GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS I.

Por

HENRY HELI GONZALEZ GAITAN.

Especialista en Logística Integral.

E-mail: henryhelig @yahoo.es

, Cel: 3002844137

GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS.



CONTENIDO

l.

Aspectos Generales de la Gestión de Stocks.

ll.

Tipos de Sistemas de Gestión de Stocks.

lll.

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

lV.

Clasificación de los artículos según su importancia. Criterio ABC

V.

El concepto de Rotación y Cobertura de Stocks.

GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS

     

OBJETIVOS:

Entender la importancia logística, económico financiera y de servicio de una eficiente y eficaz Gestión de Stocks.

Diferenciar entre un sistema de Gestión de Stocks de revisión continua y de revisión periódica.

Establecer una clasificación de las existencias del almacén según criterio ABC.

Conocer la función del stock de seguridad, stock normal o de ciclo y stock de especulación.

Aprender a calcular el stock medio de un producto terminado.

GESTIÓN BÁSICA DE STOCKS.



OBJETIVOS:

 Conocer las distintas variables que afectan a la Gestión de Stocks de una empresa.

 Realizar previsiones de demanda a partir de series temporales.

 Calcular lotes óptimos de pedidos, puntos de pedidos y stocks de seguridad.

Importancia. !

 Una correcta Gestión de Stocks constituye uno de los pilares básicos en los cuales se apoyan las nuevas tendencias logísticas en la empresa, a fin de reducir costos, incrementar la productividad, equilibrar el servicio y la disponibilidad, mejorar la fiabilidad, para ser más competitivos.

Importancia en la reducción de costos operativos y de capital. !

 El alto nivel competitivo con que se mueven los mercados de hoy, obligan a las empresas a reducir los costos operacionales, uno de cuyos componentes más importantes está ligado al llamado “Capital Cautivo”, que las empresas en

carácter óptimo

están obligadas a mantener, como consecuencia de cuantiosas inversiones en stocks para dar el servicio comercial que el mercado requiere.

LA GESTION DE STOCKS

•

EL STOCK de una empresa puede definirse como el conjunto de materiales y articulos que la empresa almacena en espera de su utilizacion o venta posterior.

Gestion de stocks

Inventarios o stocks

Ej Empresas industriales: almacenan M primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a elaboracion posterior Empresa Comercial: el stock se limita a mercaderias que se almacenan para ser vendidas a los clientes.

LA GESTION DE STOCK ES LA PARTE DE LA GESTION LOGISTICA QUE SE ENCARGA DE ADMINISTRAR LAS EXISTENCIAS DE LA EMPRESA

Qué significan altos inventarios?

 Esconden ineficiencias gerenciales.

 Esconden problemas de procesamiento.

 Amarran capital.( capital cautivo ).

 Generan lucro cesante.

 Consumen espacio en el piso.

 Se tienen que administrar, mantener, manejar, contar, almacenar y vigilar.

 Generan los llamados costos ocultos de inventario.

 Generan obsoletos, caducados, roturas, robos.

 Pierden valor en el tiempo.

Algunas de estas frases le son comunes?...

El inventario esta muy alto?

Tenemos una gran cantidad de obsoletos.

Esos productos llevan años ahí, son de muy lenta rotación.

Entonces que pido?

Cuál es el mínimo?, cual es el máximo?

Será que asistimos a otro seminario de inventarios.

Tendrá alguien la bolita mágica Para el manejo de inventarios

GENERAN COSTOS OPERATIVOS .



COSTO ADECUADO COSTOS DE LOS PEDIDOS

Personal de Compras ( Salarios, Seguridad Social).

Gastos Generales.

Comunicaciones.

GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL.



COSTO ADECUADO COSTOS DEL ESPACIO DE LAS INSTALACIONES

Alquileres.

Amortizaciones.

Impuestos.

Financiación.

Seguros.

Mantenimiento y Reparación.

GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL.

 

COSTO ADECUADO COSTOS DE MANIPULACIÓN

Personal Directivo.

Reparaciones y Mantenimiento.

Financiación.

Alquileres.

GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL.



COSTO ADECUADO COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

Costo beneficio del stock de materiales y mercancías.

Primas de seguros sobre productos almacenados.

Administración de las entradas o almacenamiento.

Administración de las salidas.

Control de inventarios.

Costos de transporte.

GENERAN LOS LLAMADOS COSTOS OCULTOS.

 

COSTO ADECUADO

Obsolescencia.

Deterioros.

