Transcript （5）前期（收发文）使用问题交流

欢迎参加福建农林大学
办公自动化系统第二次培训
二O一一年三月五号
培 训 内 容
督办管理、会议管理、信息报送与发布、公共
信息模块使用培训
前期收发文使用问题交流
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（1）使用培训—督办管理
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学校议定事项、领导批示件等督办事宜将通过公文管理模块的“督办管理”进行
督办。

督办单由办公室工作人员登记发起；发送给校办主任，校办主任同意后发送至负
责督办的秘书处；督办秘书（张金山）发送给校领导批示或直接分发到具体办理部门；
部门办理结束将结果反馈至督办秘书，由督办秘书反馈至校领导，最后结束流程。
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（2）使用培训—会议管理—会议申请
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各单位需要用到学校会议室或需要相关校领导参加的会议，请进入OA系统填写
“会议申请”，经本单位领导审核、分管校领导（需校领导参加时）同意后，转由校
办协调安排会议室；校办会议秘书（陈康霖）安排会再发给申请人，由申请人结束流
程。

图示分别为部处/学院拟稿（下左）、校办拟稿（下右）的会议申请流程。
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（2）使用培训—会议管理—会议通知
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部门会议申请人发布会议通知：会议申请通过后，会议申请人结束流程，在如下图所示
的“办结文件”中，对应的记录后可直接“发布通知”。发布的通知会显示在“会议通知”模块。

下图所示，列表显示所有发布的通知。如果是会议申请人在申请结束后发布通知的，则
来源显示为“会议申请”。校办会议秘书（有权限的用户）可在此直接新建会议通知单。
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（2）使用培训—会议管理—周会表
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周会表来源：1）审批通过，并且在会议申请单上的“是否添加入周会表”中选择“是”的会
议，都会自动转入到周会表中；2）由校办会议秘书直接在周会表中增加。
 角色权限：1）普通人员只能看到已发布的周会表信息；2）模块管理员（校办会议秘书）
负责周会表的最终发布。3）周会表发布后，如参加人员有校领导的，会直接添加到对应校
领导的日程中。
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（2）使用培训—会议管理—会议室信息
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维护人员：模块管理员（校办会议秘书、系统管理员）
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用途：1）部门在申请会议时，会选择到这里的会议室（如同一时间段会议室已被占用，
则无法选择）；2）供所有OA人员查看各个会议室的使用情况，包括负责准备会议室茶水、
投影仪等工作人员。
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（3）使用培训—日常管理—信息报送与发布
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各单位以前通过电子邮件发给校办的信息稿，今后要进入OA系统填写报送，经本单位
领导审核后，由校办负责编入学校的《信息》简报，并在“简报发布”模块中进行发布。
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以下图示分别为信息报送（下左）、简报发布（下右）流程。
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（4）使用培训—公共信息
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公共信息模块还将发布学校“大事记”、“校内办公电话”以及OA系统中发布的“学
校文件”等，供各单位查阅。
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学校文件：即“我的首页”右下角显示的学校文件，显示的是学校发文、部处发文中公开
发布的文件。
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（5）前期（收发文）使用问题交流-使用环境问题
一、发文插件安装
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首次使用OA系统的电脑，需要安装发文插件（注：若电脑重装，则发文插件也要重新
安装）。
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下载发文插件时，可鼠标右键另存到本地后进行安装，或者鼠标单击直接运行安装。

作用：安装插件后，才可以撰写正文，或查看文件。
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（5）前期（收发文）使用问题交流-使用环境问题
二、发文插件不能正常安装怎么办？
发文插件按提示安装就可以，如果不能正常安装，请作以下操作：
1）请把http://*.fjau.edu.cn添加到可信任站点，并修改IE的安全级别，具体操作请下载OA系统右上角的
“注意事项”或学校主页的“OA帮助大全”中也可下载。以上设置完后，需重启IE。
2）重启IE后，若还不行，请删除IE的缓存，具体操作如图所示。
3）以上方法如果还不能解决问题，请换其他版本的IE。
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（5）前期（收发文）使用问题交流-使用环境问题
三、发文插件安装完仍不能撰写正文或查看文件，要怎么办？
发文插件安装完后，很经常会碰到这样的问题：即撰写正文或查看文件，页面会报脚本错误。遇到
这种问题，请做以下几件事：
1）查看是否已把当前地址加到可信任站点，查看IE的安全级别是否按“注意事项”中要求设置；
2）使用360安全卫士进行“系统修复”（或者其他修复工具，如QQ管理工具），修复后重启IE。
3）以上方法若还不能解决问题，请使用其他版本的浏览器。
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（5）前期（收发文）使用问题交流-使用环境问题
四、IE8上的设置
如果浏览器的版本是IE8，请作以下设置：
1）打开IE浏览器，点击菜单栏上工具-Internet选项
-高级；
2）把设置项“启用内存保护帮助减少联机攻击”前的
“” “取消；
3）重启IE。
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（5）前期（收发文）使用问题交流
五、关于“传阅”与“发布” 。
文件办理完成后，流程到“拟稿人发布”环节时，拟稿人在该节点需做几个事：传阅（不必要）、发布
（不必要）、归档（必要）、提交（即结束流程，必要）。
传阅：通过“传阅”发出的文件，收到的人会在“待办事宜”中收到一条待办事宜，点开查看后，会从待
办事宜中消失；
发布：全部公开的文件，才需要执行“发布”操作。发布后的文件，会在OA首页右下角的“学校文件”
中显示。
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（5）前期（收发文）使用问题交流
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（5）前期（收发文）使用问题交流
六、关于会稿 。
秘书发起相关部门会稿时，可以选择多人发送。多人可以同时都收到待办事宜，谁先看到谁就能先
办理。若同时有两人或多人处理同一份文件，在编辑正文的时候，第二个打开的人就不能办理，系统会
作出提醒。如以下图所示：
1）选择多人会稿：
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（5）前期（收发文）使用问题交流
2）假设学生处领导先打开文件办理：
备注：打开正文进行编辑的时候，系统会提示以下图信息，为了安全考虑，若长时间不对系统进
行操作，则会失效。因此为了避免超时而无法提交，如果编辑正文的时间较长，请大家每隔15分钟暂存
一次。
3）学生处领导正在编辑正文的时候，人事处领导也打开这份文件，这时系统就会提示：”文件正由
《学生处领导》编辑中，请稍候再试！”
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谢谢
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