Transcript 05 Les éléments du rapport - powerpoint1 (Mar 1030)

Les éléments d’un rapport
Montréal,
19 au 21 février 2012
Nancy Chamberland
Ombudsman
D’après la présentation de Ellen Fry, Toronto 24/01/2012
Plan

Préambule

Introduction
1. Comment planifier la rédaction d’un rapport
2. Objectifs et auditoire
2.1
2.2
Auditoire visé
Les objectifs d’un rapport :
2.2.1 Objectifs généraux
2.2.2 Objectifs particuliers
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Plan (suite)
3. Contenu
3.1
3.2
Forme
Fond
4. Édition
5. Révision et publication
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Introduction

Objectifs de la présentation
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1. Comment planifier la rédaction
d’un rapport
 Planification minutieuse au préalable
 Identification des étapes
 Évaluation du temps requis
 Détermination de la nature du document à rédiger
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1. Comment planifier la rédaction
d’un rapport
Étapes
Objectifs et auditoire
Pourcentage de temps
à consacrer par étape
5%
Documentation
20 %
Contenu
30 %
Édition
25 %
Révision et publication
20 %
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1. Comment planifier la rédaction
d’un rapport
Nature du document à rédiger
 Rapport annuel : reddition de compte
 Rapport d'enquête : problématique systémique
 Recommandation : dossier particulier (personne)
 Plaintes recevables et non recevables
 Confidentiel ou public
 Sous la signature d‘un enquêteur ou de
l’ombudsman
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2. Objectifs et auditoire
2.1 Auditoire visé
L’auditoire :
 Qui est-il?
 Que veut-il?
 Que sait-il?
 Qu’est-ce qui l’intéresse?
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2. Objectifs et auditoire
2.1 Auditoire visé
 Le plaignant
 Les parties visées par l’enquête
 Les autres parties prenantes : le conseil
d’administration, conseil universitaire
 Le public
 Les médias
 Un instance d’appel
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2. Objectifs et auditoire
2.2 Les objectifs d’un rapport
2.2.1 Objectifs généraux
 Informer (ou décrire)
 Analyser (ou expliquer)
 Convaincre
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2. Objectifs et auditoire
2.2 Les objectifs d’un rapport
2.2.1 Objectifs généraux
Tableau tiré du Guide de rédaction d’un rapport technique à l’intention
des étudiants de la Faculté des sciences et de génie de l’Université Laval
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Exemple
Un objectif comme « faire prendre conscience de
l’imminence d’une crise sur le campus » pourrait se
traduire par :
Un message comme : montrer l’explosion des
problématiques en santé mentale chez les étudiants
associée à la baisse de rendement scolaire,
l’accélération des abandons et la diminution des
diplômés.
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2. Objectifs et auditoire
2.2.2 Objectifs particuliers

