Transcript לחץ כאן לצפיה במצגת "ארכיון לחשבוניות ספקים נכנסות"

‫מערכות חכמות לניהול מסמכים‬
‫• חשבת פעם כמה זמן עבודה יקר נשפך על תיוקים וחיפושי מסמכים?‬
‫• בדקת כמה כסף נשרף לך על אחסנה? ומה עם ניירות‪ ,‬מעטפות?‬
‫לחשוב חכם‬
‫איפה עיקר הבעיה?‬
‫ערמות של ניירות ושל מידע מפוזרים במדפי הארגון ובמחשבי המשתמשים השונים‪,‬‬
‫במחלקות השונות‪ ,‬ונוצרים "איים של מידע"‪.‬‬
‫מרבית ההוצאות הכספיות בארגון הן בגין שעות עבודה של עובדים אשר זמנם‬
‫מוקדש לזיהוי בעין‪ ,‬הקלדת מלות מפתח‪ ,‬סיווג נכון של המסמכים‪ ,‬תיוק החומר לקלסרים‬
‫והקפדה על איות וספרור ‪ -‬כדי לתייק במקום שקל למצוא בו אחר‪-‬כך‪.‬‬
‫בכל מערכת ניהול מסמכים – ‪ 99%‬מהעבודה היא בקליטת המסמכים למערכת!‬
‫שוב‪ :‬עיון במסמך כדי להחליט איפה לתייקו‪ ,‬לבחור תיקיה מתאימה‪ ,‬לתת מילות מפתח‬
‫נכונות – הכל כדי שאפשר יהיה למצוא את המסמך במחשב‪.‬‬
‫מה התוצאה?‬
‫הכנסנו מערכת שלמה כדי להחליף עבודה ידנית מייגעת בעבודה דיגיטלית מייגעת‪.‬‬
‫במקום תיוק לקלסר במדף מתייקים לתיקיה במחשב‪.‬‬
‫אנחנו אנשים ואנחנו טועים‪ .‬מסמך שנעשו בו שגיאות הקלדה או תוייק במקום הלא נכון‬
‫"יעלם במעמקי המחשב" ולא יימצא לעולם‪.‬‬
‫הפיילוט‪:‬‬
‫דיגיטציה אוטומטית של חשבוניות ספקים‪ ,‬כולל ספקים מחו"ל‬
‫‪‬‬
‫אחד הפתרונות הייחודיים של ‪ ERA‬הנו היכולת ליצור ארכיון דיגיטלי אוטומטי‬
‫מחשבוניות ספקים שאין להן כל מבנה אחיד‪ .‬החשבוניות יכולות להגיע בגדלים שונים‪,‬‬
‫בגופנים שונים ובצורות שונות‪ .‬ואין לנו כל שליטה על צורתן‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מערכת ‪ WisePage‬תסרוק‪ ,‬תנתח‪ ,‬תבין את תוכן המסמכים‪ ,‬תאתר בהם את מזהה‬
‫הספק‪ ,‬את מספר החשבונית‪ ,‬מספר ההזמנה‪ ,‬התאריך ועוד ‪ -‬תצליבם מול קובץ‬
‫אינדקס שסופק ע"י המשתמש ותשמור את‬
‫החשבוניות באופן אוטומטי‪ ,‬כשהן ממוינות ומקוטלגות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ייחודיות המערכות של ‪ ERA‬מאפשרות חסכון עצום‬
‫בזמני עבודה‪ ,‬ומאפשרת למשתמש לקבל ארכיון מלא‬
‫כמעט ללא התערבות אנושית‪.‬‬
‫שלבי העבודה‬
‫‪ (1‬סריקה אוטומטית של החשבוניות‪ ,‬כשכל חשבונית כקובץ נפרד‪.‬‬
‫‪ (2‬זיהוי הטקסט בחשבוניות והפיכת כל הטקסט בתוכן ל"חי"‪.‬‬
‫‪ (3‬ניתוח מבנה החשבוניות ואיתור וודאי של ‪ 3‬שדות מתוך ‪ 5‬נתונים‪ :‬מספר העוסק‬
‫המורשה‪ ,‬מספר החשבונית‪ ,‬סכום החשבונית‪ ,‬תאריך החשבונית‪ ,‬מספר ההזמנה‪.‬‬
‫‪ (4‬אם מספר העוסק המורשה איננו מודפס על החשבונית‪ ,‬או אינו בר‪-‬איתור – תחפש‬
