Transcript KZ_w_SP_Krakow

I i II POZIOM KONTROLI
ZARZĄDCZEJ
STAROSTWO POWIATOWE W
KRAKOWIE
Mirosław Golanko
Kraków, 5 listopada 2013
Organizacja KZ
W Starostwie Powiatowym w Krakowie kontrolę zarządczą określają:
1. Zarządzenie Starosty Krakowskiego w sprawie organizacji kontroli
zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krakowie i jednostkach
organizacyjnych Powiatu Krakowskiego oraz zasad jej koordynacji.
2. Zarządzenie Starosty Krakowskiego w sprawie wprowadzenia
procedury samooceny systemu kontroli zarządczej i składania
oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Starostwie
Powiatowym w Krakowie i jednostkach organizacyjnych powiatu.
3. Zarządzenie Starosty Krakowskiego w sprawie wprowadzenia
procedury zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w
Krakowie.
Organizacja KZ
1. Regulamin KZ dotyczy:
•
•
sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w
Starostwie Powiatowym w Krakowie i jednostkach organizacyjnych
powiatu krakowskiego,
ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej.
2. „Starosta zleca realizację zadań z zakresu kontroli
zarządczej w Starostwie sekretarzowi oraz dyrektorom
wydziałów z zachowaniem właściwości merytorycznej, w
podziale na obszary odpowiadające poszczególnym
elementom kontroli zarządczej.
3. „W jednostkach organizacyjnych Powiatu
odpowiedzialność za realizację zadań w zakresie kontroli
zarządczej ponoszą dyrektorzy jednostek”
Organizacja KZ
4. „Dyrektorzy jednostek organizacyjnych powiatu po pełnej analizie
wyników monitorowania realizacji celów i zadań, samoocenie, oraz
przeprowadzonych audytach i kontrolach składają Staroście, za
pośrednictwem Sekretarza Powiatu, oświadczenie w formie pisemnej o
stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni do dnia 31 marca roku
następnego.”
5. „Sekretarz Powiatu składa Staroście oświadczenie o stanie kontroli
zarządczej w Starostwie za rok poprzedni do dnia 31 marca roku
następnego.”
6. „Sekretarz Powiatu do 30 kwietnia za okres roku poprzedniego, w
szczególności na podstawie wyników samooceny i oświadczeń o stanie
kontroli zarządczej opracowuje informację o stanie kontroli zarządczej
w jednostkach organizacyjnych powiatu i Starostwie.
Zarządzanie ryzykiem w jednostkach
organizacyjnych
• „Zalecam dyrektorom jednostek organizacyjnych
powiatu krakowskiego w procesach identyfikacji ryzyka
i zarządzania ryzykiem korzystanie z rozwiązań
wprowadzonych w Procedurze zarządzania ryzykiem w
Starostwie Powiatowym w Krakowie.”
• „Zobowiązuje dyrektorów jednostek organizacyjnych
powiatu krakowskiego do przedłożenia Sekretarzowi
Powiatu dokumentów opisujących wprowadzony w
jednostce organizacyjnej system kontroli zarządczej w
terminie do dnia …...”
Obszary kontroli zarządczej
Środowisko wewnętrzne
Cele i zarządzanie ryzykiem
Mechanizmy kontroli
Informacja i komunikacja
Monitorowanie i ocena
1. Środowisko wewnętrzne
1.1.
Przestrzeganie wartości etycznych
Pracownicy są świadomi wartości etycznych oraz przestrzegają je przy
wykonywaniu powierzonych żądań. Stosują Kodeks Etyki Pracowników
Starostwa Powiatowego w Krakowie ustalający katalog standardów zachowań
etycznych, określających sposób postępowania i zachowania pracowników
samorządowych, oparty na powszechnie uznawanych zasadach i wartościach
etycznych.
Za promowanie postawy etycznej odpowiedzialni są dyrektorzy wydziałów.
Dyrektorzy wydziałów zobowiązani są przynajmniej raz w roku dokonywać
oceny kodeksu i sporządzać informację w sprawie skuteczności stosowanych
standardów zachowań etycznych oraz procedur postępowania zgodnie z
obowiązującymi zasadami i przedkładać ją na piśmie Sekretarzowi w terminie
do 31 stycznia roku następnego
1. Środowisko wewnętrzne
1.2.
