Transcript Curso 2005 - Dirección de Recursos Materiales y Servicios

CURSO:
“ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS”
LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LÓPEZ
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL IPN.
OBJETIVO
• Capacitar
al personal en la organización de los
archivos documentales del Instituto; con base en
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, la Ley
Federal de Archivos, y los Lineamientos
Generales para la Organización y Conservación de
los Archivos de las Dependencias y entidades de
la Administración Pública.
Introducción
• La Cultura de Transparencia y Acceso a la Información en
nuestro país es incipiente; si bien la Constitución Política
de los Estados Unidos Mexicanos consagra la obligación
del Estado de Garantizar el Acceso a la Información, no es
sino hasta la expedición de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental ( LFTAIPG) D.O.F. 11 de Junio del 2002,
que se promueve ese Derecho Fundamental y se obliga a
todo el aparato gubernamental a transparentar y rendir
cuentas de sus actos a los ciudadanos.
Fundamentación
• La desorganización de los documentos se equipara a su
inexistencia, ya que si no se localiza el documento requerido
no podrá accederse a la información que contiene; por ello, la
adecuada organización de los archivos es condición
fundamental para cumplir con los preceptos legales consciente
de la necesidad de instruir sobre estos procedimientos para
organizar y archivar la documentación que reciben en general
las diferentes unidades administrativas, así como la
importancia de capacitar, para unificar criterios y lineamientos
adecuados de aplicación general que permitan mejorar el
desempeño de las tareas documentales en cada una de las
dependencias.
Índice
• Módulo 1. NORMATIVIDAD.
• Módulo 2. CLASIFICACION DE LA INFORMACION.
• Módulo 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
• Módulo 4. INTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA.
• Módulo 5. PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
• Modulo 6.-DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.
MODULO 1
NORMATIVIDAD
Objetivo Particular:
• Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo, así
como el grado de utilización de las normas internacionales de descripción
archivística y de aplicación.
Normatividad Aplicable en materia de Archivos
Acuerdo por el que se emite
el Manual Administrativo de
Aplicación
General
en
Materia de Transparencia.
(D.O.F 12 de Julio del 2010)
Reglamento de la
Ley Federal de
Transparencia y
Acceso a la
Información
Pública
Gubernamental.
Ley Federal de
Transparencia y
Acceso a la
Información
Pública
Gubernamental.(D.
O.F 11 de Junio
del 2002) .
ACUERDO por el que se
adicionan,
reforman
y
derogan las disposiciones del
diverso por el que se emitió
el
Manual Administrativo de
Aplicación
General
en
Materia de Transparencia.
DOF 27 de Julio de 2011
• Ley Federal de
Archivos DOF 23
Enero 2012
Constitución
Política de los
Estados
Unidos
Mexicanos.
Lineamientos
Generales
para la Organización y
Conservación
de
los
Archivos
de
las
Dependencias y entidades
de
la
Administración
Pública.
(D.O.F 20 de Febrero del
2004)
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental
Disposiciones Generales
Artículo 1.
La presente Ley es de orden público.
Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso
de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la
Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía
legal, y cualquier otra entidad federal.
Capítulo I, TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES COMUNES PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS
Martes 11 de Junio de 2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION
Reglamento Interior del
Instituto Federal de Acceso a la
Información Pública
Gubernamental
Artículo 1.
El presente Reglamento tiene por objeto establecer la estructura y
regular el funcionamiento y operación del Instituto Federal de
Acceso a la Información Pública.
Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y
entidades de la Administración Pública.
• Primero.
Los presentes Lineamientos establecen los criterios de
organización y conservación de la documentación contenida en los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros
y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la
información contenida en los mismos.
ACUERDO por el que se emite el:
“Manual Administrativo de Aplicación General en
Materia de Transparencia y de Archivos”.
• ARTICULO PRIMERO.-
El presente Acuerdo tiene por objeto dictar la política, así como las
disposiciones y acciones en materia de transparencia, rendición de
cuentas y acceso a la información pública que las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General
de la República deberán observar con la finalidad de aprovechar bajo
criterios de eficiencia, simplificación y desarrollo administrativo, los
recursos y los procedimientos técnicos con que cuentan para mejorar la
gestión pública a su cargo, así como la atención a los particulares.
ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las
disposiciones del diverso por el que se emitió el:
“ Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de
Transparencia”.
• El presente Manual tiene como finalidad establecer procedimientos
específicos para la clasificación, organización, seguimiento, uso,
localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y
destino final de los documentos de archivo que se generen,
obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio
en sus archivos.
