Transcript P2-WORD
Bài giảng Microsoft Word
Giáo viên: Nguyễn Dũng Khoa Công nghệ Thông tin
4/26/2020
Nội dung
1
Giới thiệu chung về Microsoft Word
2
Định dạng văn bản
3
Sử dụng đồ họa trong Word
4
Làm việc với tài liệu văn bản lớn Bài giảng Microsoft Word 2
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
Soạn thảo văn bản: cơ quan, xí nghiệp,… nhu cầu cá nhân Công nghệ thông tin
4/26/2020 Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi: Microsoft Word (WinWord) của hãng Microsoft.
Một số đặc điểm nổi bật: Cung cấp đầy đủ tính năng soạn thảo và định dạng văn bản Khả năng đồ họa + công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau...
Bài giảng Microsoft Word 3
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
I.
Khởi động Microsoft Word:
Có nhiều cách, có thể thực hiện một trong các cách sau: Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Word trên Desktop Start Programs Microsoft Word.
Start Run … Ở mục Open gõ: Winword 4/26/2020 Bài giảng Microsoft Word 4
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word II.
Màn hình làm việc của Microsoft Word
Sau khi khởi động MSWord, màn hình làm việc của Word có dạng: Thanh tiêu đề (Title Bar) Thanh Menu (Menu Bar) Thanh công cụ (ToolBar ) Thanh trạng thái (Status Bar ) 4/26/2020
Vùng soạn thảo
Bài giảng Microsoft Word
Thước (Ruler)
5
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
Các thành phần chính trên màn hình làm việc của Word:
Thanh
tiêu đề (Title Bar):
Nằm trên cùng, cho biết tên của phần mềm và tên của văn bản hiện thời đang soạn thảo.
Thanh
thực đơn (Menu Bar):
Nằm ngay dưới thanh tiêu đề gồm những nhóm chứa các lệnh của Word.
Thanh
công cụ (ToolBar):
Chứa các nút lệnh. Mỗi nút lệnh tương ứng với một lệnh nào đó của Word. Khi cần thực hiện lệnh, có thể kích chuột vào nút lệnh tương ứng thay vì thực hiện thông qua menu.
Thước (Ruler):
Nằm dưới thanh công cụ, cho phép căn chỉnh kích thước của văn bản cũng như tiến hành một số thao tác định dạng khác.
Vùng soạn thảo:
văn bản. Nội dung được gõ vào sẽ bắt đầu từ vị trí của con trỏ soạn thảo.
Là vùng cho phép quan sát và soạn thảo nội dung
Thanh
trạng thái (Status Bar):
Nằm dưới cùng của màn hình cho phép quan sát được các trạng thái hiện thời như số trang, toạ độ của con trỏ soạn thảo,...
Bài giảng Microsoft Word 6
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word IV. Các khái niệm cơ bản
Dòng văn bản (line)
: Là tập hợp các từ trên một dòng màn hình. Dòng phụ thuộc rất nhiều vào những yếu tố như cửa sổ màn hình, khổ giấy, lề văn bản,...
Đoạn văn bản (Paragraph)
: Là tập hợp bao gồm một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bởi phím ENTER.
: là một vùng văn bản liên tục được đánh
dấu trên màn hình.
Trong quá trình làm việc với các văn bản, Word xem các khối văn bản và các đoạn văn bản là đơn vị thao tác chính Bài giảng Microsoft Word 7
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word V.
Các thao tác cơ bản trong Word:
V.1
Tạo mới một văn bản:
Có thể sử dụng một trong các cách sau: • Thực hiện lệnh [Menu] File New • • Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ.
V.2
Lưu văn bản:
Có thể sử dụng một trong số các cách sau: • Thực hiện lệnh [Menu] File Save.
• Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.
• Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ.
Nếu đây là lần lưu văn bản đầu tiên, Word sẽ hiển thị hộp thoại Save để yêu cầu đặt tên file cho văn bản. Ở các lần lưu sau, Word chỉ tiến hành lưu mà không yêu cầu đặt lại tên.
Bài giảng Microsoft Word 9
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
4/26/2020 Gõ tên file vào mục
File name
và kích chuột vào nút
Save
để lưu.
Nếu muốn lưu văn bản với tên file khác với tên file hiện thời: Thực hiện lệnh [Menu] File Save As hoặc nhấn phím F12 Bài giảng Microsoft Word 10
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.3
Mở văn bản:
Để mở một văn bản đã có trên đĩa, có thể sử dụng một trong số các cách sau: • • • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ Thực hiện lệnh [Menu] File Open Word sẽ hiển thị hộp thoại Open để chọn file cần mở. Có thể gõ trực tiếp tên file vào hộp
File name
hoặc chọn file từ danh nút sách các file được hiển thị. Sau đó, kích chuột vào
Open
để mở file
.