Kompetencje zawodowe
Pracownicy Starostwa są świadomi istotności podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych,
uczestniczą w szkoleniach, dbają o ciągłe poszerzanie i aktualizowanie koniecznego zakresu
wiedzy i umiejętności. Starostwo zapewnia rozwój kompetencji zawodowych pracowników
w ramach posiadanych środków. Diagnoza potrzeb szkoleniowych przeprowadzana jest
przez dyrektorów wydziałów i służy przygotowaniu planu szkoleniowego, który tworzy i
realizuje Referat Kadr w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich, zgodnie z
przyjętą procedurą w sprawie systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego w Starostwie.
Pracownicy realizują zadania zgodnie z uprawnieniami i odpowiedzialnością zawartą w
zakresie czynności, oraz udzielonymi upoważnieniami. Proces rekrutacji przyszłych
pracowników Starostwa jest prowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i
zarządzeniami Starosty. Kryteria naboru sporządzone są na podstawie zatwierdzonego opisu
stanowiska pracy, w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko.
Dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy referatów przeprowadzają oceny okresowe
podległych pracowników, zgodnie z Procedurą okresowej oceny pracowników Starostwa.
Wyniki ocen okresowych wykorzystywane są w procesie optymalizacji działania wydziałów.
1. Środowisko wewnętrzne
1.3.
Struktura organizacyjna
Strukturę organizacyjną Starostwa ustala Rada w Regulaminie Organizacyjnym
Starostwa i Starosta w drodze zarządzenia na poziomie referatów w wydziałach.
Jest ona okresowo przeglądana i dostosowywana do zmieniających się przepisów
prawa i potrzeb Starostwa . Równocześnie dyrektorzy wydziałów w sposób ciągły
analizują przepisy prawa i zobowiązani są do składania wniosków mających na
celu aktualizację Regulaminu Organizacyjnego Starostwa do Wydziału
Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. Dyrektorzy wydziałów odpowiedzialni są
ponadto za tworzenie i aktualizacje regulacji wewnętrznych dotyczących zadań
referatów.Wprowadzony został do stosowania wzór opisów stanowisk pracy oraz
zakresu czynności, obejmujący w szczególności opis uprawnień i odpowiedzialności
pracowników. Każdy pracownik ma mieć ustalony na piśmie zakres obowiązków,
który podlega aktualizacji.
1. Środowisko wewnętrzne
1.4.
Delegowanie uprawnień
Zakres uprawnień powierzonych poszczególnym pracownikom Starostwa i
dyrektorów jednostek organizacyjnych Powiatu jest określony w pisemnych,
imiennych upoważnieniach, stosownie do rangi podejmowanych decyzji i czynności (
np. kontrolnych, gospodarowania mieniem) stopnia ich złożoności i związanego z
nimi ryzyka. Upoważnienia takie są rejestrowane i przechowywane w zbiorze
prowadzonym w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich oraz dołączane
do akt osobowych pracowników. Delegowanie uprawnień jest potwierdzane
podpisem osoby upoważnionej. Zarządzenie Starosty w sprawie udzielania
upoważnień i pełnomocnictw przez Zarząd i Starostę , reguluje zasady tworzenia
tych dokumentów, organizację obiegu i ich przechowywania.
2. Cele i zarządzanie ryzykiem
2.1.
Misja Starostwa
Starostwo jest jednostką powołaną na podstawie ustawy o samorządzie powiatowym przy
pomocy której Zarząd wykonuje zadania własne i zlecone z zakresu administracji rządowej
określone ustawami. Starostwo wraz z jednostkami organizacyjnymi powiatu realizuje także
zadania powierzone na podstawie porozumień zawartych przez powiat z samorządami innych
szczebli i administracją rządową.
Starostwo realizuje zadania zlecone Zarządowi przez Radę w podjętych uchwałach.
Misją Starostwa jest wykonywanie prawem określonych działań, służących zaspakajaniu potrzeb
wspólnoty samorządowej powiatu krakowskiego.
2.2.
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Cele i zadania Starostwa identyfikowane są na poziomie ogólnym poprzez ustalenia dotyczące
podstawowych zakresów działania w Regulaminie Organizacyjnym. Uszczegóławiane celów polega
na procesowym opisaniu na poziomie wydziałów w kluczowych obszarach działania z podaniem:
a)
przebiegu procesu (realizowanych działań),
b)
ustaleniu mierników określających stopień realizacji celu ,
c)
identyfikacji ryzyka w realizacji w procesie realizacji zadań i celów.
2. Cele i zarządzanie ryzykiem
2.3.
Identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko
Zarządzanie ryzykiem zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia
ustalonych przez Starostwo celów. Identyfikacja, analiza i reakcja na
ryzyko realizowana są zgodnie z obowiązującą Procedurą Zarządzania
Ryzykiem w Starostwie.
Dyrektorzy jednostek zobowiązani są nie rzadziej niż raz w roku do
identyfikacji i analizy ryzyka w odniesieniu do celów i zadań jednostki.
Identyfikacja i analiza ryzyka w zakresie zadań wydziałów odbywa się
najpóźniej do dnia 15 lipca w roku, którego dotyczy analiza.
Dyrektorzy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do
opracowania procedury identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko.
Procedura powinna być spójna w całej jednostce i spełniać standardy
kontroli zarządczej.
3. Mechanizmy kontroli
3.1.
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
Elementem kontroli zarządczej w Starostwie i jednostkach organizacyjnych Powiatu jest system
wprowadzonych mechanizmów kontroli, na który składają się regulaminy, zarządzenia, procedury
wewnętrzne, w tym:
a)procedury związane z funkcjonowaniem Starostwa lub jednostki organizacyjnej,
b) procedury o charakterze organizacyjno- prawnym,
c) procedury związane z zamówieniami publicznymi,
d)procedury finansowe,
e)procedury gospodarowania mieniem,
f)dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników,
g)dokumenty kontroli i audytu wewnętrznego oraz inne dokumenty wewnętrzne, tj. instrukcje,
wytyczne.
Dokumentacja systemu kontroli zarządczej powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, którym
jest niezbędna. Za właściwe dokumentowanie systemu kontroli zarządczej w Starostwie, zgodnie z
właściwością merytoryczną, odpowiadają dyrektorzy wydziałów. Dokumentacja przechowywana jest w
Wydziałach zgodnie z ustaleniami zawartymi w Regulaminie Organizacyjnym , instrukcją kancelaryjną i
wewnętrznymi procedurami
3. Mechanizmy kontroli
3.2.
Nadzór
W trybie zwierzchnictwa służbowego prowadzony jest ciągły nadzór, którego celem jest zapewnienie osiągania przez
Starostwo wyznaczonych celów i właściwie realizowanie zadań. Na system kontroli zarządczej składają się:
1)samokontrola;
2)kontrola funkcjonalna;
3)kontrola instytucjonalna.
Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Starostwa.
Kontrola funkcjonalna sprawowana jest przez Starostę , Wicestarostę, Członków Zarządu Powiatu , Sekretarza i osoby
znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz urzędników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań . Za
kontrole funkcjonalną w wydziałach odpowiadają dyrektorzy wydziałów
Kontrola funkcjonalna finansowa sprawowana jest przez Skarbnika i Głównego księgowego.
Kontrola instytucjonalna realizowana jest przez: Audytora Wewnętrznego, Radcę Prawnego, pracowników
wyodrębnionej komórki - Zespołu Kontroli Wewnętrznej, pracowników Starostwa powołanych do przeprowadzenia
kontroli na podstawie zarządzenia Starosty w sprawie ustalenia rocznego planu kontroli w Starostwie, Główny
Specjalista ds. Zamówień Publicznych, Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Doraźne zespoły kontrolne
powołane przez Starostę, Komisję Rewizyjną Rady Powiatu w Krakowie.
Zewnętrzną kontrolę instytucjonalną na podstawie umocowań ustawowych prowadzą w Starostwie w szczególności:
Wojewoda Małopolski, RIO, NIK, PiP, ZUS, Izba Skarbowa.
3. Mechanizmy kontroli
3.3.
Ciągłość działalności
W Starostwie i jednostkach organizacyjnych Powiatu zapewniona jest ciągłość funkcjonowania
poprzez właściwy podział zadań, ustalenie zakresów czynności, upoważnień i zastępstw. Na
ciągłość funkcjonowania wpływa wprowadzony obowiązek ustalania planu urlopów. Prowadzony
jest również nabór na wolne stanowiska urzędnicze. Generalny wpływ na zachowanie ciągłości
działalności Starostwa ma właściwa realizacja zadań wynikających z obowiązujących przepisów
prawa, dlatego prowadzone monitorowanie obszarów ryzyka zapewnia stabilność działania
Starostwa w zakresie wszystkich procesów zarządzania ryzykiem oraz ma wpływ na identyfikację
nowo powstałych ryzyk.
3. Mechanizmy kontroli
3.4.
