1.

Memberi pencerahan tentang pengisian bengkel siri 1 dan 2 yang telah dilaksanakan pada tahun 2014.

2.

Membentangkan laporan pencapaian dan tahap pelaksanaan pengisian Modul Data Perjawatan dan Submodul Profil Perkhidmatan setiap sekolah.

3.

Mengenalpasti masalah yang dihadapi dalam melaksanakan Sistem HRMIS mengikut Modul/ Submodul di peringkat sekolah dan sesi penyelesaian masalah.

INPUT Menyalurkan maklumat tentang kepentingan sistem HRMIS.

Membudayakan penggunaan HRMIS di peringkat sekolah.

Memaklumkan peranan Pembantu Tadbir sebagai pengerak bagi mengemaskini Submodul Profil Perkhidmatan guru-guru dan staf di sekolah.

Menerangkan tatacara pengemaskinian Submodul Profil Perkhidmatan kepada Pembantu Taddbir sekolah-sekolah daerah Pasir Gudang – edaran bahan Memastikan data dalam Profil Perkhidmatan sama dengan data dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

OUTPUT Semua PT telah sedia maklum apa itu Sistem HRMIS dan kepentingan pelaksanaan di peringkat sekolah.

Semua PT telah memaklumkan tentang kepentingan pengisian Modul Rekod Peribadi kepada pihak pentadbir sekolah.

Semua PT telah sedia maklum tentang rasional PT diberi tanggungjawab dalam 2 Modul Asas HRMIS iaitu Profil Perkhidmatan dan Data Perjawatan Semua PT telah memahami tatacara pengemaskinian data dengan merujuk pada bahan yang diedarkan dalam Bengkel Siri 1 Semua data dalam Profil Perkhidmatan telah dikemaskini

INPUT OUTPUT Menerangkan aliran kerja dalam melaksanakan 3 Modul/ Submodul asas dalam Sistem HRMIS.

Semua PT telah sedia maklum tentang aliran kerja Sistem HRMIS dan kepentingan pelaksanaan di peringkat sekolah.

Menerangkan tatacara pengemaskinian Modul Data Perjawatan kepada Pembantu Tadbir sekolah-sekolah daerah Pasir Gudang.

Semua PT telah memahami tatacara pengemaskinian data dengan merujuk pada bahan yang diedarkan dalam Bengkel Siri 1 Memastikan semua guru dan AKP telah disandang dalam Data Perjawatan setiap sekolah.

88 % guru dan AKP telah disandang dalam Data Perjawatan setiap sekolah.

Masih ada baki 12 % (463).

Menyemak tahap pelaksanaan pengisian data Submodul Profil Perkhidmatan dan Modul Data Perjawatan setiap sekolah.

Modul Data Perjawatan – 88% (3317) Submodul Profil Perkhidmatan – 40% ke 83% Mengenalpasti isu yang dihadapi dalam melaksanakan Sistem HRMIS di peringkat sekolah.

a) Kerusi Perjawatan tidak cukup telah diberi.

b) Nama di organisasi luar telah diputus sandang c) Kesilapan butiran guru dan AKP (nama, no.kp, agama, bumiputera)

Jumlah CO Sandang Belum Sandang 3780 3317 463 Profil Perkhidmatan Status Lantikan Skim Perkhidmatan Pihak Berkuasa Melantik Ketua Perkhidmatan Status Perkhidmatan Beban Perkhidmatan Asas Waktu Bekerja Status Pengesahan Dlm Perkhidmatan Tempoh Percubaan Status Berpencen Pihak Yang Memberi Taraf Berpencen Jenis Gaji Status Gaji Jenis Perkhidmatan Gred Gaji Mata Gaji Tarikh Pergerakan Gaji Gaji Hakiki Gaji Sebenar(Nilai Gandaan ) Bil Fail Bil Rekod Perkhidmatan CO yang ada Rekod 2689 2696 2594 2577 2595 2593 2592 2654 1532 2608 2457 2580 2805 2819 2819 2805 2671 2531 2531 2576 2511 % 79% 79% 76% 76% 76% 76% 76% 78% 40% 77% 72% 76% 83% 83% 83% 83% 79% 75% 75% 76% 74% CO yang tiada Rekod 628 621 723 740 722 724 725 663 2248 709 860 737 512 498 498 512 646 786 786 741 806 % 21% 21% 24% 24% 24% 24% 24% 22% 60% 23% 28% 24% 17% 17% 17% 17% 21% 25% 25% 24% 26%