Bài giảng Microsoft Word 11
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
• • •
V.4
Đánh dấu khối văn bản:
nào đó trên văn bản, thường phải đánh dấu khối văn bản cần thao tác trước. Có thể sử dụng một trong các cách: khi tiến hành một thao tác Đưa con trỏ (chuột) về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím trái chuột và rê chuột đến cuối khối văn bản.
Đưa con trỏ soạn thảo về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím
Đặt con trỏ soạn thảo ở đầu khối cần đánh dấu, giữ phím
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.5 Thao tác cắt, dán và sao chép văn bản
Thao tác cắt (cut) và dán (paste) được sử dụng khi cần
một khối văn bản di chuyển
từ vị trí này sang vị trí khác, còn thao tác sao chép (copy)
bản
và dán (paste) được sử dụng khi cần từ vị trí này sang vị trí khác.
sao chép một khối văn
• • Để di chuyển một khối văn bản, thực hiện các bước sau: Chọn khối văn bản cần di chuyển.
Thực hiện thao tác
cut
: [Menu] Edit Cut.
• • Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần di chuyển đến.
Thực hiện thao tác
paste
: [Menu] Edit Paste.
Để sao chép một khối văn bản, tiến hành thao tác tương tự nh ư nhưng ở bước thứ 2, thay vì sử dụng thao tác tác
copy
bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Edit
cut
, ta Copy.
trên sử dụng thao 4/26/2020 Tổ hợp phím tắt
Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V
Ch ức năng:
Cut Copy Paste
Bài giảng Microsoft Word 13
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.6
Tìm kiếm và thay thế:
Tìm kiếm:
thực hiện các thao tác sau: Thực hiện lệnh [Menu] Edit Find... (hoặc Ctrl + F).
4/26/2020 Tại hộp
Find What
gõ cụm từ cần tìm kiếm, Tại hộp
Replace with
gõ cụm từ được sử dụng để thay thế.
Kích chuột vào nút Find Next, Replace hoặc Replace All tuỳ mục đích:
Find Next
: Tiếp tục tìm nhưng không thay thế cụm từ tìm được.
Replace
: Thay thế cụm từ tìm được và tiếp tục tìm.
Replace All
: Thay thế toàn bộ một cách tự động Bài giảng Microsoft Word 14
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.7
Chuyển đổi giữa các văn bản đang được mở
Tại một thời điểm, có thể mở nhiều văn bản cùng một lúc nhưng chỉ có thể soạn thảo với một trong số các văn bản đó. Để chuyển đổi qua lại giữa các văn bản này, có thể kích chọn menu
Window
trên thanh thực đơn và văn bản tương ứng
.
V.8
Đóng văn bản và kết thúc làm việc với Word
Đóng văn bản, có thể thực hiện một trong số các cách sau: Thực hiện lệnh [Menu] File Close Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 Thoát khỏi MS Word, có thể sử dụng một trong số các cách sau: Thực hiện lệnh [Menu] File Exit Nhấn tổ hợp phím Alt +F4 • • •
Nếu chưa tiến hành lưu văn bản, Word sẽ hiển thị hộp thông báo: Yes nếu đồng ý lưu văn bản No nếu không lưu văn bản Cancel để trở về cửa sổ soạn thảo
Bài giảng Microsoft Word 15
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.9
Soạn thảo văn bản
Nội dung văn bản bắt đầu từ vị trí của con trỏ trên màn hình soạn thảo Để soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, trên máy cần có bộ gõ tiếng Việt (vietkey, unikey, …), phải chọn font tiếng Việt và bảng mã tương ứng với font được chọn.
Khuyến cáo sử dụng font chữ của bảng mã Unicode Nhiều kiểu gõ tiếng Việt, giới thiệu kiểu Telex với bộ gõ Vietkey:
Gõ
aa aw ee oo ow uw
Được chữ
â ă ê ô ơ ư
Gõ
f s r x z j
Được dấu
huy ền s ắc h ỏi ng ã n ặng xo á dấu Bài giảng Microsoft Word 16
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
Các phím thường sử dụng để di chuyển con trỏ khi soạn thảo văn bản:
Tên phím
Chức năng
Sang trái một ký tự Sang phải một ký tự Lên trên một dòng Xuống dưới một dòng Home End Đưa con trỏ về đầu dòng hiện thời.
Đưa con trỏ về cuối dòng hiện thời Page Up Page Down Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Di chuyển lên trên một trang màn hình Di chuyển xuống dưới một trang màn hình Về đầu văn bản Về cuối văn bản Qua phải một từ Qua trái một từ Lên trên một đoạn.
Xuống dưới một đoạn.
Bài giảng Microsoft Word 17
4/26/2020
1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
Các phím xoá:
Phím
Delete Backspace Ctrl + Delete Ctrl + Backspace
Chức năng
Xoá ký tự bên phải con trỏ Xoá ký tự bên trái con trỏ Xoá từ bên phải con trỏ Xoá từ bên trái con trỏ.