DOF 27 de Julio de 2011
Ley Federal de Archivos
Artículo 1.
• El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y
conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos
constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como
establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación,
las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la
conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el
resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social,
técnica, científica o cultural.
D.O.F. 23 de Enero de 2012
RESPONSABILIDADES
Y
SANCIONES
DE
ACUERDO CON LA LFTAIPG
Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
Serán causas de Responsabilidad Administrativa de los
servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones
establecidas en la LFTAIPG las siguientes:
I.
Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o
alterar, total o parcialmente y de manera indebida
información que se encuentre bajo su custodia, a la cual
tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo,
cargo o comisión;
II.
Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la
sustanciación de las solicitudes de acceso a la
información o en la difusión de la información a que
están obligados conforme a esta Ley;
Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
III. Negar intencionalmente información no clasificada como
reservada o no considerada confidencial conforme a esta Ley;
IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple
con las características señaladas en esta Ley. La sanción sólo
procederá cuando exista una resolución previa respecto del
criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité,
el Instituto, o las instancias equivalentes previstas en el
artículo 61;
V. Entregar información considerada como reservada o confidencial
conforme a lo dispuesto por esta Ley;
VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información
requerida en una solicitud de acceso, y
Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada
por los órganos a que se refiere la fracción IV anterior o el Poder
Judicial de la Federación.
La responsabilidad a que se refiere este Articulo o cualquiera otra
derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en
esta Ley, será sancionada en los términos de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las
conductas previstas en las fracciones I a VI de este Articulo, serán
consideradas como graves para efectos de su sanción
administrativa.
MODULO 2
CLASIFICACION DE LA
INFORMACIÓN
Objetivo Particular:
• Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de clasificación de
la información.
• Aplicar y elaborar las leyendas y caratulas para identificar la información
clasificada.
TIPOS DE INFORMACION
PÚBLICA
Art. 7 LFTAIPG
PÚBLICA
(No tiene Leyenda)
Información
RESERVADA
Art. 13, 14 LFTAIPG
CLASIFICADA
Leyenda
CONFIDENCIAL
Art. 18,19 LFTAIPG
CRITERIOS DE CLASIFICACION:
• RESERVADO
• CONFIDENCIAL
INFORMACIÓN PÚBLICA
Es aquella que tiene relación con el uso y
destino de los recursos públicos.
INFORMACIÓN PÚBLICA
 Información generada o administrada por la dependencia:
o Trámites Administrativos.
o Estadísticas diversas.
o Resultados de encuestas.
 Oficios generados por la Dependencia.
( siempre que no existan datos clasificados: reservados o
confidenciales).
 Remuneraciones:
o Sueldos de los servidores públicos.
o Prestaciones de servidores públicos.
 Programas de Subsidio:
o Información sobre la planeación y programación de la
dependencia.
o Ejercicio Presupuestal.
o Padrón de Beneficiarios de programas de becas y estímulos.
o Resultados, indicadores de impacto, informes, evaluaciones.
o Gasto Operativos, Administrativos y de Representación.
NO SE COLOCA
LEYENDA POR
SER DOCUMENTO
PUBLICO
D. O. F. 18 DE
AGOSTO DE 2003
Información Clasificada
• La política, las acciones y procedimientos en materia
de transparencia no implicarán la difusión de
documentos o expedientes específicos que
contengan información clasificada como reservada o
confidencial en términos de las disposiciones
jurídicas aplicables.
ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que
se emitió el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia.
DOF 27 Julio 2011.
INFORMACIÓN RESERVADA
Aquella información que se encuentra temporalmente
restringida al usuario por considerar que su divulgación
traería un daño presente, probable y especifico.
La que protege el interés de particulares y aquellas
cuestiones que son fundamentales para la existencia y
permanencia del Estado mismo.
INFORMACIÓN RESERVADA
 Las averiguaciones previas.
Se considera como tal la información resultante de la etapa durante la cual el
Ministerio Público realiza todas aquellas actuaciones y diligencias necesarias
para conocer la verdad histórica de un hecho posible constitutivo de
delito, a efecto de ejercitar o no la acción penal.
 Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos
seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado (fallo, laudo o
sentencia).
 Procedimiento de responsabilidad de los servidores públicos en tanto no
se hayan resuelto.
 Opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del
proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea
adoptada la decisión definitiva.
 La que por disposición expresa de una Ley sea considerada reservada,
comercial reservada o gubernamental reservada.
 Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro
considerado como tal por una disposición legal
INFORMACIÓN RESERVADA
Existen otros supuestos de información clasificada como reservada,
establecidos en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG:
 Seguridad nacional, seguridad pública o defensa nacional.
 Conducción de negociaciones internacionales.
 Estabilidad financiera, económica o monetaria del país.
 Actividades de verificación del cumplimiento de las leyes,
prevención o persecución de delitos, entre otros.
LEYENDAS DE CLASIFICACIÓN:
RESERVADA
FECHA DE CLASIFICACIÓN: 30 DE JULIO DE 2012.
UNIDAD RESPONSABLE: DPTO. DE DOC Y ARCHIVO.
CARÁCTER: RESERVADO.
PERIODO DE RESERVA: 3 AÑOS.
FUNDAMENTO LEGAL: ART. 14 FRACC.V. DE LA LFTAIPG.
PARTES CLASIFICADAS: TODO EL DOCUMENTO.
FECHA DE DESCLASIFICACION: AÑO 2015.
1. SE CLASIFICA COMO RESERVADO POR UN TIEMPO DETERMINADO
2. SE DESCLASIFICA
SI EL ASUNTO YA CONCLUYÓ
O EL PERÍODO DE RESERVA SE CUMPLIÓ
3. QUEDANDO EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE COMO PÚBLICO POR
EL MISMO PERIODO DE TIEMPO DE
CLASIFICÓ
RESERVA EN EL ÁREA QUE
PERIODOS DE RESERVA
(1er PERÍODO DE RESERVA)
RESERVADO
DE 1 HASTA 12 AÑOS
DESCLASIFICADO
Concluyó el tiempo,
pero el asunto aún NO
=
AMPLIACION DE LA RESERVA (2do PERÍODO DE RESERVA)
1 HASTA 12 AÑOS
RESERVADO
DESCLASIFICADO
=
DE
PÚBLICO
Se guarda en el
área como…
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA
LA CLASIFICACIÓN Y
DESCLASIFICACIÓN
DE LA INFOMACION
D. O. F. 18 DE
AGOSTO DE 2003
LEY FEDERAL DE
TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA
INFORMACIÓN
PÚBLICA
GUBERNAMENTAL
D. O. F. 11 DE
JUNIO DE 2002
Índices de expedientes Clasificados como Reservados
Artículo 17.
• Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por
rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como
reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad administrativa
que generó la información, la fecha de la clasificación, su
fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los
documentos que se reservan. En ningún caso el índice será
considerado como información reservada.
• El titular de cada dependencia o entidad deberá adoptar las
medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los
expedientes clasificados.
• En todo momento, el IFAI tendrá acceso a la información reservada
o confidencial para determinar su debida clasificación,
desclasificación o la procedencia de otorgar su acceso.
Información Confidencial
RELATIVA A DATOS PERSONALES.
La información concerniente a una persona física, identificada o identificable

















Origen étnico o racial.
Características físicas.
Características morales.
Características emocionales.
Vida afectiva.
Vida familiar.
Domicilio particular.
Número telefónico particular.
Patrimonio.
Ideología.
Opinión Política.
Creencia o convicción religiosa.
Creencia o convicción filosófica.
Estado de salud física.
Estado de salud mental.
Preferencia sexual.
Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.
•
La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos
obligados:
En este supuesto se deberán señalar los documentos que contengan
información confidencial, siempre que tengan el derecho de clasificar
la información, de conformidad con las disposiciones aplicables.
La relativa al patrimonio de una persona moral.
 La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable,
jurídico, administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil
para un competidor.
Por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del
titular, sobre su proceso de toma de decisiones o información que
pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los órganos de
administración, política de dividendos y sus modificaciones o actas de
asamblea.
LEYENDA DE CLASIFICACIÓN:
CONFIDENCIAL
FECHA DE CLASIFICACION: 30 DE JULIO DE 2012
UNIDAD RESPONSABLE: DRMYS DEL IPN.
CARÁCTER: CONFIDENCIAL
PARTES CLASIFICADA: RFC.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 3, Fracción II, Articulo 18, Fracción, II y
21 de la LFTAIPG, Lineamiento 32º, Fracción
XVII
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA
LA CLASIFICACIÓN Y
DESCLASIFICACIÓN
DE LA INFOMACION
D. O. F. 18 DE
AGOSTO DE 2003
LEY FEDERAL DE
TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA
INFORMACIÓN
PÚBLICA
GUBERNAMENTAL
D. O. F. 11 DE
JUNIO DE 2002
REQUISITOS DEL LINEAMIENTO
CUADRAGÉSIMO
DOCUMENTO O EXPEDIENTE
CLASIFICADO
INDICAR EL TEMA GENÉRICO DEL EXPEDIENTE A
CLASIFICAR.
