Transcript presentasjon

Nye krav til lønnsopplysninger i forbindelse
med A-melding fra 01.01.15
November 2014
Informasjon om A-ordning
•
Første informasjonsmøte ble avholdt på UiT i midten av mars 2014
Orienteringen ble gjennomført av representanter fra det sentrale Aordningsprosjektet, samt Bluegarden
•
Arbeidsgruppe for innføringen på UiT ble nedsatt og består av:
Kim Kristoffersen fra Helsefak
Marit Nilsen fra HSL-fak
Harald Helland POA, Seksjon for lønn
Rutt Veipe POA, Seksjon for lønn
Lajla Johansen POA, Seksjon for lønn
Informasjon om A- ordning
•
Bakgrunn for ordningen
- Finansdepartementets Prop. 112L – forslag til lov om ny felles
ordning for arbeidsgivers innrapportering av ansettelsesforhold og
inntektsopplysninger til Skatteetaten, NAV og SSB
- A-opplysningsloven 20.juni 2014
- A-opplysningsforskriften fastsatt 24. juni 2014
•
Formålet med ordningen
- å forenkle arbeidsgivers rapportering av ansettelsesforhold og
inntektsopplysninger ved at man unngår dobbeltrapportering til flere
etater
Informasjon om A- ordning
•
I dag rapporterer arbeidsgivere samme opplysninger til flere etater og
rapporteringen skjer til ulike tidspunkter
A-melding erstatter følgende skjemaer/oppgaver:
1. Lønns- og trekkoppgave (Skatteetatens RF-1015)
2. Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk
(Skatteetatens RF-1037)
3. Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønns- og
trekkoppgave (Skatteetatens RF-1025)
4. Melding til Aa-registeret (NAV 25-01.11)
5. Oppgave til lønnsstatistikk (Statistisk sentralbyrå RA-0500)
Formål med ordningen NAV, SSB og
Skatteetaten
•
•
•
NAV skal bruke opplysningen som leveres etter a- opplysningsloven for å holde
Arbeidsgiver- og arbeidstakerregistret oppdatert
opplysningene i registret brukes til:
- behandling av søknader om ytelser
- arbeid med å reduserer sykefraværet
- utarbeide statistikk
- utbetaling av refusjon av sykepenger
- avdekking av trygdemisbruk
Statistisk sentralbyrå skal bruke opplysningene som leveres etter aopplysningsloven til blant annet:
- å utarbeide offisielle lønns og sysselsettingsstatistikk
- statistisk bruk i forskning
- SSBs nasjonalregnskap
Formål med ordningen NAV, SSB og
Skatteetaten
•
Skatteetaten skal bruke opplysningene som leveres etter aopplysningsloven til :
- utligning av skatt og trygdeavgift etter skattelovgivningen
- arbeidsgivers beregning av oppgjør av skattetrekk og
arbeidsgiveravgift
- selvangivelsesproduksjon - danne grunnlag for forhåndsutfylt
selvangivelse til personlige skatteytere
A- melding
Digital, samordnet innrapportering av inntekts-, arbeidsforhold og
skatteopplysninger fra opplysningspliktig (arbeidsgiver) til Nav, SSB og
Skatteetaten
Opplysningene skal gis innen den 5. i måneden etter den måneden
opplysningene gjelder for - opplysninger for januar 2015 skal gis innen
5. februar 2015
Rapportering skjer automatisk gjennom lønnssystemet med bakgrunn i
informasjon som i dag registres i skjema i PagaWeb, bl.a. i feltene
«avlønningstype», «type arbeidsforhold» og «arbeidstidsordning»
A- melding
•
Hva skal rapporteres og hvem skal det rapporteres til:
Ligningsloven § 5-2 første ledd:
Den som selv eller gjennom andre i løpet av en kalendermåned har
utbetalt eller ytet fordel som nevnt i dette nummer, skal ukrevet levere
opplysninger om alt som er ytet til den enkelte mottaker etter reglene i aopplysningsloven.
Folketrygdloven § 24-2 første ledd:
Arbeidsgiver skal av eget tiltak beregne arbeidsgiveravgiften etter § 23-2
for hver kalendermåned. Opplysninger om beregnet avgift og grunnlaget
for beregning av arbeidsgiveravgift for hver kalendermåned skal leveres
etter reglene i a-opplysningsloven.
Skattebetalingsloven § 5-11 første ledd første punktum :
Arbeidsgiver skal ukrevet levere opplysninger om forskuddstrekket for hver
kalendermåned etter reglene i a-opplysningsloven.
Hvilke konsekvenser får dette for UiT
•
Endring av rutine for honorar, timelønn, overtid
Det skal rapporteres start og stoppdato på arbeidsforhold
- har betydning for når rettigheter eller plikter starter og opphører
i forhold til NAV, Skatteetaten og SSB
Dette medfører at timelister og overtid må leveres månedlig
til utbetaling
Informasjon om dette kommer i eget brev
Utbetaling til sensorer, eksamensvakter, honorarpersoner, har ikke samme
krav til rapportering
Hvilke konsekvenser får dette for UiT
•
Endring i rutine for registrering av nytilsetting, endring av arbeidsforhold
og for å avslutte arbeidsforhold
- fortløpende registrering av nytilsetting og endringer
slik at den månedlige innrapportering blir korrekt
- Når en ansatt sier opp sin stilling, eller går ut i ulønnet permisjon, må
det meldes til lønningskontoret slik at lønnen stoppes til rett tid
Hvilke konsekvenser får dette for UiT
•
For mye utbetalt lønn:
Eksempel: Utbetalt for mye lønn i januar pga. stopp av lønn ikke registrert i
PagaWeb
Oppdages før terminforfall:
– Arbeidstaker betaler tilbake det feilutbetalte nettobeløpet.
