Transcript SP355-101060-702-9 1260KB Jun 26 2011 10:39:22

Program Studi Sistem Informasi
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
Global Informatika Multi Data Palembang
BAB IX
MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK
Oleh :
Andri Wijaya, S.Pd., S.Psi., M.T.I.
TUJUAN BELAJAR
2



Menjelaskan pentingnya manajemen sumber daya manusia
pada proyek, termasuk implikasi manajemen sumber daya
manusia saat ini dan masa depan, terutama pada proyekproyek teknologi informasi.
Mendefinisikan manajemen sumber daya manusia proyek
dan memahami prosesnya.
Meringkas konsep-konsep kunci untuk mengelola orangorang dengan pemahaman teori Abraham Maslow,
Frederick Herzberg, David McClelland, dan Douglas
McGregor pada motivasi, HJ Thamhain dan DL Wilemon
pada pekerja yang mempengaruhi, dan Stephen Covey
tentang bagaimana orang dan tim dapat menjadi lebih
efektif.
TUJUAN BELAJAR
3



Mendiskusikan perencanaan sumber daya
manusia dan dapat membuat sebuah bagan
organisasi proyek, matriks tugas dan tanggung
jawab, serta histogram sumber daya.
Memahami isu-isu penting yang terlibat dalam
proyek akuisisi staf dan menjelaskan konsep
penilaian sumber daya, beban sumber daya, dan
meratakan sumber daya.
Membantu dalam pengembangan tim dengan
pelatihan, kegiatan tim berkelompok, dan sistem
penghargaan.
TUJUAN BELAJAR
4
Menjelaskan dan menerapkan beberapa alat
dan teknik untuk membantu mengelola sebuah
tim proyek dan meringkas saran umum pada
tim pelaksana.
 Menjelaskan
bagaimana perangkat lunak
manajemen proyek dapat membantu dalam
manajemen sumber daya manusia proyek.

5
PENTINGNYA MANAJEMEN SDM
6


SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi
dan proyek.
Statistik tentang tenaga kerja TI:
 Jumlah total pekerja TI di AS adalah lebih dari 10,5
juta pada awal 2004, sampai dengan 10,3 juta pada
2003, dan 9,9 juta pada 2002.
 Delapan puluh sembilan persen pekerjaan baru
berasal dari perusahaan non TI, seperti perbankan,
pembiayaan, manufaktur, dan transportasi.
 Keahlian interpersonal merupakan keahlian lunak (soft
skill) yang paling penting bagi pekerja TI.
MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK
7
Menggunakan orang yang terlibat dalam
proyek dengan cara yang paling efektif.
 Proses-prosesnya meliputi:
 Perencanaan SDM: mengidentifikasi dan
mendokumentasikan peran, tanggung jawab,
dan hubungan pelaporan dalam proyek.
 Perekrutan
tim proyek: mendapatkan
personil-personil yang dibutuhkan untuk
proyek.

MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK
8
 Pengembangan
tim proyek: pengembangan
keahlian pribadi dan kelompok untuk meningkatkan
kinerja proyek.
 Pengelolaan tim proyek: melacak kinerja anggota
tim, memotivasi anggota tim, secara berkala
menyediakan umpan balik, menyelesaikan isu dan
konflik, dan mengkoordinasi perubahan untuk
membantu peningkatan kinerja proyek.
KUNCI PENGELOLAAN ORANG
9

Bidang penting yang berkenaan dengan
manajemen proyek adalah:

Teori motivasi

Pengaruh dan kekuasaan (power)

Keefektifan
MOTIVASI INTRINSIK & EKSTRINSIK
10


Motivasi intrinsik menyebabkan
orang
berpartisipasi dalam suatu aktivitas untuk kepuasan
mereka sendiri.
Motivasi
ekstrinsik
menyebabkan
orang
melakukan sesuatu karena imbalan atau
menghindari hukuman.
HIRARKI KEBUTUHAN MASLOW
11
Abraham Maslow berpendapat bahwa
manusia memiliki kemampuan unik yang
memungkinkannya untuk membuat pilihan,
dengan
demikian
mereka
dapat
mengendalikan nasibnya sendiri.
 Abraham
Maslow mengembangkan suatu
hierarki kebutuhan, yang menyatakan bahwa
perilaku orang dipandu atau termotivasi oleh
urutan kebutuhan.

