Transcript DuPont E-Sourcing – Supplier Participation

DuPont E-Sourcing
Participación del
Proveedor - Subastas
Enero 2012
Tabla de contenido
Introducción
Diapositiva 3
Definiciones
Diapositiva 4
Registro del proveedor
Diapositiva 5
Ingreso a DuPont E-Sourcing
Diapositiva 6
Términos y Condiciones para usar el sistema
Diapositiva 10
Área de trabajo del proveedor
Diapositiva 13
Subastas
Diapositiva 18
Herramientas del sistema
Diapositiva 27
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E-Sourcing - Guía de participación para proveedores
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DuPont E-Sourcing – Participación del Proveedor Introducción
E-Sourcing es una aplicación localizada en el internet, que permite a los compradores
de DuPont y a los proveedores seleccionados, colaborar electrónicamente (en línea) y
hacer más eficiente el proceso de suministro.
El comprador puede crear diferentes tipos de eventos electrónicos (mercados):
Solicitud de Información (RFI por sus siglas en inglés)
Solicitud de propuesta (RFP por sus siglas en inglés)
Solicitud de cotización (RFQ por sus siglas en inglés)
Subasta
Negociación
Aquellos eventos o documentos del tipo RFI, RFP y RFQ, son también denominados
RFx, es decir una solicitud de X, donde X significa información, propuesta o cotización.
Este documento se enfocará en mostrar cómo deben responder los proveedores
a una Subasta.
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E-Sourcing - Guía de participación para proveedores
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DuPont E-Sourcing – ¿Qué es una Subasta?
¿Qué es una Subasta?
Un comprador solicita a varios proveedores el envío de su oferta de un bien o servicio.
Los proveedores presentan sus ofertas, compitiendo entre si para ofrecer el precio y/o
costo total más bajo, siempre y cuando se cumplan todas las especificaciones del
requerimiento. Conforme la subasta progresa, los precios disminuyen, ya que los
proveedores compiten por ofrecer precios más bajos que sus competidores (en realidad
lo que se lleva a cabo es una subasta inversa).
El hecho de que el proceso de oferta se realice en tiempo real dentro de «Internet»,
favorece un proceso dinámico y competitivo.
El comprador puede decidir asignar el contrato al proveedor que haya ofertado el precio
más bajo o a un proveedor cuya oferta no haya sido la más baja, pero que satisface en
mayor grado las necesidades específicas del comprador en cuanto a: calidad, tiempo
de entrega, capacidad u otros parámetros de valor agregado.
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DuPont E-Sourcing – Registro del Proveedor
Ingreso al portal de DuPont E-Sourcing
El proveedor deberá primero obtener acceso a la red externa de DuPont, en la cual
se localiza el portal de E-Sourcing. El comprador deberá iniciar este proceso de
acceso, mediante el pre-registro del proveedor en la aplicación DuPont E-Sourcing.
¿Qué recibirá el proveedor?
El comprador enviará al proveedor un formato, el cual debe ser completado con
cierta información básica sobre la compañía y sobre la persona que actuará como
contacto del proveedor, durante su participación en el evento electrónico.
Una vez el proveedor ha regresado este formato lleno, y el comprador completa el
proceso de registro del proveedor, el sistema enviará a la persona de contacto del
proveedor varios correos con la dirección (hyperlink) del sitio electrónico y con los
códigos de usuario y contraseña. Asimismo, se le enviará otro correo con los detalles
de la invitación al evento electrónico en específico.
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¿Cómo ingresar a DuPont ESourcing?
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E-Sourcing - Guía de participación para proveedores
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DuPont E-Sourcing – Ingresando al sistema de E-Sourcing
Ingreso inicial a E-Sourcing
El contacto del proveedor deberá confirmar de inmediato que puede ingresar al
sistema utilizando la “liga electrónica”, el usuario y contraseña recibidos vía
correo electrónico. En caso de que se presente algún problema para ingresar, el
proveedor podrá comunicarse con el Soporte Global a Usuarios de DuPont. La
información de contacto se encuentra disponible en el Centro de atención de
proveedores de DuPont.
Ingresando al evento electrónico
La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica”
incluida en el correo de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al
evento utilizando la siguiente “liga electrónica” https://strategicsrc.dupont.com
Para ingresar a DuPont E-Sourcing, siga los pasos mostrados en la siguiente
diapositiva.
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DuPont E-Sourcing – Acceso del Proveedor
Paso
Acción
1.
Conéctese a E-Sourcing seleccionando el hyperlink que se muestra dentro de la
invitación recibida por correo, o vía https://strategicsrc.dupont.com Aparecerá la
siguiente pantalla
2.
Ingrese su código de usuario y su contraseña
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DuPont E-Sourcing – Acceso del Proveedor
Paso
Acción
3.