FECHA DE CLASIFICACIÓN
DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE REALIZA LA
CLASIFICACIÓN
UNIDAD RESPONSABLE
INDICAR EL NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE
QUE REALIZA LA CLASIFICACIÓN.
CARÁCTER
CONFIDENCIAL Y RESERVADO
FUNDAMENTO LEGAL
INDICAR PÁRRAFO, INCISO, FRACCIÓN, ARTÍCULO,
LEY U ORDENAMIENTO EN LOS CUALES SE
SUSTENTA LA CLASIFICACIÓN
PARTES O SECCIONES
CLASIFICADAS
INDICAR PARTES O PÁGINAS DEL DOCUMENTO QUE
SE CLASIFICAN COMO CONFIDENCIALES Y COMO
RESERVADAS
PERIODO DE RESERVA
SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE AÑOS POR LOS QUE
SE MANTENDRÁ EL DOCUMENTO, EXPEDIENTE O
PARTE DEL MISMO RESERVADO.
AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE
RESERVA
ÚNICAMENTE SE UTILIZARÁ ESTE APARTADO
CUANDO SE HAYA SOLICITADO LA AMPLIACIÓN DEL
PERIODO DE RESERVA ORIGINALMENTE
ESTABLECIDO, DEBIÉNDOSE ANOTAR EL NÚMERO
DE AÑOS POR LOS CUALES SE AMPLIA LA RESERVA
FIRMA DEL TITULAR DE LA
UNIDAD RESPONSABLE
FIRMA AUTÓGRAFA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE
CLASIFICA LA INFORMACIÓN
FECHA DE DESCLASIFICACIÓN
INDICAR LA FECHA EN LA QUE VENCE EL PERIODO
DE CLASIFICACIÓN, O BIEN, CUANDO SE EXTINGUE
EL SUPUESTO POR EL CUAL SE CLASIFICÓ EL
DOCUMENTO
RÚBRICA Y CARGO DEL
SERVIDOR PÚBLICO QUE
DESCLASIFICA
FIRMA AUTÓGRAFA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE
DESCLASIFICA LA INFORMACIÓN. (UNA VEZ QUE
HAYA VENCIDO EL PERIODO DE CLASIFICACIÓN)
CARÁTULA DE
INFORMACIÓN
CLASIFICADA
COMO
RESERVADA Y
CONFIDENCIAL
DATOS A LLENAR POR LA UNIDAD RESPONSABLE
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
 Leyenda que se coloca en los Oficios Clasificados.
 Carátulas para Expedientes con Información Clasificada:
 Reservada
 Confidencial
 Índices de Expedientes Reservados
AUTORIDADES DE TRANSPARENCIA
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
Comité de
Información(CI)
Unidad de Enlace(UE)
Solicitante de
Información
Gubernamental
Clasificación de
la Información de Acuerdo
con la LFTAIPG
Art. 7,13,14,18,19
Unidades
Politécnicas
Coordinación de Archivos
Organización de Archivos
(Clasificación Archivística
de Acuerdo con el Catalogo SADI)
Archivos
Trámite,
Concentración e Histórico
PROCESO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
2°
UNIDAD DE ENLACE
SOLICITUD DE INF.
infomex
1°
RECEPCIÓN – TURNA
LA SOLICITUD A LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
A LOS 2 DIAS HABILES
www.infomex.org.mx
MÓDULO BÁSICO
DE LA UNIDAD DE ENLACE(UE)
Solicitante de
Información
Gubernamental
3°
UNIDAD ADMINISTRATIVA
LOCALIZA Y ENVIA
LA INFORMACION
A LA UNIDAD DE ENLACE
UNIDAD DE ENLACE
6°
RECIBE – ANALIZAENTREGA
LA INFORMACIÒN
AL SOLICITANTE
5°
ENTREGA
VERSIONES
PUBLICAS
D.O.F.
16-Abril-2006
4°
MODULO 3
ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS
Objetivo Particular:
• Conocer el estado de la infraestructura física de los archivos.
• El estado de organización y conservación de expedientes.
• Identificar los sistemas utilizados para la gestión de los archivos
¿Por que Organizar los Archivos?
• La Ley Federal de Transparencia propició e impulsó la regulación de
los archivos, en virtud del papel protagónico que tienen como
fuentes primarias de la información y a que conservan y resguardan
los documentos que prueban la existencia y el buen o mal
funcionamiento de las instituciones. Si no existieran los archivos,
simplemente no habría información, y por ende nada que probara o
sustentara la gestión de las instituciones, ni que proporcionar al
ciudadano.
