Transcript DuPont E-Sourcing – Supplier Participation

DuPont E-Sourcing
Participación del
Proveedor – Negociación
Enero 2012
Tabla de Contenidos
Introducción
Diapositiva 3
Definiciones
Diapositiva 4
Registro del proveedor
Diapositiva 5
Ingreso a DuPont E-Sourcing
Diapositiva 6
Términos y Condiciones para usar el sistema
Diapositiva 10
Área de trabajo del proveedor
Diapositiva 13
Negociación electrónica
Diapositiva 18
Herramientas del sistema
Diapositiva 30
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E-Sourcing - Guía de participación para proveedores
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DuPont E-Sourcing – Participación del Proveedor Introducción
E-Sourcing es una aplicación localizada en el internet, que permite a los compradores
de DuPont y a los proveedores seleccionados, colaborar electrónicamente (en línea) y
hacer más eficiente el proceso de suministro.
El comprador puede crear diferentes tipos de eventos electrónicos (mercados):
Una Solicitud de Información (RFI por sus siglas en inglés)
Una Solicitud de Propuesta (RFP por sus siglas en inglés)
Una Solicitud de Cotización (RFQ por sus siglas en inglés)
Una Subasta
Una Negociación electrónica
Aquellos eventos o documentos del tipo RFI, RFP y RFQ, son también denominados
RFx, es decir una solicitud de X, donde X significa: información, propuesta o cotización.
Este documento se enfocará en mostrar cómo deben responder los proveedores
a una Negociación electrónica.
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E-Sourcing - Guía de participación para proveedores
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DuPont E-Sourcing – ¿Qué es una Negociación
electrónica?
¿Qué es una negociación electrónica?
Las negociaciones electrónicas son procesos en línea en los cuales el comprador
negocia con uno o más proveedores, para llegar a un acuerdo en un requerimiento de
compra o en un contrato de compra.
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DuPont E-Sourcing – Registro del Proveedor
Ingreso al portal de DuPont E-Sourcing
El proveedor deberá primero obtener acceso a la red externa de DuPont, en la cual
se localiza el portal de E-Sourcing. El comprador deberá iniciar este proceso de
acceso, mediante el pre-registro del proveedor en la aplicación DuPont E-Sourcing.
¿Qué recibirá el proveedor?
El comprador enviará al proveedor un formato, el cual debe ser completado con
cierta información básica sobre la compañía y sobre la persona que actuará como
contacto del proveedor, durante su participación en el evento electrónico.
Una vez el proveedor ha regresado este formato lleno, y el comprador completa el
proceso de registro del proveedor, el sistema enviará a la persona de contacto del
proveedor varios correos con la dirección (hyperlink) del sitio electrónico y con los
códigos de usuario y contraseña. Asimismo, se le enviará otro correo con los detalles
de la invitación al evento electrónico en específico.
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¿Cómo ingresar a DuPont
E-Sourcing?
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DuPont E-Sourcing – Ingresando al sistema de E-Sourcing
Ingreso inicial a E-Sourcing
El contacto del proveedor deberá confirmar de inmediato que puede ingresar al sistema
utilizando la “liga electrónica”, el usuario y contraseña recibidos, vía correo electrónico.
En caso de que se presente algún problema para ingresar, el proveedor podrá
comunicarse con el Soporte Global a Usuarios de DuPont. La información de
contacto se encuentra disponible en el Centro de atención de proveedores de
DuPont.
Ingresando al evento electrónico
La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida
en el correo de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento
utilizando la siguiente liga electrónica: https://strategicsrc.dupont.com
Para ingresar a DuPont E-Sourcing, siga los pasos mostrados en la siguiente
diapositiva.
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DuPont E-Sourcing – Acceso del Proveedor
Paso
Acción
1.
Conéctese a E-Sourcing seleccionando el hyperlink que se muestra dentro de la invitación
que recibió por correo, o vía https://strategicsrc.dupont.com Aparecerá la siguiente
pantalla:
2.
Ingrese su código de usuario y su contraseña
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DuPont E-Sourcing – Acceso del proveedor
Paso
Acción
3.
Se mostrará una segunda pantalla de acceso.
4.
Ingrese nuevamente su Código de Usuario y su Contraseña.
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DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones
DuPont solicita a todos sus proveedores que acepten tres documentos: los Términos y
Condiciones del sitio web de DuPont, una Acuerdo de Confidencialidad y un Acuerdo
del Proveedor. El contacto del proveedor deberá aceptar todos los documentos para
poder avanzar en el sistema. La aceptación de estos documentos solamente será
necesaria la primera vez que el proveedor ingrese al sistema. En el caso de que el
contacto del proveedor ya haya aceptado previamente los Términos y Condiciones, el
Acuerdo de Confidencialidad y el Acuerdo del Proveedor, el sistema lo llevará
directamente al área de trabajo del usuario.
