Transcript rev_02_09 - Comex FATEC

FATEC - Itapetininga
Sistemas de Informação aplicados
ao Comércio Exterior
- Revisão Geral
Prof. Eng.Marcus Vinicius Branco de Souza, M.Sc.
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Agenda

Conceitos Básicos:




Teoria Geral de Sistemas e Abordagem
Sistêmica



Teoria Geral de Sistemas
Teoria da Informação
A importância da TGSI para entendimento dos
processos
Características/Tipos de Sistemas
Os Arquétipos de Sistema
Visão Sistêmica das Organizações

Entendendo as informações
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Agenda


Classificação

Operativas / Gerenciais
Características:

Relevantes / Comparativas.
Características de Valor:

Precisão, Completude, Confiabilidade,
Verificável, Acessível, Segura, Objetiva e
Atualizada.
Funções Empresariais
O novo ambiente da informação
A importância da informação





O Processo decisório/Informação relevante
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Agenda

Discutindo um Método de Gestão


Valores/Missão/Visão
Objetivos Organizacionais, como estabelecer
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


Teoria Geral de Sistemas(TGS):
Karl Ludwig von Bertalanffy (Viena, 19 de
setembro de 1901 — Buffalo, Nova
Iorque, 12 de Junho de 1972) foi o
criador da Teoria geral dos sistemas.
Surgiu com os trabalhos do biólogo
austríaco Ludwig von Bertalanffy,
publicados entre 1950 e 1968.
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



Teoria Geral de Sistemas(TGS):
Conceito:
Sistema é um conjunto de partes
coordenadas, formando um todo
complexo ou unitário.
O Sistema é um conjunto de partes
interagentes e interdependentes que,
conjuntamente, formam um todo unitário
com determinado objetivo e efetuam
determinada função (OLIVEIRA, 2002, p.
35).
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

Teoria da Informação:
Claude Elwood Shannon (Petoskey,
Michigan, EUA, 30 de Abril de 1916 Medford, EUA, 24 de Fevereiro de 2001)
foi um engenheiro eletricista e
matemático estadunidense, considerado
o fundador da teoria da informação.
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

Teoria da Informação:
Shannon desenvolve a teoria da
informação e transmissão de sinais
digitais, baseados em seqüências de
zeros e uns. É aí que define "o problema
fundamental da comunicação como o de
reproduzir num local, de forma
aproximada ou exata, uma mensagem
selecionada noutro local".
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

Somando os conceitos:
Teoria Geral dos Sistemas e da
Informação
Sistemas de Informação.


Sistemas de informação são aqueles que, de
maneira genérica, objetivam a realização de
processos de comunicação.
Conjunto de processos/rotinas com o objetivo
de fornecer a informação.
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

Um Sistema de Informação (SI) é um
sistema cujo elemento principal é a
informação. Seu objetivo é armazenar,
tratar e fornecer informações de tal modo
a apoiar as funções ou processos de uma
organização.
Todo e qualquer Sistema de Informação
tem como objetivo fornecer informação
para apoiar uma decisão.
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


SI é composto de um sub-sistema social e
de um sub-sistema automatizado.
O primeiro inclui as pessoas, processos,
informações e documentos.
O segundo consiste dos meios
automatizados (máquinas,
computadores, redes de comunicação)
que interligam os elementos do subsistema social.
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
A troca de informações entre a tecnologia
e a organização é mediada e controlada
por algo: aí é que entram os Sistemas de
Informação !
Tecnologia
da
Informação

Informação Organização
Ponte ou canal por onde passam as informações
é o Sistema de Informação.
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Teoria Geral de Sistemas e
Abordagem Sistêmica


Diferentes áreas do conhecimento –
problemas similares – soluções similares.
Daí surge a Teoria Geral dos Sistemas





