Transcript 差勤管理

行政院人事行政總處
網際網路版人力資源管理系統
(WebHR)
差勤管理子系統教育訓練
教學大綱
WEBHR差勤功能示意圖及模組說明
差勤管理各功能處理流程說明(含與P2K
差勤不同處之說明)
差勤管理Q&A教學
轉檔注意事項
WebHR差勤系統-功能示意圖
年度基本及相關設定：
1.
行事曆產生
2.
差勤制度管理
刷卡系
統
傳送特約銀行
本
文
檔
出勤請假-勤惰統計
出差加班-
差勤員工基本
資料維護
xml
個人-休假年資
待遇-加班費
任免-報到、離職
首長差假
xml
P2k差勤
WebHR差勤
WebITR
X
M
L
考績-考
績表
本
文
檔
電子差勤表
單系統
相關報表
差勤管理模組說明
模組(功能項)
制度管理
說明
行事曆、差勤規定組別、假別規定上限、員工基本差
勤資料查詢與維護、核對每小時加班費
出勤管理
差勤組別人員、本文檔格式設定、刷卡資料、臨時卡、
刷卡轉出勤、異常處理、出勤資料維護、報表
請假\出差\加班管理
請假出差加班資料維護、大批新增、本文檔格式設定、
刷卡檔自動轉加班、異常查詢、專案加班、報表
輪班值班管理
輪班排班\值班排班作業、輪班\值班資料維護、報表
勤惰統計管理
國民旅遊卡資料處理
重新統計作業、勤惰統計資料維護、報表
首長差假
假單填報、明細、列印、報送、主管機關核定、主管
差假資料查詢
工具
差勤資料檔案匯出\匯入、任免報到差勤更新、任免離
職更新差勤、機關改制差勤參數資料轉換作業
、差勤檔案員工代號大批變更作業
匯入發卡行、製作媒體檔、差勤基本資料媒體傳輸及
列印、公務人員休假紀錄媒體傳輸及列印
與Pemis2K不同處說明－差異處
WebHR
Pemis2K
(1) 共用年度假日檔(人事行政總處維
運管理提供)，各機關不需要維護
年度假日資料維護（需要自行維護）
(2) 差勤組別人員資料維護
＊差勤規定組別
＊上班別
員工基本差勤資料維護--差勤規定
組別、上班別(要自行輸入)
非固定差勤規定組別人員資料維護
(3) 員工基本差勤資料維護--薪(俸)額
員工基本差勤資料維護--俸點
【固定性給與轉入】 --轉入待遇系統 --專業加給、主管職務加給、每小時
資料(專業加給、主管職務加給、每小 加班費自行維護
時加班費)
--增加延長病假
(4) 報表列印增加機關起迄範圍條件
只能查詢單一機關
差勤管理流程圖說明
制度管理
出勤\請假\出差\加班
管理
勤惰統計
管理
工具
國民旅遊卡
資料處理
輪班值班
管理
首長差假
差勤管理—制度管理流程圖說明
制度管理
行事曆
維護
產生行事曆
行事曆拷貝他機關
行事曆資料匯出作業
行事曆資料匯入作業
機關差勤規
定資料維護
假別規定上限設定
差勤規定組別說明維護
新增差假規定組別
員工基本差
勤資料維護
員工基本差勤資料批次更新
從個人基本資料轉入差勤
核對每小時加班費作業
檢查差勤系統相關設定
行事曆資料維護(產生、維護如颱風、
匯出、入)
機關差勤規定資料(差勤規定組別、上下
班時間、上限、假別規定、刷卡規定)
建立員工基本差勤資料
-轉個人基本資料、使用新增鍵或P2k、
WebHR、WebITR匯出、入
-職務類別/年制別欄位
-休假年資/-每小時加班費
員工基本差勤資料批次更新
年度假日資料維護--機關不需要維護
 共用年度假日檔(統一由人事行政總處維運管理提供)，
各機關不需要維護
行事曆拷貝他機關
直接從系統複製同一主管機關下的某一機關年度行事曆資料，不需
透過匯出匯入方式
新增：拷貝他機關功
能
(亦可接收P2K行事曆)
1.產生行事曆
2.手動匯入匯出
 行事曆拷貝他機關 (同一年度）
1.來源機關：要拷貝哪家機關？
2.目地機關：需要行事曆的機關（本機關）
差勤組別人員資料維護
系統會依起始、結
束日期來判斷，這
個人員目前屬於哪
個差勤組別
★注意：
一個人可以有多筆
差勤組別資料!!