Communiquer les résultats d’une
enquête

Expliquer le processus de l’enquête

Expliquer la méthodologie

Bâtir la confiance et asseoir la
crédibilité de l’ombudsman
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3. Contenu
« Celui qui écrit avec clarté a des lecteurs, celui qui
écrit de façon obscure aura des commentateurs »
Albert Camus
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3.1 Contenu : forme
Les bases de la rédaction :
 Plusieurs styles peuvent répondre aux principes
de base.
 Une bonne rédaction est influencée par :
- Sujet traité
- Lecteur
- Pratiques du bureau
- Les préférences de l’auteur
 Les rédacteurs ne sont pas une solution magique
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3.1 Contenu : forme
Organisation du rapport :
 Aucun modèle parfait : choisir un modèle
 Principes de base :
- Avoir un plan de rédaction et le suivre
- Aborder les problématiques une à la fois
- Vérifier la grammaire, la syntaxe
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3.1 Contenu : forme
Choix d’un modèle (gabarit) :
 Considérer le public, le sujet
 Quelques bureaux ont des modèles (gabarits)
standards
- Prévisibilité pour les lecteurs, édition efficace
- Peut être très général
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3.1 Contenu : forme
Facteurs de succès :
 Abrégés administratifs
 Titres/sous-titres :
- Utilisés pour distinguer les sujets et les soussujets traités;
- Le choix dépend du sujet traité
- Le plan élaboré permet de définir les titres et
les sous-titres
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3.1 Contenu : forme
Exemple tiré d’un rapport de l’ombudsman des
contribuables :
Titre : « Connaître les règles
Confusion quant aux règles régissant le
compte d’épargne libre d’impôt »
Sous-titres :
1. « Introduction »
2. « Portée de notre examen »
3. « Charte des droits du contribuable »
4. « Analyse et constatations »
5. « Conclusion »
6. « Recommandations »
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3.1 Contenu : forme
Exemple :
Titre : Rapport annuel de l’ombudsman
Sommaire
Sous-titres :
1. Rapport des activités de l’ombudsman
1.1 Rôle de l’ombudsman
1.2 Statistiques
1.3 Dossiers systémiques
1.4 Activités professionnelles de l’ombudsman
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3.1 Contenu : forme
Exemple (suite) :
2. Observations et recommandations de 2010-2011
2.1 La vigie dans la détection de problèmes de
santé physique et mentale
2.2 La dynamique de l’encadrement aux cycles
supérieurs
2.3 Le défi de la gestion en milieu universitaire
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3.1 Contenu : forme
« …C’était le meilleur des temps, c’était le pire des
temps ; c’était l’âge de la sagesse ; c’était l’âge de la
folie ; c’était l’époque de la foi, c’était l’époque de
l’incrédulité ; c’était la saison de la Lumière ; c’était
la saison de l’Obscurité ; c’était le printemps de
l’espoir, c’était l’heure du désespoir ; nous avions
tout devant nous, nous n’avions rien devant nous ;
nous devions tous aller directement au Ciel, nous
devions tous prendre l’autre chemin ; bref, l’époque
était tellement identique à celle que nous vivons
aujourd’hui que quelques-unes des plus tapageuses
autorités ne parlaient d’elles, que ce fut en bien ou en
mal, qu’au superlatif… »
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3.1 Contenu : forme
Charles Dickens, Un conte de deux villes
Si Dickens avait écrit un rapport…
C’était une époque de contrastes; en termes
d’espoirs, de croyances religieuses et de vision.
En d’autres mots, une époque tellement similaire à
aujourd’hui que d’éminents experts ne peuvent la
décrire qu’en termes extrêmes.
(127 mots, 2 phrases vs 39 mots, 1 phrase)
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3.1 Contenu : forme
« Je voudrais être Ixion et Tantale,
Dessus la roue, et dans les eaux là-bas:
Et quelques fois presser entre mes bras
Cette beauté qui les anges égale.
S’ainsi était, tout peine fatale
Me serait douce, et ne me chaudrait pas,
Non, d’un vautour fussai-je le repas,
Non, qui le roc remonte et redévale.
Lui tâtonner seulement le tétin
Échangerait l’obscur de mon destin
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3.1 Contenu : forme
Au sort meilleur des princes de l’Asie:
Un demidieu me ferait son baiser,
Et flanc à flanc entre ses bras m’aiser,
Un de ceux-là qui mangent l’Ambroisie. »
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3.1 Contenu : forme
Pierre de Ronsard, Les Amours à Cassandre, 1553
Si Ronsard avait écrit aujourd’hui…
« Je voudrais être Ixion et Tantale,
Dessus la roue, et dans les eaux là-bas,
À la condition de quelques fois je presse entre mes bras,
Cette beauté égale aux anges;
S’il en était ainsi, toute peine fatale me serait douce et
ne préoccuperait pas,
Même si je devais être le repas d’un vautour ou si j’étais
celui que le roc remonte et redévale.
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3.1 Contenu : forme
Lui tâtonner seulement le sein serait échanger mon
destin obscur au sort des princes de l’Asie,
L’embrasser ferait de moi un demi-dieu et prendre mes
aises entre ses bras ferait de moi un de ceux qui
mangent l’Ambroisie. »
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3.1 Contenu : forme
 Les bons rapports diffèrent de la littérature :
- À éviter : les longues phrases, l’usage de
métaphores, d’allusions philosophiques,
de drame, langue poétique
- À suivre : cohérence, clarté, objectivité,
langage neutre
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3.2 Contenu : fond
3.2.1 Introduction : articulation des idées