Một số phím thường dùng khác:
Phím
Ctrl + Z Ctrl + A Ctrl + G Ctrl + Y
Chức năng
Phục hồi trạng thái trước đó Chọn toàn bộ văn bản Nhảy đến trang văn bản nào đó Lặp lại thao tác trước đó Bài giảng Microsoft Word 18
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
Khi soạn thảo văn bản thường tiến hành các thao tác định dạng sau: Định dạng trang giấy.
Định dạng font và kiểu chữ.
Định dạng đoạn văn bản.
Ngoài ra, tuỳ từng mục đích và yêu cầu cụ thể mà phải tiến hành thêm những thao tác định dạng khác như kiểu (Style), bảng biểu (Table), cột (Columns),…
I. Định dạng trang giấy:
Là thao tác định dạng thường được tiến hành đầu tiên khi soạn thảo văn bản. Để định dạng: [Menu] File Page Setup… Hộp thoại Page Setup xuất hiện, với các trang Tab như sau: Bài giảng Microsoft Word 19
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
Cho phép định dạng lề của trang giấy: Top Lề trên của trang giấy Bottom Lề dưới của trang giấy Left Right Lề trái của trang giấy Lề phải của trang giấy Gutter: Khoảng cách dùng làm gáy Gutter position: Vị trí của gáy Cách thức xuất hiện của trang giấy: Portrait Thẳng đứng Landscape Nằm ngang Apply to: Chỉ định phạm vi tác động Định dạng khổ giấy (A4, A3, Letter,...) trên trang Tab Paper Bài giảng Microsoft Word 20
2. Định dạng văn bản
II. Định dạng font chữ:
Nếu chọn khối trước khi tiến hành thì thao tác định dạng sẽ tác động lên khối văn bản, nếu không thao tác định dạng sẽ có tác dụng ngay tại vị trí hiện thời của con trỏ soạn thảo.
II.1 Định dạng font chữ thông qua thanh công cụ (ToolBar)
Có thể thực hiện các lệnh ngay trên thanh công cụ định dạng.
Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View Toolbars Formatting 4/26/2020 Chọn font chữ Kích thước chữ Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ
đậm
(B),
nghiêng
(I), gạch chân (U) Bài giảng Microsoft Word Chọn màu chữ 21
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
II.2 Định dạng font chữ thông qua hộp thoại font:
Thực hiện lệnh: [Menu] Format Font...
Font: font chữ Font style: kiểu chữ.
Size: kích thước chữ.
Font color: màu chữ Underline style: kiểu gạch chân Effects: các hiệu ứng khác Nếu kích chuột vào nút
Default
, những thiết lập về font chữ sẽ được giữ mặc định ở những lần làm việc sau Bài giảng Microsoft Word 22
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
II.3 Một số phím tắt sử dụng cho thao tác định dạng chữ: Tên phím:
Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U Ctrl + = Ctrl + Shift + = Ctrl + ]
Chức năng:
Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậm Chuyển đổi qua lại giữa chế độ in nghiêng Chuyển đổi qua lại giữa chế độ gạch chân Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Subscript Chuyển đổi qua lại giữa chế độ Superscript Tăng cỡ chữ lên một đơn vị Ctrl + [ Ctrl + Shift + > Ctrl + Shift + < Giảm cỡ chữ đi một đơn vị Tăng cỡ chữ Giảm cỡ chữ Ctrl + Shift + F Ctrl + Shift + P Đổi font chữ Đổi cỡ chữ Ctrl + Spacebar Xóa định dạng chữ Bài giảng Microsoft Word 23
2. Định dạng văn bản III.
Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)
Cho phép bạn định rõ khoảng cách giữa các dòng, các đoạn, cách thức căn lề văn bản, khoảng cách văn bản,...
Đặt con trỏ soạn thảo vào trong đoạn văn bản cần định dạng (hoặc tiến hành thao tác chọn khối nếu muốn định dạng cho nhiều đoạn văn bản).
