Transcript Download: 1-Datei

Projektakte
< Titel des Projektes >
Auftraggeber: << Name>>
Projektmanager: << Name>>
Version: <<Versionsnummer>>
<<Datum>>
Inhaltsverzeichnis
 Projektbasis








Projektmandat
Projektbeschreibung
Projektorganisation
Business Case
Projektendprodukt
Produktstrukturplan
Projektplan
Steuerungsmittel und Strategien
 Berichte



Offener Punktbericht
Projektstatusbericht
Projektabschlussbericht
 Aufzeichnungen




Risikoregister
Register Offener Punkte
Change Log
Ergebnisse
2
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
1. Projektbasis
 Projektmandat
 Projektbeschreibung
 Projektorganisation
 Business Case
 Projektendprodukt
 Produktstrukturplan
 Projektplan
 Steuerungsmittel und Strategien
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Projektmandat
Aufgabenstellung
Initiator
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Projektbeschreibung 1/5
Vorbereiten
Hintergrund und Anstoß
1. Hintergrund / Ausgangssituation
<<Wo stehen wir heute? Welche Schwachstellen in unserer Organisation / in unserem Business
sorgen dafür, dass wir uns mit diesem Thema beschäftigen?>>
2. Anstoß / Auslöser für Projekt
<< Welche Ereignisse oder welche Zustände haben dazu geführt, dass wir gerade jetzt das Projekt
starten möchten?>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Projektbeschreibung 2/5
Vorbereiten
Nutzen und Ziel
3. Nutzen
<<Welche Verbesserung / Nutzen wollen wir mit diesem Projekt für das Business / die Organisation
in x Monaten nach Projektende erreichen?>>
4. Ziel
<<Was ist am Ende des Projektes der Zustand, der erreicht sein soll und mit dem der Nutzen erzielt
werden kann?>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Projektbeschreibung 3/5
Vorbereiten
Stakeholder
5. Auftraggeber
7. Lieferanten
9. Weitere Stakeholder
<<Wer in der Organisation hat
den größten Nutzen aus dem
Projekt (und möglicherweise
aktuell den höchsten
Leidensdruck) und ist bereit,
in das Projekt zu
investieren?>>
<< Welche Parteien werden
benötigt, um die
Projektaktivitäten
durchzuführen und das
Endprodukt zu erstellen? >>
Einbinden
<<Welche weiteren
Personen(gruppen) sind für das
Projekt relevant>>
6. Projektmanager
8. Benutzer
Projektleiter:
<<sollte vom Auftraggeber
gestellt werden>>
<< Wer in der Organisation ist
maßgeblich von den
Ergebnissen des Projektes
betroffen und kann
verantwortlich die Erwartungen
an das Projektergebnis
benennen? (auch mehrere
möglich) >>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Projektbeschreibung 4/5
Endprodukt
10. Endprodukt - Qualität
<<Welches konkrete Ergebnis muss am Ende des Projekts vorliegen und welche
Qualitäterwartungen sind dafür besonders wichtig?>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Vorbereiten
Vorbereiten
Projektbeschreibung 5/5
Lösungsansatz, Scope, Risiken, Ressourcen
11. Projektlösungsansatz
12. Risiken
<<Sind bereits Vorgaben vorhanden, die bei
der Planung zu beachten sind? (Partnerfirmen,
externe Lieferanten, Technologien,
Schnittstellen, Deadlines,
Budgetobergrenzen)>>
<<Welche Ereignisse, für die wir bereits einen
begründeten Verdacht haben, könnten bei ihrem
Eintritt das Projekt maßgeblich beeinflussen?>>
13. Projektscope / -ausschluss
14. Ressourcen
<<Was ist innerhalb des Projektes zu tun um
zum gewünschten Endprodukt zu gelangen?
aber auch
Gibt es Elemente, die von Anforderern
gewünscht sein könnten, aber explizit nicht
Bestandteil des Projektes sind?>>
<<Was müssen wir in das Projekt an Zeit,
Aufwand und Geld hineinstecken um im
gesetzten Rahmen das Endprodukt zu erstellen
und den Zielzustand zu erreichen?>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Vorbereiten
Projektorganisation
Lenkungsausschuss
 <<tbd>>
Projektmanager
 <<tbd>>
 <<tbd>>
 <<tbd>>
Projektassistenz
 <<tbd>>
Projektteam (1. Person = Teammanager)
IT
1. <<tbd>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Fachbereich
1. <<tbd>>
Lieferant
1. <<tbd>>
Andere
1. <<tbd>>
Initiieren
Business Case 1/2 - Kosten
1. Entwicklung
Tage
Software
Hardware
Infrastruktur
Personal IT
Personal Fachbereich
Sonstiges
2. Einführung
€/Tag
0
0
Tage
Schulung-extern
Personal IT
Personal Fachbereich
Sonstiges
3 Betriebskosten pro Jahr
60,00 €
60,00 €
€/Tag
60,00 €
60,00 €
Kosten
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
Kosten
Bitte weiss unterlegte Felder ausfüllen.
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Bemerkungen
0,00 €
0,00 €
0,00 €
Kosten
Systembetrieb
Wartung
Sonstiges
Entwicklunskosten gesamt
Jährliche Betriebskosten
Bemerkungen
0,00 €
0,00 €
Bemerkungen
Initiieren
Business Case 2/3 - Nutzen
Quantitativer Nutzen
1. - 12.
Monat
Kostenart
Kostensenkung
Kostenvermeidung
Ergebnisverbesserung
Personal
