Transcript Vad är informationsarkitektur?

Samordnad
informationsarkitektur
Ett projekt inom CeSam - Sveriges Kommuner och Landsting
Finansierat av Vinnova
Mats Gahnström,Verksamhetsarkitekt,
Västerås stad
2013-05-30
Leverantörsberoendet
 Marknaden för kommunala stödsystem kännetecknas av ett litet
antal leverantörer, som ofta har ambitionen att tillhandahålla
mer eller mindre heltäckande systemstöd för hela
verksamhetsgrenar.
 Att implementera en systemkomponent från en annan leverantör
än huvudleverantören är som regel förknippat med ett betydande
kostnadsdriv.
 Detta är ett starkt incitament för en kommun att hålla sig till en
och samma leverantör, med följden att leverantörsberoendet
fördjupas ytterligare.
Hur har det blivit så här?
 För att ett systemstöd skall kunna fungera i en verksamhet måste någon
ha koll på hur verksamheten och systemens delar hänger samman.
 Med andra ord, någon måste ta ansvar för informationsarkitekturen.
 Om beställarna (dvs. kommunerna) inte vill eller förmår att ta ansvar
för informationsarkitekturen så övergår ansvaret till leverantörerna.
 Utan ett kommunalt engagemang i den egna informationsarkitekturen
blir den lätt en integrerad del av våra leverantörers affärshemligheter!
 Detta gör oss beroende av ett litet antal leverantörers leveransförmåga
och goda vilja så snart vi ställs inför ett utvecklingsbehov.
 Detta gör oss också till oinformerade (dvs. dåliga) beställare.
Ökade krav på kommunerna
 Krav på öppenhet och skydd av integritet
- Medborgare och företag förväntar sig en mer öppen och mer
tidsenlig service.
- Samtidigt styrs kommunerna av lagar som framför allt värnar
om den personliga integriteten.
 Denna balansgång kräver en mycket hög kvalitet och precision,
inte minst i vår hantering av personrelaterade uppgifter.
 För att kunna tillmötesgå dessa krav på ett kostnadseffektivt,
säkert och juridiskt korrekt sätt behöver vi förbättra våra
metoder att hantera vår informationsarkitektur.
Vad är informationsarkitektur?
 En informationsarkitektur är en uppsättning modeller som
försöker tydliggöra en organisations processer och den
information som processerna hanterar.
 Förståelsen av informationsarkitekturen är helt avgörande för
vår förmåga att utveckla och upphandla verksamhetsanpassade
systemstöd.
 En generisk arkitektur som är tänkt att kunna återanvändas av
flera olika organisationer brukar benämnas referensarkitektur.
Vilka frågor besvarar en
informationsarkitektur?
 Frågor som informationsarkitekturen försöker besvara är bl.a.
- Vilka verksamhetsprocesser har vi?
- Hur hänger processerna samman?
- Var börjar och var slutar en verksamhetsprocess?
- Vad behöver processen för information för att fungera?
- Vad förväntar vi oss att processen skall leverera?
- Vilken information hanteras?
- Hur definieras den information som hanteras?
- Hur relaterar olika informationsobjekt till varandra?
Varför en gemensam
referensarkitektur?
 Små kommuner har som regel inte de resurser som krävs för att
på egen hand implementera en informationsarkitektur.
 En öppen gemensam referensarkitektur innebär att vi delar med
oss av vårt arkitekturkunnande.
 Möjliggör ett mer kvalificerat samarbete mellan kommuner och
skapar förutsättningar för en mer dynamisk tjänstemarknad.
 Genom att samordna format och grundläggande metodik, kan
kommunerna bit för bit, etablera det som med tiden kan bli en
allt mer komplett referensarkitektur . Dvs. en referensarkitektur
som speglar en idealtypisk svensk kommun.
Informationsarkitektur
- Kommunernas strukturkapital
eller leverantörernas affärshemligheter?
APM Förbereda skolstart - gymnasieskolan
Legend
Sammanställa statistik - sökande
och antagna
Process
Betyg från
höstterminen åk 9
Leverans/Beroende
Vilkor
Av gångsbetyg från
grundskolan
Sökt skolenhet servas av annat
antagningskansli
ja
Resultat preliminär
antagning
nej
Lokalt beslutad
programersättning
Anta elev preliminärt
Sammanställa
antagningshandlingar
Handlingar för
bedömning av
motagande i särskola
Antagningshandlingar
Fakturera annan kommun
Pris enligt
samv erkansav tal
Meddelande till
sökande om
preliminär antagning
Meddela sökanden resultat av
preliminär antagning
Yttrande om
gymnasiestudier i
annan kommun
Folkbokföringen
Anta elev - annat
antagningskansli
ja
Sammanställa
antagningshandlingar - annat
antagningskansli
Riksprislista
Information om
preliminär antagning
Tillhandahålla information om
preliminär antagning
Sätta betyg i grundskolan
Extern process
Skolan är ansluten till ett
antagningskansli?
nej
Betala ut ersättning till
mottagande skola
Statistik - sökande
och antagna
Medela sökanden resultat av
antagning
Anta elev till gymnasieskolan
Tillhandahålla läromedel och
tjänster
Fysisk person
Elev konto
Skapa och tilldela konto i tjänst
för gymnasieansökan
Registrera grundskoleelev
Elev er i åk 9 på
skolor i kommunen
Tillhandahålla programkatalog
Ansökan om
utbildningsplats i
gymnasieskolan
Ansöka om plats i
gymnasieskolan
Fastställa
utbildningsutbud
Lediga
platser
Placera gymnasieelev
Definiera elevgrupper
Opopulerade
elev grupper
Lägga preliminärt schema
Ta fram underlag för studiestöd
Placerade
elev er
Preliminärt
schema
Registrera frånvaro
Färdigställa schema
Timplan
Ta fram timplan
Fastställa undervisningsbehov
CSN
SCB
Vårdnadshavare
Examensbev is
ja
Har eleven
uppnått
examensbevis?
