Transcript 第三章 - Loxa 教育網

第三章書信
課程：文書實務與應用
教師：黃湃翔老師
第
一 節 書信概說
 第 二 節 書信的種類與結構
 第 三 節 書信的撰寫與原則
 第 四 節 書信的款式與用語
 第 五 節 書信範例
 應用練習
為什麼要學習書信?
 書信有其種類與結構，每類的結構及寫作格
式又不盡相同，若未具備此種知識，將格式
弄錯，不僅失禮亦會貽笑大方，不可不慎。
要如何學習並撰寫書信?
 所謂「萬事起頭難」，書信要能下筆成章得
體，唯賴多加練習，瞭解書信的基本格式，
謹慎用詞，多閱讀書信佳作，揣摩其意及表
達方式，必能精進。
一、書信概說
人類表達情感的工具有二種:一是語言，一
是文字。面對面，當然是可以用語言溝通情
意;距離遠了，就非要用文字不可。
 將所要說的話，用筆記錄下來，這就是書的
意思，也就是《文心雕龍》所說的：「書者，
舒也。舒布其言，陳之簡牘。」

書信起源
 「書」為文字形式，「信」則為口語形
式。後因二者在功能性質上的接近，遂
成為同義復詞，合稱之為「書信」，最
早見於《晉書‧陸機傳》。
 早可考書信為尚書君奭篇「周公致召公」
書。
書信名稱

書信的名稱分為下列:
1. 尺簡、華箋→簡、箋都是竹簡。
2. 尺牘、札(ㄓㄚˊ)書牒牘→牘、札、牒都是木版。
3. 手筆、華翰→筆、翰都是毛筆。
4. 來函、玉函→函就是信封。
5. 書啟、啟事→啟是打開的意思。
書信特點
 有一定的對象
 有一定的目的
 有一定的格式
二、書信的種類與結構

書信種類
 一般書信與專用書信兩大類，依發信人與收信
人的關係，通常分為對長輩、平輩與晚輩三種；
在對事方面，則依發信目的，分為致意問候、
往來應酬、專門用途、切磋議論等數種。

書信的結構
 書信是用來替代當面晤談，因而其結構與當面
晤談的程序並無不同，現代書信的結構，可分
為三大部分，即開頭、正文、結尾。
2.1常見書信種類

(一)推薦函
 推薦函的撰寫，應據實陳述被推薦對象的基本資
料和推薦理由，切勿誇大優點，掩飾缺點，以免
誤導對方，損人害己。

(二)求職信
 首先是要謙沖自牧，又要避免妄自菲薄，其次是
遣詞中表現誠懇真摯的態度，並恰如其分地表達
自己對工作的願望。

(三)存證信函
 存證信函乃為透過郵局來證明發信日及其內容為
目的的一種證明函件，以達到證據保存與告知責
任以避免時效消滅的一種文書。
2.2書信的結構
 開頭
完整的稱謂，包括修飾語、名號、稱呼及提稱語
四個部份，例如「敬愛父親大人膝下：」。提稱
語與稱謂有密切的關係，必須依一般慣例正確使
用，才不致貽笑大方。
 正文
正文為書信的主旨所在，發信人的目的即意圖全
在於此，應以誠懇的語氣，簡明通達的述敘，使
對方能輕易而正確地了解內容。
2.2書信的結構_cont.

結尾
 結尾應酬語、敬辭與問候語。
 自稱：這是發信人對收信人的自稱，比如對祖父母自稱




「孫」。
署名：這是發信人代表自己的簽署。
名下敬辭：署名之下，要有表示禮敬告白的敬辭。
寫信時間：寫信的月日時間通常以縮小字體寫在署名下
敬辭的下方，如為橫式則寫在署名下敬辭的右方。
補述語：補述是補充正文的遺漏及不足時的例外使用，
通常須另起一行且冠以「附」、「再」、「及」等…
信
箋
結
構
信箋結構
後
文
正
文
前
文
九 八 七
六
五
四 三 二 一
補 下自
自
敬稱
稱
辭、
、
、署
署
時名
名
、
述 間、
署
署
名
名
結
尾
應
酬
語
信
箋
主
體
開
頭
應
酬
語
下
的
結
尾
敬
辭
啟 提 稱
事 稱 謂
敬 語
辭
三、書信的撰寫與原則