Devoluciones.

Averías.

Agotados.

Robos - Hurtos.

COSTOS OCULTOS

¿POR QUÉ AL DISMINUIR LOS INVENTARIOS SE MEJORA LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA?

El elevado nivel del agua (volumen de inventario), oculta las rocas (problemas administrativos) Bajar el nivel del agua (volumen de inventario), destapa las rocas (problemas) Esto procedimiento es parte del proceso de mejoramiento continuo

Qué es un stock?

 El stock de una empresa puede definirse como el conjunto de materiales y artículos que la empresa almacena en espera de su utilización o venta posterior. Casi la totalidad de las empresas tienen que mantener un inventario o stock de distintos tipos de bienes o artículos para su funcionamiento y desarrollo de su actividad económica.

Stock industrial.

 En el caso de empresas industriales, se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a elaboración posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus clientes.

Stock comercial.

 Cuando la actividad de la empresa es sólo comercial, el stock se limita a mercaderías que se almacenan desde que se reciben del proveedor hasta que se venden a los clientes.

Objetivos de una Gestión de Stocks.

      La Gestión de Stocks es la parte de la función logística que se encarga de administrar las existencias de la empresa, los objetivos fundamentales que se persiguen para que la gestión de stocks sea lo más eficiente y eficaz posible son: Almacenar la menor cantidad posible de artículos.

Atender el mayor grado de servicio y disponibilidad, requerido por el mercado.

Reducir las inversiones de Capital Circulante al mínimo posible, sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado.

Evitar las roturas de stocks.

Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks.

Impacto Financiero. ! (ROI).

 Dado el impacto económico-financiero, que los inventarios representan, conviene advertir el concepto del

R.O.I

(Return On Investment).

ROI

= (ingresos – costos / inversión).

Mejorar la gestión de stocks implica necesariamente una mejora del

R.O.I,

debido:

a .

Disminución del costo de inventarios permanentes.

b.

Al incrementar el

grado de servicio,

incrementamos la “

Demanda Atendida”

, con la consiguiente mayor absorción de gastos indirectos.

c.

En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva, debido a una disponibilidad correcta de los materiales y componentes necesarios en la producción.

CONCENTRÁNDOSE EN LOS COSTOS DE SERVIR (MARGEN) Y AUMENTANDO LA ROTACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE TODA LA CADENA DE ABASTECIMIENTO OPTIMIZA LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA

RENTABILIDAD ¿Por qué el aumentar la rotación y disminuir los costos es tan importante?

G I

Equilibrio en la Gestión de Stocks.

  La gestión de stocks tiene la difícil misión de encontrar un equilibrio entre los distintos objetivos. Para ello tendrá que determinar variables tales como: El nivel de stock de cada artículo. (Unidades que se almacenarán de cada artículo.

 Momento de emitir los pedidos. Es lo que se denomina el punto de pedido o nivel de stock a partir del cual emitiremos un nuevo pedido.

 Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido (Q). Cuanto más grande sea el lote menos pedidos haremos al año, y viceversa.

s

UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS EFECTIVO LOGRA EL EQUILIBRIO ENTRE EL SERVICIO DE LA ENTREGA, EL NIVEL Y LA DISPONIBILIDAD DE LOS INVENTARIOS, Y EL COSTO

¿Cuál es el propósito de un Sistema de G I ?

Es lograr un equilibrio entre:

El nivel de servicio al cliente (Entregas) El nivel de los inventarios Y los costos de servir

TRIÁNGULO LOGÍSTICO

Optimizar las Entregas Justo a Tiempo Optimizar la gestión de Inventario s Optimizar los Costos Rotación Rentabilidad Margen

II. Sistemas de Gestión de Stocks.

 A la hora de gestionar sus existencias, las empresas pueden emplear dos clases de sistemas:  Sistemas de revisión continua.

 Sistemas de revisión periódica.

Sistemas de Gestión de Stocks.



Sistema de Revisión continua.

Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, después de cada transacción, registrándose: Entradas de mercancía: Aquellas transacciones que aumentan el nivel de stock de la empresa. Estas entradas serán las compras y las devoluciones de mercancías que realizan los clientes.

Salidas de mercancía: Son las transacciones que disminuyen el nivel de stock de la empresa, fundamentalmente las ventas, pero también las devoluciones que hacemos a los proveedores, las roturas, los robos, perecederos, obsoletos, etc.

