Transcript 2 - EasyMail

Projet Easymail
Les boites génériques
Dossier RIMM
janvier 2013
Sommaire
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1. Objectifs
2. Principes de fonctionnement
3. Gestion des boites génériques
4. Le responsable de boite générique
5. Créer une nouvelle boite mail
6. Basculer une boite générique sur Easymail
7. Paramétrer et configurer une boite générique
8. Utiliser une boite générique
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1. Objectifs
3
Easymail permet de gérer une boite générique
avec plus de clarté et de sécurité qu’actuellement.
Easymail permet de respecter les exigences majeures de
sécurité par :
- l'identification des personnes utilisant une
boite mail fournie par Auchan
- la traçabilité des échanges réalisés à partir de
cette adresse mail Auchan
3
2. Principes de fonctionnement
4
Un responsable est désigné pour chaque boite générique.
L'option "délégation" lui permet ensuite d’autoriser
certains collaborateurs à utiliser également ce compte.
Les boites génériques sont utilisables à partir de n'importe
quel compte Easymail et depuis plusieurs comptes Easymail
simultanément.
A partir de son poste de travail, un collaborateur peut
accéder simultanément à plusieurs boites de messagerie
Easymail : son propre compte + un ou plusieurs comptes
génériques dont il a reçu
la délégation.
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3. La gestion des boites génériques
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1. Chaque adresse mail générique sera basculée ou créée
uniquement si est désigné au préalable un
responsable nominativement identifié et informé
2. Ce responsable prend en charge le paramétrage de
délégation de la boite mail générique aux personnes
qu'il va autoriser à l'utiliser.
3. Les personnes utilisant une boite générique doivent
posséder une adresse mail individuelle afin de
permettre la mise en place de l'option de délégation
5
4. Le responsable d’une boite générique
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Pour les sites/entités accompagnés par un RIMM, la boite
générique est, par défaut, sous la responsabilité du RIMM.
Pour les autres sites/entités, la boite générique est placée
sous la responsabilité du hiérarchique du service demandeur
(à déléguer si nécessaire)
Les utilisateurs d’une boite mail générique doivent être
informés qu’un compte Easymail sera créé à leur nom s’ils
n’avaient pas de messagerie auparavant et que leur adresse de
messagerie individuelle apparaitra sur les messages émis par
eux depuis la boite générique.
Voir la copie d’écran sur la page suivante
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Compte générique / compte individuel
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7
5. Créer les nouvelles boites mails
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1.
Le RIMM/Coordo référence les utilisateurs ayant besoin
d’accéder à une boite générique mais n’ayant pas de boite mail
personnelle
2.
Il complète le fichier avec Nom, Prénom et Matricule de
l’utilisateur
3.
Il envoie ce fichier complété le lundi qui précède la semaine de
bascule à : [email protected]
NB : renommer ce fichier comme suit :
Easymail_CreationNouveauxComptes_Numéro magasin_Nom magasin_Numéro de semaine
Exemple : Easymail_CreationNouveauxComptes_003_Englos_S10
4.
Il oriente le nouvel utilisateur vers le site d’auto-formation et
lui identique la date de bascule de la boite générique.
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6. Basculer une boite générique vers Easymail 1/2
1.
Les boites génériques basculent après tous les utilisateurs.
Un fichier de bascule spécifique est prévu à cet effet.
2.
Tu complètes ce fichier avec :
•
•
3.
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Nom, Prénom , Adresse Mail de la personne responsable de la boite
générique
L’adresse mail de la boite générique
Tu envoies ce fichier complété le lundi qui précède la semaine
de bascule à : [email protected]
NB : renommer ce fichier comme suit :
Easymail_BasculeBoitesGénériques_Numéro magasin_Nom magasin_Numéro de semaine
Exemple : Easymail_BasculesBoitesGénériques_003_Englos_S10
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6. Basculer une boite générique vers Easymail 2/2
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-
4.
Le responsable de la boite générique reçoit le mot de passe de celle-ci, sur
sa boite mail renseignée dans le fichier de bascule.
Il ne doit pas le diffuser aux autres utilisateurs
5.
Il met en place le paramétrage de la délégation de la boite générique vers
les boites individuelles des utilisateurs
6.
Pour se servir de la boite générique, les utilisateurs patientent une
trentaine de minutes puis se déconnectent d’Easymail. En se reconnectant
ils ouvrent leur propre compte Easymail puis accèdent à la boite générique
par la fenêtre multi comptes
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7. Scénario magasin
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Identification des:
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- Boites génériques
- Utilisateurs sans boite perso
Bascule des boites génériques
et mise en place des délégations
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Auto-apprentissage des
4
nouveaux utilisateurs
S-3
S-2
S-1
S
S+1
Validation auprès du Codir
de la fin du déploiement
S+2
1
Vérification 100% des
Utilisateurs basculés
Envoi du fichier
de création des
nouveaux utilisateurs
3
5 Envoi du fichier
de bascule des
boites génériques
Accompagnement des utilisateurs
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8. Paramétrer et configurer une boite générique 1/7
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8. Paramétrer et configurer une boite générique 2/7
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8. Paramétrer et configurer une boite générique 3/7
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8. Paramétrer et configurer une boite générique 4/7
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8. Paramétrer et configurer une boite générique 5/7
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8. Paramétrer et configurer une boite générique 6/7
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8. Paramétrer et configurer une boite générique 7/7
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Il faut attendre 30 min avant que cette délégation soit active
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9. Utiliser une boite générique
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Pour utiliser une boite générique rendez vous sur
easymailauchan.fr sur l’onglet Fiches rapides
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