態度宜誠懇真摯
 書信既為替代晤談的一種陳述方式，則見信如見人，書
信中的格式與遣詞，應表現出高度的禮貌與真誠。

款式用語應適度合宜
 現代書信格式較為簡單，古體書信則繁複陳舊。

行文宜條理分明、層次井然、簡明扼要
 書信的正文為該信件的主體所在，陳述時應力求簡明扼
要、條理井然，避免拖泥帶水，雜亂無章。
3.1撰寫書信應注意事項

(一) 開頭
 開頭是指信菚第一行「稱謂」的地方，是書信內文的開
始處。

(二)抬頭
 信中的「抬頭」，其作用在於表達敬意。平抬是將要抬
頭的字，另起一行頂格寫起，與其他各行高度齊平，挪
抬則是把要抬頭的字在原行空一格書寫。

(三)行款
 書信的行款首先應注意書面的平衡悅目，避免因行款安
排不當致令邊緣參差不齊，影響書面的整齊。
3.1撰寫書信注意事項_cont.

(三) 稱謂
 自稱：
 縮小側寫
 尊親屬要加「家」
 幼輩時要加「舍」
 兒孫、店號時要加「小」
 自己師友及處所時要加「敝」
 以亡故的尊親屬時要加「先」
 亡故的卑親屬要加「亡」
 自己的父母子女要加「愚」
 稱人：請參考課本。
4.1書信的款式
 信菚、
 信封、
 明信片
4.1.1信菚
 信菚的選用：無論橫式或直式信菚，均以白
色系為宜。
 筆跡墨色：以藍、黑色為宜，字體以明白美
觀為佳。
 信菚的摺疊，宜將有字的一面朝外，按次序
疊放，並以最容易攤開的方式直向左右對摺。
4.1.2信封
 信封無論直式或橫式，以白色系最為素雅大
方。
 信封上的字體，一方面供郵差投遞辨識之用，
一方面又書寫收信人姓名稱謂，為避免字跡
無法辨識而導致誤投，或字跡潦草致收信人
感到不適。
直式標準信封
右路最上方寫明郵遞區號，其下則大約空兩格，於
本路的中線書寫收信人地址或處所，應注意本欄第
一個字應低於中路收信人第一個字的高度，已表示
對收信人的尊重。
 信封的中路則書寫收信人的姓名、稱謂及啟封辭，
切勿將頭銜縮小側寫，而反將名字放大，如此將十
分失禮。
 信封的左路，書寫發信人的地址、處所、姓名及郵
遞區號

824
仁
愛
路
88
號
王
緘
基
隆
市
仁
愛
區
朱
元
祥
校
長
鈞
啟
樹
德
科
技
大
學
╳校
敬
長
室
高
雄
縣
燕
巢
鄉
橫
啟 山
路
59
號
824
朱
校
長元
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仁
愛
路
88
號
基
隆
市
仁
愛
區
鈞
啟
樹
德
科
技
大
學
校
長
室
高
雄
縣
燕
巢
鄉
橫
山
路
59
號
王
緘
資料來源曾議漢老師
橫式信封
 上路從左上角開始為發信人的郵遞區號、地
址處所及緘封辭，下路則從信封的下半部約
二分之一的位置開始寫起。
橫式直寫範例
橫式橫寫
橫式橫寫是維持西式信封的寫法，是所有文字，
一律橫書。
現代西式信封
寄信人資料
郵
票
1.郵遞區號
2.地址
3.姓名 (緘)
收信人資料
1.郵遞區號
2.地址
3.姓名 (收)
資料來源曾議漢老師
現代西式範例
106
台北市大安區金山南路二段14號
粉紅龍 緘
807
高雄市三民區中華路45號
YOYO龍 先生收
郵
票
轉交信