 日期起始日期、結束日期、差勤規定組別、上班別
員工基本差勤資料維護
 上班別、差勤規定組別：唯讀欄位 ，不開放編修
核對每小時加班費作業
差勤
待遇
不能勾選？!
因為比對結果
一致，故系統
直接把選取方
塊設為唯讀
把「待遇」資料
更新到「差勤」
 核對每小時加班費，可由選取差勤與待遇薪俸額專業
加給主管職務加給差異，將差勤資料更新
差勤規定組別說明維護
 維護差勤規定組別說明(譬如說明該組別適用於那些人)
差勤管理—出勤管理流程圖說明
出勤管理
差勤組別人員
資料維護
刷卡記錄批
次處理
大批新增差勤組
別人員資料
刷卡本文檔格式設定
大批刪除差勤組
別人員資料
臨時卡處理
刷卡資料處理
轉成出勤資料
出勤資料
維護
異常處理
報表
員工出勤資料報表
個人出勤記錄一覽表
員工出勤異常報表
個人出勤異常報表
查勤報表
年度員工出勤異常報表
個人刷卡資料明細
出勤管理
刷卡紀錄批次處理
-刷卡本文檔轉換
-轉成出勤資料-亦可選單位或個人
-轉換加班資料
出勤資料維護
-異常處理
產生相關報表
刷卡紀錄本文檔格式
 "01","A123456789","0980309","0805","A",""
 "01","A123456789","0980309","1700","D",""










刷卡記錄本文檔格式如下:（假設員工代號佔10碼）
範例 : "01","xxxxxxxxxx","0980309","0812","A","xxxx"
2-3:刷卡機編號 7-16:員工代號或身分證號
20-25:刷卡日期
29-32:刷卡時間
36:刷卡類別 40:刷卡卡片版本
a.刷卡機編號 : 2碼
b.員工代號或身分證號 : 10碼,若為員工代號則可小於10碼
（後面各欄位位置相對前移）
c.刷卡日期 : 7碼,格式為yyymmdd
d.刷卡時間 : 4碼,格式為hhmm
e.刷卡類別 : 1碼,種類有四:(英文大寫)
 A : 進(包括平日上午上班、下午上班、公出返、開會返等)
 D : 出(包括平日下班、公出、開會出等)
 E : 加班進(平日、例假日)
 F : 加班出(平日、例假日)
f. 刷卡卡片版本 : 4碼,可空白
本文檔格式設定『未依規定格式』-身分證字號第一碼轉數字、三組組合
 身分證號第一碼轉數字，可自行設定身分證、員工代號組合
 刷卡本文檔\整批請假本文檔\整批加班本文檔
本文檔格式設定『未依規定格式』-身分證字號第一碼轉數字、三組組合。
舉例說明
差勤管理—請假管理流程圖說明
請假管理
請假資料
維護
整批請假本文
檔資料處理
各種假已請天數
請假本文檔格式設定
己領休假補助費資
料
請假異常資料查詢
大批新增
○處理不同人同時
○處理同人不同時
報表
員工請假資料報表
個人請假記錄一覽表
員工休假累計表
員工年終休假結算調查表
員工年終休假結算表
員工休假補助費請領清冊
曠職扣薪報表
交通費扣減清冊
請假管理
 新增
(是否合計含假日、申領國旅補助註記、喪假、流產假、
加班補休…)
-請假本文檔轉換
 大批資料新增(含出差)
-不同人同一時間
-同一人不同時間
 拷貝此筆新增
 各種假已請天數
 產生相關報表
差勤管理—出差管理流程圖說明
出差管理
出差資料
維護
大批新增
○處理不同人同時
○處理同人不同時
報表
員工出差資料報表
個人出差記錄一覽表
出差費請領清冊
出差管理
新增
(是否合計含假日)
拷貝此筆新增
補休資料-請假維護-出差補休假
差費
產生相關報表
差勤管理—加班管理流程圖說明
加班管理
專案加班
資料維護
加班資料
維護
專案加班人員
大批新增
大批加班處裡
○不同人同時
○同人不同時
專案加班人員
資料維護
整批加班
本文檔資
料處理
刷卡檔自動轉
成加班資料
加班本文檔格