SMK 1/2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 BIL KOD SEKOLAH JRA1001 JEA1051 JEA1083 JEA1074 JEA1066 JEA1071 JEA1089 JEA1053 JEA1057 JEA1064 JEA1092 JEA1047 JEA1069 JEA1076 JEA1073 JEA1052 JEA1094 JEA1068 JEA1045 JEA1075 JEA1080 JEA1042 JEA1082 JEA1065 NAMA SEKOLAH SMK AGAMA JOHOR SMK TAMAN JOHOR JAYA 2 SMK PERMAS JAYA 3 SMK TAMAN DAYA 2 SMK PASIR PUTIH SMK SERI KOTA PUTERI 2 SMK TANJUNG PUTERI RESORT SMK TAMAN DAYA SMK TAMAN DESA JAYA SMK TAMAN RINTING 2 SMK KOTA MASAI 2 SMK PASIR GUDANG 2 SMK SERI ALAM 2 SMK PERMAS JAYA 2 SMK TAMAN MEGAH RIA SMK PERMAS JAYA SMK SUNGAI TIRAM SMK TAMAN MOUNT AUSTIN SMK TAMAN JOHOR JAYA 1 SMK PASIR GUDANG 3 SMK TAMAN DESA TEBRAU SMK (FELDA) ULU TEBRAU SMK TAMAN DAYA 3 SMK DESA CEMERLANG GURU 54 93 65 120 109 53 65 108 84 84 167 134 107 72 56 121 62 84 94 84 73 42 94 83 WARAN AKP 17 16 7 13 12 10 12 16 15 13 17 19 13 14 12 15 7 12 15 12 12 6 13 11 JUMLAH 71 109 72 133 121 63 77 124 99 97 184 153 120 86 68 136 69 96 109 96 85 48 107 94 HRMIS SANDANGAN BELUM SANDANG 71 113 78 132** 0 -4 -6 1 120 62 75 122 97 93 179 1 1 2 2 2 4 5 148 114** 80 62 129 62 89 102 88 77 40 98 85 5 6 6 6 7 8 9 9 7 7 7 8 8

SMK 2/2

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 BIL KOD SEKOLAH NAMA SEKOLAH JEA1081 JEA1063 JEA1041 JEA1060 JEA1067 JEE1005 JEA1078 JEA1093 JEA1070 JEE1011 SMK TAMAN PELANGI INDAH SMK BANDAR SERI ALAM SMK PASIR GUDANG SMK SERI KOTA PUTERI SMK TAMAN MOLEK SMK DATO PENGGAWA TIMUR SMK KOTA MASAI SMK TAMAN NUSA DAMAI SMK PUTERI WANGSA SMK ULU TIRAM GURU 121 111 148 62 122 108 203 97 100 169 WARAN AKP 12 19 17 10 14 17 17 14 14 22 JUMLAH 133 130 131 72 136 125 220 111 114 191 SANDANGAN 121 HRMIS BELUM SANDANG 12 115 115 53 15 16 19 105 83 172 58 58 122 31 42 48 53 56 69

BIL 1 2 KOD SEKOLAH JEA1074 JEA1069 NAMA SEKOLAH SMK TAMAN DAYA 2 SMK SERI ALAM 2 SANDANGAN 132 (1) 114 (6) % PENGISIAN DATA 100% 100%