Sachkosten
sonstiges
Personal
Sachkosten
sonstiges
Gewinn
sonstiges
Nutzen € pro Jahr
13. - 24.
Monat
Zeitraum
37. - 48.
25. - 36.
Monat
Monat
49. - 60.
Monat
Folgejahre
2,00 €
3,00 €
4,00 €
9,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
Beginn ab Projektstart; nicht ab Projektfertigstellung
Bitte weiss unterlegte Felder ausfüllen. Nutzen als positive Werte eintragen
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
0,00 €
Initiieren
Business Case 3/3 - Investitionsrechung
1. - 12.
Monat
Kostenart
Entwicklung / Einführung
Betrieb
Nutzen
Ergebnis pro Jahr
Amortisation
13. - 24.
Monat
Zeitraum
25. - 36.
37. - 48.
Monat
Monat
49. - 60.
Monat
Folgejahre
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
Beginn ab Projektstart; nicht ab Projektfertigstellung
Erwartete Nutzungsdauer
ROI
Jahre
>5
Bitte weiss unterlegte Felder ausfüllen. Kosten als negative Werte und Nutzen als positive Werte eintragen
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Projektendprodukt
Qualitätserwartungen und Abnahmekriterien
<<Projektendprodukt>>
QUALITÄTSERWARTUNG
ABNAHMEKRITERIUM
<<Erwartung 1>>
• <<Kriterium 1>>
<<Erwartung 2>>
• <<Kriterium 2>>
<<Erwartung 3>>
• <<Kriterium 3>>
<<Erwartung 4>>
• <<Kriterium 4>>
<<Erwartung 5>>
• <<Kriterium 5>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Initiieren
Initiieren
Produktstrukturplan
Projektendprodukt
Gruppe1
Produkt 1.1
Produkt 1.2
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Gruppe 2
Produkt 13
Produkt 2.1
Produkt 2.2
Gruppe 3
Produkt 2.3
Produkt 3.1
Initiieren
Produktbeschreibungen
Nr.
Produktname
P 1.1
P 1.2
P 1.3
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Zweck
Beschreibung
Format
Qualitätskrit Ersteller
ieren
Initiieren
Projektplan mit Produkten
1.Phase
2.Phase
3.Phase
4.Phase
5.Phase
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Freigabe 5.Phase
Produkt
Freigabe 4.Phase
Produkt
Freigabe 3.Phase
Produkt
Freigabe 2.Phase
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Produkt
Legende: grün: AP erledigt | gelb: AP in Arbeit | weiß: AP offen | rot: AP in Zeitverzug
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Initiieren
Strategie: Konfiguration
 Beispiel
 Die erste Version der Projektakte heißt 0.1. Bei Bedarf kann
die Version im Laufe der Vorbereitungsphase nach dem
Punkt erhöht werden
 Die Version, die zur Projektfreigabe durch den
Lenkungsausschuss genutzt wird, bekommt die
Versionsnummer 1.0
 In jeder Phase kann die Version bei Bedarf nach dem Punkt
erhöht werden
 Bei jedem Phasenübergang oder einer LA-Sitzung wird eine
ganzzahlige Version (2.0, 3.0 etc.) erzeugt
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Initiieren
Strategie: Risiko
 Beispiel:
 Zur Identifizierung und Überwachung von Risiken wird durch den
Projektmanager ein Risikoregister geführt. Der Projektleiter
entscheidet über den Umgang mit dem jeweiligen Risiko (z.B.
Maßnahmen einleiten).
 Für jedes Risiko wird eine Eintrittswahrscheinlichkeit, die zu
erwartende Auswirkung bei Eintritt sowie ein Verantwortlicher
bestimmt
 Der Status des jeweiligen Risikos wird permanent durch den
Projektleiter abgefragt
 Je nach Schwere des Risikos werden Entscheidungen durch den
Lenkungskreis fällig. Die Verantwortung, welche Risiken dem
Lenkungskreis vorgelegt werden, obliegt dem Projektleiter
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Managen
2. Aufzeichnungen
 Risikoregister
 Register offener Punkte
 Produkte
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Managen
Risikoregister
Datum
Gemeldet
von
Beschreibung
Auswirkung
Wahrscheinlichkeit
Bedeutung
0
0
0
0
0
0
0
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Maßnahme
Eigentümer/
Bearbeiter
Status
Managen
Register Offener Punkte
Nr
Typ
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Datum
Beschreibung
Priorität
Status
Managen
3. Berichte
 Offener Punktbericht
 Projektstatusbericht
 Projektabschlussbericht
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Managen
Offener Punkt: #1
Antragsteller
Freigabe durch
Freigegeben am
Beschreibung des Ereignisses
<< Beschreibung des Offenen Punkts>>
Kosten
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Auswirkungen auf das Projekt
Zeit
Qualität
Managen
Projektstatusbericht <<>>
Fortschritt in Bezug auf Inhalt, Zeit und Aufwand
• <<>>
Prognose für den weiteren Verlauf
• <<>>
aktualisierte Risiken und Offene Punkte
• <<>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
Abschluss
Projektabschlussbericht
Soll
Ist
Zeit
<<>>
<<>>
Kosten
<<>>
<<>>
Abnahme Projektendprodukt
<<vollständig erreicht? Ggf. Abweichungen darlegen>>
<<Abnahme durch>>
Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>
<<Abnahme am>>