III.1
Định dạng Paragraph trên thanh công cụ:
C ăn lề bên trái C ăn lề giữa 4/26/2020 C C ăn lề hai bên ăn lề bên phải Đặt khoản g cách dòng Bài giảng Microsoft Word Đưa lề trái thụt vào Đưa lề trái ra ngoài 24
2. Định dạng văn bản
III.2
Định dạng Paragraph thông qua thước
Dùng chuột để di chuyển các nút trên thước nằm ngang Điểm quy định khoảng cách lề của dòng đầu tiên so với các dòng khác trong đoạn 4/26/2020 Điểm quy định lề bên trái của văn bản Bài giảng Microsoft Word Điểm quy định lề bên phải của văn bản 25
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
III.3
Định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragraph
Thực hiện lệnh: [Menu] Format Paragraph Quy định cách thức căn lề văn bản:
Left
: căn lề bên trái
Center :
căn lề giữa
Right
: căn lề bên phải
Justified
:căn đều hai bên Cách thức xuất hiện của dòng đầu tiên
None
: Tương tự các dòng khác
First line
: Thụt vào so với các dòng khác (
By
: khoảng cách thụt vào)
Hanging
: Lùi ra ngoài so với các dòng còn lại Khoảng cách lề bên trái Khoảng cách đến đoạn trước đó Khoảng cách đến đoạn sau đó Khoảng cách lề bên phải Quy định khoảng cách giữa các dòng trong đọan Bài giảng Microsoft Word 26
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
III.4 Một số phím tắt sử dụng trong định dạng đoạn văn bản: Tên phím: Chức năng:
Ctrl + L Ctrl + R Ctrl + E Ctrl + J Căn lề trái Căn lề phải Căn lề giữa Căn đều hai bên Ctrl + 1 Ctrl + 2 Ctrl + 5 Ctrl + 0 Ctrl + M Ctrl + Shift + M Ctrl + Q Single-space lines Double-space lines 1.5-line spacing Thêm/loại bỏ khoảng cách dòng với đoạn trước Đưa lề trái đoạn văn bản thụt vào Đưa lề trái đoạn văn bản ra ngoài Xóa định dạng của đoạn văn bản Bài giảng Microsoft Word 27
2. Định dạng văn bản
IV.
Đặt các điểm Tab
Thông thường nếu nhấn phím
IV.1
Điểm dừng Tab
(Tab Stop Position) nhấn phím
là vị trí dừng của con trỏ soạn thảo khi
Đặt điểm Tab thông qua thước
4/26/2020 K ích chuột để ch ọn kiểu Tab
Left Tab Center Tab Right Tab Decimal Tab
Tab trái Tab giữa Tab phải Tab thập phân
Bar Tab
Tab đứng Để đặt điểm Tab tại vị trí nào đó, cần chọn kiểu Tab rồi kích chuột vào vị trí tương ứng trên thước nằm ngang Khi muốn loại bỏ điểm Tab, chỉ cần kéo nó ra khỏi thước.
Bài giảng Microsoft Word 28
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
IV.2
Định dạng Tab thông qua hộp thoại Tab
[Menu] Format Tabs...
Gõ vị trí điểm Tab cần đặt Kiểu của điểm Tab Kiểu của vạch đến điểm Tab K ích chuột vào nút
Set
để thiết lập điểm Tab hiện thời
Clear
để xóa điểm Tab hiện thời
Clear All
để xóa toàn bộ điểm Tab Bài giảng Microsoft Word 29
2. Định dạng văn bản
V.
Định dạng văn bản ở dạng cột
Hiển thị văn bản ở chế độ Print Layout ([Menu] View Print Layout) Đánh dấu khối văn bản cần chia cột Thực hiện lệnh [Menu] Format Columns...
Kiểu cột chia sẵn Gõ số cột cần chia Kích chọn nếu muốn giữa các cột có đường phân cách Độ rộng (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cột Kích chọn nếu muốn các cột có độ rộng bằng nhau 4/26/2020 Bài giảng Microsoft Word Chỉ định phạm vi tác động 30
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
VI.
Làm việc với bảng biểu VI.1.
Khởi tạo bảng biểu
Để con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn bảng.
Thực hiện lệnh [Menu] Table Insert Table.
Chỉ định số cột Chỉ định số dòng Chỉ định độ rộng cột Cố định độ rộng cột: Giãn cột theo nội dung Giãn cột theo độ rộng cửa sổ Bài giảng Microsoft Word 31
2. Định dạng văn bản
VI.
Làm việc với bảng biểu
Hoặc có thể sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụ 4/26/2020 Chọn số hàng và số cột tương ứng với các ô ở đây Bài giảng Microsoft Word 32
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
VI.2
Các thao tác chính trên bảng biểu
a.
Chọn khối các ô trong bảng:
Tương tự cách đánh dấu khối văn bản. Hoặc: Chọn khối theo dòng: đưa chuột về đầu dòng và rê chuột để chọn dòng.
Chọn khối theo cột: đưa chuột lên trên cột và rê chuột để chọn cột.
b.
Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng
Đưa chuột vào đường phân cách và rê chuột. Hoặc: • • Chọn cột (dòng) cần định dạng Thực hiện lệnh [Menu] Table Table Properties...
Tr ên hộp thoại Table Properties có thể: Điều chỉnh độ rộng của cột trên trang Tab Column, Điều chỉnh chiều cao của dòng trên trang Tab Row Bài giảng Microsoft Word 33
2. Định dạng văn bản
VI.2
Các thao tác chính trên bảng biểu
c.
Chèn thên hàng, cột hoặc ô vào bảng
Để chèn thêm hàng, cột hoặc ô vào bảng, thực hiện các bước sau: • • Chọn các ô tại vị trí cần chèn Thực hiện lệnh [Menu] Table Insert Cell...