Jumlah CO Sandang Belum Sandang 4583 3990 593 Profil Perkhidmatan Status Lantikan Skim Perkhidmatan Pihak Berkuasa Melantik Ketua Perkhidmatan Status Perkhidmatan Beban Perkhidmatan Asas Waktu Bekerja Status Pengesahan Dlm Perkhidmatan Tempoh Percubaan Status Berpencen Pihak Yang Memberi Taraf Berpencen Jenis Gaji Status Gaji Jenis Perkhidmatan Gred Gaji Mata Gaji Tarikh Pergerakan Gaji Gaji Hakiki Gaji Sebenar(Nilai Gandaan ) Bil Fail Bil Rekod Perkhidmatan CO yang ada Rekod 3291 3294 3221 3112 3216 3213 3204 3229 2299 3113 2804 3174 3401 3422 3422 3400 3233 3083 3083 3182 3151 % 79% 82% 80% 77% 80% 80% 80% 80% 50% 78% 70% 79% 85% 85% 85% 85% 81% 77% 77% 79% 78% CO yang tiada Rekod 699 696 769 878 774 777 786 761 2284 877 1186 816 589 568 568 590 757 907 907 808 839 % 21% 18% 20% 23% 20% 20% 20% 20% 50% 22% 30% 21% 15% 15% 15% 15% 19% 23% 23% 21% 22%

SK 1/3

15 16 17 18 19 20 21 22 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 BIL KOD SEKOLAH NAMA SEKOLAH JBA1067 JBA1077 JBA1018 JBA1017 JBA1020 JBA1080 JBA1013 JBA1021 JBA1090 JBA1027 JBA1124 JBA1063 JBA1016 JBA1066 JBA1087 JBA1122 JBA1089 JBA1101 JBA1085 JBA1114 JBA1092 JBA1110 SK TAMAN JOHOR JAYA 1 SK TAMAN DAYA SK KONGKONG LAUT SK PASIR PUTEH SK TANJONG LANGSAT SK TAMAN RINTING 2 SK SENIBONG SK SUNGAI TIRAM SK TAMAN PUTERI WANGSA SK (FELDA ) ULU TEBRAU SK TAMAN PELANGI INDAH SK PERMAS JAYA 1 SK MASAI SK TAMAN RINTING 1 SK PERIGI ACHEH SK TAMAN MOUNT AUSTIN SK TMN JOHOR JAYA 3 SK PERMAS JAYA 5 SK SERI KOTA PUTERI SK TAMAN RINTING 3 SK TAMAN PERMAS JAYA 3 SK PERMAS JAYA 4 GURU 13 37 28 17 40 47 28 27 30 40 17 51 17 48 13 65 83 48 42 41 44 54 WARAN AKP 4 6 4 4 6 4 4 3 4 5 3 5 3 8 4 8 8 7 6 5 3 5 JUMLAH 17 43 32 21 46 51 32 30 34 45 20 56 20 56 17 73 91 55 48 46 47 59 HRMIS SANDANGAN BELUM SANDANG 34 45 0 0 20 56 20 56 17 74 92 56 49 0 0 0 0 0 -1 -1 -1 -1 48 50 58 16 41 30 19 44 48 29 27 -2 -3 1 1 2 2 2 2 3 3 3