Anpassad
lokalresurs
Anpassa lokalresurs
Underlag för
studiestöd
Ogiltig frånv aro
Körbart
schema
Tillgängllig
lokalresurs
Uppskattat
underv isningsbehov
Resultat nationella prov
Utföra nationella prov
Preliminärt elev antal på
studiev äg
Antal elev er på
inriktningar åk 2
och 3
Lokala programoch poängplaner
Antagningsbesked
till sökanden
Antagna
gymnasieelev er
Anta elev på reservplats
Anta elev - icke ansluten
friskola
Ansökan till inriktning
åk 2 och 3
Programkatalog
Välja inriktning åk 2 och 3
Nationella programoch poängplaner
Ärende registrerat
Registrera ärende
Studiebev is
UHR
nej
Tillgänglig
personalresurs
Tj änstefördelning
Anpassa personalresurs
Sätta betyg i gymnasieskolan
Betygskatalog
Ta fram personalstatistik
AIM Placerade elev er
Skolaktiv itet
Legend
Informationsobjekt
Programrelaterad aktiv itet
Annan aktiv itet
Tillkommande informationsobjekt
Från "Antagna gymnasieelever"
kan ingå i
Kursintegrerad
aktiv itet
Friv illig aktiv itet
Från "Opopulerade elevgrupper"
Kurs
ingår i
Kurstyp
Kurskod
specifieras i
Gymnasiegemensamma
ämnen
hålls för
riktas till
Fysisk person
anges i
Personnummer
*Samordningsnummer
Efternamn
Förnamn
Gatuadress
Box
Postnummer
Postort
Mantalsskrivningskommun
Mentorsgrupp
Klass
Programgemensamma
ämnen
Poängplan
Elev grupp
Underv isningsgrupp
Programfördj upning
kan ingå i
utformas enligt
gäller
tillhör
definieras i
Nationellt program
ELEVPLACERING
Indiv iduellt v al
Studievägskod
Elev konto
Yrkesprogram
gäller
NameID
eduPersonalPrincipalName
använder
använder
Sökande till gymnasieskolan
E-postadress - primär
E-postadress - skola
Mobiltelefon
Hemtelefon
Alternativ postadress
ingår i
Gymnasiesärskolan
är
Elev
kan bli
Högskoleförberedande
program
E-postadress - primär
E-postadress - skola
Mobiltelefon
Hemtelefon
Alternativ postadress
avser Personlig studiev äg
kan ha
Inriktning
ingår i
Kurser inom inriktning
Personalstatistik
Gemensam spelplan
Gemensam spelplan
§
Juridik
A
Semantik
Tydliggöra
tjänstegränssnitt
Organisation
B
Teknik
Dynamisk tjänstemarknad
Modelleringssammarbetet mellan
Jönköping och Västerås våren 2013
 Kartläggningsområde – Förbereda skolstart - gymnasieskolan
 Medverkade gjorde schemaläggare, skolledare samt experter på
gymnasieantagning, systemförvaltning och skoladministration.
 Förutom projektledaren medverkade fem medarbetare från Jönköpings
kommun och sex medarbetare från Västerås stad.
 Totalt sex halvdagar med kartläggningsseminarier genomfördes i
Jönköping. Ungefär samma tid lades på motsvarande kartläggning i
Västerås.
 Båda grupperna samlades slutligen två dagar i Askersund 15-16/5 och
arbetade sig tillsammans igenom ett förslag till gemensamma process
och informationsmodeller.
Arbetets gång
 Processkartläggning av nuläge - Jönköping och Västerås
 Begreppskartläggning - Jönköping och Västerås
 Processmodellering av föreslaget gemensamt börläge.
 Informationsmodellering centrala informationsmängder.
 Gemensam genomgång och justering av föreslagna process- och
informationsmodeller.
Vad behöver processen för att den
skall fungera?
Vad förväntar vi oss att processen
skall leverera?
Beroende
Process
Leverans
Resultatet från kartläggningen av
”Förbereda skolstart – gymnasieskolan” finner ni på
”www1.vasteras.se/samarkitektur”
*Notera att vi planerar att flytta
modellerna till SKL´s domän inom kort.
Samordnad
referensarkitektur
-Processer-
Kom med och delta i diskussionen!
Vill ni veta mer eller medverka?
 Följ oss på LinkedIn – ”Kommunal arkitektur i samverkan”
 Kontakta mig gärna på
- [email protected]
- Telefon: 021 39 11 63
 Resultatet från kartläggningen av ” Förbereda skolstart –
gymnasieskolan” finner ni på ”www1.vasteras.se/samarkitektur”.
(Notera att modellerna kommer att flyttas över till SKL´s domän inom kort)
 Tack för er uppmärksamhet!
 Frågor?