Se mostrará una segunda pantalla de ingreso.
4.
Ingrese nuevamente su código de Usuario y su Contraseña.
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DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones
DuPont solicita a todos sus proveedores que acepten tres documentos: los Términos y
Condiciones del sitio web de DuPont, una Acuerdo de Confidencialidad y un Acuerdo
del Proveedor. El contacto del proveedor deberá aceptar todos los documentos para
poder avanzar en el sistema. La aceptación de estos documentos solamente deberá
realizarse la primera vez que el proveedor ingrese al sistema. En el caso de que el
contacto del proveedor ya haya aceptado previamente los Términos y Condiciones, el
Acuerdo de Confidencialidad y el Acuerdo del Proveedor, el sistema lo llevará
directamente al área de trabajo del usuario.
Haga click en el siguiente documento para visualizar los Términos y Condiciones que
deberán ser aceptados por el proveedor.
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DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)
Esta es la pantalla
para aceptar los
Términos y
Condiciones de SAP.
El Proveedor
deberá hacer click
en el botón de
Aceptar, para
continuar.
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DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)
Esta es la pantalla
para aceptar los
Términos y
Condiciones de
DuPont.
El Proveedor deberá hacer click
en el botón de Aceptar, para
continuar.
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Área de trabajo del
Proveedor
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DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor
Después de haber ingresado exitosamente, y haber aceptado los términos y
condiciones, aparecerá la pantalla con el área de trabajo (workbench) del proveedor.
Aquí se muestra un ejemplo de la porción superior del área de trabajo.
Haga click en
las fechas del
calendario
para visualizar
los eventos
cuya fecha
límite, es ese
día específico.
Haga click en el
título del evento
para ingresar y
ver los detalles.
La sección de
Alertas del
proveedor,
muestra la
actualización de
las tareas
realizadas.
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DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor continuación
Aquí se muestra un ejemplo de la segunda parte del área de trabajo del Proveedor.
Información de
contacto para
que el
proveedor
obtenga
ayuda.
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La sección de
reportes mostrará
los reportes que el
proveedor tiene
disponibles.
La sección de
actividad
muestra el
status y la liga
a los eventos
activos.
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DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor continuación
Aquí se muestra un ejemplo de la última parte del área de trabajo del proveedor.
La sección de Asignación
muestra las ligas a los
eventos que han sido
asignados al proveedor.
La sección Nuevas
Discusiones muestra el
resumen de las
discusiones activas, que
se hayan iniciado durante
los eventos.
La sección de
Contratos activos y
tableros de control
no esta siendo
utilizada por DuPont
actualmente.
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DuPont E-Sourcing – Preparación para el evento
El paso más importante es la preparación para el evento. El tiempo puede ser limitado, una
vez que el evento empiece a aceptar ofertas, por lo que es conveniente para el proveedor
haber definido una estrategia de oferta con anticipación.
El proveedor debe prepararse, durante el periodo de Vista Preliminar, en caso de que exista,
revisando la información y la pestaña «Posiciones»; y dependiendo de los requerimientos del
Comprador, deberá realizar algunas de las siguientes acciones:
descargar documentos adjuntos.
utilizar el pizarrón de discusión en línea para realizar preguntas específicas al
comprador.
determinar el rango de precios para ofertar.
estudiar las especificaciones de los productos / servicios.
preparar las especificaciones que correspondan a la oferta realizada.
verificar la capacidad y disponibilidad de ofertar los bienes, servicios, materias primas,
etc.
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Subastas en
DuPont E-Sourcing
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Participación en una Subasta
¿Qué es una Subasta?
Un comprador selecciona un contrato o requerimiento (respecto de un bien y/o servicio) sobre el
cual solicita ofertas a múltiples proveedores, los cuales compiten por ofrecer el mejor precio y/o
costo total que cumpla con las especificaciones establecidas. Conforme la subasta progresa, los
precios decrecen, ya que los proveedores compiten por ofrecer precios más bajos que sus
competidores.
El hecho de que el proceso de oferta se realice en tiempo real a través de la red (Internet), favorece
un proceso dinámico y competitivo.
El comprador puede decidir asignar el contrato al proveedor que haya ofertado el precio más bajo, o
a un proveedor cuya oferta haya sido mayor, pero que satisface en mayor grado las necesidades
específicas del comprador en cuanto a: calidad, Tiempo de entrega, capacidad u otros parámetros
de valor agregado
Ingresando al evento
La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida en el correo
de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento utilizando la siguiente “liga
electrónica” https://strategicsrc.dupont.com
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DuPont E-Sourcing – Localizando el evento
Paso
1.
Acción
Dentro del área de trabajo (workbench) del proveedor, haga click en la liga del evento
apropiado
Haga click en
la liga del
evento.
El evento se abre y se muestran las pestañas para revisar el evento.