式設定
加班異常資料
查詢
報表
員工加班資料報表
個人加班記錄一覽表
加班費請領清冊
加班時數統計表
加班資料補休查詢
加班管理
 加班類別
-專案加班-先申請建檔維護
-一般加班
 加班資料轉檔
-刷卡檔轉換
-本文檔轉換
 每小時加班費
 補休資料-請假維護-加班假
 大批新增加班資料&大批修改加班費請領時數
專案加班資料，專案代號維護
 提供專案加班之專案代號維護：增加進駐災害應變中心，簡任以上人
員並支領主管職務加給，可支領加班費 勾選註記
加班補休資料查詢
 提供查詢加班補休資料並可列印報表
差勤管理—輪班值班管理流程圖說明
輪班值班管理
輪班排班
作業
值班排班
作業
輪班資料維護
值班資料維護
報表
輪班排序表
員工值班資料報表
員工值班輪值表
輪值費請領清冊
輪班值班管理
 輪班與值班作業的操作方式類似，皆是：
1. 執行排班作業
• 唯輪班作業則須先至員工基本差勤資料維
護處補建該輪班人員資料
2. 維護排班資料
3. 列印相關報表
差勤管理—勤惰統計管理流程圖說明
勤惰統計管理
重新統計
作業
勤惰統計資料維護
假別明細資料
報表
員工勤惰統計報表
個人勤惰月統計報表
機關差勤統計報表
員工姓名代號對照表
勤惰統計管理
重新統計作業-也可單選個人
學校機關執行二次(不同曆年)
勤惰統計資料維護
學校學年制為當年八月至隔年七月
勤惰統計資料轉供考評資料
統計報表
差勤管理—國民旅遊卡資料處理流程
圖說明
國民旅遊卡資料處理
彈性匯出設定
○彈性匯出設定
匯入發卡行格式、寫入傳輸檔、製作媒體檔
○差勤基本資料媒體傳輸及列印
寫入傳輸檔、製作媒體檔
基本資料彙整表
新增人員名冊
刪除人員名冊
○公務人員休假紀錄媒體傳輸及列印
製作媒體檔
休假資料列印
國民旅遊卡資料處理
 國民旅遊卡特約銀行(民國98~100年)共四家
(玉山、中國信託、國泰世華以及聯邦銀行)
 各機關須報送員工差勤基本資料(含異動)及休
假紀錄給特約銀行，報送方式
-玉山銀行：開帳號至檢核系統作業、傳輸檔、名冊
-中國信託：開帳號至檢核系統作業、傳輸檔、名冊
-國泰世華：開帳號至檢核系統作業、 名冊
-聯邦銀行：開帳號至檢核系統作業
國民旅遊卡彈性匯出設定
選取人員
媒體檔相關條件設定
休假資料(列印方式)及基本資料
寫入傳輸檔
製作媒體檔
國民旅遊卡資料處理
 差勤基本資料媒體傳輸
-選取人員
-寫入傳輸檔
-製作媒體檔(*.per)
-名冊
 休假紀錄媒體傳輸
-選取人員
-製作媒體檔(*.txt)
-資料列印
差勤管理—首長差假流程圖說明
首長差假
假單填報
假單列印
假單報送作業
主管機關核定作業
主管差假資料查詢
首長差假-假單填報\明細\列印
1.一張假單可輸
入多筆明細
2.差假區間可跨月
3.可補輸入之前的
請假日期
如果計算後的
「合計日時數」
有誤，請檢查
行事曆正確性
 假單填報(文稿編號、上傳附件檔案)，假單明細(首長請假資料)
 假單列印(列印假單明細)
首長差假-假單報送\主管機關核定作業
所屬機關作業
主管機關作業
 假單報送作業(選取文稿編號後報送)，主管機關核定作業(核定所
屬的首長假單報送資料，並自動轉成請假資料)
首長差假-主管差假資料查詢
主管機關作業
 查詢主管差假資料，透過系統權限\使用者機關層級設
定，可以查詢縣府暨所轄機關的主管差假
差勤管理—工具流程圖說明
工具
差勤資料檔案匯出
差勤資料檔案匯入
任免報到差勤更新
機關改制差勤參數資
料轉換作業
任免離職更新差勤
差勤檔案員工代號大
批變更作業
工具-差勤資料檔案匯出
 匯出差勤資料-產生xml格式檔案
工具-差勤資料檔案匯入
★匯出、匯入的作用？
1.和P2k、WebITR介接
2.和外部差勤系統介接
3.人員調到其它使用
WebHR的縣市,可利用