HIRARKI KEBUTUHAN MASLOW
12
MOTIVASI DAN FAKTOR KEBERSIHAN
HERZBERG
13


Frederick Herzberg menulis beberapa buku terkenal
dan artikel tentang motivasi pekerja.
Ia membedakan antara :
 Faktor motivasi: Prestasi, pengakuan, pekerjaan itu
sendiri,
tanggung
jawab,
kemajuan,
dan
pertumbuhan. Faktor-faktor ini menghasilkan
kepuasan kerja.
 Faktor kebersihan: gaji besar, pengawasan lebih,
dan lingkungan kerja yang lebih menarik. Faktorfaktor ini menyebabkan ketidakpuasan jika tidak
hadir, tetapi tidak memotivasi para pekerja untuk
berbuat lebih banyak.
TEORI KEBUTUHAN McCLELLAND
14

Kebutuhan khusus yang diperoleh atau dipelajari dari waktu ke
waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup. Berikut ini adalah
kategori utama kebutuhan yang diakuisisi :

Prestasi (Nach): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk
berprestasi seperti proyek-proyek yang menantang dengan
tujuan dicapai dan banyak umpan balik.

Afiliasi (Naff): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk
keinginan afiliasi hubungan yang harmonis dan perlu untuk
merasa diterima oleh orang lain, sehingga para manajer harus
berusaha menciptakan lingkungan kerja koperasi bagi mereka.

Power (nPow): Orang-orang dengan kebutuhan untuk kekuatan
baik kekuatan pribadi (tidak baik) atau kekuasaan institusional
(baik untuk organisasi). Menyediakan pencari kekuasaan
kelembagaan dengan peluang manajemen.
TEORI X DAN Y McGREGOR
15




Douglas McGregor mempopulerkan pendekatan hubungan
manusia kepada manajemen pada 1960-an.
Teori X: Menganggap pekerja tidak suka dan menghindari
bekerja, sehingga manajer harus menggunakan paksaan,
ancaman, dan berbagai skema kontrol untuk mendapatkan
pekerja untuk memenuhi tujuan.
Teori Y: Menganggap orang menganggap bekerja sebagai
alami seperti bermain atau istirahat dan menikmati kepuasan
harga dan kebutuhan aktualisasi diri.
Teori Z: diperkenalkan pada tahun 1981 oleh William Ouchi
dan didasarkan pada pendekatan Jepang untuk memotivasi
pekerja,
yang
menekankan
kepercayaan,
kualitas,
pengambilan keputusan kolektif, dan nilai-nilai budaya.
PENGARUH PROYEK THAMHAIN DAN
WILEMON
16
1.
2.
3.
4.
5.
Otoritas: Hak hirarkis yang sah untuk mengeluarkan
perintah.
Tugas:
Kemampuan
manajer
proyek
mempengaruhi tugas seorang pekerja.
untuk
Anggaran: Kemampuan manajer proyek mengotorisasi
dengan menggunakan dana.
Promosi:
pekerja.
Kemampuan
untuk
meningkatkan
posisi
Uang: Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan
manfaat.
PENGARUH PROYEK THAMHAIN DAN
WILEMON
17
6.
7.
8.
9.
Hukuman: Kemampuan
menyebabkan hukuman.
manajer
proyek
untuk
Tantangan Kerja: Kemampuan untuk menetapkan
pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan
seorang pekerja yang melakukan tugas tertentu.
Keahlian: Manajer proyek dianggap memiliki
pengetahuan khusus yang orang lain anggap penting.
Persahabatan:
Kemampuan
untuk
membangun
hubungan pribadi yang bersahabat antara manajer
proyek dan lain-lain.
PENGARUH MANAJER PROYEK
18


Proyek cenderung akan berhasil apabila
manajer proyek mempengaruhi orang dengan:
 Keahlian/kepakaran
 Tantangan kerja
Proyek cenderung gagal apabila manajer
proyek terlalu mengandalkan:
 Otoritas/kewenangan
 Uang
 Hukuman
KEKUATAN
19


Kekuatan adalah kemampuan potensial untuk mempengaruhi
perilaku, sehingga membuat orang melakukan hal-hal mereka
tidak akan dilakukan.
Jenis kekuasaan termasuk :

Daya koersif

Kekuasaan yang sah

Keahlian

Penghargaan

Rujukan
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS:
TUJUH KEBIASAAN COVEY
20

Manajer proyek dapat menerapkan tujuh kebiasaan
Covey untuk meningkatkan efektivitas proyek.