Sistema: conjunto de elementos inter-relacionados com
um objetivo comum.
Todas as áreas do conhecimento possuem sistemas.
Sistemas possuem características e leis
independentemente da área onde se encontram.
Ex: carro, corpo humano, computador, uma empresa
Contra - exemplo: Grupo de pessoas caminhando na
rua(pois não possuem objetivo comum)
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Características de Sistemas

a)
b)
c)
d)
Todo sistema deve possuir 4
características básicas:
elementos
relações entre elementos
objetivo comum
meio-ambiente
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Tipos de Sistemas
a) concretos X abstratos
Sistemas concretos existem fisicamente;
abstratos, são modelos ou representações
do mundo físico
b) naturais X artificiais
Sistemas naturais existem na natureza e
artificiais foram criados ou inventados pelo
Homem.
c) abertos X fechados
Sistemas abertos realizam trocas com o
meio-ambiente; sistemas fechados, não.
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Leis Universais dos Sistemas

Os Arquétipos de Sistema

Padrão, exemplar, modelo, protótipo.
(Dicionário
Aurélio)


10 Arquétipos para todos os fenômenos
sistêmicos!
A proposta de Daniel H. Kim* e Peter M.
Senge* é ter um modelo para todos os
fenômenos *
.
The Fifth Discipline - Peter M. Senge, Systems Archetypes I - Daniel H. Kim
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Leis Universais dos Sistemas

Os Arquétipos de Sistema
1- Balanceamento
a) Ciclos de “feed-back” negativo, que negam as mudanças
gerando estabilidade.(termostato)
b) Ciclos de “feed-back” positivo, que amplificam as
mudanças.(Poupança)
2- Balanceamento com Demora - BCD
No chuveiro, abrimos a torneira para tomar um banho quente
e recebemos água fria. Imediatamente fechamos um
pouco a torneira e a água fica demasiado quente.
3 - Desgaste de Objetivos - DDO
Uma empresa começa a atrasar as entregas aos clientes e, em
vez de aumentar a produção ou reduzir as vendas,
aumenta os prazos de entrega.
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Leis Universais dos Sistemas

Os Arquétipos de Sistema
4 - Escalada - E
Guerras publicitárias, ou entre gangues, ou entre países, como
no caso dos Estados Unidos e da União Soviética.
Separação matrimonial.
5 - Soluções que falham - SQF
Pessoas ou organizações contraem empréstimos para pagar
juros de outros empréstimos, aumentando o problema.
6 - Crescimento com Investimento Insuficiente - CCII
Empresas com produtos ou serviços com a qualidade em
queda, que culpam a área de vendas.
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Leis Universais dos Sistemas

Os Arquétipos de Sistema
7 - Limites ao Crescimento - LAC
Uma microempresa amplia seus negócios, até atingir um
tamanho que exige uma organização mais profissional.
8 -Transferência de Responsabilidade - TDR
Caso Especial: Transferência De Responsabilidade Para O
Interventor - TDRPOI
•
Uma tecnologia revolucionária é indicada para o
desenvolvimento de novos produtos, mas também pode ser
usada nos produtos existentes no mercado. A empresa,
para vender mais, dedica a maioria dos esforços ao
mercado atual, evitando trabalhar com clientes no
desenvolvimento de novos produtos.
Ex: TDRPOI
Ajuda governamental tentando resolver problemas urgentes,
que geram mais dependência e necessidade de ajuda
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Leis Universais dos Sistemas

Os Arquétipos de Sistema
9 - Sucesso para os Vitoriosos - SPOV
Um executivo trabalha depois do expediente, deteriorando as
relações com a família, o que o leva a ficar mais tempo no
trabalho.
10 - Tragédia dos Comuns - TDC
Casos onde existe um recurso comum, que todos podem usar
livremente, mas que é finito, penalizando a todos quando
esgotado. Como esgotos despejados nos rios, poluição
atmosférica, caça ou pesca predatória, uso da madeira de
florestas, etc.
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Visão Sistêmica das
Organizações


Como toda Organização é, a princípio, um
Sistema (segundo a Teoria Geral dos
Sistemas),
Então deve haver 4 itens principais:




um conjunto de elementos ou subsistemas,
relações entre estes elementos,
um objetivo comum e
um meio-ambiente.
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