• Por lo que la aportación será en la labor de la administración de
archivos y documentos, que permitirá re-encarar las tareas en el
manejo de archivos, contemplando, selección, descripción,
clasificación, ordenamiento y conservación de archivos y
documentos, de manera que el servicio de archivística sea de
calidad y aporte a la salud de la organización.
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir
o hacer cumplir la política, la voluntad de un gobierno,
como es expresada por las autoridades competentes.
Es pública porque comprende las actividades de una
sociedad sujeta a la dirección política, las cuales son
ejecutadas por las instituciones gubernamentales.
Es administración porque implica la coordinación de
esfuerzos y recursos, mediante los procesos
administrativos básicos de planeación, organización,
dirección y control.
Funciones Administrativas
PRINCIPALES
AUXILIARES
DIRECTIVAS
COLECTIVAS
SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía,
iglesia, instituciones: elecciones, información
ECONOMICAS moneda, crédito, comercio exterior,
precios, inversión, agricultura, industria, energéticos
SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo,
relaciones laborales, asistencia social,
EDUCATIVAS investigación científica,
educación general, para adultos, etc.
CULTURALES entretenimiento
SERVICIOS INTERNOS
ADMON. DE RECURSOS
HUMANOS, MATERIALES,
FINANCIEROS, DE SERVICIOS
JURÍDICOS O CONTENCIOSO
MANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA (Estudios y formulación de Programas)
ORGANIZACIÓN (Servicios)
CONTROL (Operaciones y Relaciones Públicas)
INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS
¿Que es la información?
• La información es el conocimiento que los hombres perciben
por medio de uno o más de sus sentidos.
• La información permanece intangible hasta que está
representada de una manera formal con datos. Cuando la
información está representada como datos en un documento
puede ser guardada, comunicada y usada.
DOCUMENTOS
• Los reportes, estudios, actas, resoluciones,
oficios, correspondencia, acuerdos, directrices,
circulares, contratos, convenios, instructivos,
notas, memorandos, estadísticas o bien,
cualquier otro registro que se inscriba o genere
en el ejercicio de las facultades o la actividad
de los sujetos obligados y sus servidores
públicos, sin importar su fuente o fecha de
elaboración. Los documentos podrán estar en
cualquier soporte, sea papel, casette, video,
electrónico, informático u holográfico.
Soporte de los documentos
• La mayoría de los documentos se sigue produciendo en papel,
pero se utilizan también otros soportes como acetato de celulosa
o poliéster, como en los rollos de microfilme, microfichas, discos
o cintas, películas o videos, cintas magnéticas y discos ópticos,
entre otros.
Organización de Archivos
Operaciones que hacen posible el acceso y control
documental de un archivo
Sistema de
Clasificación
Métodos de
Ordenación
SISTEMAS DE
CLASIFICACIÓN
Organización Administrativa
• Organización:
Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes
agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e
información.
• Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten
clasificar los expedientes de una manera uniforme.
Ejemplo: CATALOGO (Organización por series Documentales).
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA
Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas
y separar por diferencias.
Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos
estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que
dichos grupos queden integrados formando parte de una
estructura de un FONDO
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
• Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la
ordenación de los documentos.
• Estos métodos se pueden combinar para formar métodos
mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.
Métodos de Ordenación Documental
1, 2, 3, 4, 5, …
A, B, C, D, E, F, G, H,
I, J, K…………… … Z
1,1
1,2
ALFABETICO
NUMERICO
GENERAL
SIMPLE
ÁREA MÉDICA
1,3
NUMERICO
COMPUESTO
1978 DIC
LEGISLACIÓN
OBRA PÚBLICA
1979 ENE
ASUNTOS
O
PEDAGOGÍA
CRONOLOGICO
MATERIAS
SALA G
METODOS
SECCION H
TOPOGRAFICO
ESTANTE 2
NIVEL 3
CAJA 2
CONVENCIONALES
DECIMAL
GEOGRAFICO
111.0
AGUASCALIENTES
BAJA CALIFORNIA NORTE
CROMATICO
111.1
111.2
BAJA CALIFORNIA SUR
121.0
CAMPECHE
121.01
131.10
TIPOS
DE
ARCHIVO
¿Qué es un archivo?
• “Es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un
proceso natural por una persona o institución en el transcurso
de su gestión, respetando el orden en que fueron generados
para servir de testimonio y fuente de información a las
personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos
o para servir de fuente de la historia”.