– Skatteoppkrever må frigi trekkbeløpet fra skattetrekkskonto, det må søkes i
eget skjema
– Tilbakebetalingen rapporteres som negativt bruttobeløp og forskuddstrekk
med motsatt fortegn for den måneden feilen gjelder, det vil si i melding for
januar.
Oppdages etter terminforfall:
– Bruttobeløpet må tilbakebetales fra arbeidstaker.
– Tilbakebetalingen rapporteres som negativt bruttobeløp, i melding for januar.
– Forskuddstrekket korrigeres ikke da dette er et forhold mellom arbeidstaker
og likningsmyndighetene
Hvilke konsekvenser får dette for UiT
•
Endring i rutine for registrering av permisjon
Permisjon skal rapporteres dersom en ansatt har hel eller delvis
permisjon fra sitt arbeidsforhold i 14 dager eller mer
Kortere permisjoner enn 14 dager er ikke pliktige å rapportere, men
flere kortere permisjoner som til sammen varer i en periode utover 14
dager, er rapporteringspliktige
Både lønnede og ulønnede permisjoner skal rapporteres
Informasjonen om permisjoner i arbeidsforhold benyttes for å oppdatere
arbeidsgiver og arbeidstakerregisteret, samt som grunnlag i vurderingen
av rettigheter og ytelser fra Arbeids- og velferdsetaten
Yrkeskode
Fra 01.01.15 skal vi rapportere yrkeskoder på alle arbeidsforhold
Yrkeskodene finnes i SSBs yrkeskatalog www.ssb.no/a/yrke/
det utarbeides egen oversikt over aktuelle yrkeskoder som skal brukes ved UiT
Formålet med yrkeskodestandarden er å gruppere yrker etter likhet i arbeidsoppgavene. Viktigste
grupperingsvariable er kompetansenivå og spesialisering. Brukes i sysselsettingsstatistikk og statistikk
over sykefravær m.fl.
Hovedinndeling av yrkeskodene er slik:
1. Administrative ledere og politikere
2. Akademiske yrker
3. Yrker med kortere høyskole- og universitetsutdanning og teknikere
4. Kontor- og kundeserviceyrker
5. Salgs-, service- og omsorgsyrker
6. Yrker innen jordbruk, skogbruk og fiske
7. Håndverkere og lignende
8. Prosess- og maskinoperatører, transportarbeidere m.v
9. Yrker uten krav til utdanning
10. Militære yrker
For UiT vil hovedinndeling 1,2 og 3 være mest brukt
Yrkeskode
For vitenskapelige stillinger er det et en til en forhold mellom stillingskode og
yrkeskode, mens for teknisk/administrative stillinger vil det være nødvendig å
velge yrkeskoder ut fra arbeidsoppgaver
F.eks. stillingskode 1009 universitetslektor vil ha yrkeskode:
UNIVERSITETSLEKTOR 2310117
F.eks. stillingskodene 1363 seniorkonsulent, 1408 førstekonsulent,
1434 rådgiver vil ha yrkeskode som saksbehandler definert på
arbeidsområdet f.eks HR, økonomi /regnskap/lønn:
SAKSBEHANDLER (HR) 2512153
SAKSBEHANDLER (ØKONOMI/REGNSKAP/LØNN) 3432133
SAKSBEHANDLER (FORSKNINGSADMINISTRASJON) 2512152
SAKSBEHANDLER (STUDIEADMINISTRASJON) 2512135
Yrkeskode
Dette medfører også at timelønnet personale må registreres med
yrkeskode, her må det legges inn opplysning i papirskjemaet som
sendes til seksjon for lønn
Det er i utgangspunktet ingen kobling mellom den ansattes utdanningsnivå
og yrkeskoden som velges
Utenlandsk identifikator for personer uten norsk
fødselsnummer
•
Ved innrapportering ved A-melding skal inntektsmottaker oppgis med norsk
fødselsnummer eller D- nummer
For inntektsmottakere som ikke oppfyller kravet til å få norsk
fødselsnummer eller D-nummer, eller som i påvente av fødselsnummer eller
D-nummer skal ha utbetaling, skal det oppgis en internasjonal identifikator
Som identifikator skal passnummer + landkode benyttes
Unntaksvis kan Social security number eller Tax identification number
benyttes i kombinasjon med landkode
I denne forbindelse må enhetene påse at kopi av pass innhentes og
oversendes sammen med lønnsbilag, stipendbilag og reiseregning
Bilag som leveres til utbetaling i 2015, der kopi av pass mangler, og der kopi
av pass ikke er levert ved tidligere utbetaling, vil bli returnert til enheten med
krav om innhenting av nødvendig dokumentasjon