Trong hộp thoại Insert Cell, có thể chọn các kiểu chèn:
Shift cell right
: chèn và đẩy các ô cũ sang phải.
Shift cell down
: chèn và đẩy các ô cũ xuống dưới
Insert entire row
: chèn thêm một dòng.
Insert entire column
: chèn thêm một cột.
4/26/2020 Ngoài ra: [Menu] Table Insert Columns to the Left : chèn thêm cột vào bên trái [Menu] Table Insert Columns to the Right : chèn thêm cột vào bên phải [Menu] Table [Menu] Table Insert Insert Rows Above : Rows Below : chèn thêm hàng vào phía trên chèn thêm hàng vào phía dưới Bài giảng Microsoft Word 34
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
VI.2
Các thao tác chính trên bảng biểu
d.
Xoá ô (dòng/cột).
Thực hiện các bước như sau: • •
e.
Tách ô
Chọn ô (dòng/cột) cần xoá.
Thực hiện lệnh [Menu] Table Delete Cells... (Rows/Columns) • • Để tách một ô thành nhiều ô, thực hiện các bước như sau: Chọn ô cần tách.
Thực hiện lệnh [Menu] Table Split Cell...
Chỉ định số cột cần tách Chỉ định dòng cần tách Bài giảng Microsoft Word 35
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
VI.2
Các thao tác chính trên bảng biểu
d.
Gộp ô.
• • Để gộp nhiều ô lại với nhau, thực hiện các bước như sau: Chọn các ô cần gộp.
Thực hiện lệnh [Menu] Table Merge Cell
e.
Tạo khung viền và nền cho bảng biểu.
• • Để định dạng viền và nền, thực hiện các thao tác sau đây: Chọn các ô cần định dạng.
Thực hiện lệnh [Menu] Format Borders and Shading...
Trong hộp thoại Borders and Shading: để định dạng viền chọn trang Tab Borders để định dạng nền chọn trang Tab Shading Bài giảng Microsoft Word 36
2. Định dạng văn bản
VI.2
Các thao tác chính trên bảng biểu
Định dạng viền trong trang Tab Borders: Kích chọn để thêm hoặc loại bỏ các đường kẻ Chọn kiểu khung viền Quan sát trước các thay đổi Chỉ định phạm vi tác dụng Chọn kiểu đường kẻ Chọn màu đường kẻ 4/26/2020 Chọn độ dày đường kẻ Bài giảng Microsoft Word 37
2. Định dạng văn bản
VI.2
Các thao tác chính trên bảng biểu
Đ ịnh dạng nền trong trang Tab Shading Xem trước các thay đổi Chỉ định phạm vi tác dụng Chọn màu nền từ bảng màu Chọn kiểu hoa văn nền Chọn màu hoa văn nền 4/26/2020 Bài giảng Microsoft Word 38
2. Định dạng văn bản
VI.2
Các thao tác chính trên bảng biểu
Có thể thực hiện định dạng bảng trên thanh công cụ Tables and Borders.
Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View Toolbars Tables and Borders 4/26/2020 Định dạng khung viền Định dạng màu nền Bài giảng Microsoft Word 39
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
VII.
Tạo Drop Cap
• • Đặt con trỏ soạn thảo lên đoạn cần tạo Drop Cap.
Thực hiện lệnh [Menu] Format Drop Cap...
• • Ch ọn kiểu Drop Cap trong mục Position Các thông số tùy chọn khác cho Drop Cap: Font chữ của Drop Cap Số dòng dành cho Drop Cap Khoảng cách từ Drop Cap đến các từ khác trong văn bản Bài giảng Microsoft Word 40
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
VIII. Thay đổi kiểu chữ hoa - chữ thường.
• • Đánh dấu khối các chữ cần thay đổi.
Thực hiện lệnh [Menu] Format Change Case … Trong hộp thoại Change Case có thể chọn một trong số các kiểu sau:
Sentence case
câu của vùng được chọn thành chữ hoa.
: Đổi các ký tự đầu
lowercase
: Đổi tất cả các ký tự được chọn thành chữ thường.
UPPERCASE
: Đổi tất cả ký tự được chọn thành chữ hoa.
Title Case
: Đổi các ký tự đầu mỗi từ thành chữ hoa.
tOGGLE cASE
: Đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại.
Bài giảng Microsoft Word 41
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
IX.
Đánh số trang cho văn bản
Thực hiện lệnh [Menu] Insert Page Number...
Chọn vị trí xuất hiện số trang: Top of page (Header): đầu trang Bottom of page (Footer): cu ối trang Căn lề số trang trên trang giấy ở
Right:
góc phải
Left:
góc trái
Center:
ở giữa Kích chọn nếu muốn số trang được đánh từ trang đầu tiên Kích vào đây để định dạng một số thông số khác của số trang Bài giảng Microsoft Word 42
2. Định dạng văn bản
Hộp thoại Page Number Format xuất hiện: Chọn khuôn dạng cho số trang Kích chọn nếu muốn số trang kèm với số chương Số trang được đánh tiếp theo từ một section khác 4/26/2020 Số trang được đánh bắt đầu từ Bài giảng Microsoft Word Chỉ định số trang bắt đầu 43
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
X.