Jadilah proaktif.
Mulailah dengan akhir dalam pikiran.
Lakukan pertama hal yang pertama.
Berpikir menang/ menang.
Terlebih dahulu mencari untuk mengerti, maka harus
dipahami.
Bersinergi
Mengasah melihat
MENDENGARKAN EMPATIK DAN HUBUNGAN
21


Manajer proyek yang baik adalah pendengar
empati, yang berarti mereka mendengarkan
dengan maksud untuk memahami.
Sebelum Anda dapat berkomunikasi dengan
orang lain, Anda harus memiliki hubungan
baik, yang merupakan hubungan harmonis,
kesesuaian, kesepakatan, atau afinitas.
MENDENGARKAN EMPATIK DAN HUBUNGAN
22


Mirroring adalah pencocokan perilaku tertentu
dari orang lain, dan merupakan teknik yang
digunakan untuk membantu menjalin hubungan.
Tim TI profesional perlu mengembangkan dan
mendengarkan empati orang lain dan memiliki
keterampilan untuk meningkatkan hubungan
dengan pengguna dan stakeholder lainnya.
PERENCANAAN ORGANISASI
23
Mencakup identifikasi dan dokumentasi peran
proyek, tanggung jawab, dan hubungan
pelaporan.
 Keluarannya:
 Struktur organisasi proyek
 Rencana manajemen staf
 Matriks tanggung jawab
 Histogram SDM

CONTOH ORGANISASI TI UNTUK
PROYEK BESAR
24
MATRIKS TANGGUNG JAWAB
25


Responsibility
assignment
matrix
(RAM)
merupakan
matriks
yang
memetakan
pekerjaan proyek, seperti dalam WBS,
terhadap orang yang bertanggung jawab
untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
Dapat dibuat dengan cara yang berbeda
untuk memenuhi kebutuhan proyek yang unik.
MATRIKS TANGGUNG JAWAB
26
RAM MENAMPILKAN PERAN STAKEHOLDER
27
RENCANA MANAJEMEN PERSONALIA
DAN HISTOGRAM SUMBER DAYA
28


Rencana manajemen staf menggambarkan
kapan dan bagaimana orang akan
ditambahkan dan dikeluarkan dari tim proyek.
Histogram sumber daya adalah bagan kolom
yang menunjukkan jumlah sumberdaya yang
ditugaskan dalam proyek pada kerangka
waktu.
CONTOH HISTOGRAM SUMBER DAYA
29
MENDAPATKAN TIM PROYEK
30



Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat
penting.
Manajer proyek adalah orang yang cerdas dalam tim yang
telah perekrutan pekerjaan.
Rencana staf dan prosedur perekrutan yang baik adalah
penting, sebagaimana insentif untuk merekrut dan retensi.
 Beberapa perusahaan memberikan karyawan mereka satu
dolar untuk setiap jam bahwa orang baru yang mereka
pekerjakan dalam bekerja membantu mereka.
 Beberapa organisasi memungkinkan orang untuk bekerja
dari rumah sebagai insentif.
MENGAPA ORANG MENINGGALKAN
PEKERJAANNYA
31
Mereka merasa tidak membuat perbedaan.
 Mereka tidak mendapatkan pengakuan yang
tepat.
 Mereka tidak belajar sesuatu yang baru atau
tumbuh sebagai pribadi.
 Mereka tidak seperti rekan kerja.
 Mereka ingin mendapatkan lebih banyak
uang.

MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (1)
I/E
32

Bagaimana karakter anda
bersama teman-teman anda ?
jika
berkumpul
 Cenderung
untuk mendengarkan apa yang
diobrolkan, mempelajari, menyimak, sambil
sekali-sekali ikut serta.
 Cenderung
untuk ikut serta dalam percakapan,
bahkan dalam banyak hal, anda mendominasi
percakapan.
MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (2)
S/N
33

Jika ada persoalan yang anda hadapi, maka
anda akan bersikap :
 Cenderung
untuk
berpikir
bagaimana
memecahkan persoalan tersebut sesegera
mungkin dengan menggunakan segala upaya.
 Cenderung
untuk menganalisis dampak dari
persoalan tersebut dalam jangka panjang, dan
mempelajari situasi dan kondisi sebaik mungkin.
MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (3)
F/T
34

Jika anda menghadapi persoalan
bagaimana anda bersikap ?
dalam
hidup,
 Cenderung
untuk menggunakan ukuran nilai-nilai
kebenaran yang anda yakini, filosofi, nilai-nilai religius,
dan pendapat orang banyak untuk menyelesaikannya.
 Cenderung
untuk melakukan analisis fakta dan data
yang ada secara lojik, melihat hubungan sebab-akibat
secara analitikal, terlepas dari apapun pendapat
orang lain.
MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (4)
P/J
35