• El término archivo se utiliza también para designar el depósito
de archivo o la institución archivística que custodia archivos.
Archivo de Trámite
Son todos aquellos que se
encuentran en las Unidades
administrativas,
contienen
documentos y/o expedientes
de asuntos que no han sido
resueltos y requieren de un
periodo de tiempo para su
conclusión o bien, cuya
consulta es constante. Tiene a
su cargo la recepción de
documentos,
clasificación,
catalogación y transferencia de
expedientes a los archivos de
concentración.
Obligaciones de los Responsables del
Archivo de Trámite
• Integrar los expedientes de archivo;
• Conservar la documentación que se encuentra activa y
aquella que ha sido clasificada como reservada o
confidencial;
• Coadyuvar con el área Coordinadora de archivos en la
elaboración del CATALOGO, Guía Simple de Archivos e
Inventario General;
• Valorar y seleccionar los documentos con el objeto de
realizar las transferencias primarias al archivo de
Concentración,
• Elaborar los Inventarios de transferencia primaria(proceso
de transferencia primaria).
Lineamiento 10°, Secc. II, Fracc. I a V.
Archivo de Concentración
Son aquellos que integran
expedientes en su etapa
semiactiva (asuntos ya en
conclusión con relativa
frecuencia de consulta),
debidamente ordenados y
en legajos; los cuales se
seleccionan bajo previo
cumplimiento de su plazo
precaucional, con el fin de
ser transferidos al archivo
histórico o en su caso se
procederá a su baja y/o
destrucción.
Archivo Histórico
El archivo histórico se
integra con los documentos
procedentes de los archivos
de Concentración o de otras
fuentes históricas, en el se
custodian la documentación
que por su carácter debe
conservarse indefinidamente.
Valor
informativo,
testimonial, evidencial, cuyo
objetivo mayor será la
difusión y control de la
documentación
que
da
nombre, forma, valor o
estructura a la dependencia.
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
FUNCIONES
Establecer de acuerdo con la normatividad vigente los criterios y
procedimientos que deben ser implementados por los archivos de
la Dependencia.
Administrar la información General de la Dependencia; así como la
referente a las series documentales que se manejan en los
archivos.
Diseñar, validar y adecuar sistemas electrónicos para el manejo de
los archivos de la Dependencia.
Elaborar reportes generales de consulta y control de los archivos.
Desincorporar e Incorporar Series Documentales.
Lineamientos Generales, Capitulo II De la Organización de
Archivos.
MODULO 4
INSTRUMENTOS DE
CONTROL Y CONSULTA
ARCHIVISTICA
Objetivo Particular:
• Capacitar a los participantes, en el manejo de los instrumentos de
consulta y en la aplicación de los instrumentos de control de archivos.
INSTRUMENTOS
DE
CONSULTA
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN
Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
D. O. F.: Viernes 20 de Febrero de 2004
Catalogo SADI
Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo
con base en las atribuciones y funciones sustantivas de cada
dependencia o entidad.
Se encuentra integrado por:
Fondo:
Conjunto de documentos producidos Orgánicamente por una
dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica .
Nombre de la Dependencia:
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL (IPN).
Catálogo SADI
Valores primarios
Es el Registro
general y
sistemático
que
Clasificación
Administrativa
Legal
Contable
Fiscal
CONFORME A LA LFTAIPG
Reservada
Confidencial
Vigencia documental
Tiempo de Guarda
ESTABLECE
Destino final
Baja
Archivo de Concentración
Archivo Histórico
SECCIÓN:
Grupo documental: Son los asuntos generales que maneja
una institución o dependencia en el desarrollo de sus
atribuciones.
Por asunto:
1C Legislación
2C Asuntos Jurídicos
3C. Programación, Organización y Presupuestación
4C Recursos Humanos,
etc.
SERIE:
División de una sección, que por consecuencia
han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro
común.
Por asuntos:
1C.5 Convenios y Tratados
2C.6 Asistencia, Consulta y Asesorías
3C.7 Disposiciones en materia de organización
4C.3
Expediente de personal, etc.)
SUB SERIE:
División de una serie, que por consecuencia han sido o pueden
ser clasificados bajo un rubro especifico. Inclusive esta puede
determinar el No. Consecutivo del Expediente.