Chèn các ký tự đặc biệt
• • • Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn.
Thực hiện lệnh [Menu] Insert Symbol...
Trong hộp thoại Symbol, chọn ký hiệu cần chèn sau đó nhấn chuột vào nút
Chọn nhóm ký hiệu Bài giảng Microsoft Word Định nghĩa tổ hợp phím tắt 44
2. Định dạng văn bản
Hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện: Nhấn tổ hợp phím cần định nghĩa (bắt đầu bằng phím Ctrl/Alt) Tiếp đến nhấn nút
4/26/2020 Bài giảng Microsoft Word 45
4/26/2020
2. Định dạng văn bản
XI. AutoCorrect
• Cho phép tự động thay thế một nhóm các ký tự bằng một dòng văn bản.
Có thể tự động sửa lỗi chính tả khi gõ văn bản.
• Tiết kiệm thời gian gõ những dòng văn bản dài lặp đi lặp lại nhiều lần Để tạo AutoCorrect, thực hiện lệnh [Menu] Tools AutoCorrect Options...
Gõ nhóm ký tự đại diện vào ô
Replace.
Gõ dòng văn bản thay thế vào ô
With.
Kích chuột vào nút
Để loại bỏ một AutoCorrect: Chọn AutoCorrect cần xoá trong danh sách Nhấn nút
Bài giảng Microsoft Word 46
2. Định dạng văn bản
XII. AutoText
Khả năng tự động chèn các đoạn văn bản hoặc đồ họa thường xuyên sử dụng.
Mỗi AutoText được xác định thông qua một tên riêng biệt.
Giúp tiết kiệm thời gian trong soạn thảo văn bản.
Để tạo mới một AutoText Entry, thực hiện như sau: • • Chọn đoạn văn bản cần lưu trữ trong AutoText Entry.
Thực hiện lệnh [Menu] Insert AutoText AutoText … Gõ tên của AutoText Nhấn Add để bổ sung 4/26/2020 Chèn một AutoText Entry vào văn bản: 2 cách Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn.
Gõ tên của AutoText Entry Nhấn phím F3 Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn - [Menu] Insert AutoText AutoText… Chọn AutoText Entry trong danh sách Nhấn nút
2. Định dạng văn bản
XIII. In ấn văn bản
• • Xem nội dung trước khi in, sử dụng 1 trong 2 cách sau: Thực hiện lệnh [Menu] File Print Preview Kích chuột vào nút Print Preview trên thanh công cụ 4/26/2020 Hiển thị nhiều trang Hiển thị từng trang Hiệu chỉnh hoặc phóng to thu nhỏ In văn bản Nội dung hiển thị 1 trang màn hình Bật/tắt thước Bài giảng Microsoft Word Xem ở chế độ FullSreen Thoát khỏi PrintPreview, trở về màn hình soạn thảo 48
2. Định dạng văn bản
XIII. In ấn văn bản
In văn bản, thực hiện 1 trong 2 cách sau: Kích chuột trực tiếp lên nút Print trên thanh công cụ Thực hiện lệnh [Menu] File Print (Ctrl + P).
Chọn tên máy in Phạm vi in: Toàn bộ Trang hiện thời Các trang cụ thể 4/26/2020 Bài giảng Microsoft Word Chỉ định số bản cần in 49
3. Đồ họa
Vẽ hình và xử lý hình họa trực tiếp trên Word, sử dụng thanh công cụ Drawing.
Để hiển thị thanh công cụ này, thực hiện: [Menu]View Toolbars Drawing 4/26/2020 3.1.
Vẽ khối hình đơn giản • Sử dụng các mẫu hình đơn giản • Sử dụng các khối hình AutoShape • Định dạng hình vẽ • Làm việc với nhóm hình vẽ 3.2.
Tạo chữ nghệ thuật (Word Art) 3.3.
Chèn ảnh vào văn bản và hiệu chỉnh ảnh • Chèn ảnh từ file • Chèn ảnh từ thư viện Clip Art • Chèn ảnh chụp từ màn hình Bài giảng Microsoft Word 50
4. Làm việc với văn bản lớn
• •
I. Định dạng Style
Tập hợp các định dạng có thể gán cho các ký hiệu trong văn bản như: font, cỡ chữ, kiểu chữ, khoảng cách, căn lề,… Cho phép định dạng văn bản một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính thống nhất trong văn bản. • Có thể định nghĩa thêm các style mới.
Trong Word có các loại Style chính sau: Paragraph Syle: Style áp dụng cho một hoặc nhiều đoạn văn bản.