這種媒體檔達到資料移轉
 匯入xml格式差勤資料檔案
工具-任免報到差勤更新
 任免報到差勤更新，選取任免報到資料更新差勤相關資料
還有其它方式可以新增差勤員工基本資料喔！
1.單筆新增
2.大批新增
3. XML匯出匯入(工具)
工具-任免離職更新差勤
 任免離職更新差勤-異動差勤員工基本資料的離職日期
還有其它方式可以更新差勤員工基本資料的「離職日期」喔！
1.單筆編修
2.任免離職更新作業(勾選差勤系統)
工具-機關改制差勤參數資料轉換作業
 機關改制作業，複製原機關資料到新機關
工具-差勤檔案員工代號大批變更作業
在這裡輸入，
然後再按工具列的
【執行變更】
 機關改制，大批變更差勤相關資料檔的員工代號
差勤管理Q&A教學-1
1.
2.
3.
4.
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7.
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9.
10.
11.
12.
如何新增差勤員工基本資料
如何大批新增差勤員工基本資料
在差勤員工基本資料中有差勤規定組別有何作用
任免報到-差勤如何更新
任免離職-差勤如何更新
如何將刷卡資料匯入資料庫中?
若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變動…等)，如何處理
如何查詢某位同仁請假或出差等各種假別之天數
系統有提供差勤檔案之匯入匯出有哪些
各種假別上限天數設定
首長假單如何報送
如何核對差勤員工每小時加班費
差勤管理Q&A教學-2
13. 差勤管理有哪些參數資料，做何用途？
14. 新增員工基本差勤資料，出現訊息：此人員工代號或身分
證號資料已存在無法再新增!!如何處理？
15. 員工基本差勤資料的差勤規定組別、上班別欄位資料不能
修改？
16. 新增請假資料(勤惰統計資料)，計算時數(統計資料)有錯
誤，如何處理？
17. 〔101年新增功能〕喪假、流產假，可依不同假由類別，
設定不同的上限日數。
Q1.如何新增差勤員工基本資料
選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】
 (1)按【新增】鍵，輸入正確資料，按【確認】鍵，完成一筆人員新增。
Q2.如何大批新增差勤員工基本資料
選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】
 (1)按【轉個人基本資料】鍵，進入從個人基本資料轉入差勤資料。輸入
查詢人員條件，按【選取人員】鍵，將人員選入已選取人員區塊，給定
差勤規定組別、上班別，按【執行】鍵，完成大批從個人轉入員工基本
差勤資料。
Q3.在差勤員工基本資料中有差勤規定組
別有何作用
 選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】
 (1)對應差勤組別人員資料維護系統日期的差勤規定組別。
 (2)對應差勤規定組別參數資料，作用在出勤請假出差加班計算日時數。
Q4.任免報到-差勤如何更新
選取【工具】【任免報到差勤更新】
 (1)輸入到職日期條件，按【查詢】鍵。
 (2)選取要差勤移轉或新增的人員，按【差勤移轉新增】鍵
，建立員工基本差勤資料。
 (3)表二如有資料，才會直接新增一筆員工基本差勤資料。
資料來源：任免報到
Q5.任免離職-差勤如何更新
選取【工具】【任免離職更新差勤】
 (1)輸入離職日期條件，按【查詢】鍵。
 (2)選取要更新差勤離職日期的人員，再按【更新差勤】鍵
，更新員工基本差勤資料的「離職日期」欄位。
資料來源：任免離職
Q6.如何將刷卡資料匯入資料庫中?