‫המערכת נתונים אחרים לזיהוי הספק על המסמך‪.‬‬
‫‪ (5‬בדיקה אוטומטית מול קובץ אינדקס החשבוניות של המשתמש האם הנתונים אמיתיים‪,‬‬
‫נכונים וקיימים בקובץ האינדקס‪.‬‬
‫‪ (6‬שמירת החשבוניות שאומתו לפי ע‪.‬מ‪ .‬ומספר חשבונית (או כל נתון אחר שיבחר‬
‫המשתמש)‪ ,‬והעברת החשבוניות שלא אומתו ואינן תקינות – לבקרה אנושית‪.‬‬
‫‪ (7‬יצירת היררכית תיקיות לפי ספקים ואינדקס חיפוש‪ ,‬לשליפת כל חשבונית לפי כל נתון‬
‫מבוקש בשניות‪.‬‬
‫בעיות ואתגרים‬
‫‪ (1‬זיהוי הספק‬
‫הבעיה‪ :‬מספר העוסק המורשה אינו קיים‪ ,‬כמו בחשבוניות חו"ל למשל‪.‬‬
‫הפתרון‪ :‬המערכת של ‪ ERA‬מאתרת נתונים אחרים שניתן לפיהם לזהות את הספק‪,‬‬
‫כמו‪ :‬מספר הספק‪ ,‬שם הספק‪ ,‬כתובת הדוא"ל‪ ,‬מספר הטלפון או הפקס שלו‪ ,‬ואתר‬
‫האינטרנט שלו‪ WisePage .‬מצליבה את נתונים הנוספים מול קובץ האינדקס לוודא אם‬
‫ניתן לאמתם מולו‪.‬‬
‫‪ (2‬זיהוי סכום‬
‫הבעיה‪ :‬אופן רישום הסכומים בחשבוניות אינו אחיד‪ .‬נקודה ופסיק מתחלפים בתפקידם‪.‬‬
‫למשל‪ 1,234.56 :‬בחשבוניות ישראליות ואמריקאיות מול ‪ 1.234,56‬בחשבוניות‬
‫אירופאיות‪.‬‬
‫הפתרון‪ ERA :‬פיתחה מנגנון ייחודי המשווה את הסכומים בשתי האופציות ומחפשת‬
‫התאמה מול קובץ האינדקס‪.‬‬
‫בעיות ואתגרים‬
‫‪ (3‬זיהוי תאריך‬
‫הבעיה‪ :‬אותו התאריך יכול להירשם במגוון וריאציות‪,3/4/12 ,3-4-2012 :‬‬
‫‪April 3rd, 2012 ,3/APR/12 ,2012-APR-3 ,04.03.12 ,03.04.2012‬‬
‫הפתרון‪ ERA :‬פיתחה מנגנון ייחודי הבודק מגוון עצום של פורמטים ואפשרויות‬
‫בכתיבת תאריכים‪.‬‬
‫‪ (4‬זיהוי הטלפון והפקס‬
‫הבעיה‪ :‬אופן הרישום בקובץ האינדקס אינו תואם את הכתוב בחשבונית כמעט תמיד‪.‬‬
‫ישנה השמטה או הוספה של קידומות חיוג לאזור בארץ ולמדינה בחו"ל‪.‬‬
‫ישנן תוספות סימנים של סוגריים‪ ,‬רווחים‪ ,‬מקפים‪ ,‬פלוסים ועוד במספרים‬
‫‪ 03-679555‬יופיע באינדקס כ‪.6795555 -‬‬
‫המספר ‪ 906-1-88-99-401‬יופיע באינדקס כ‪ 90618899401 -‬או ‪+9061-88-99-401‬‬
‫הפתרון‪ ERA :‬פיתחה מנגנון המשמיט מקפים מקובץ האינדקס ומאחד את הספרות‬
‫לכדי מספר רציף‪ .‬עדין אין בכך תחליף לרישום אחיד ותקין‪.‬‬
‫בעיות ואתגרים‬
‫‪ (5‬אין כל זהות או אחידות בין הרישום בקובץ האינדקס לבין הכתוב בחשבונית‬
‫למשל‪ :‬מספר עוסק מורשה בקובץ האינדקס נרשם ב‪ 10-‬ספרות במקום ‪ ,9‬עם אפסים‬
‫מובילים‪.051076649 :‬‬
‫‪ (6‬אין כל זהות או אחידות בין שם הספק בתוך קובץ האינדקס עצמו‪ ,‬שמופיע בכל עת‬
‫בפורמט שונה‪.‬‬