Character Style: Style áp dụng cho chuỗi ký tự.
Table Style, List Style: áp dụng cho bảng biểu, danh sách.
4/26/2020 Việc tạo mới Style có thể thực hiện thông qua thanh công cụ Formatting: Thiết lập các thuộc tính cho ký tự và đoạn văn bản, Đặt tên cho Style rồi nhấn Enter để kết thúc. Tạo mới, chỉnh sửa Style thông qua Task Pane
Styles and Formatting
: Thực hiện lệnh [Menu] Format Styles and Formatting...
Task Pane
Styles and Formatting
xuất hiện như sau: Bài giảng Microsoft Word 51
4. Làm việc với văn bản lớn
I.1
Tạo mới một Style
Kích chuột vào nút
New Style
trên Task Pane Hộp hội thoại Style xuất hiện như sau: Đặt tên cho Style Chọn kiểu Style Chọn Style với thông số có sẵn Chọn Style cho đoạn văn tiếp theo Định dạng font chữ và đoạn văn cho Style trong mục Formatting này Để thiết lập các định dạng khác, kích chuột vào đây 4/26/2020 Bài giảng Microsoft Word Kích chuột vào đây để tạo mới Style 52
4. Làm việc với văn bản lớn
• • •
I.2
Chỉnh sửa Style
Để chỉnh sửa một Style đã có sẵn, thực hiện như sau: [Menu] Format Styles and Formatting...
Chọn Style cần chỉnh sửa trong danh sách Style.
Kích chuột vào menu
Modify...
Hộp thoại Modify Style sẽ xuất hiện. Tiến hành hoàn toàn tương như khi tạo mới Style.
Kích chuột vào Style cần chỉnh sửa và chọn Modify… • •
I.3
Gán Style cho Paragraph và Character:
Chọn đoạn văn bản hoặc chuỗi ký tự cần định dạng.
Chọn tên Style cần sử dụng trong danh sách các Style trên thanh công cụ hoặc trên Task Pane
Style and Formatting.
Nhấn phím tắt nếu trong quá trình tạo Style có chỉ định tổ hợp phím tắt 4/26/2020 Bài giảng Microsoft Word 53
4. Làm việc với văn bản lớn
II.
Tạo tiêu đề trang
Dòng chữ nằm ở trên cùng hoặc dưới cùng của mỗi trang văn bản.
Tiêu đề trên (Header), Tiêu đề dưới (Footer).
Để tạo tiêu đề trang, thực hiện lệnh [Menu] View Header and Footer T ại khung Header: gõ tiêu đề trên và định dạng như ở ngoài văn bản Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện, như sau: Chuyển đổi qua lại giữa Header và Footer Chèn AutoText làm tiêu đề Chèn số trang Chèn tổng số trang 4/26/2020 Định dạng trang Định dạng số trang Chèn ngày Chèn Bài giảng Microsoft Word giờ Trở về màn hình soạn thảo Ẩn/Hiện nội dung văn bản 54
4/26/2020
4. Làm việc với văn bản lớn
III.
Tạo chú thích trong tài liệu
Trong các tài liệu, có thể có các lời chú thích ở cuối trang hay cuối tài liệu.
Thực hiện các bước sau để tạo chú thích: • • Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn chú thích (Footnote) Thực hiện lệnh [Menu] Insert Reference Hộp thoại Footnode and Endnote xuất hiện: Footnote...
Chèn chú thích ở cuối trang Chèn chú thích ở cuối văn bản Định dạng số các chú thích Đánh số liên tục hoặc từ đầu trong từng section Chỉ định phạm vi tác động Bài giảng Microsoft Word 55
4/26/2020
4. Làm việc với văn bản lớn
IV.
Tạo mục lục cho văn bản IV.1
Tạo mục lục
Word cung cấp khả năng tạo mục lục tự động.
Để tạo mục lục, thực hiện các bước sau đây: •
Bước 1
:
Định dạng Style cho các đề mục cần đưa vào mục lục
Các đề mục cùng cấp với nhau có cùng Style.
Các đề mục ở cấp khác nhau nên có Style khác nhau.
• • • •
Bước 2: Đưa mục lục vào văn bản
Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn mục lục.
Thực hiện lệnh [Menu] Insert Reference Index and Tables.
Trong hộp thoại xuất hiện chọn trang Tab
Table of Contents
Chọn kiểu mục lục cần sử dụng, thiết lập các thông số...
Nhấn nút
OK
để hoàn tất việc chèn.
Bài giảng Microsoft Word 56
4. Làm việc với văn bản lớn
Hiển thị số trang 4/26/2020 Số trang thẳng hàng bên phải Kiểu đường kẻ Tab Chọn dạng mục lục Số mức tiêu đề hiển thị Có thể chỉ định thứ tự các Style ở đây Bài giảng Microsoft Word 57
4. Làm việc với văn bản lớn
IV.2
Cập nhật mục lục
Để cập nhật lại nội dung hoặc số trang của mục lục, thực hiện như sau: Kích phải chuột trên mục lục và chọn
Update Field
trong menu xuất hiện.