Ochrona zasobów
W Starostwie funkcjonują procedury dotyczące ochrony jego zasobów. Pracownicy mają
świadomość konieczności dołożenia należytej staranności w zakresie ich wykorzystania i
bezpieczeństwa. Starostwo posiada stosowne zabezpieczenia, aby dostęp do jego zasobów
materialnych, finansowych, informatycznych miały jedynie upoważnione osoby. Osoby te są
odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystywanie tych zasobów. Pracownicy, którym
powierzono odpowiedzialność za przekazany sprzęt, potwierdzają ten obowiązek podpisem w
stosownej ewidencji. Opracowano wewnętrzne procedury dotyczące ochrony informacji
niejawnych, ochrony danych osobowych, wykorzystywania narzędzi informatycznych i
obowiązków wynikających z ich stosowania przy realizacji zadań oraz przechowywania
wytworzonej dokumentacji.
Okresowo prowadzone są porównania stanu rzeczywistego zasobów z zapisami rejestrów np.
kontrola kasy, inwentaryzacja, audyt oprogramowania. W przypadku danych informatycznych
istnieje odpowiedni system zabezpieczeń fizycznych i technicznych chroniący do nich dostępu.
Ochrona danych osobowych w systemie informatycznym, a w szczególności przeciwdziałanie
dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku wykrycia naruszeń
zabezpieczeń systemu odbywa się zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. W Archiwum
Zakładowym, zgodnie z instrukcją archiwalną i kategoriami archiwalnymi, przechowywana jest
dokumentacja b. Urzędu Rejonowego i Starostwa.
3. Mechanizmy kontroli
3.5.
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i
gospodarczych
Zadania dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania, sprawdzania operacji finansowych i
gospodarczych oraz innych zdarzeń związanych z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych
są rozdzielane pomiędzy pracowników Starostwa zgodnie z przydzielonymi zakresami czynności.
Realizowane są stosownie do obowiązujących przepisów prawa, procedur wewnętrznych. Procedury
wewnętrzne zatwierdzone są przez Starostę. Przyjęta została procedura przeprowadzania kontroli
finansowej w powiatowych jednostkach organizacyjnych.
Dyrektor jednostki zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania
procedur finansowych i procedur okołofinansowych.
3.6.
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
W Starostwie funkcjonują mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów
informatycznych. Funkcjonuje: kontrola dostępu, kontrola oprogramowania systemowego, kontrola
tworzenia i zmian w aplikacjach, nadawanie uprawnień, ciągłość działalności i kontroli aplikacji.
Zarządzeniem Starosty ustalone zostały procedury wykonywania czynności kancelaryjnych z
wykorzystaniem informatyki i oprogramowania oraz zarządzania oprogramowaniem. Niezależnie od
nich funkcjonują dodatkowe procedury zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych w
systemach informatycznych.
4. Informacja i komunikacja
4.1 Bieżąca informacja.
W celu skutecznej i prawidłowej realizacji zadań wszyscy pracownicy Starostwa mają zapewniony dostęp do informacji
niezbędnej do realizacji powierzonych im zadań szczególności do :
•
BIP Starostwa,
•
portal www.powiat.krakow.pl,
•
systemów informacji prawnej,
•
stron www administracji publicznej I rządowej,
•
wewnętrznej poczty elektronicznej,
•
organizowanych cyklicznych spotkań najwyższego kierownictwa jednostki.
W Starostwie pracownicy mają dostęp do niezbędnej prasy fachowej-czasopism wydawanych dla administracji
samorządowej i dotyczącej merytorycznie realizowanych zadań.
Wszyscy pracownicy Starostwa odpowiadają za to, aby udzielane przez nich informacje były aktualne, rzetelne i
zrozumiałe.
Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do wzajemnego uzgadniania swojej działalności oraz do współpracy
przy wykonywaniu zadań w zakresie niezbędnym do zapewnienia koordynacji działania Starostwa jako całości.
Wszyscy pracownicy Starostwa odpowiadają za to aby udzielana przez nich bieżąca informacja była aktualna, rzetelna,
kompletna i zrozumiała, co umożliwia podejmowanie na jej podstawie właściwych działań i decyzji. Dyrektorzy
wydziałów obowiązani są do wzajemnego uzgadniania swojej działalności oraz do współpracy przy wykonywaniu zadań w
zakresie niezbędnym do zapewnienia koordynacji działania Starostwa jako całości, w tym w szczególności obowiązani są
informować się wzajemnie o ustaleniach, zasadniczych rozstrzygnięciach i innych działaniach mających związek z ich
działalnością, których znajomość niezbędna jest dla zharmonizowanej działalności Starostwa.