Por asuntos:
1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA EDUCATIVA
1 ORGANIGRAMAS
2 MEMORIA INSTITUCIONAL
3 ESTRUCTURA EDUCATIVA
4 FECHAS DE CREACIÓN DE CENTROS, UNIDADES DE ENSEÑANZA E
INVESTIGACION
5 SELECCIÓN DE DIRECTOR (TERNA)
6 MANUAL DE IDENTIDAD IPN. - PRESIDENCIA
FONDO
SECCIÓN
VER
CATALOGO
SADI-CADIDO
FONDO
FONDO
DEPENDENCIA FEDERAL
Subseries
SECCION
S
U
B
S
E
R
I
E
S
F Ó R M U LA
C LA S I F I C A D O R A
Expediente
CLAVE PROGRAMATICA
DEL ÁREA
CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 1C Serie: 8 )
No. CONSECUTIVO
DEL EXPEDIENTE
LEGAJO
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
AÑO DE APERTURA DEL
EXPEDIENTE
Personal
CLAVE PROGRAMATICA
DEL ÁREA
SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 4C Serie: 3 )
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
AÑO DE INGRESO DEL TRABAJADOR
A LA DEPENDENCIA
No. DE EMPLEADO
Administrativo
EJEMPLO PARA ASIGNAR EL
NÚMERO CONSECUTIVO
La serie 8C.16 Administración y Servicios de Archivo, esta conformada por
las sub series.
* Acuses de Recibos,
* Notas Informativas,
* Comunicados,
* Formatos, etc.
Notas Informativas. Se abre expediente y se le asignará el No.
Consecutivo 01
8C.16 / 01
Acuses de Recibo. Se le asignará No. Consecutivo 02
8C.16 / 02
y otro más para Comunicados
8C.16 / 03
Disposición Documental
Establece los valores primarios de los documentos, los plazos de
conservación, la vigencia documental (tiempo de guarda), la
clasificación de reserva o confidencialidad, los valores secundarios
(históricos) y el destino final.
FONDO
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
INSTRUMENTOS
DE
CONTROL
INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES
Describe los Expedientes de un archivo
Inventario General
de Archivo de Tramite
Sirve como
Inventario de
Transferencia
Control de expedientes en el
archivo (Registro)
Se detecta rápidamente la
documentación que requiere
ser transferida
(periodo de vigencia
documental)
Inventario de Baja
Documental
Permite conocer la
documentación que causa baja
(período de vigencia
documental)
VER
INVEN
TARIO
PERÍODO DE TRÁMITE
2010
INVENTARIO
2011
2012, ETC.
El inventario se reporta por años.
Hay expedientes que por el asunto del que tratan no se cierra en ese
mismo año, continua aún activo.
• Físicamente en el archivero se
EJEMPLO:
manejará de la siguiente manera:
Documentación
del 2012
2010 que sigue
activo en 2012
Documentación
del 2011
Se colocarán en la parte frontal los expedientes de años anteriores que siguen
activos y posteriormente se empezaría con todos los expedientes del año corriente.
En el llenado del Inventario, el Expediente que viene activo de
años anteriores se manifiesta al principio del reporte de la serie
que le corresponde.
Ejemplo:
Periodo de Trámite
No.
Secuencial
Clasificador
Descripción del asunto del
Expediente
Clasificación de la Información
Original Copia
Inicio
Acuse
Vigencia
Documental
Termino
1
Q0A000/8C.16/01(I-X)
Notas de Trabajo
2010
------
X
2
Q0A000/8C.16/01
Acuses de Recibo
2012
2012
X
X
2 años
3
Q0A000/8C.16/02
Copias de Conocimiento
2012
2012
X
2 años
Reservada
(Indicar periodo
de reserva)
Confidencial
2 años
Al manifestar lo correspondiente al 2012, podrá utilizarse el
consecutivo normalmente y no afecta lo manifestado en 2010.
Otro ejemplo:
Periodo de Trámite
No.
Secuencial
Clasificador
Descripción del asunto del
Expediente
Clasificación de la Información
Original Copia
Inicio
Termino
Acuse
X
Vigencia
Documental
1
Q0A000/8C.16/06(I-III)
Notas Informativas
2010
------
X
2 años
2
Q0A000/8C.16/01
Acuses de Recibo
2012
2011
X
2 años
3
Q0A000/8C.16/02
Copias de Conocimiento
2012
2011
X
2 años
Reservada
(Indicar periodo
de reserva)
Confidencial
Lo que diferencia a los dos expedientes del siguiente ejemplo
Q0A000/1C.8/03 es el año del expediente.
Se elabora un formato de inventario por cada SERIE documental por año.
GUÍA SIMPLE
Instrumento de descripción de las Series
Documentales de los archivos de una dependencia o
entidad,
que
indica
sus
características
fundamentales conforma al Catalogo.
