dari 460 bed dg fasilitas multi
spesialis di area suburban metropolitan
 Jml pasien IGD  40% dari 20.000 pasien t’dftr
 Tujuan studi TQM  me↓ TAT pada pemeriksaan lab
 Alur pasien & spesimen :
 Jika dinilai gawat  pasien diberi perawatan awal
 Jika tdk gawat  pasien ke registrasi
 Hampir semua diagnosis & perawatan di IGD perlu tes
patologi  urin, darah, dll
 Jika hasil belum keluar  diagnosa & perawatan tdk
dpt dimulai
 Untuk me↓ TAT  improvisasi alur pengiriman
spesimen
SOLUSI TQM
 Manajemen senior perlu m’analisis sistem
operasional antara IGD & lab
 Sbg wujud nyata  p’bentukan team TQM yg
akan m’improvisasi koordinasi antara IGD & lab
dg prinsip TQM & CQI
 Tujuannya  m’bentuk industri patologi TAT yg
kompetitif
 Team TQM  dpt disebut sbg Casualty
Department / Laboratory Continuous Quality
Improvement Team yg diketuai oleh seorang
dokter yg disegani, serta laboran, quality
assurance, & SIM-RS
Susunan Fungsi Team TQM
 Casualty/IGD  terdiri atas 1 dokter, 2 perawat, 1
staf adm  dokter mjd pimpinan pengobatan
darurat, 1 perawat mjd pimpinan IGD, 1 perawat mjd
staf perawat, dan staf adm mjd register
 Laboratory  terdiri atas 2 dokter, 2 administrator,
1 teknisi  1 dokter mjd pimpinan Dept. Patologi, 1
dokter mjd ahli patologi, 1 petugas lab,
administrator mjd technical director lab medis
 Quality assurance & SIM-RS  terdiri atas manajer
quality assurance (sbg fasilitator team TQM), dan
SIM-RS mjd sistem analis
Agenda Team TQM
 Awali dg orientasi ttg TQM/CQI  pastikan tujuan telah dibuat, pokok
masalah telah diidentifikasi, dan aksi yg akan dilakukan
 Tujuan & pokok masalah  pelanggan adlh pasien IGD, tujuannya me↓
TAT, konsensusnya yaitu mengumpulkan data & mengetahui kekuatan team
m’hadapi hambatan proyeknya  bila tidak memungkinkan ada data
sekunder  gunakan sampling selama observasi
 Resolusi pokok masalah  causalty & lab m’identifikasi sebab variasi vol
kerja IGB & lab, buat b’dsrkn waktu (jml hari dlm smggu, jam dlm sehari,
shift, dll). Buat sample data yg mewakili kondisi kerja. Fasilitator & perawat
m’observasi alur pasien & spesimen dlm 3 shift (bergantian tiap 8 jam
sehari, t’msk saat break), kemudian catat dlm lembaran kerja analisis
statistik.
 Untuk meminimalisisr “hawthorne effect”  (observasi kebiasaan subjek)
mengurangi kecanggungan pegawai, sebaiknya proses sampling disampaikan
dahulu pd staf, bahwa yg diobservasi adlh alur pasien & spesimennya.
Analisis Data
 Data mentah dlm lembaran kerja dikumpulkan dlm bentuk tabulasi
 Data dikumpulkan untuk 3 uji spesifik (SMA7, BCP, & Diferensial), &
diilustrasikan dg histogram dg deskripsi tertulis
 Seri chart pertama menunjukkan % uji yg dilengkapi dlm waktu 30 menit dlm
hari, shift, & test (gambar 5). Seri chart kedua menunjukkan kinerja
departemen (gambar 6). Gambar2 tsb dpt m’bantu memahami hub variable
lebih baik, juga m’arahkan evaluasi & analisis lbh lanjut.
 Sbg contoh, seri chart 1 & 2 menyebabkan tim TQM mengembangkan
diagram Pareto yg setelah di uji TAT-nya > dari standar 30 menit (gambar 7,8)
 Tim TQM jg m’perhatikan apakah ada faktor lain selain TAT yg berdampak pd
pasien t’hdp Dept. Patologi. Konsekuensinya, tim mengembangkan chart
akhir yg m’bandingkan waktu di IGD b’dsrkn shift total & setelah hadil lab dpt
diperoleh (gambar 9)
 Multiple kriteria yg diukur scr kualitatif oleh tim TQM selama pengumpulan
data, scr umum dlm bentuk baik (+) atau sangat baik (+) (gambar 10)
Gambar 5
Gambar 6
Gambar 7
Gambar 8
Gambar 9
Gambar 10
Keputusan Analisis
 M’gunakan hasil dr analisis data, tim TQM masuk dlm