選取【出勤管理】【刷卡記錄批次處理】
(1)第一次進入，按【刷卡本文檔格式設定】鍵，確認本文檔格式設定值。
(2)由刷卡記錄批次處理，按【瀏覽】鍵選擇正確從刷卡鐘下來的刷卡檔，
再按【轉入】鍵。
(3)按【刷卡資料處理】鍵，修改異常刷卡資料。
(4)按【臨時卡處理】鍵，設定遺失刷卡卡片的人員臨時刷卡卡號設定。
(5)按【轉成出勤資料】鍵，選擇出勤日期區間按【執行】鍵，執行刷卡資
料轉出勤。
Ps.本文檔格式設定，可請刷卡鐘廠商協助確認
Q7.若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變
動…等)，如何處理
(1)如因臨時颱風狀況，停止上班上課。請選取【制度管理】【行事
曆資料維護】，
修改發生颱風日期的上班區別並原因後按【儲存】鍵。
Q7.若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變
動…等)，如何處理
(2)如因差勤組別上班別時間臨時變動。請選取【制度管理】【機關差
勤規定資料維護】，按【新增差假規定組別】，產生一組新規定組別。
再選取【出勤管理】【差勤組別人員資料維護】，按【大批新增】，
大批新增差勤規定組別人員資料。設定暫時變動的新差勤規定組別、組
別日期區間、上班別。
(2-1) 新增差假規定組別
Q7.若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變
動…等)，如何處理
(2-2) 調整新的差假規定組別的「制度類別」
Q7.若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變
動…等)，如何處理
(2-3) 大批新增新的差勤規定組別人員
Q7.若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變
動…等)，如何處理
(2-4) 已新增的差勤規定組別人員
Q7.若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變
動…等)，如何處理
(2-5) 員工基本差勤資料的「差勤規定組別」已變動
Q8.如何查詢某位同仁請假或出差等各種
假別之天數
選取【請假管理】【請假資料維護】
(1)按身分證號右邊【…】選取某位同仁，輸入查詢得請假區間及假別，
按查詢鍵。
選取【出差管理】【出差資料維護】
(1) )按身分證號右邊【…】選取某位同仁，輸入查詢得出差區間及出差類
別，按查詢鍵。
Q9.系統有提供差勤檔案之匯入匯出有哪些
選取【工具】【差勤資料檔案匯出】
Q10.各種假別上限天數設定
選取【制度管理】【假別規定上限設定】
(1)選擇差勤規定組別、假別，按【查詢】鍵。
(2)資料列按【編修】鍵，進入維護畫面編修，按【儲存】鍵完成資料修改。
Q11.首長假單如何填寫與報送
選取【首長差假】【假單填報】
(1)按【新增】鍵，選取請假首長身分證號，按【確認】鍵，完成首長差假
文稿編號新增。
(2)按【編修】鍵，可上傳附件檔案，按【明細】鍵，進入假單明細作業。
(3)按【新增】鍵輸入資料按【確認】鍵，完成假單請假明細資料建立。
(4)按【列印】鍵，可列印假單。
(5)按【報送】鍵，完成首長差假報送。
只會出現主管級
別為「首長」的
人員
(來源：個人基本
資料）
Q12.如何核對差勤員工每小時加班費