Es necesario contar
con el Organigrama de
la Institución
También tener a la mano
El Catalogo
VER
GUIA SIMPLE
MODULO 5
Proceso de Transferencia Primaria
Objetivo Particular:
• Identificar el proceso de transferencia primaria de los documentos del
Archivo de Tramite al Archivo de Concentración, y requisitar los
formatos oficiales para este proceso.
Transferencia Primaria
• Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a
disposición del Archivo de Concentración la
documentación que por razones de tiempo han
cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de
acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental.
• Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por
escrito a la Coordinación de Archivos del IPN.
FORMATO DE CAJA
VER
FORMATO
Expurgo
• Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles
dentro de un expediente determinado, durante su
formación, previo a su transferencia al archivo de
concentración.
• Esta acción debe realizarse con la conciencia de su
delicadeza y trascendencia, sujetándose a las normas y
principios vigentes en la institución en materia de
disposición documental.
GUIA PARA LA ELABORACION DEL
ACTA DE ENTREGA-RECEPCION
V.- RECURSOS MATERIALES.
8.- Archivos.
Se entrega en este acto la relación de los expedientes
y demás documentación que integran los archivos de
la Unidad Administrativa, debidamente clasificada en
términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Información Pública Gubernamental, señalando
los casos en los que la información contenida en los
mismos se encuentra incompleta,
conforme al Anexo 28 (104).
• En caso de que el Titular de la Unidad Administrativa en la que se
realice la entrega y recepción funja como Titular de la Unidad de Enlace,
en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, se deberá señalar lo siguiente:
“Se entrega en este acto la relación de los expedientes, carpetas y
demás documentación que integran los archivos de la Unidad de
Enlace y, en su caso, del Comité de Información, debidamente
clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental, conforme al Anexo (105).”
MODULO 6
DIGITALIZACION
DE
DOCUMENTOS
Objetivo Particular:
• Análisis sobre la importancia de Digitalizar los documentos; identificar y contar
con un sistema para la búsqueda, organización y clasificación de la
documentación generada o recibida por la Dependencia.
¿Que es la digitalización de documentos?
• La digitalización de documentos es el mecanismo más
sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y
consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de
imágenes digitales.
• Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos
internos de cualquier computadora personal, en arreglos de
discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos
en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en
óptimas condiciones
Conviene saber que:
El concepto de la oficina sin papel revoluciona el manejo documental
de las organizaciones, sustituye el uso del papel por imágenes
digitales, con grandes beneficios como la reducción de áreas de
archivo físico, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la
consulta documental, entre otros.
• Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado
de 80 m2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s.
• El costo de una fotocopia es similar al de un
imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a
ninguna
aplicación,
en
tanto
que
la
imagen
digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado.
• Un documento
original
solo
puede
ser visto
por una persona
a
la
vez,
en
tanto
que
una
imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea
por cualquier cantidad de usuarios.
Beneficios de la digitalización de documentos
•
•
•
•
CONSULTA DOCUMENTAL
Gran eficiencia en la consulta de
documentos y expedientes.
Consultas
simultáneas
de
documentos digitales por una gran
cantidad de usuarios.
Incremento en la productividad del
personal.
Las imágenes digitales pueden
incorporarse a cualquier documento
electrónico, sistemas y aplicaciones
diversas o bases de datos, a diferencia
del papel.
CAMBIO CULTURAL
 Se elimina la cultura de las fotocopias y
los archivos personales dentro del
escritorio.
 Se comparten los documentos digitales
a través de la red o de CD´s, NO A
TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.
 Se modifica el paradigma que decía que
para tener información hay que atesorar
papel.
S
A
D
I
ARCHIVO FÍSICO
 Reducción de las áreas de
archivo físico y ahorros
monetarios.
 Reducción de riesgos por
pérdida de documentos.
 Ahorros en papel, tonners,
copiadoras,
impresoras,
mobiliario de archivos, etc.
 A diferencia del papel, las
imágenes digitales no pierden
nitidez,
ni
se
dañan
gradualmente con el paso
del tiempo.
SEGURIDAD
 Acceso mediante clave personal
con contraseña secreta.
 Seguridad a nivel documento: los
usuarios solo pueden ver los
documentos para los que están
autorizados .
Búsqueda de Información en el SADI
Captura de Expedientes
Documento digitalizado en el SADI
La Coordinación de Archivos, y el Departamento
de Documentación y Archivo del IPN.
AGRADECE SU ATENCIÓN