sesi brainstorming untuk mengembangkan alternatif
masalah. Secara umum sesi ini t’diri dr : tehnik,
organisasi, & ekonomis. Alternatif yg dpt dilakukan :
M’gunakan heparinisasi whole bloos dr serum untuk
me↓ pre-test prep time;
M’usulkan sistem tabung u/ m’bawa sampel spesimen
dr IGD ke lab;
Menambah jangkauan pegawai ke lab, untuk
menutupi waktu yg t’buang akibat istirahat kerja
me↑ jangkauan staf teknis ke lab dr jam 5 sore – 1
pagi untuk m’akomodasi jangkauan dokter ke Dept.
IGD
Implementasi
 Booklet & presentasi dasar disiapkan oleh tim




TQM, b’isi ttg kesimpulan proses & latar
belakang.
Kesimpulan penting, yg b’isi ttg detil pendukung,
dipresentasikan pertama kali oleh ketua tim
TQM.
Lalu di sebarkan pd pejabat eksekutif & komite
medik RS.
B’dsr pd presentasi tsb-lah, pimpinan senior RS
menerima semua rekomendasi tim TQM.
Tabel 3 menunjukkan perbedaan sblm & sesudah
implementasi TQM
Tabel 3
Keuntungan
 Rekomendasi kebijakan dipastikan dpt
mengurangi TAT dari 45’ mjd target 30’
 Tim TQM b’konstitusi pd upaya awal
formalitas CQI di RS, krn b’drs pd pelajaran
penting untuk RS (meliputi ttg organisasi,
edukasi, & sistem informasi)
 Tabel 4  m’gambarkan rekomendasi dr
pelajaran & pentingnya implementasinya pd
manajemen RS
Tabel 4
 Organisasi  selama studi, tim TQM m’identifikasi TAT RS lain
yg dpt m’untungkan dr analisis CQI. Diantaranya :
 Registrasi kecelakaan & kedaruratan
 Administrasi kecelakaan & kedaruratan
 Sampling lantai Dept. Laboratorium
Sbg bag akhir dlm laporan, tim TQM jg merekomendasi kinerja
RS dlm analisis CQI kedepan.
 Edukasi  tim TQM mendidik dirinya t’hdp konsep & filosofi
TQM/CQI. Saat menguntungkan bagi tiap personal, proses akan
lebih efisien dlm perspektif manajemen. Shg RS m’dukung staf
untuk meningkatkan ke level lbh ↑
 Sistem informasi  TQM adalah proses olah data. Akibat
ketiadaan data sekunder, pengumpulan data dilakukan scr
manual, membuang waktu & me ↑ eror. Karnanya tim TQM
merekomendasikan sistem barcode otomatis untuk
mengumpulan data, bila perlu terintegrasi dg SIM-RS & DSS
Kesimpulan

Studi pd lab IGD RS m’aplikasikan konsep & prinsip klasik dr TQM

Perlu komitmen keras dr top manajemen; menekan sumber permasalahan; improvisasi
proses; dan kepuasaan pelanggan total.

Tim TQM telah m’identifikasi masalah & m’gunakan alat analisis spt diagram Pareto &
chart control. Tim TQM fokus pd proses pelayanan & langkah yg sistematis yg t’integrasi
dg Dept. untuk memaksimalkan tujuan

Lebih dr itu, pegawai diberi training tehnik kualitas untuk m’capai kualitas terbaik.

Manajer b’tindah sbg fasilitator yg m’arahkan & m’dukung kinerja pegawai, agar RS dpt
b’kompetisi llbh baik dg yg lain

Aplikasi TQM diantaranya  identifikasi small number of important, cutomer focused
area, dan achieved supported.

Reward timbul dr perbaikan terus menerus  me↓ TAT , me↓ biaya & perbaikan
produktifitas meningkatkan laba investasi mrk

M’bangun kesuksesan bagaimanapun perlu dukungan TQM/CQI.

Teknologi IDSS jg dpt dikembangkan untuk pengembangan lebih cepat, sesuai
kebutuhan pasien.
DANKE…