Bagaimana cara anda melihat masa depan ?
 Hidup
ini mengalir seperti air, harus fleksibel,
karena terlalu banyak kejutan-kejutan di
dalam hidup ini.
 Hidup
ini harus memiliki perencanaan jangka
panjang serta jangka pendek, dan segala
langkah kita mengikuti perencanaan yang
matang.
Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)
36


MBTI merupakan alat populer untuk
menentukan preferensi kepribadian dan
membantu teman-teman saling memahami.
Empat dimensi termasuk :
 Extrovert/Introvert (E/I)
 Sensation/Intuition (S/N)
 Thinking/Feeling (T/F)
 Judgment/Perception (J/P)
Pandangan tentang MBTI dan Manajemen
Proyek menurut Wideman and Shenhar
37
Paling cocok untuk kepemimpinan proyek:
 100%: INTJ, ENTJ, ISTJ, ESTJ
 50%: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ
 Paling cocok sebagai pengikut:
 100%: INFJ, ISFJ
 50%: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ, ESFJ
 Tidak cocok untuk pekerjaan proyek:
 100%: INFP, ISFP, ESFP, ISTP
 50%: ENFP, ESTP

MBTI dan Kesesuaian untuk Pekerjaan
Proyek
38
Social Styles Indicator
39

Mana yang lebih penting buat Anda ?
 Pekerjaan
selesai tepat waktu sesuai dengan
spesifikasi
yang
telah
ditentukan.
Keharmonisan dalam anggota tim bisa
dikorbankan.
 Dalam
anggota tim yang paling penting
adalah keharmonisan dan everybody happy.
Pekerjaan bisa dikorbankan.
Social Styles
40
PENGHARGAAN DAN SISTEM PENGAKUAN
41



Penghargaan berbasis tim dan sistem pengakuan
dapat mempromosikan kerja sama tim.
Fokus pada tim bermanfaat untuk mencapai
tujuan tertentu.
Luangkan waktu bagi anggota tim untuk mentor
dan saling membantu untuk mencapai tujuan
proyek dan mengembangkan sumber daya
manusia.
MENGELOLA TIM PROYEK
42


Manajer proyek harus memimpin tim mereka dalam
menjalankan kegiatan proyek yang beragam.
Setelah menilai kinerja tim dan informasi terkait,
manajer proyek harus memutuskan:
 Jika perubahan harus diminta untuk proyek
tersebut.
 Jika
tindakan perbaikan atau pencegahan
seyogyanya direkomendasikan.
 Jika pembaruan yang diperlukan untuk rencana
manajemen proyek atau proses organisasi aktiva.
ALAT DAN TEKNIK UNTUK MENGELOLA
TIM PROYEK
43

Observasi dan percakapan

Penilaian kinerja proyek

Manajemen konflik

Isu utama
NASIHAT UMUM PADA TIM
44
Bersabarlah dan baik dengan tim Anda.
 Memperbaiki masalah bukan menyalahkan
orang.
 Menetapkan rapat teratur dan efektif.
 Luangkan waktu untuk tim untuk melewati
tahap-tahap kelompok tim dasar.
 Membatasi
ukuran kerja tim untuk 3-7
anggota.

NASIHAT UMUM PADA TIM
45



Rencana beberapa kegiatan sosial untuk membantu
anggota tim proyek dan stakeholder lainnya dan
untuk mengenal satu sama lain lebih dalam.
Memelihara anggota tim dan mendorong mereka
untuk saling membantu.
Mengambil tindakan tambahan untuk bekerja
dengan anggota tim virtual.
SOFTWARE UNTUK MEMBANTU
MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK
46
Software ini dapat membantu menghasilkan RAM
dan histogram sumber daya.
 Dengan
menggunakan
perangkat
lunak
manajemen proyek untuk manajemen sumber
daya manusia, Anda dapat :
 Menetapkan sumber daya.
 Mengidentifikasi
kekurangan
potensi
pemanfaatan sumber daya atau di bawah.
 Tingkat sumber daya.

MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK BANYAK TERLIBAT LEBIH
DARI PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK
47


Manajer proyek harus:
 Memperlakukan orang dengan pertimbangan
dan hormat.
 Memahami apa yang memotivasi orang.
 Berkomunikasi secara hati-hati dengan orangorang.
Fokus pada tujuan Anda memungkinkan anggota
tim proyek untuk memberikan karya terbaik.
KESIMPULAN
48


Proyek manajemen sumber daya manusia mencakup
proses-proses yang diperlukan untuk membuat
penggunaan paling efektif dari orang yang
terlibat dengan sebuah proyek.
Proses utama meliputi :




Perencanaan sumber daya manusia
Mendapatkan tim proyek
Mengembangkan tim proyek
Mengelola tim proyek