SK 2/3

37 38 39 40 41 42 43 44 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 BIL KOD SEKOLAH NAMA SEKOLAH JBA1131 JBA1091 JBA1019 JBA1083 JBA1015 JBA1039 JBA1073 JBA1108 JBA1079 JBA1075 JBA1103 JBA1038 JBA1104 JBA1125 JBA1099 JBA1028 JBA1097 JBA1014 JBA1081 JBA1088 JBA1023 JBA1117 SK TAMAN CAHAYA MASAI SK TAMAN MEGAH RIA SK PASIR GUDANG 1 SK PASIR GUDANG 4 SK CAHAYA BARU SK PASIR GUDANG 3 SK TAMAN PERMAS JAYA 2 SK SERI KOTA PUTERI 4 SK DESA CEMERLANG SK TAMAN JOHOR JAYA 2 SK BANDAR SERI ALAM SK PASIR GUDANG 2 SK TAMAN DAYA 2 SK TG PUTERI RESORT SK TAMAN JOHOR JAYA 5 SK KANGKA TEBRAU SK TAMAN DAYA 3 SK KOPOK SK TAMAN DESA JAYA SK TAMAN MOLEK SK ULU TIRAM SK KOTA MASAI GURU 29 56 77 89 48 100 64 168 62 35 55 67 74 52 37 23 44 42 123 41 62 49 WARAN AKP 5 11 8 8 6 9 11 12 5 7 9 9 6 8 8 4 6 7 8 8 10 9 JUMLAH 34 67 85 97 54 109 75 180 67 42 64 76 80 60 45 27 50 49 131 49 72 58 HRMIS SANDANGAN BELUM SANDANG 63 38 4 4 59 71 74 54 39 21 44 42 122 5 5 6 6 6 6 6 7 9 40 62 48 22 52 70 82 38 93 58 161 9 10 10 12 15 15 15 16 16 17 19

SK 3/3

45 46 47 48 49 50 51 BIL KOD SEKOLAH NAMA SEKOLAH JBA1128 JBA1107 JBA1121 JBA1105 JBA1132 JBA1106 JBA1129 SK KOTA MASAI 2 SK TAMAN CENDANA SK TAMAN BUKIT TIRAM SK TAMAN PASIR PUTIH SK TAMAN BUKIT DAHLIA SK SERI ALAM 2 SK TAMAN NUSA DAMAI GURU 157 104 84 116 44 57 103 WARAN AKP 14 9 8 11 5 11 8 JUMLAH 171 113 92 127 49 68 111 HRMIS SANDANGAN BELUM SANDANG 151 87 20 26 65 91 11 29 69 27 36 38 39 42

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 BIL KOD SEKOLAH NAMA SEKOLAH JBC1029 JBC1038 JBC1039 JBC1007 JBC1035 JBC1031 JBC1033 JBC1040 JBC1032 JBC1030 SJK(C) BAN FOO SJK(C) NAM HENG BARU SJK(C) JOHOR JAYA SJK(C) FOON YEW 5 SJK(C) TIRAM SJK(C) CHEE TONG SJK(C) PANDAN SJK(C) PEI CHIH SJK(C) MASAI SJK(C) CHIEN CHI GURU 15 62 140 146 146 72 139 59 103 111 1 2 3 4 5 6 7 8 9 BIL KOD SEKOLAH NAMA SEKOLAH JBD1010 JBD1005 JBD1013 JBD1007 JBD1009 JBD1011 JBD1006 JBD1004 JBD1008 SJK(T) DESA CEMERLANG SJK(T) LADANG MOUNT AUSTIN SJK(T) LADANG MADOS SJK(T) LADANG SG PLENTONG SJK(T) PASIR GUDANG SJK(T) LADANG ULU TIRAM SJK(T) PERMAS JAYA SJK(T) LADANG TEBRAU SJK(T) MASAI GURU 36 11 11 11 29 37 27 23 67 WARAN AKP 2 8 10 6 10 5 8 5 9 6 JUMLAH 17 70 150 152 156 77 147 64 112 117 WARAN AKP 2 2 1 2 2 4 4 3 8 JUMLAH 38 13 12 13 31 41 31 26 75 HRMIS SANDANGAN BELUM SANDANG 16 64 1 6 139 141 145 64 130 47 95 98 11 11 11 13 17 17 17 19 HRMIS SANDANGAN BELUM SANDANG 38 12 10 10 24 32 21 15 27 0 1 2 3 7 9 10 11 48

BIL 1 2 KOD SEKOLAH JBA1090 JBA1018 NAMA SEKOLAH SK TAMAN PUTERI WANGSA SK KONGKONG LAUT SANDANGAN 92 20 % PENGISIAN DATA 100% 100%

ISU

CO berada di luar negeri/ daerah Pertindihan nama tarikh dengan co lain

PENYELESAIAN

Antara Negeri – JPN Antara Daerah – PPD Antara Sekolah – sekolah baru/ lama 1.

