bagan surat masuk

Download Report

Transcript bagan surat masuk

MAIL HANDLING TUGAS PRESENTASI OLEH: ISTI SHINTA XII AP II MEGA SARI XII AP II

PENGERTIAN SURAT MASUK

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi .

Surat masuk dapat diterima melalui: 1.

Kurir instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspedisi Kurir kantor pos 3.

Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkutan bagi organisasi yang mempunyai PO Box di kantor POS

LANGKAH PENGURUSAN SURAT MASUK

PENERIMAAN PENYORTIRAN MEMBACA,MENGGARIS BAWAHI,MEMBERI CATATAN PENTING /MEMBERI TANDA PEMBUKAAN SAMPUL JURNAL PEMBERIAN TANGGAL DAN PEMERIKSAAN LAMPIRAN PENGAGENDAAN SURAT PENDISTRIBUSIAN/PENYAMPAIAN SURAT PENYIMPANAN SURAT PENGARAHAN SURAT MASUK PENGGANDAAN SURAT MASUK

Penerimaan:

Tugas Penerimaan surat dilakukan dengan cara: • Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk • Meneliti ketepatan alamat si pengirim • Menggolongkan surat sesuai sesuai dengan jenisnya • Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

P e n y o r tir a n S u r a t M a s u k

•

P e n y o r ti r a n s u r a t

m e m is a h -m is a h k a n p e n g o la h a n p e n y o r tir a n le b ih m e lip u ti s e b a g a i b e r ik u t.

a d a la h s u r a t la n ju t. k e g ia ta n tu g a s u n tu k Pe k e r ja a n tu g a s

a .

m e n g g o l o n g k a n s u r a t:

S u r a t m a s u k d a p a t d ig o lo n g k a n b e rd a s a r k a n : 1 .

2 .

m e n u r u t w u ju d n y a m e n u r u t s ifa tn y a 3 .

4 .

5 .

m e n u r u t k e a m a n a n is in y a m e n u r u t p ro s e s p e n y e le s a ia n y a m e n u r u t k e g ia ta n n y a 6 .

7 .

m e n u r u t s a s a r a n y a n g d itu ju m e n u r u t d in a s p o s

• P e m b u k a a n s a m p u l S u ra t :Ad a la h s u a tu ke g ia ta n m e m b u k a d a n m e n g e lu a rk a n s u ra t d a ri s a m p u ln y a u n tu k m e m e rik s a b a g ia n a m p lop s e c a ra te liti a g a r ja n g a n a d a y a n g te rtin g g a l d i d a la m n y a .

•

P e m b e ria n ta n g g a l d a n p e m e rik s a a n la m p ira n :

fu n g s in y a u n tu k te rle b ih d a h u lu h a ru s d ib u b u h k a n s te m p e l a g e n d a /m e s in s te m p e l p a d a ru a n g y a n g kos on g d i b a g ia n a ta s a ta u b a wa h h a la m a n p e rta m a s u ra t.

•

Me m b a c a ,m e m b e ri g a ris b a w a h ,d a n m e m b u a t c a ta ta n p e n tin g /m e m b e ri

ta n d a u n tu k m e m p e rh a tik a n h a l-h a l y a n g p e n tin g ,m e n g g a ris b a wa h i k a lim a t y a n g d a p a t m e m b e rik a n g a m b a ra n te n ta n g is i s u ra t,m e m b e ri c a ta ta n h a l-h a l y a n g p e n tin g d a n y a n g a k a n d a p a t m e m b a n tu p im p in a n d a la m m e m b a c a s u ra t.

2 .

3 .

•

P e n g a g e n d a a n s u ra t a d a la h : Keg ia ta n

m enc a ta t s ura t ke da la m buku a g enda deng a n c a ra m em beri nom or unit s ura t ters ebut.

1 .

Te rd a p a t tig a m a c a m b u k u a g e n d a ,y a itu :

B uku Ag enda Tung g a l B uku Ag enda Kem ba r B uku Ag enda B erpa s a ng a n

• • • P e n g a r a h a n s u r a t m a s u k :s u ra t-s u ra t y a n g p e rlu d ip ros e s le b ih la n ju t,h a ru s d ia ra h k a n d a n d ite ru s k a n ke p a d a p e ja b a t y a n g b e rh a k m e n g ola h n y a .p e n g a ra h a n s u ra t in i,b ia s a n y a d itu lis d a la m le m b r d is p os is i.

L e m b a r d is p o s is i a d a la h :le m b a r y a n g d is e d ia k a n ole h a g e n d a ris u n tu k m e m b u b u h k a n d is p os is i p im p in a n . D is p o s is i p im p in a n a d a la h :lc a ta ta n b e ru p a s a ra n /ta n g g a p a n /in s tru k s i s e te la h s u ra t d ib a c a ole h p im p in a n .

•

P eng g andaan s urat mas uk:dilakukan

untuk surat yang sifatnya penting,sangat segera dan harus ditangani sekaligus oleh beberapa pejabat,dimana surat aslinya hanya satu lembar.

•

P e n d is trib u s ia n /p e n y a m p a ia n s u ra t:

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi .

Tugasnya ,yaitu:   Surat yang berdisposisi terlebih dahulu di catat dalam buku ekspedisi intern.