4. Informacja i komunikacja
4.2.
Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
System komunikacji wewnętrznej umożliwia skuteczne przekazywanie potrzebnych informacji wewnątrz jednostki.
Wiadomości przekazywane są w Starostwie poprzez pocztę elektroniczną i na nośnikach papierowych. Odbywają się
cykliczne spotkania Starosty z kadrą kierowniczą podczas których następuje wymiana informacji pomiędzy
kierownictwem a dyrektorami wydziałów oraz dokonywane są ustalenia co do wspólnych działań wydziałów.
Dyrektorzy wydziałów odpowiedzialni są za skuteczny system wewnętrznej komunikacji w kierowanych przez siebie
wydziałach, realizowany np. poprzez: cykliczne spotkania, narady, komunikaty mailowe, itp. Wymiana informacji następuje
także za pośrednictwem wewnętrznego systemu obiegu dokumentów e- SOD.
W zakresie komunikacji wewnętrznej z innymi samorządami , realizowane są cykliczne spotkania z wójtami i
burmistrzami gmin powiatu krakowskiego. Przedstawiciele powiatu krakowskiego uczestniczą w spotkaniach z
przedstawicielami innych samorządów m.in. Konwentu Starostów oraz w ramach stowarzyszenia Związek Powiatów
Polskich.
System komunikacji zewnętrznej Starostwa zapewnia dostęp do wszechstronnej informacji z zakresu wydawanych
komunikatów oraz obowiązujących procedur załatwiania spraw. Wykorzystywany jest jako miejsce podawania informacji
Biuletyn Informacji Publicznej. Uruchomiono punkt informacyjny w Starostwie i ustalono zasady współpracy pomiędzy
wydziałami w celu podania klientom Starostwa pełnych informacji pozwalających na załatwienie sprawy. Wprowadzono
jako standard obowiązek opracowywania i publikowania w BIP kart informacyjnych określających sposób realizacji
zadań publicznych powiatu ,ze szczególnym uwzględnieniem indywidualnych spraw z zakresu administracji
realizowanych przez wydziały Starostwa.
Informacji takiej udzielają również, zgodnie ze swoja właściwością merytoryczną, wszyscy pracownicy Starostwa.
Wyznaczona przez Starostę osoba odpowiada za koordynację polityki informacyjnej Starostwa wobec stron oraz
szerokiej opinii publicznej. Działania prowadzi w szczególności poprzez redakcję strony www oraz bieżące kontakty z
mediami, a także wydawanie Biuletynu Powiat Krakowski.
5. Monitorowanie i ocena
5.1.
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej.
Dyrektorzy jednostek i dyrektorzy wydziałów zobowiązani są do ciągłego monitorowania i
oceny poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w celu bieżącego identyfikowania
problemów i ich rozwiązywania. Pracownicy Starostwa mają możliwość zgłaszania uwag
dotyczących funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.
5.2.
Samoocena
Do przeprowadzania samooceny zobowiązani są wszyscy pracownicy Starostwa. Samoocena
realizowana jest podczas bieżącej realizacji zadań w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i
obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności. Dokumentowanie prowadzonej przez
pracowników samooceny nie jest wymagane.
Dyrektorzy jednostek i dyrektorzy wydziałów, zgodnie z zasadami Procedury dotyczącej
przeprowadzania samooceny wypełniają kwestionariusz samooceny
5. Monitorowanie i ocena
5.3.
Audyt Wewnętrzny
Audytor Wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej. Działalność
Audytora Wewnętrznego stanowi istotne wsparcie dla Starosty w realizowaniu zadań z zakresu kontroli
zarządczej i wydatnie pomaga w realizacji celów i zadań jednostek organizacyjnych powiatu i Starostwa.
5.4.
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Dyrektorzy jednostek składają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej według ustalonego wzoru
określonego w zarządzeniu Starosty, za rok poprzedni do dnia 31 marca roku następnego.
Sekretarz składa Staroście oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Starostwie wg wzoru i w
terminie określonym dla dyrektorów jednostek.
Starosta może złożyć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Starostwie za dany rok budżetowy.
Podstawą dla złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Starostwie za poprzedni rok
kalendarzowy jest w szczególności:
a)monitoring celów i zadań,
b)samoocena kontroli zarządczej prowadzona zgodnie z ustaloną procedurą,
c)monitoring zarządzania ryzykiem,
d)prowadzony audyt wewnętrzny,
e)wyniki przeprowadzonych kontroli wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych
Dziękuje za uwagę