2.

Jika kenal CO lama, hapuskan sejarah CO lama Jika tidak kenal CO, sandang pada tarikh yang terakhir / dibenarkan

CATATAN

Guna Tatacara Putus Sandang untuk kemaskini tarikh sandangan @ hapus tarikh CO lama Jawatan tidak cukup Kenaikan gred Time Based Maklum pada PPD untuk penambahan exPPPLD – biarkan di gred semasa

ISU

CO tidak ditemui Kesilapan semasa mewujudkan CO Maklumat mandotori salah

PENYELESAIAN CATATAN

Semak dengan guna Tatacara Tambah/ Wujudkan CO – kenal pasti sama da CO belum diwujudkan atau CO berada di organisasi lain Jika melibatkan ejaan nama – scan KP depan belakang dan email ke PPD atau terus ke JPA Jika melibatkan no.KP yang salah – wujudkan CO baru guna KP yang betul Tarikh Lahir – scan Surat Beranak dan email ke PPD atau terus ke JPA Agama – scan dokumen tukar agama dan email ke PPD atau terus ke JPA Jantina/ bangsa - scan Surat Beranak & KP dan email ke PPD atau terus ke JPA Jika belum wujud, wujudkan dengan merujuk dokumen yang betul – KP Autoriti/ Peranan untuk membuat sebarang perubahan hanya JPA Autoriti/ Peranan untuk membuat sebarang perubahan hanya JPA

ISU PENYELESAIAN

CO telah diwujudkan, PP & DP telah selesai dikemaskini, malah kata laluan juga telah diset semula tetapi CO tetap tidak boleh akses. Kenapa ?

CO exPPPLD tetapi disandang pada gred asal iaitu DG29/DG32 dan CO telah mempertikaikan perkara ini. Apakah penjelasan yang lebih tepat untuk diterangkan kepada CO? CO telah membuat perubahan dalam Modul Rekod Peribadi tetapi perubahan tidak berlaku walaupun telah lebih beberapa minggu, sedangkan pengesahan telah dibuat oleh Pentadbir HRMIS di sekolah. Kenapa?

ID CO tidak aktif dan perlu diaktifkan.

Autoriti/ Peranan untuk aktifkan ID CO hanya JPN.

Perjawatan yang diberi dalam Data Perjawatan adalah mengikut Waran KPM, exPPPLD adalah termasuk di bawah gred DG29.

Line error – kemungkinan besar semasa membuat perubahan maklumat, CO tidak tunggu sehingga paparan berjaya dan paparan senarai nama pengesah keluar.

REKOD PERIBADI AGAMA BANGSA KETURUNAN STATUS UNIFORM STATUS PERKAHWINAN GELARAN JANTINA NEGARA KELAHIRAN NEGERI KELAHIRAN KEWARGANEGARAAN STATUS BUMIPUTERA NO.SIJIL LAHIR TARIKH LAHIR NO TELEFON PEJABAT GAMBAR PENDIDIKAN PROFIL PERKHIDMATAN STATUS LANTIKAN SKIM PERKHIDMATAN PIHAK BERKUASA MELANTIK KETUA PERKHIDMATAN STATUS PERKHIDMATAN BEBAN PERKHIDMATAN ASAS WAKTU BEKERJA STATUS PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN STATUS BERPENCEN PIHAK BERKUASA PENCEN JENIS GAJI STATUS GAJI GRED GAJI MATA GAJI BULAN PERGERAKAN GAJI NILAI GANDAAN GAJI BIL FAIL CO BIL REKOD PERKHIDMATAN UMUR BERSARA

1.