‫למשל‪, KARGER LIBRI__ :‬‬
‫‪KARGER..LIBRI‬‬
‫‪,KARGER--- LIBRI ,KARGER - LIBRI‬‬
‫הבעיה‪ :‬המערכת מנסה למצוא התאמה בין שם הספק ככתוב בחשבונית לבין שמו‬
‫ככתוב בקובץ האינדקס‪ .‬כאשר אין התאמה – אין זיהוי ודאי ולכן החשבונית ומועבר‬
‫לשגויים‪.‬‬
‫הפתרון‪ :‬הקפדה על רישום אחיד ותקין‪.‬‬
‫פילוח התוצאות‬
‫סה"כ מסמכים שנסרקו‪452 :‬‬
‫פילוח התוצאות‬
‫סה"כ חשבוניות‪/‬אישורי טיסה‪427 :‬‬
‫פילוח התוצאות‬
‫סה"כ חשבוניות תקינות שקיימת להן‬
‫רשומה בקובץ האינדקס‪347 :‬‬
‫מסקנות הפיילוט‬
‫‪‬‬
‫רובן המכריע של החשבוניות מזוהה ומאורכב אוטומטית ע"י המערכת בהצלחה‬
‫גם אם חסרים בהן פרטים חשובים כגון‪ :‬מספר עוסק מורשה או תאריך‪.‬‬
‫‪‬‬
‫רק כ‪ 2%-‬מן החשבוניות התקינות מועברות לבקרה אנושית!‬
‫‪‬‬
‫כ‪ 1.5% -‬מכלל החשבוניות לא אורכבו למרות שזוהו בהם שני נתונים‪ ,‬בשל‬
‫העדר יכולת לזהות את הספק‪ .‬בד"כ בחשבוניות מחו"ל‪.‬‬
‫הפתרון‪ :‬הקפדה על כתיבת פרטי ספק מלאים בקובץ אינדקס הספקים‪ ,‬שיכללו‪:‬‬
‫כתובת‪ ,‬טלפון‪ ,‬פקס‪ ,‬מייל‪ ,‬אתר אינטרנט ועוד‪.‬‬
‫‪‬‬
‫חלק מן המסמכים שהועברו כלל אינן חשבוניות‪ .‬ביניהם‪:‬‬
‫העברות מט"ח‪.‬‬
‫קבלות ידניות‪.‬‬
‫פירוטי חשבון של ישראכרט‪/‬ויזה‪.‬‬
‫תכתובות שונות‪.‬‬
‫אישורי טיסה‪.‬‬
‫תשלומים שונים‪.‬‬
‫מסקנות הפיילוט‬
‫‪‬‬
‫מסמכים כמו‪ :‬שוברי תשלום‪ ,‬אישורי טיסות – ניתן להוסיף לקובץ האינדקס כחשבוניות‬
‫לכל דבר והמערכת תוכל לזהותם‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ניתן לאפיין מערך אירכוב אוטומטי נפרד לסוגי חומר שונים‪ ,‬כגון אותן קבלות ידניות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫אין אחידות באופן הרישום של הנתונים בקובץ האינדקס שסופק על ידכם‪ .‬נתונים‬
‫חסרים‪ ,‬רשומים בצורות שונות‪ ,‬שמות ספקים רשומים במספר וריאציות‪ .‬הקפדה‬
‫ותיקון של הנ"ל יעלו עוד יותר את אחוזי הזיהוי‪.‬‬
‫‪‬‬
‫כדאי מאד להוסיף לקובץ האינדקס את סכום המע"מ‪ .‬נתון זה יהווה עוד אפשרות‬
‫הצלבה ויעלה את אחוזי הזיהוי‪.‬‬
‫‪‬‬
‫חיפוש כל חשבונית יכול להתבצע בקלות לפי כל אחד מהנתונים‪ ,‬גם אם אינו מופיע על‬
‫החשבונית עצמה! למשל‪ :‬מספר הזמנה‪ ,‬מספר ספק‪ ,‬שם ספק‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מערכת ‪ WisePage‬יכולה להוות חלופה יעילה‪ ,‬מהירה ואיכותית לארכיון פיזי‪ .‬כל‬
‫עבודת התיוק‪ ,‬הצלבת המידע‪ ,‬השמירה והשליפה של החשבוניות תוכל להיות מהירה‬
‫ויעילה‪ ,‬תוך חסכון עצום בזמני עבודה וטעויות אנוש‪.‬‬