Transcript La logistique d`une opération de communication événementielle

Communiquer par l’événement
La logistique d’une
opération de
communication
événementielle
Carole Leoni - Année 2004/2005
LA LOGISTIQUE D’UNE OPERATION DE
COMMUNICATION EVENEMENTIELLE
 C’est :
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Choisir le lieu adéquat
Gérer les éditions
Élaborer le fichier invités
Gérer l’accueil des personnes
Concevoir et mettre en place une signalétique opérationnelle et
efficace
Gérer la restauration
Gérer les transports et les transferts
Gérer l’hébergement
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CHOISIR LE LIEU ADEQUAT
 Identifier les différents moyens pour trouver un lieu
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Internet, guides, connaissances perso…
 Identifier les critères standards qui permettent de comparer
et de sélectionner un lieu en fonction :
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des capacités en salle, en surface d'exposition…
des moyens techniques disponibles
des capacités d'hébergement (Qualitatif & Quantitatif)
d'adaptabilité aux tonalités de l'opération
de la situation géographique
des coûts (rapport qualité/prix)
dates de disponibilités
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CHOISIR LE LIEU ADEQUAT
 Apprécier l'ampleur de son projet événementiel et
déterminer ses propres critères de choix
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en fonction de ses propres contraintes et de ses attentes
objectifs de l'événement
cibles
nombre de personnes attendues
dates souhaitées et durée de l'événement
format de l'événement
budget imparti
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CHOISIR LE LIEU ADEQUAT
 Préparer la visite de repérage pour collecter un maximum
d'information en un minimum de temps
 Analyser les éléments récupérés par rapport aux
contraintes et attentes
(tableau récapitulatif : points positifs / points négatifs)
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GERER LES EDITIONS
 Réaliser les différentes éditions
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carton d’invitation, coupons réponses, contremarques, badges,
fichets transport…
 Déterminer les éléments logistiques devant figurer sur le
carton d'invitation
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accès, plan, parcours voiture, gare et parking proches…
 Établir le planning du poste "Éditions"
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Identifier les différentes étapes de la réalisation de tout document
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rédaction des textes, proposition, corrections et validation
maquette, correction maquette, choix des papiers
épreuve de contrôle, signature du BAT (Bon à Tirer)
impression
livraison
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GERER LES EDITIONS
 Évaluer la durée nécessaire pour la réalisation de chaque
étape
 Déterminer dans le temps les actions à entreprendre
 Sélectionner le ou les fournisseurs pour la réalisation de
ces documents
 Coordonner l’ensemble
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LA GESTION INFORMATIQUE DES INVITES
 Élaborer le fichier des invités
(Logiciels Excel & File Maker Pro…)
 Selon la complexité de l’événement, définir les paramètres
à prendre en compte dans l'élaboration du fichier invités
(les renseignements à intégrer dans le fichier)
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invités VIP
intervenants
hébergement/transport
choix ateliers…
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LA GESTION INFORMATIQUE DES INVITES
 Établir un planning du poste "Gestion des invités"
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Répertorier l'ensemble des opérations à mener
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envoi des invitations / sortie d’étiquettes
suivi des réponses, relances, bilan des réponses
envoi des confirmations
réalisation des badges
édition des différents listings
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Déterminer dans le temps des actions à entreprendre
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Déterminer les dates clefs (début de l'action/ fin de l'action)
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GERER L’ACCUEIL DES PERSONNES
(invités, participants, intervenants…)
 Identifier les éléments à prendre en compte, les points
critiques, les points de blocages possibles
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nombre de personnes à accueillir,
typologie des personnes à accueillir
type d’événement,
lieu de l’opération,
la durée de l’opération
le timing…
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GERER L’ACCUEIL DES PERSONNES
(invités, participants, intervenants…)
 Élaborer le principe d’accueil et définir la mission des
hôtesses et des agents de sécurité
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hôtesses d’accueil (procédure d’inscription, remise de
documentation, remise de badges, traitement des litiges…)
gestion des flux…
hôtesses en salle (contrôle des entrées, passage des micros,
distribution et récupération des casques d’interprétation…),
agents de sécurité
missions d’encadrement et d’accompagnement
 Préparer les briefing
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CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE UNE
SIGNALETIQUE OPERATIONNELLE ET EFFICACE
Signalétique spécifique et signalétique directionnelle
 Repérer les différentes formes, matières et supports de
signalétique à disposition :
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totem, drapeau, kakemono, projections…
kadapak, plexi, drop paper, impression photo, impression tissu,
bâche…
 Choisir et réaliser une signalétique pertinente en fonction
des caractéristiques du projet :
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accueil selon le lieu,
typologie des invités,
budget imparti…
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GERER LA RESTAURATION
 Définir les besoins en restauration, en fonction :
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du type d’événement
de la typologie des invités
du budget imparti
du nombre de personnes
du timing…
 Choisir la formule adéquate
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pauses café,
cocktail,
déjeuner/dîner assis,
dîner de gala…
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GERER LA RESTAURATION
 Établir un cahier des charges et sélectionner le traiteur
après appels d’offre
 Étudier le principe de disposition (buffet, table…) et choisir
la décoration
 Coordonner l’ensemble
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confirmer au traiteur le nombre de participants,
vérifier la mise en place, les plans de table…
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GERER LES TRANSPORTS ET
LES TRANSFERTS
 Évaluer les besoins en transport
 Identifier les différentes actions à mener dans le cadre
d'une gestion des transport
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choix d’un transporteur officiel
négociation des tarifs (fichets SNCF, fichets Air France…)
affrètements spéciaux
 Évaluer les besoins en transferts, par exemple :
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accueil spécifique ou mise en place navettes aéroport, gare, ...
liaisons entre les hôtels et le lieu de la manifestation
déplacements lors des réceptions, des soirées, des excursions…
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GERER LES TRANSPORTS ET
LES TRANSFERTS
 Identifier et distinguer les différents moyens que l'on peut
mettre en place
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navettes / autocars
station de taxi mobile
carte de circulation transport en commun
service de location de voitures
voitures avec chauffeur
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GERER LES TRANSPORTS ET
LES TRANSFERTS
 Identifier les éléments à prendre en compte, les points
critiques, les points de blocages possibles, par exemple :
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typologie des personnes (VIP, public...)
temps imparti
budget imparti
capacité du parking du lieu de la manifestation
 Choisir les solutions (ou moyens) pertinentes en fonctions
des caractéristiques du projet
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GERER L’HEBERGEMENT
 Définir les besoins en hébergement, en terme de :
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nombre de chambres et de nuitées nécessaires
publics (participants, intervenants, organisateurs…)
catégories (4*, 3*, 2*)
 Identifier et distinguer les différentes formes de gestions
possibles
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gestion directe de l'hébergement
gestion par un intermédiaire
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