轉交信
由於不知道受信人的地址，
因而由第三者轉交的信。
 對長輩：請轉呈、煩轉呈
 對平輩：請轉交、煩轉交
 對晚輩：請擲交、煩擲交
託帶信
 託帶信－
是拜託別人轉交的信。託帶信和轉交
信不同的是：轉交信多半是郵寄給轉
交人，在交給受信人；託帶信則是親
自交給託帶人，再由託帶人親自交給
受信人。
託帶信實例
一般託帶信封
加託帶人的託帶信封
專送信封
4.1.3明信片
 明信片的正面，其結構信封相同，然明信片
因屬開放型式，無封口，固中路亦不用啟封
辭，而僅用「收」。
補充
 起首
 挪抬
 側書
 郵遞信
 電子郵件
起首
 在用紙方面：
朱絲信箋，起首的地方就在天線的下方。
全素信箋，就要預留天、地、左、右的空間，大
小要和朱絲信箋相同。
 講究書信的抬頭，在起首就要預留抬頭的空
間可用:
1.平抬 2.單抬 3.雙抬 4.三抬
挪抬

挪抬是所有抬頭中最普通的一種抬頭，一般是對受
信人的晚輩或者事、物，是用這一種抬頭。信箋的
抬頭還有一些習慣要注意的：
1.人重於物
2.人重於己
3.抬人不抬己
4.行底不成抬
5.單字不成行
6.忌行行吊腳
側書
 側書就是字體寫小一些，同時寫偏右一些，
側書的目的有二個：
1.表示自己的謙遜
2.表示對對方恭敬的避諱
郵遞信
 中式信函依送遞方式的不同，可分為「郵遞
信」、「轉交信」、「託帶信」三種。
 郵遞信
受信人的姓名、稱謂、職稱
 啟封詞
電子郵件
 及時對話色彩，不講究文字錘鍊
電子郵件透過網路及時、快速地往來，相較傳統
的書信﹐更富有對話的色彩
 因應電腦螢幕閱讀的撰寫格式
撰寫電子郵件注意事項
 撰寫醒目且具體的標題
 避免使用情緒象徵符號
嚴肅或正式的電子郵件顯得輕浮，不適宜大量使
用此類符號
 遵守網路使用禮貌
電子郵件如果有「ｃｃ」顯示哪些人收到副本
(carbon copy)，盡量不要提及任何隱私
Email書寫範例
資料來源：技職體系中文寫作能力實施網站
練習
 你想報考〈家裡蹲大學〉兩性關係研究所，
請老師幫你寫一封考研究所需要的推薦函。
 怎麼「說」？
 怎麼「寫」？
資料來源曾議漢老師
書信結構
文前
正文
文後
稱謂
雅夫老師
提稱語
函丈
啟事敬辭
（敬啟者）
開頭應酬語
時間過得…近來可好？
正文
學生離開…到府上拜謝。
結尾應酬語
講課之餘…珍重身體。
結尾敬辭
敬請 道安
自稱、署名
學生陳水扁敬上
日期
九月十二日
補述
師母前敬請…
補
述
日
期
結
尾
敬
辭
吳
小
珍
同
學
囑
筆
請
安
道
安
側
書
學
生
九
月
十
日
陳
小
扁
敬
上
署
名
署
名
下
敬
辭
頂
格
空
二
格
頂
格
氣俯教近一老
雅 稱
多允師來直師
夫 謂
敬 變惠推報為近時 老 提
請 ，賜薦考準來間 師 稱
還撰函日備可飛 函 語
結 請函乙期研好
逝 丈
尾
，份將究？， ：
應
酬 多至。屆所 學
生 轉
語
多為懇，考畢眼
開
空
側
保感
請
需
試
業又 書 頭
一
應
重激
要而以是
格
酬
身。老任努來一
語
體天師課力，年
。
。 。資料來源曾議漢老師