Um pouco sobre informação
- O Entendimento da Informação
Dados Informação Conhecimento
Conhecer é muito mais que coletar
informações – esta precisa ser organizada
para que se possa recuperar exatamente o
que se procura.
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Um pouco sobre informação
- O Entendimento da Informação
Dados
Informação
Conhecimento
Simples
Dados dotados de
Informação
Observações sobre relevância
e valiosa da mente
o estado do mundo propósito.
humana.
Inclui
qRequer unidade de reflexão, síntese e
análise
qFacilmente
contexto.
estruturável
qFacilmente
obtido
por máquinas
qFreqüentemente
quantificado
qFacilmente
transferível
qExige consenso em
relação ao significado
qExige
necessariamente
a
mediação humana
qDe difícil
estruturação
qDe difícil captura em
máquinas
q Freqüentemente
tácito
q De difícil
transferência
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


As informações podem ser :
Operativas: necessárias a realização de
uma função ou de uma operação –
independem de uma pessoa.
Gerenciais : São resumos das
informações operativas - possibilitam
a tomada de decisões ( Sofrem
influência das pessoas que as
solicitam) Ex: Vendas semanais,
Faturamento mensal...
Vamos agora ver suas características
...
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Um pouco sobre informação
- Características da Informação
Relevância ou Significado
Na tomada de decisão, nem todas as
informações possuem o mesmo grau de
importância; umas são mais importantes
que as outras.
INFORMAÇÃO
RELEVÂNCIA
A
10,0
B
35,0
C
40,0
Risco = 100% - A +B + C
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Um pouco sobre informação
- Características da Informação
Comparações e Tendências
Outra
característica
importante
da
informação, é o fato de se permitir a
comparação, confrontando, por exemplo, o
desempenho real com o esperado.
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Um pouco sobre informação
- Características da Informação
Características de Valor:
Precisão: A informação não contém erros.
Uma informação imprecisa normalmente é
originada por dados imprecisos que
alimentam o processo;
Completa: A informação contém todos os
fatos importantes;
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Um pouco sobre informação
- Características da Informação
Características de Valor:
Confiável: A confiabilidade da informação
depende do método de recolha dos dados
(fonte dos dados). Quanto mais precisa essa
fonte, mais confiável é a informação;
Verificável: A informação pode ser conferida
para assegurar que está correta;
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Um pouco sobre informação
- Características da Informação
Características de Valor:
Acessível: A informação deve ser facilmente
acessível aos utilizadores autorizados, que
podem obtê-la na forma correta e no tempo
certo;
Segura: A informação deve ser segura para
possibilitar o seu acesso apenas pelos
utilizadores autorizados.
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Um pouco sobre informação
- Características da Informação
Características de Valor:
Objetiva: É aquela que pode ser
compartilhada por qualquer um (sujeito
emissor) que se identificou com outro
(sujeito-receptor) de alguma forma
Atualizada: É a informação mais recente
sobre um fato, fundamental para tomada de
decisão.
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Funções Empresariais X Níveis
E
T
OPE
PROD /
SERV
COM /
MKT
MAT /
LOG
FIN
RH
JL
A
M
IS
TE
M
A
E
SS
O
Ecossistema,
Meio Ambiente
Externo
(MAE) e
Interno
(MAI)
EC
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Limites do Sistema
Empresa(SE)
E
M
P
R
E
S
A
PROD
SERV
COM
FIN
M AT
RH
M
A
I
JL
 necessidade para seu funcionamento
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Visão Sistêmica do Processo
Níveis
Hierárquicos:
ALTA
ADMINIST.
CORPO
GESTOR
MACRO
(MAIE)
EM
GRUPO
NO
CORPO
TÉCNICO DETALHE
sinergia
Níveis da
Informação:
Gerente de
Contas
SIE
SIG
SIO
Sistemas
de Coleta
Sistema
Base de Dados
FUNÇÕES EMPRESARIAIS
Foco: NEGÓCIO
Objetivo: Aux. Proc. TOMADA DE DECISÕES
MAIE: Meio Ambiente Interno e Externo
Logística
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O novo ambiente da
Informação

A contribuição da Informática para as
Organizações não é através de sistemas
ou tecnologias.
Informações


Quando pessoas compram computadores, não
querem na verdade máquinas, mas sim realizar
melhor suas tarefas e atingir melhor seus
objetivos!
A informática (informações + tecnologia) não é
uma finalidade ou objetivo, mas sim um meio
para se alcançar as metas.
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O novo ambiente da
Informação

Portanto, o que se espera da Informática é que
ela possa ajudar as Organizações a atingirem
seus objetivos (melhorar seu negócio).

