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Desenvolvimento do conceito e análise do ambiente O nascimento de um projeto • Um projeto é uma máquina de mudança; • É concebido quando se percebe a necessidade de progresso, quando provavelmente há um período de discussão, especulação, uma “roda de avaliações” dos prós e contras e idéias, sem muita ação decisiva até que o conceito assuma uma forma identificável; • Se esta forma foi assumida e se chegou a um acordo quanto ao caráter desejável do projeto, é importante esclarecer seu propósito exato, isto é: rascunhar objetivos, escopo, resultado e custo, e identificar os interessados. • Os proponentes “resolvem” suas premissas e expectativas, reavaliam a viabilidade e discutem as táticas e os métodos pelos quais o projeto pode chegar a uma conclusão satisfatória; Pesando as alternativas • O desenvolvimento do projeto é um processo contínuo de consideração de alternativas. Teste o conceito indagando: 1. O que exatamente deve ser alcançado? 2. Quais resultados são importantes (necessidades), quais são 3. 4. 5. 6. desejáveis, mas não tão importantes (desejos)? O que não deve ser incluído (impedimentos)? Quanto tempo levará para que se alcance resultados e quando seria sensato começar? Quanto custará e de onde virão os recursos? Que oposição poderia ser encontrada, por que e por parte de quem? Considerando a metodologia • Modos alternativos de alcançar os objetivos do projeto podem ser propostos para consideração; • Um quadro claro e detalhado de cada alternativa conduzirá a uma decisão fundamentada em méritos e à melhor escolha final; Fatores ambientais • Analisar o ambiente onde o projeto será desenvolvido é de suma importância. Tanto o ambiente interno, como o ambiente externo do projeto apresentam fatores que interferem no desenvolvimento e consequente sucesso ou fracasso do projeto. • Esses fatores podem ser exclusivos de uma das empresas ou afetarem todas as empresas ou associações envolvidas no desenvolvimento do projeto e alguns deles também podem ser considerados com restrições para o desenvolvimento. Armadilhas e preservação do conceito • Muitas armadilhas podem estar relacionadas a um simples problema na comunicação e os conceitos do projeto são passíveis de incompreensão e manipulação; • A menos que as dificuldades sejam superadas nas fases iniciais, percepções discordantes e aspirações de potenciais interessados podem-se transformar em falsa expectativas; Problemas de simultaneidade • Riscos de compreensão e colaboração do projeto; • Perigo da administração fragmentada e a dificuldade de controlar custo e subempreiteiros envolvidos em trabalho complexo de desenvolvimento; Conceitos Difíceis • A transição do conceito para a implementação do projeto é frequentemente carregada de dificuldade, por isso muitas causas excelentes ou meritórias não conseguem sobreviver ao processo de concepção; • Muitos conceitos meritórios não conseguem alcançar a fase de proposta devido à incapacidade para identificar um patrocinador isolado ou grupo coeso com poder, determinação ou oportunidade para coordenar plenamente todos os aspectos do conceito; Buscando aceitação e apoio • A política de aceitação e apoio não pode ser sistematizada ou disfarçada por generalidades; • Entretanto, pode ser oportuno lembrar algumas regras básicas simples, como as seguintes: Investir tempo e dinheiro “de antemão”, identificando interessados em suas preocupações — mesmo quando os planos ainda são exploratórios; isso poupará tempo e recursos a posteriori (Laufer, 1997); Identificar antecipadamente os interessados em potencial e, quando possível, envolvê-los; Buscando aceitação e apoio Arregimentar apoio dos “crentes fiéis” — entusiasmar colegas e superiores imediatos para que forneçam incentivo e ajuda básica; Mostrar os benefícios em condições realistas, mas atraentes; Não menosprezar dificuldades ou problemas; avaliar os riscos e mostrar maneiras para superá-los; Ser realista sobre custos e riscos, mas enfatizar os benefícios; “Cercar os graúdos” — obter apoio da cúpula — no máximo de áreas possível; Buscando aceitação e apoio Antecipar oposição e ficar de sobreaviso — pensar por que as propostas poderiam atrair oposição e de quem, e preparar uma defesa racional; “Dar uma tacada direta” — não encobrir os problemas; apoiar-se em fatos e, naturalmente, ser honesto. Um projeto não consegue funcionar na base de informações falsas; Apoiar as propostas com estruturas de referência lógica que evidenciem premissas importantes sobre as quais se baseiam as propostas do projeto e os resultados que se podem esperar; Amortecendo o impacto de variação, ajuste e revisão • Devido à estreita relação entre tempo, custo e qualidade, é prudente dar uma margem e variação (de até 10%, por exemplo) no tempo e custo totais como medida de segurança contra imprevistos; • Grandes margens encorajam a extravagância e a indolência na administração, mas, na prática, pequenos ganhos e perdas de tempo ou custo tendem a ser compensados no cômputo final, que, em circunstâncias normais, estará nos limites da faixa de 10% do orçamento-alvo; Revisões do proprietário durante a implementação do projeto • Um proprietário de projeto normalmente não alterará o conceito, mas não são raras as suas exigências por alguma forma de revisão; • Com exceção de mudanças essenciais de planejamento que a revisão acarretaria, ela pode produzir um grande impacto no conceito geral, oportunidade e natureza do resultado do projeto; • É importante considerar todos os efeitos de uma revisão na implementação do projeto, entre eles, a disponibilidade e a alocação de recursos, provisão de pessoal, custo e fluxo de caixa; • Custos adicionais, que normalmente são de responsabilidade dos proprietários, devem ser negociados antes de a revisão ser aceita. Estudo de Caso • Cozinheiros demais – o projeto de treinamento de jovens • Lições: • É imprudente divulgar a ideia de um projeto sem estipular • • • • • • condições de como ele deverá ser implantado Patrocinadores que buscam o ganho pessoal irão prejudicar o projeto Objetivos devem ser claros e definidos no estágio inicial Cuidado com a disponibilidade de recursos Confirmar o apoio dos interessados Não supor resultados irreais Realizar um estudo de viabilidade