選取【制度管理】【核對每小時加班費作業】
(1)選擇差異比對條件，按【查詢】鍵。選取要更新的人員，按【差異更新
】鍵。將畫面右邊四項待遇資料更新差勤員工基本資料相對應欄位。
(2)按【列印】鍵，產生EXCEL報表檔案，方便比對。
*差異比對區分：
(1) 全部比對-列出全部比對結果
(2) 只有差異-僅列出有差異的資料
Q13.差勤管理有哪些參數資料，作何用
途？
 (1)行事曆：人事行政總處維運管理會建立每一
年度共同假日資料檔，供各機關產生每一年度
的行事曆每一個日期上班區分假日依據。機關
可自行維護上班區分。
 (2)差勤規定組別：提供差勤規定組別參數設定
，如上下班時間、上限規定、刷卡規定。
 (3)上班別：正常班、彈性班、輪班、免刷卡。
 (4)假別規定上限：提供差勤規定組別各假別上
限參數設定，如事假、病假、休假、其他假。
 (5)員工差勤組別人員資料：提供設定員工差勤
規定組別、上班別。
Q14.新增員工基本差勤資料時，出現訊
息：此人員工代號或身分證號資料已存
在無法再新增!!如何處理
 (1)表示該人員資料已經存在於員工基本差勤資料
，無法再新增重複資料。
 (2)由差勤管理 > 制度管理 > 員工基本差勤資料維
護，輸入該人員身分證號並將□是否為離職人員
打勾，按【查詢】鍵，再按【編修】鍵。將離職
日期欄位清除，並各欄位輸入正確資料後按【儲
存】鍵。
Q14.新增員工基本差勤資料時，出現訊
息：此人員工代號或身分證號資料已存
在無法再新增!!如何處理
(1-1) 查詢「離職人員」，按【編修】
Q14.新增員工基本差勤資料時，出現訊
息：此人員工代號或身分證號資料已存
在無法再新增!!如何處理
(1-2) 清空「離職日期」，按【儲存】
Q15.員工基本差勤資料的差勤規定組
別、上班別欄位資料不能修改？
 (1)不同於Pemis2K，這兩個欄位由員工差勤組別人員
資料作業管理。
 (2)由差勤管理 > 出勤管理 > 差勤組別人員資料維護。
Q16.新增請假資料(勤惰統計資料)，計
算時數(統計資料)有錯誤，如何處理？
 (1)由差勤管理 > 出勤管理 > 差勤組別人員資料維護，先檢
查這個人員的差勤組別人員資料維護資料是否建立正確差
勤規定組別、上班別。
Q16.新增請假資料(勤惰統計資料)，計
算時數(統計資料)有錯誤，如何處理？
 (2)由差勤管理 > 制度管理 > 機關差勤規定資料維護，檢查
上下班時間、中午午休時間、彈性上下班時間參數、曆年
制起迄月、學年制起迄月參數設定是否正確。
Q17.〔101年新增功能〕喪假、流產假，可依
不同假由類別，設定不同的上限日數
(1)由差勤管理 > 制度管理 > 假別規定上限設定：新增資料
時，若為「喪假」、「流產假」，可依不同職務類別，設定不
同上限天數
*其餘的請假別，操作方式和以前相同
Q17.〔101年新增功能〕喪假、流產假，可依
不同假由類別，設定不同的上限日數
(2)差勤管理 > 請假管理 > 請假資料維護：
新增資料時，若為「喪假」、「流產假」，需填入假由類別
及相關欄位
*若上限日數為空白，請檢查上限日數設定
Pemis2K差勤資料轉檔後資料相關事宜說明
 員工基本差勤資料：薪(俸)額、專業加給、主管職
務加給、每小時加班費—檢查資料正確性。
 差勤組別人員資料：差勤規定組別、上班別、開
始日期、結束日期—檢查資料正確性。
 差假規定組別說明：維護差假組別中文說明。
敬請指教!