Transcript TM 11 Proposal dan Laporan

MICE
Proposal dan Laporan
Achmad Rozi EL Eroy
Pendahuluan
I. Proposal
Mengapa perlu proposal?
Maksud dari proposal adalah agar pembaca memahami sesuatu yang tidak mereka
pahami sebelumnya dan biasanya untuk meyakinkan mereka agar mengambil
tindakan tertentu.
Proposal
Perbedaan proposan dan laporan
Laporan
Proposal
Mengandung informasi tentang apa
yang terjadi di masa lalu
Menelaah apa yang mungkin akan
terjadi di masa depan
Berusaha memberi informasi kepada
pembaca
Berusaha membujuk pembaca untuk
membuat keputusan tertentu
Mencatat fakta-fakta objektif
Mengungkapkan
opini~walaupun
didukung oleh fakta-fakta objektif
Struktur Proposal
Secara sederhana struktur proposal biasanya terdiri dari bagian awal, isi dan akhir.
Namun saat ini dapat kita permudah dengan melalui 3P, yakni:
o Posisi, dimana kita saat ini
o Problem, mengapa kita tidak bisa tinggal di sana
o Proposal kemana kita seharusnya pergi
Atau kita membuat dengan empat bagian
o Posisi
o Peluang
o Problem
o Proposal
Sistem Pelaporan
Laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan
menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu (The liang Gie, 2000:100)
Atau ahli Inggris menyatakan: “a report is a written document produced as a result of
procedures undertaken to reveal information……” (suatu laporan adalah sebuah
dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosedur yang
dijalankan untuk mengungkapkan informasi……” (Darbyshire, 1971:1-2)
III. Kekuatan Persuasi
Baik proposal atau laporan pada dasarnya memberikan pemahaman yang sama
antara pembuat dan pembaca.
Untuk dapat mengoptimalkan hal tersebut terdapat dua tahap penting supaya
pembaca mengikuti alur pikiran penulis:
1. Menunjukkan bahwa penulis berada di pihak pembaca
2. Mengarahkan mereka ke pihak penulis
Psikologi
Proses membaca laporan atau proposal lebih bersifat emosional. Sehingga terdapat
beberapa cara untuk meyakinkan pembaca dengan memandu pembaca ke alur jalan
pikiran penulis.
1. Menulis dari sudut pandang pembaca
2. Tunjukkan anda memahami masalah sebenarnya
3. Bersikap objektif
4. Bersikap adil
Laporan
Laporan
Dalam pengertian yang mendasar, dokumen adalah sebuah naskah tertulis yang
memuat fakta-fakta sebagai kesaksian mengenai kenyataan sesuatu hal.
Dengan demikian intinya laporan merupakan keterangan atau informasi yang dihimpun,
diolah dan disajikan secara tertulis
Rangkaian kegiatan dimaksud berupa:
a. Pengamatan
b. Penyelidikan
c. Studi
Laporan
Pada bahasan ini akan dikupas tentang managerial report yaitu laporan manajerial
merupakan sejenis laporan yang bertalian dengan sutau urusan
tertentu dalam
lingkungan sesuatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi
itu membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.
Laporan
Tujuan
Laporan manajerial ialah menyampaikan informasi dalam lingkungan suatu organisasi.
Penyampaian informasi itu merupakan suatu prosedur tetap dalam organisasi atau
berdasarkan sesuatu penugasan dari pimpinan organisasi. (misal laporan pemakaian
bensin seluruh kendaraan perusahaan) atau adanya suatu kecelakaan kerja.
Tujuan akhir dari laporan manajerial adalah menyajikan kesimpulan atau saran tertentu
dari pembuat laporan kepada pimpinan organisasi berdasarkan fakta-fakta yang
disajikan.
Laporan
Secara terperinci laporan manajerial memiliki berbagai peranan:
a. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan (memberikan gambaran menyeluruh
mengenai perkembangan organisasi baik kelebihan maupun kekurangannya)
b. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi
c. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial dapat menyediakan
berbagai data untuk pembuatan keputusan pimpinan yang tepat beserta tindakan
kelanjutan yang jitu
d. Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi
sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting atau gagasan baru kepada
atasanya.
Syarat-syarat mutu laporan manajerial:
a. accuracy
b. timeliness
c. adequacy
d. simpilicty
e. clarity
Laporan
Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai
suatu hal tertentu kepada pimpinan organisasi. Ciri-ciri khusus yang terdapat pada
laporan manajerial yang membedakan dengan laporan lainnya adalah:
a. mengandung fakta yang bertalian
b. menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan
fakta-fakta yang diungkapkan
c. mempunyai suatu bentuk yang tersendiri
d. mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta
e. menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan
penuh kesungguhan
Laporan
3 (tiga) penggolongan laporan manajerial:
A. Penggolongan menurut tujuan (purpose)
1) Laporan perencanaan (planning report)
2) Laporan pengendalian (control report)
B. Penggolongan menurut waktu (timing)
1) Laporan berkala (periodic report)
2) Laporan khusus (special report)
C. Pengolongan menurut gaya tulis (style)
1) Laporan resmi (formal report)
2) Laporan tidak resmi (informal report)
Laporan
Susunan dan Unsur Pelaporan
a. Hal pertama yang harus ada adalah judul, yaitu frasa/kalimat yang dijadikan kepala
sesuatu naskah untuk menjadi petunjuk bagi pembaca mengenai pokok soal utama.
b. Tujuan, yang merupakan kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi
dengan kesimpulan/rekomendasi mengenai sesuatu hal.
c. Laporan ditujukan kepada pihak tertentu yang akan membaca dan memperoleh
manfaat darinya
d. Kerangka acuan (term of reference), merupakan hal yang dipersyaratkan oleh
penerima laporan mengenai apa yang harus dicari faktanya, diolah datanya dan
dijadikan sarannya.
Contoh kerangka acuan:
“Laporan diharapkan meyampaikan rekomendasi mengenai pembelian tanah dan
pembangunan gudang yang terletak dalam jarak 2 km dari stasiun kereta api, dapat
dicapai dari sekurang-kurangnya 3 arah, luasnya 2 kali gudang yang sekarang
dimiliki dan biayanya maksimum 30 juta rupiah”
e. Ditandatangani oleh pembuat laporan disertai nama jelas, tanggal dibuat
Laporan
Setiap laporan manajerial memiliki bentuk-bentuk tersendiri. Pada umumnya terdiri dari
a. judul
b. daftar isi
c. pengantar
d. ringkasan
e. batang tubuh
f. penutup
g. lampiran
Laporan
Langkah penyusunan laporan
a. menafsirkan kerangka acuan
b. membuat daftar tugas kerja utama yang harus dilakukan
c. menerapkan jadwal tugas dengan perkiraan tanggal penyelesaian tugas tersebut
d. menghimpun bahan sesuai dengan jadwal tersebut
e. memilah dan menilai material
f. merancang, menulis dan menyempurnakan laporan
End of Slide
Message for today: be your self