Haga click en el siguiente documento para visualizar los Términos y Condiciones que
deberán ser aceptados por el proveedor.
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DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)
Esta es la pantalla
para aceptar los
Términos y
Condiciones de
SAP.
El Proveedor deberá
hacer click en el
botón de Aceptar,
para continuar.
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DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)
Esta es la pantalla
para aceptar los
Términos y
Condiciones de
DuPont.
El Proveedor deberá hacer
click en el botón de Aceptar,
para continuar.
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Área de trabajo del
Proveedor
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DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del proveedor
Después de haber ingresado exitosamente, y haber aceptado los términos y
condiciones, aparecerá la pantalla en la cual se encuentra el área de trabajo del
proveedor. Aquí se muestra un ejemplo de la porción superior del área de trabajo
(workbench).
Haga click en
las fechas del
calendario
para visualizar
los eventos
cuya fecha
límite, es ese
día específico.
Haga click en el
título del evento
para ingresar y
ver los detalles.
La sección de
Alertas del
proveedor,
muestra la
actualización de
las tareas
realizadas.
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DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del proveedor –
continuación
Aquí se muestra un ejemplo de la segunda parte del área de trabajo del proveedor.
Información de
contacto para
que el
proveedor
obtenga
ayuda.
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La sección de
reportes mostrará
los reportes que el
proveedor tiene
disponibles.
La sección de
actividad
muestra el
status y la liga
a los eventos
activos.
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DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del proveedor continuación
Aquí se muestra un ejemplo de la última parte del área de trabajo del proveedor.
La sección de Asignación
muestra las ligas a los
eventos que han sido
.
asignados
al proveedor.
La sección Nuevas
Discusiones muestra el
resumen de las
discusiones activas, que
se hayan iniciado durante
los eventos.
La sección de
Contratos activos y
tableros de control
no esta siendo
utilizada por DuPont
actualmente.
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DuPont E-Sourcing – Preparación del evento
El paso más importante de un evento es la preparación de la estrategia para participar en el mismo.
Tomando en consideración que el tiempo puede ser limitado, una vez que el evento empiece a
aceptar ofertas, es conveniente para el proveedor haber definido una estrategia de oferta con
anticipación.
El proveedor debe prepararse, durante el periodo de Vista Preliminar, en caso de que exista,
revisando la información y la pestaña «Posiciones»; y dependiendo de los requerimientos del
Comprador, deberá realizar algunas de las siguientes acciones:
descargar documentos adjuntos.
utilizar el pizarrón de discusión en línea para realizar preguntas específicas al comprador.
determinar el rango de precios para ofertar.
estudiar las especificaciones de los productos / servicios.
preparar las especificaciones que correspondan a la oferta realizada.
verificar su capacidad y disponibilidad para ofertar los bienes y/o servicios objeto del evento
electrónico.
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DuPont E-Sourcing
Negociaciones electrónicas
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Participación en una Negociación electrónica
¿Qué es una Negociación electrónica?
Las negociaciones electrónicas son procesos en línea en los cuales el comprador negocia con uno o
más proveedores, para llegar a un acuerdo en un requerimiento de compra o en un contrato de
compra
Ingresando al evento
La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida en el correo
de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento utilizando la siguiente “liga
electrónica” https://strategicsrc.dupont.com
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica
Paso
Acción
1.
Dentro del área de trabajo del proveedor, localice el evento de Negociación electrónica
apropiado y haga click en la liga del evento.
2.
La información esta organizada en pestañas. El proveedor tendrá acceso a las Pestañas
de herramientas del sistema, y a las pestañas con la información específica del evento.
Pestañas de
herramientas
Pestañas del
evento
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DuPont E-Sourcing – Visualizando los detalles del evento
La pestaña Encabezado (Header) muestra información general sobre el evento y su status.
La pestaña Tipo de Cambio (Exchange rate) muestra la tasa de conversión cambiaria que
aplica en el evento, en caso de que aplique.
La pestaña Programa (Schedule) muestra los detalles del horario del evento.
La pestaña Información (Information) contiene información correspondiente al alcance y
especificaciones de los bienes y/o servicios requeridos.
La pestaña Posiciones (Line Item) muestra los bienes y/o servicios para los que se solicita la
propuesta de precio.
La pestaña Ofertas (Bidding) es donde se deberán ingresar la oferta para los bienes y/o
servicios requeridos en el evento.
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
Acción
3.
Después de haber revisado todos los requerimientos del evento (de los bienes y/o
servicios a negociar), y de haber desarrollado una estrategia de oferta, el proveedor
deberá hacer click en el botón “Ofertar para los artículos seleccionados” (Bid on Selected
Items), dentro de la pestaña “Ofertas” (bidding).
4.