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DuPont E-Sourcing – Visualizando los detalles del evento
La pestaña Encabezado (header) muestra información general sobre el evento y su status.
La pestaña Tipo de Cambio (exchange rate) muestra la tasa de conversión cambiaria que
aplica en el evento.
La pestaña Programa (Schedule) muestra los detalles del horario del evento.
La pestaña Información (information) contiene información correspondiente al alcance y
especificaciones de los bienes y/o servicios requeridos.
La pestaña Posiciones (Line Item) muestra los bienes y/o servicios para los que se solicita la
propuesta de precio.
La pestaña Ofertas (Bidding) es donde se deberán ingresar la oferta para los bienes y/o
servicios requeridos en el evento.
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DuPont E-Sourcing – Oferta previa / Ofertar en evento activo
Paso
Acción
2.
En todos los eventos es importante que se revise la información que el comprador ha
ingresado en cada pestaña. En algunos eventos el proveedor deberá enviar una Precotización, la cual será el prerrequisito para que el proveedor pueda participar en el
evento durante el periodo de competencia. Para ingresar una oferta, deberá hacer click
en la pestaña Ofertas (bidding).
3.
La pestaña Ofertas se mostrará.
Haga click en el botón Oferte para los artículos seleccionados (Bid on Selected Items).
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DuPont E-Sourcing – Ofertar en un evento de Subasta
Paso
4.
Acción
El recuadro de ofertas se mostrará. Ingrese su pre-oferta o su oferta
Ingrese su oferta aqui.
Después de ingresar sus ofertas, haga click en el botón Siguiente (Next).
5.
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Una pantalla de confirmación se mostrará, en cuanto haya ingresado y confirmado todas
sus ofertas.
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DuPont E-Sourcing – Oferta en un evento de Subasta
Paso
6.
Acción
Se mostrará una ventana de confirmación cuando la oferta se haya generado
exitosamente.
Click OK.
7.
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Es importante que los proveedores den seguimiento continuo al evento. El sistema
indicará el tiempo restante disponible en cada etapa.
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DuPont E-Sourcing – Oferta en el evento de Subasta
Paso
8.
Acción
El resumen de la oferta total se mostrará, y el proveedor podrá ver su posición en el
evento dentro de la pestaña Rango.
Este proveedor tiene la Posición número uno, en este momento.
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DuPont E-Sourcing – Oferta en el evento de Subasta
Paso
Acción
9.
Es importante que los proveedores den seguimiento al evento continuamente. El sistema
actualizará la información cada vez que el proveedor envíe una oferta. En este ejemplo el
proveedor fue reemplazado como líder en los artículos 2 y 3, lo cual se muestra en la
columna Posición (Rank).
Una buena estrategia es una gran herramienta. Los proveedores deben tener una
estrategia definida y saber hasta dónde pueden llegar al ingresar varias ofertas.
Haga click en el botón “Ingresar oferta para el artículo seleccionado” (Bid on Selected
Items) para ingresar una nueva oferta.
10.
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Los proveedores pueden ofertar tantas veces como necesiten hasta alcanzar su precio
más bajo posible. En cuanto el tiempo del evento termine, el mismo se cerrará y el
recuadro de notificación se actualizará.
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E-Sourcing –
Herramientas del
sistema
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Herramientas del sistema – Subastas
E-Sourcing tiene algunas herramientas que facilitan el proceso de la subasta. En esta
sección se revisarán estas herramientas.
El botón «Documento» le permite al proveedor actualizar el sistema, en el caso de que
se necesite una actualización previa a la actualización automática que realiza el
sistema.
La pestaña Acciones (Actions) permite a los proveedores visualizar el Monitor.
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Herramientas del sistema – Monitorear las ofertas en una
subasta
Aquí se presenta un ejemplo de la pantalla para Monitorear una oferta. La parte
superior muestra una gráfica de las ofertas del proveedor. Las dos secciones inferiores,
le permiten al proveedor visualizar los detalles de la oferta a nivel Posición (line item).
Si el evento es Cerrado, el proveedor solamente podrá revisar su propia información.
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Herramientas del sistema - Reportes
La pestaña Reportes muestra un reporte completo de las ofertas ingresadas. Este
reporte es útil para documentar el histórico de las ofertas cuando el evento ya esta
cerrado.
Este es un ejemplo
de un reporte.
Información del horario del
evento
Detalle de las ofertas
Datos por
posición
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Herramientas del sistema – Documentos adjuntos en
una Subasta
La sección de Documentos adjuntos (Attachments) muestra al proveedor la liga a los
documentos adjuntos que el comprador haya incluido en el evento.
Haga click en la
liga del
documento para
visualizar los
docs adjuntos
Los proveedores no pueden adjuntar archivos a la subasta en esta sección.
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