Analista de Sistemas X Analista de Negócios

Entender o negócio é contribuir para a solução do
problema!
A informática passa então a ser um meio
poderoso para que as Organizações melhorem
seu negócio.

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A importância da informação



Retomando conceitos:
Diferenciação de
dados/informação/conhecimento/inteligê
ncia
Exemplo:




Dado: idade = 11
Informação: idade da pessoa é 11 anos
Conhecimento: esta pessoa é uma criança
Inteligência: devo tratar esta pessoa como
uma criança e não um adulto
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A importância da informação

Depois de ...


Saber que elas podem ser:


Relevantes / Comparativas.
Características de Valor:


Operativas / Gerenciais
Conhecer suas características:


Entender as informações
Precisão, Completude, Confiabilidade,
Verificável, Acessível, Segura, Objetiva e
Atualizada.
Conhecer um pouco de coleta e
codificação das Informações / Entropia
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PROCESSO DECISÓRIO
Fontes
Fontes
Fontes
Internas
da
Informação
Internas de
Externas de
Informação
Informação
Informação
Relevante
para Decisões
Efeitos
sobre o
Ambiente
Comparação
com os
Padrões
Tomada
de
Decisão
Efeitos
sobre a
Empresa
Ação
corretiva
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E a informação
relevante?

Retomando um conceito:

•
 Os
O que é uma empresa?
“Um agrupamento de seres humanos, uma
organização humana, com atribuição de
atividades e de responsabilidades entre os
vários seres que a constituem, de modo a
atingir OBJETIVOS pré-determinados”
seres humanos sempre necessitam
definir objetivos a serem atingidos!
 Objetos Pessoais
 Objetivos Organizacionais (do grupo
humano!)
 Como estabelecer?
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DISCUTINDO UM MÉTODO
DE GESTÃO
Como criar um objetivo comum?
•Valores
•Visão
•Missão
•Objetivos
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Valores/Visão um exemplo…







* Satisfação do cliente
* Qualidade ampla(Qualidade é importante? Não, é fundamental - fazer melhor qualidade frequente)
* Resultados
* Envolvimento de todos
* Melhoria contínua...
Visão
"Garantir que nossos clientes sempre
voltem em busca de boa comida,
serviço atencioso e clima agradável."
The Applewood Café (Pequeno
Restaurante)
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O próximo passo

Objetivos Organizacionais:

SMART(inteligentes)





Specific(especificos)
Measurable(Mensuráveis)
Achievable(Viáveis)
Realistic(Realistas)
Time Bound(Definidos em função do
tempo)
Como
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Objetivos


A importância dos objetivos
Objetivos ou Metas?

“Objetivos/Metas são propósitos
claramente redigidos e adequadamente
quantificados”

Ex: “Assegurar que nos próximos 6
meses, se consiga aumentar em 20% as
quantidades de vendas do produto A, no
mercado B, incorrendo em um acréscimo
de custos não superior a 5% dos custos
atuais corrigidos “
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Como estabelecer objetivos?





Pense !
Escreva!
Quantifique
Defina as Etapas
Estabeleça a troca
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Sobre… Valores, Visão, Missão e
Objetivos






Para desenvolver:
Valores
Visão
Missão
Objetivos Organizacionais (dinâmicos)
Para apresentar: ( No site, Folder e em
documentos da empresa)
VISÃO(é onde pretendo chegar!)

MISSÃO(o que vou fazer para chegar, ou como vou chegar)

VALORES(impregnados na empresa, balizam minhas ações)

OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS(Alinhados com a
Missão/Visão criam as ações da empresa)
– NÃO SE APRESENTA NO FOLDER OU EM DOCUMENTOS DA
EMPRESA – POIS É DINÂMICO!

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[email protected]
DÚVIDAS?