Se abrirá la pantalla para ingresar la oferta. La siguiente diapositiva muestra un ejemplo
de la pantalla mencionada.
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
5.
Acción
Ingrese su oferta en el campo Precio Unitario de Oferta (Bid Unit Price ) y haga click en
el botón Siguiente (next).
Haga click en
Siguiente,
después de
haber
ingresado sus
ofertas.
6.
A confirmation screen will appear.
Haga click
en Colocar
Oferta, para
confirmar su
oferta.
Para confirmar su oferta haga click en el botón Colocar Oferta (Place Bid).
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
7.
8.
Acción
Una ventana de Confirmación se mostrará. Haga click en el botón OK.
Una notificación por correo electrónico será enviada al comprador, indicando que usted ha
colocado una oferta. El proveedor recibirá a su vez una notificación por correo electrónico,
una vez que el comprador haya contra ofertado o aceptado la oferta colocada. Los detalles de
la contra oferta estarán en la Pestaña de Discusiones (Discussions). Note que la burbuja de
la pestaña Discusiones es blanca antes de que cualquier discusión sea iniciada.
Una vez que una discusión sea iniciada, la burbuja de discusiones se volverá de color gris e
incluirá un símbolo, tal como se muestra en la siguiente diapositiva..
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
9.
Acción
Una vez que una discusión se haya iniciado, la burbuja será de color gris y tendrá un símbolo en su
interior.
Haga click en la pestaña Discusiones (Discussions) para visualizar los mensajes.
10.
Se mostrará la lista de mensajes, con el tema (bajo la columna Topics/Subject names), la fecha del
mensaje y el autor.
Haga click sobre la liga del mensaje que quiera revisar.
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
11.
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Acción
Se mostrará el mensaje enviado por el comprador. El proveedor podrá responder al
mensaje utilizando el botón Replicar (reply).
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
Acción
12.
Ingrese el mensaje en la sección de Contenido (Content) y haga click en OK para enviarlo
al comprador.
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
13.
Acción
El nuevo mensaje aparecerá en la tabla de Mensajes.
Haga click en OK.
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DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación
electrónica - continuación
Paso
Acción
14.
Haga click en la pestaña Ofertas (Bidding) para ingresar una nueva oferta en caso
necesario. El comprador mantendrá la comunicación a través de la pestaña Discusiones
hasta que se llegue a un acuerdo o decida terminar la negociación.
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E-Sourcing –
Herramientas del
sistema
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Herramientas del sistema – Negociaciones
electrónicas
E-Sourcing tiene algunas herramientas que facilitan el proceso de la Negociación
electrónica. En esta sección se revisarán estas herramientas.
El botón «Documento» le permite al proveedor actualizar el sistema, en el caso de que
se necesite una actualización previa a la actualización automática que realiza el
sistema.
La pestaña Acciones (Actions) permite al proveedor monitorear la negociación
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Herramientas del sistema – Monitoreo de una
negociación electrónica
Aquí se presenta un ejemplo de la pantalla para Monitorear el evento. La parte superior
muestra una gráfica de las ofertas del proveedor. Las dos secciones inferiores, le
permiten al proveedor visualizar los detalles de la oferta a nivel Posición (line item). Si
el evento es Cerrado, el proveedor solamente podrá revisar su propia información.
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Herramientas del sistema - Reportes
La pestaña Reportes muestra un reporte completo de las ofertas ingresadas. Este
reporte es útil para documentar el histórico de las ofertas cuando el evento ya esta
cerrado.
Este es un ejemplo
de un reporte.
Información del horario del
evento
Detalle de las ofertas
Datos por
posición
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Herramientas del sistema – Documentos adjuntos de
una negociación electrónica
La sección de Documentos adjuntos (attachments) muestra al proveedor la liga a los
documentos adjuntos que el comprador haya incluido en el evento.
Haga click en la
liga del
documento para
visualizar los
docs adjuntos
Los proveedores no pueden adjuntar archivos en una negociación electrónica.
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Herramientas del sistema – Discusiones en
una negociación electrónica
La pestaña Discusiones es la principal herramienta de comunicación en una
negociación electrónica. Es aquí en donde el comprador dará retroalimentación al
proveedor respecto de sus ofertas.
Cuando la pestaña Discusiones sea seleccionada, aparecerá la siguiente pantalla:
Aquí se ejemplifica una discusión iniciada por el comprador el 12/13/2011. Para revisar
el detalle de la discusión se deberá hacer click en la liga correspondiente.
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Herramientas del sistema – Discusiones en una
negociación electrónica
Aqui se muestra un ejemplo de una discusión. El primer mensaje (1) fue enviado por el
comprador, el segundo mensaje (2) fue la respuesta del proveedor.
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El proveedor puede
responder a los
mensajes utilizando el
botón Reply
Después de leer/replicar
a los mensajes, haga
click en el botón OK,
para salir de la ventana
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