Sistemas de Gestión de Stocks.

 compras  Devoluciones sobre ventas STOCK -Ventas -Devoluciones sobre compras -Roturas -Robos -Obsoletos

Sistemas de Gestión de Stocks.



Sistemas de revisión periódica.

Es un sistema donde las entradas y las salidas de mercancías no se registran. Para conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Este sistema sólo se puede emplear cuando hay poca variedad de artículos (poco surtido) y pocas unidades de cada artículo o referencia.

Sistemas de Gestión de Stocks.

 Las empresas emplean uno u otro sistema dependiendo de su nivel de stock, tamaño, complejidad, etc. Las grandes empresas de distribución emplean: Un sistema de revisión continua: Las entradas y salidas se registran en el momento de producirse a través de sistemas informáticos. Estos sistemas llegan a lanzar pedidos a los proveedores de forma automática cuando el nivel de stock de un determinado artículo llega a un tope establecido. A este nivel de stock es a lo que se denomina

punto de pedido.

Sistemas de Gestión de Stocks.

Las empresas utilizan un sistema de Recuentos periódicos por plazos determinados, para subsanar errores y actualizar el stock, además de comprobar el estado de las mercancías. Independientemente de estos recuentos periódicos, las empresas están obligadas a hacer un recuento de la totalidad de las existencias contablemente.

III. Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

Según su función:

- Stock normal o de ciclo -

Es el stock necesario para atender la demanda normal de la empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el siguiente.(Lead time de aprovisionamiento).

Stock de seguridad o protección

Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por encima del necesario (stock normal o de ciclo) para atender la demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como finalidad evitar las roturas de stock en caso de que se produzcan:

-

Por retrasos de los proveedores.

-

Por fluctuaciones de la demanda.

.Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

-

Stock de especulación y anticipación

En ocasiones las empresas compran y almacenan más de lo habitual para aprovechar precios bajos, cuando se piensa que estos precios no se mantendrán en el futuro.

También es el caso del stock que se constituye para atender la demanda de productos de venta estacional (productos de temporada).

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

•

Según su naturaleza física.

-

Según su vida útil.

-

Artículos perecederos: Son aquellos que se deterioran con el paso del tiempo. Normalmente son productos alimentarios, el factor tiempo es fundamental en la gestión de este tipo de artículos.

-

Artículos no perecederos: Casi todos los productos sufren con el paso del tiempo. Se consideran no perecederos aquellos productos en los que el tiempo de almacenaje no es una variable primordial.

-

Artículos con fecha de caducidad: Son aquellos que no se pueden vender tras una fecha determinada.

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

-

Según la actividad de la empresa.

En

empresas comerciales

encontramos stocks de: Mercaderías: Artículos que suponen la venta normal de la empresa.

Artículos complementarios: Son aquellos que aun no siendo esenciales, si son necesarios para proporcionar una mejor atención al cliente.

Artículos obsoletos, defectuosos y deteriorados: Son aquellos que proceden de periodos de venta anteriores, y aquellos que han sufrido alguna rotura o defecto de fábrica.

Clasificación Operativa y Funcional de los Stocks.

En

empresas industriales,

stocks son: los productos en - Materias primas y otros aprovisionamientos.

- Productos Semiterminados.

Productos terminados.

Repuestos.

Suministros Industriales.

IV: Clasificación de los artículos según su importancia.

Criterio ABC

 En un almacén se encuentran multitud de artículos distintos y no todos ellos tienen la misma importancia para la empresa, debido a que cada uno supone una cantidad distinta de inversión inmovilizada o porque cada uno tiene una utilidad distinta en el funcionamiento de la empresa. Por este motivo, los procedimientos que se emplean para la gestión de stocks de cada tipo de artículos no tiene por que ser la misma.

Clasificación de los artículos según su importancia.

Criterio ABC

           ¿Qué factores afectan a la importancia de un producto, desde el punto de vista de la Gestión de Stocks?

Venta anual en pesos Costo unitario del producto Escasez de material o dificultad de adquisición.

Disponibilidad de recursos para fabricarlos.

Período de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros.

Condicionantes de almacenaje.

Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto.

Costo del stock Grado de servicio requerido.

Grado de disponibilidad.

Clasificación de los artículos según su importancia.

Criterio ABC



El criterio ABC

grupos: clasifica los productos según su porcentaje de inversión inmovilizada que cada uno representa sobre el total de las existencias. Esta clasificación divide los stocks en tres  -

Grupo A:

Representan un porcentaje reducido de las unidades físicas (aproximadamente un 10-20%), pero un gran porcentaje en cuanto el valor total del stock, ( en torno al 80-90%).Por ello, la gestión de este grupo se basa en: Grado de control máximo.