Pentadbir HRMIS adalah PT yang menyelenggara data Sistem HRMIS – Profil Perkhidmatan dan Data Perjawatan. 2.

Setiap Pentadbir HRMIS telah diberi beberapa peranan, seperti berikut : a) → Set Semula Kata Laluan b) → Kemaskini Data Perjawatan c) → Kemaskini Profil Perkhidmatan →

PP : Selenggara Umur Bersara

→

PP : Selenggara Status Perkahwinan

d) → Pengesahan Rekod Peribadi

-

Login Menu Utama Pentadbiran Sistem Sekuriti Set Semula Kata Laluan Taip No.KP yang disekat Klik Teruskan Paparan yang keluar → klik □ sebelah No.KP warna biru Klik Teruskan Klik Yes Klik Ok

-

Login Menu Utama Pentadbiran Sistem Aliran Kerja Peti Pesanan Paparan yang keluar → klik butiran Subjek warna biru Status Pengesahan → pilih Disahkan Klik Hantar Klik Yes Klik OK Klik Keluar

Kemaskini data dalam Profil Perkhidmatan bagi semua guru dan AKP dalam sekolah Pastikan semua guru dan AKP telah disandang dalam sekolah Set Semula Kata Laluan HRMIS semua guru dan AKP dalam sekolah Edar pamplet HRMIS kepada semua guru dan AKP di sekolah –

warna Biru dan Hijau yang telah diedar pada Bengkel Siri 1

SSM

-

Login Menu Utama Pentadbiran Sistem Penyelenggaran Rekod Profil Perkhidmatan Selenggra Umur Bersara Pemilik Kompentensi Paparan yang keluar → masukkan No.Kad Penggenalan dan klik Teruskan Paparan yang keluar → klik nama yang berwarna biru Paparan yang keluar → semak maklumat (tarikh kuatkuasa adalah tarikh lantikan pertama) Jika umur bersara adalah betul tetapi tarikh kuatkuasa salah : → betulkan tarikh kuatkuasa → klik Kemaskini, Yes dan OK

-

Jika umur bersara adalah salah : → klik □ Bil , Hapus, Yes dan OK → klik Tambah untuk masukkan umur bersara terkini Paparan yang Keluar → pilih Umur Bersara → masukkan tarikh kuatkuasa → klik Simpan OK dan Keluar

-

Login Menu Utama Pentadbiran Sistem Penyelenggaraan Rekod Selenggara Kad Pengenalan dan Status Perkahwinan Paparan yang keluar : → pilih Jenis Kad Pengenalan → masukkan No.Kad Pengenalan → klik Teruskan Paparan yang keluar : → klik No.Kad Pengenalan warna biru Paparan yang keluar → pilih Status Perkahwinan → klik Simpan, Yes, OK dan Keluar

1. Semak bahan edaran : → Laporan Modul Data Perjawatan & Submodul Profil Perkhidmatan → Nota Tambahan → Serahan Borang Soal Selidik 2. Penerangan tatacara (rujuk Nota Tambahan) : → DP : Reset Katalaluan & Logmasuk → DP : Penindihan tarikh semasa membuat proses sandangan → PP : Tempoh Percubaan → PP : Selenggara Tarikh Bersara → PP : Status Perkahwinan 3. Sesi penyelesaian masalah (one to one) 4. Sekolah menyelesaikan isu : → DP : Sandang dan putus sandang guru dan AKP → PP : Kemaskini data dalam Submodul Profil Perkhidmatan

1. Sesi penyelesaian masalah (one to one) 2. Sekolah menyelesaikan isu : → DP : Sandang dan putus sandang guru dan AKP → PP : Kemaskini data dalam Submodul Profil Perkhidmatan → PP : Selenggara Tarikh Bersara → PP : Selenggara Status Perkahwinan 3. Semakan semula tahap pelaksanaan : → DP : 100 % sandangan → PP : 100% pengisian