4/26/2020 Trong hộp thoại
Update Table of Contents:
Chọn
Update page numbers only
nếu chỉ muốn cập nhật lại số trang Chọn
Update entire table
nếu muốn cập nhật lại cả đề mục và số trang Nhấn nút
Bài giảng Microsoft Word 58
4/26/2020
4. Làm việc với văn bản lớn
V. Trộn văn bản V.1. Khái niệm
Trộn văn bản được sử dụng để tạo văn bản từ các văn bản đã có sẵn. Cho phép lấy dữ liệu từ các file dữ liệu "trộn" vào file văn bản chính.
Thường được sử dụng để tạo ra các văn bản có khuôn dạng như nhau nhưng khác nhau về dữ liệu (giấy mời, công văn, thư từ, văn bằng,...) • Trong trộn văn bản, ta phân biệt hai loại văn bản như sau:
Main document
(văn bản chính): là văn bản cần tạo •
Data file
chính (file dữ liệu): là file văn bản chứa dữ liệu cần trộn vào văn bản Nội dung của file dữ liệu là một bảng gồm các dòng và các cột. Các cột - các trường (Field), tên trường được chỉ định bởi dòng đầu tiên của bảng Các dòng từ dòng thứ hai trở đi được gọi là các bản ghi (record).
Bài giảng Microsoft Word 59
4. Làm việc với văn bản lớn
4/26/2020 Data file
HOTEN
Thái Thiên Thế
NGAYSINH
17/06/1978 Trần Hồ Phương 11/04/1979 Đỗ Thanh Bình 04/06/1980 Nguy ễn Mai Hoa 19/10/1979
NOISINH
Bi ên Hòa Hà Nội H ải Phòng H à Nội
CHỨNG CHỈ TIN HỌC Trình độ A
Họ và tên:.....................................................
Ngày sinh:....................................................
Nơi sinh:.......................................................
Xếp loại:.......................................................
Giám đốc trung tâm Lê Hoài Phương
Bài giảng Microsoft Word
XEPLOAI
Khá Giỏi Gi ỏi Kh á Main document 60
4/26/2020
4. Làm việc với văn bản lớn
V.2
Các bước trộn văn bản Tạo file văn bản chính
Thực hiện lệnh [Menu] Tools Letters and Mailings Task Pane
Mail Merge
xuất hiện như sau: Mail Merge Wizard...
Ở đây thực hiện chọn kiểu văn bản muốn tạo
Letter:
Tạo văn bản theo dạng thư từ
Envelopes:
Tạo phong bì
Labels:
Tạo nhãn bưu điện
Directory:
Tạo các Catalog, danh sách địa chỉ Sau đó nhấn
Next
để bắt đầu văn bản chính Bài giảng Microsoft Word 61
4/26/2020
4. Làm việc với văn bản lớn
Sử dụng văn bản hiện thời để làm Main documents Bắt đầu Main documents từ một template B ắt đầu từ document đã có sẵn Nhấn
Next
để chọn dữ liệu trộn Bài giảng Microsoft Word 62
4. Làm việc với văn bản lớn
Khởi tạo dữ liệu trộn (Data file)
Có thể tiến hành tạo file dữ liệu mới hoặc mở file dữ liệu đã có sẵn trên đĩa
Cách 1: Tạo file dữ liệu mới
Chọn
Type a new list
, sau đó kích vào Create...
Kích vào đây để đưa các trường dữ liệu cần tạo vào file Tạo bản ghi mới Xóa bản ghi 4/26/2020 Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu, kích chuột vào nút Close và đặt tên file Bài giảng Microsoft Word 63
4. Làm việc với văn bản lớn
Trên hộp thoại xuất hiện, có thể chỉnh sửa dữ liệu bằng cách chọn bản ghi cần sửa rồi kích chuột vào nút Edit… 4/26/2020
Cách 2: Mở Data file đã có trên đĩa
Chọn
Use an existing list
, Kích chuột vào
Browse...
để chọn file dữ liệu Sau khi hoàn tất việc khởi tạo data file, nhấn
Next
để thực hiện trộn văn bản Bài giảng Microsoft Word 64
4. Làm việc với văn bản lớn
Trộn văn bản
Để chèn một trường từ
Data file
vào văn bản chính: Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn Kích chuột vào nút
Insert Merge Field
tr ên thanh công cụ Mail Merge (hoặc kích chuột vào
More items
… trên Task Pane) để chọn trường cần chèn 4/26/2020 Xem bản ghi đầu tiên Xem bản ghi trước đó Thực hiện trộn vào một file mới Kích chuột vào Next để xem dữ liệu, rồi thực hiện trộn Bài giảng Microsoft Word 65