Sistemas de revisión continua, revisando el sistema cada cierto tiempo.

Recuentos periódicos frecuentes para subsanar errores.

- Pedidos frecuentes de pocas unidades. Hay que tener en cuenta que son artículos de gran valor unitario, por lo que se intentará no almacenar demasiadas unidades.

Clasificación de los artículos según su importancia.

Criterio ABC

     Evaluación mensual de las previsiones de venta o inclusión de fórmulas de Forecast para previsión automáticas de las mismas, con revisiones periódicas de los resultados.

Actualización diaria de los registros de stocks, con frecuentes recuentos cíclicos para comprobar que las existencias de almacén concuerdan con los valores registrados.

Revisión frecuente de las necesidades y cantidades pedidas. Recalculo periódico del stock de seguridad.

Vigilancia permanente de los plazos de entrega.

Clasificación de los artículos según su importancia.

Criterio ABC

 

Grupo B:

Suponen un porcentaje medio en cuanto a unidades físicas (en torno al 30%) y en cuanto a su valor (10-15%). Para este grupo hay que hacer un seguimiento intermedio entre los grupos A con menos frecuencia de revisión.

Grupo C:

Representa el grupo más numeroso en cuanto a numero de unidades almacenadas (sobre un 50-60%), pero en total solo representan un 5 10% de la inversión total en existencias. Para gestionar este grupo se suelen emplear: - Controles sencillos. Hay que centrar los recursos en los grupos anteriores.

- Amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Dado su escaso valor no es tan relevante el almacenar muchas unidades.

Gestión de stocks basada en sistemas de revisión continua o periódica,(semestrales o anuales), con errores aceptables, revisando y actualizando el sistema menos frecuentemente que entre los otros dos grupos.

Clasificación de los artículos según su importancia.

Criterio ABC

 En definitiva el

criterio ABC

nos permite centrar la gestión en el grupo A y en menor medida en el grupo B. De esta forma, gestionando una pequeña porción de las existencias tendremos controlada casi la totalidad de la inversión en existencias.

 El esfuerzo y costo de gestión, debe ser proporcional a la importancia del producto

Clasificación de los artículos según su importancia.

Criterio ABC

    Pasos de clasificación de artículos: Ordenar los productos de mayor a menor valor total. Para ello multiplicaremos el número de unidades que tenemos almacenadas por el precio de compra o venta unitario de cada artículo.

Calcular el porcentaje que cada artículo representa sobre el total de unidades y sobre el total del valor del inventario.

Hallamos porcentajes acumulados sobre las unidades y sobre la inversión.

Estableceremos la clasificación en los tres grupos citados:  - Grupo A: 80-90% del valor del inventario.

- Grupo B: Sobre el 10-15% del valor. Como estamos mirando valores acumulados, el grupo B estará compuesto por aquellas referencias que vayan desde la última del grupo A hasta la que sume un porcentaje acumulado de 90-95%.

Grupo C: Supondrán un 10-15%. Serán las referencias que queden desde la última que forme el grupo B.

El concepto de rotación y cobertura de stocks.

 La

Rotación

de stocks nos da una noción, en términos de promedio, del número de veces que un artículo se renueva en el almacén al cabo de un año; así por ejemplo, un artículo con una rotación de 12 significa que el artículo se renovaría como promedio 12 veces al año, mientras que

cobertura

es una noción más bien comercial que nos indica el número de días que con el referido stocks podemos atender a la venta prevista.

El concepto de rotación y cobertura de stocks.

 La rotación se calcula dividiendo la Venta Anual por el Stock promedio, bien sea en unidades o pesos, siempre y cuando ambas magnitudes estén valoradas al mismo precio ( precio de costo o precio de venta).

Rotación= venta anual / stock promedio

El concepto de rotación y cobertura de stocks.

 La cobertura, multiplicamos el inverso del índice de rotación por el factor tiempo (días meses o semanas); así por ejemplo la cobertura sería: Cobertura = ( 1 / ind.rot ) x factor tiempo

El concepto de rotación y cobertura de stocks.

 Si tenemos en cuenta que el ROI=Beneficio/Stock multiplicando y dividiendo por ventas tendríamos: ROI = (VENTA / STOCK) X (BENEFICIO / VENTAS) O SEA: ROI = IND. DE ROTACIÓN X MARGEN COMERCIAL