Menyampaikan surat melalui buku ekspedisi kepada pajabat yang bersangkutan .Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

 Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

•

Penyimpanan surat:penyimpanan

surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

PENGERTIAN SURAT KELUAR

 Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi ,kantor kedua belah pihak.

lain, atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan

LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR PERSIAPAN PEMBUATAN KONSEP PERSETUJUAN KONSEP SURAT PENGETIKAN KONSEP SURAT MENGGAGENDAKAN SURAT PEMERIKSAAN KONSEP SURAT PENANDATANGANAN SURAT PEMBERIAN CAP DINAS PENYAMPULAN SURAT MELIPAT SURAT PENGIRIMAN SURAT PENYIMPANAN SURAT

Persiapan

      Dalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang dalam pengelolaan surat.Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Menentukan jenis ,ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat .

Mengemukakan ide,fakta, dan informasi yang lengkap dan mudah difahami.

Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.

Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim,kata-kata sulit,dan istilah-istilah yang sulit.

Menggunakan bahasa yang singkat,jelas dan sopan Menggunakan bahasa baku.

Setelah memperhatikan hal-hal tersebut, penulis surat harus mengerti dan mengetahui urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang disampaikan kepada penerima surat.

Pembuatan Konsep Surat

 Pembuatan Konsep surat adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat –surat keluar.

Konsep surat dibuat dengan menggunakan lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.

Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha dengan ide yang berasal dari pimpinan atau kepala bagian atau kepala seksi.

Konsep surat tergantung kepada jenisnya; Kalau surat bersifat rahasia maka yang membuat surat otomatis yang mempunyai ide, bisa pimpinan atau yang lainnya.

Jenis Konsep Surat

 Dari segi pembuatannya , konsep surat dapat dibuat dengan dua sistem: 1.

Sentralisasi: Pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu, yaitu bagian surat menyurat(mail departement) 2.

Desentralisasi: Pembuatana surat dibuat oleh masing masing bagian sesuai dengan kebutuhan bagian.

 Dari segi pembuatnya , konsep surat dapat dibagi menjadi dua jenis,yaitu: 1.

Surat yang dibuat oleh atasan/pimpinan 2.

Surat yang dibuat oleh konseptor

Persetujuan Konsep Surat

 Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka konsep surat harus dimintakan persetujuannya kepada pimpinan .

Apabila pada konsep surat tersebut terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan , maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan .Surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan ,selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blanko isian lembar konsep.

Mengagendakan Surat

 Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat.

Contohnya: Nomor: 001/A/V/2009 001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda A V : Masalah keuangan( bersumber dari indeks yang dipakai) : Menunjukkan bulan surat dibuat 2009 : Menunjukkan tahun surat dibuat

Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah mendapatkan kode atau nomor surat , kemudian diserahkan kepada unit pengetikan.Oleh juru ketik , konsep surat diketik ke dalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.

Dalam pengetikan surat ada hal-hal yang perlu diketahui ,yaitu: a.

Pemakaian surat b.

Bentuk-bentuk surat Redaksi surat d.

Bentuk –bentuk surat yang biasa dipergunakan ada beberapa macam,yaitu: a.

Bentuk surat full block style b.

Bentuk surat block style c.

Bentuk surat resmi block style Bentuk surat hanging paragraph Bentuk surat idented Style Bentuk surat dinas

Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi , setelah melalui koreksi kesalahan .Pemeriksaan

konsep surat yang telah di ketik dilakukan oleh: Pengetik surat : Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah di cetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

Konseptor : Setelah diperiksa juru ketik ,surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa c.

Penanggung jawab Surat : Sebelum menanda tangani surat ,penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.

Agendaris: Surat yang akan dibukukan harus pula di periksa oleh agendaris

Penanda tanganan Surat

 Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian surat jadi disampaikan kepada pimpinan atau pejabat berwenang untuk menandatanganinya .Surat yang akan ditandatangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus.

Pemberian Cap Dinas

 Surat –surat yang telah ditanda tangani oleh penanggung jawab surat ,kemudian dicap atau distempel.

 Apabila terdapat surat-surat yang belum diberi stempel, maka surat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang sah.

Stempel dibubuhkan sebelah kiri menyinggung sedikit tandatangan .

Melipat Surat

 Surat-Surat yang telah ditandatangani dan telah diberi stempel harus dipisahkan.  Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip  Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi ke dalam bentuk tertentu.Ada delapan macam car melipat surat,yaitu:

Delapan Macam cara Melipat surat

Lipatan Tunggal Lipatan Ganda Sejajar Lipatan baku Lipatan baku rendah Lipatan akordion Lipatan akordion rendah Lipatan model prancis Lipatan model baron

Penyampulan Surat

Setelah selesai dilipat ,surat tersebut harus diberi sampul atau amplop.Pada sampul harus dilengkapi dengan: a. Alamat pengirim,bila tidak memakai kop surat b. Nomor surat diketik dikiri atas di bawah kop surat c. Cap dinas dibubuhkan pada amplop dibawah nomor d. Stempel bebas bea atau prangko secukupnya.

Pengiriman Surat

Setelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam buku verbal ,surat siap untuk dikirim.Tugas seorang ekspedisi adalah mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang dituju .Pengiriman surat dapat dilakukan dengan: a.

Dikirim langsung Dikirim melalui pos Pengiriman surat keluar terdiri dari dua macam: a.

Pengiriman surat intern : dalam sistem buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern Pengiriman surat ekstern: menggunakan buku ekspedisi ekstern