3.2.2 Éléments à considérer : portée de
l’examen
3.2.3 Règles applicables
3.2.4 Analyse et constatations
3.2.5 Conclusion et recommandations
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3.2 Contenu : fond
3.2.1 Introduction : articulation des idées
On réfléchit, on classe ses idées, on les
approfondit, on les évalue, on les choisit,
on fait les liens nécessaires et on conclut.
On peut commencer à travailler.
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3.2 Contenu : fond
3.2.2 Éléments à considérer : portée de l’examen
 Problématiques
 Clarté de l’exposé du problème par le
plaignant
 Compréhension différente d’une même
problématique
 Expliquer pourquoi toutes les questions
n'ont pas été examinées
 Suivre le même plan rédactionnel
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3.2 Contenu : fond
3.2.3 Règles applicables
 Habilitation réglementaire
 Législation, règlements, politiques et
procédures
 Évaluation de la recevabilité de la plainte
 Utilisation de citations vs paraphrases
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3.2 Contenu : fond
3.2.4 Analyse et constatations
 Déterminer le degré de détails à divulguer
dans le rapport :
- Témoignages et autres sources de
preuve
- Étapes procédurales
 Envisager de mettre les détails dans des
annexes
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3.2 Contenu : fond
3.2.4 Analyse et constatations
 La preuve :
-
Évaluation
Qualité
Écarts (trous)
Crédibilité et incohérences
Traitement des arguments des
parties
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3.2 Contenu : fond
3.2.5 Conclusion et recommandations
 Les faits, juste les faits
 Utiliser un langage neutre, pas de drame, ni
d'émotion, éviter les qualificatifs et les
adverbes
« L'organisation A a provoqué auprès du
plaignant une période tendue, avec un
incroyable stress et avec des difficultés
financières » 
« À cause de l'organisation A, le plaignant a
vécu une période de très grand stress et de
difficultés financières » 
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3.2 Contenu : fond
Exemples :
« Le plaignant s’est contredit, de toutes les manières et
a menti à pleine bouche »
« Le plaignant s'est contredit plusieurs fois et a fait de
fausses déclarations » 
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3.2 Contenu : fond
Exemples :
« Le plaignant a argumenté que l’interprétation était
basée sur une mauvaise utilisation de l’anglais » 
« Le plaignant a argumenté que l’interprétation :
a) était fausse 
b) était basée sur un mauvais usage de l’anglais » 
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3.2 Contenu : fond
Exemples :
« Le processus, en ce qui concerne la plainte qui a été
faite contre ABC, ne peut pas être trouvé pour avoir été
conduit contrairement aux exigences exposées dans le
code de procédures » 
« Le processus appliqué par ABC n'a pas violé le code de
procédures » 
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3.2 Contenu : fond
3.2.5 Conclusion et recommandations
 Traiter les problématiques séparément
 Procéder de façon incrémentielle
 Faire des liens
 Tirer une conclusion logique après la
considération de la preuve et des
arguments
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3.2 Contenu : fond
Types de rapports et composantes obligatoires (Clerc et Curien, 1997)
Tableau tiré du Guide de rédaction d’un rapport technique
à l’intention des étudiants de la Faculté des sciences et de génie
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3.2 Contenu : fond
3.2.5 Conclusion et recommandations
 Une analyse rigoureuse mène à une conclusion
logique, naturelle et inévitable
 Exposer une conclusion séparée pour chaque
question
Par exemple, si la conclusion contient des
recommandations :
 Mini-analyse pour chaque recommandation
 Règles applicables
 Analyse étape par étape
 Traiter tous les aspects
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4. Édition
 Correction, annotation et mise en page
 Avis d’un collègue quant au contenu
 Vérification de la compréhension du sens de tous
les mots utilisés
 S’assurer que les phrases sont complètes
 S’assurer que les abréviations utilisées soient
définies dès leur première apparition
 S’assurer que les citations sont rapportées
correctement
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5. Révision et publication
 Relecture attentive après quelques jours
 Se poser les questions suivantes :
– L’information présentée est-elle claire, pertinente, suffisante,
cohérente et concise?
– Une personne qui n’est pas au courant de la situation ou du
mandat pourrait-elle facilement comprendre le rapport?
– Le rapport est-il objectif?
– Le rapport satisfait-il aux exigences du mandat?
– Le rapport répond-t-il aux objectifs établis?
Voir Annexe 1
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Conclusion
Il est certains esprits …
« Il est certains esprits dont les sombres pensées
Sont d’un nuage épais toujours embarrassés ;
Le jour de la raison ne le saurait percer.
Avant donc que d’écrire, apprenez à penser.
Selon que notre idée est plus ou moins obscure,
L’expression la suit, ou moins nette, ou plus pure.
Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement,
Et les mots pour le dire arrivent aisément.
[…]
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Il est certains esprits…
Hâtez-vous lentement, et, sans perdre courage,
Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage :
Polissez-le sans cesse et le repolissez ;
Ajoutez quelques fois, et souvent effacez. […] »
Nicolas Boileau
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