Transcript sistema archivistico de la universidad nacional agraria

Sistema Archivístico de la
Universidad Nacional Agraria
María Dolores Rodríguez Ruiz
Analista Documental
CENIDA - UNA
13/04/2015
1
SISTEMA ARCHIVISTICO DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL AGRARIA
• A. Heredia en su reciente manual
define un sistema de Archivos o
archivístico “una estructura técnicoadministrativa
• integrada por:
leyes y normas que afectan a los
•documentos y a los Archivos, por órganos
•(directivos y consultivos), por centros
• (sobre todo Archivos y otros centros
•especializados en información archivística,
•en restauración, en reproducción, etc.) y
•por recursos (humanos y económicos)
•Cuyo fin común es la defensa y mayor
servicio del Patrimonio documental”.
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Nacional Agraria,
Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista
Docuemental UNA, CENIDA
Que motivo este trabajo?
• Dar respuestas a necesidades internas de la UNA, pero
sumado a ello el cumplimiento de la ley de acceso a la
información pública (621/05/2007).
•La UNA, es una Inst. de Educación Superior, sin fines de
lucro, que contribuye, desde la perspectiva del
compromiso Social Universitario, al desarrollo agrario
integral y sostenible, y a la conservación del ambiente la
formación de profesionales competentes, con valores
éticos, morales y cultura ambientalista, la construcción
de conocimiento científico y tecnológico, y la producción,
gestión y difusión de información”.
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• (LAIP), en donde se
Insta a los poderes del
Estado, Gobiernos
Regionales Autónomos y
Gobiernos Municipales a
crear a la brevedad
posible las OAIP
• Ley en La Gaceta
número 118 del 2007.
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• También esta investigación se centra
problema de la conservación y preservación
crítica en el que han permanecido los doc de
archivo de la UNA.
• Si no se actúa rápidamente puede tener
consecuencias dramáticas ya que la memoria
histórica institucional se perderá y la
Universidad quedará desprotegida ante la
falta de las evidencias documentales que
testimonien su actuación.
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OBJETIVO
• Diseñar y proponer un sistema
archivístico en la Universidad
Nacional Agraria (SAUNA) que
logre contribuir a una buena
gestión de documentos de Archivo
y establecer la preservación de su
memoria histórica e institucional.
Refleje situación de
los archivos en la
UNA, a fin de
obtener
información que
nos permita tomar
decisiones.
• Para la elaboración del sistema se
ha partido de la realización de un
diagnostico
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• Entrevistas
• información precisa y específica
sobre la producción documental
en la UNA
• Conservación y su uso.
Incluyendo aspectos como:
forma de almacenamiento en los
depósitos, tipo de formatos,
procesos para determinar su
resguardo o eliminación.
También se obtuvo
información sobre las políticas y
normas que amparan estos
procesos, y sobre el nivel de
conocimiento del personal en el
campo archivístico.
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•Es importante destacar que la Universidad en
sus estrategias de desarrollo contempla la
comunicación social y la educación masiva
como uno de los medios para generar
cambios sustanciales en la sociedad
nicaragüense. Ante este reto, la realización de
esta investigación tiene una gran importancia
ya que brinda resultados concretos en
relación a la implementación de procesos
claves que lleven a desarrollar buenas
prácticas en la administración y la gestión
documental, que faciliten el acceso y difusión
a la información.
•Esta investigación da pautas importantes
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Distintos datos
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Datos en relación a:
Central y sedes ,
quienes se sirven o
utilizan diferentes tipos
de documentos.
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• Los documentos de Archivos en gestión,
en el momento del diagnostico estaban
ocasionando un hacinamiento en las
distintas oficinas, actualmente esto ha
cambiado un poco lo que todavía no
resuelve en su totalidad, pero si de
alguna manera la situación actual es un
poco mejor que antes.
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Lo mas común y la UNA
no es la Excepción
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• Como ocurre en muchas
instituciones, los documentos de
archivo de la UNA están actualmente
depositados en zonas inapropiadas
que no reúnen los requisitos
mínimos de conservación y que, más
bien, funcionan como depósitos de
todo lo inservible o poco utilizado,
llamadas “bodegas” en Nicaragua.
• Y en verdad, por sus características,
orden, aseo y condiciones medio
ambientales, funcionan como lo hace
realmente un almacén, pues esas
bodegas lo mismo sirven para
“almacenar” documentos como para
guardar material de limpieza,
computadoras averiadas.
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Evidencia grafica y por
imagen
A partir de los resultados
obtenidos de las entrevistas
y con la ayuda de las
anotaciones realizadas de la
observación directa, como
parte de la metodología
utilizada para la obtención
de datos, presentamos en
este trabajo una propuesta
de creación y
funcionamiento del sistema
archivístico de la UNA,
acompañado de un
reglamento y de un manual
de normas y procedimientos
archivísticos, que pueden
servir de guía en su
implantación y desarrollo.
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• Se propone desarrollarse
por etapas, con los
procesos definidos y
viables, que permita
mejorar la organización
documental y con ello se
facilite el acceso a los
documentos de forma
ágil, oportuna y mejore
la calidad en los servicios
documentales ofrecidos a
productores y
ciudadanos en general.
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SEDES
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• una vez esté funcionando
este sistema archivístico
permitirá que los procesos
gestionados y
desarrollados en la
Universidad se puedan
realizar de forma ágil y
efectiva, haciendo que las
gestiones internas se
resuelvan con eficacia,
respondiendo con agilidad
a las demandas de
información internas y
externas.
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Usuarios externos
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Incorpora un reglamento que debe
regular el sistema archivístico
propuesto y que es de suma
importancia para su
implementación, una vez aprobado
por el Consejo Universitario, órgano
de máxima autoridad de la UNA. En
él se normalizan y regulan aspectos
esenciales del quehacer archivístico
como la producción documental, las
remisiones o transferencias de
acuerdo a los plazos de
conservación determinados en las
tablas de retención documental, la
elaboración de cuadros de
clasificación, etc.
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contexto
La situación de los
archivos en
Iberoamérica nos es
conocida a través de los
trabajos consultados
para definir las bases
teóricas de nuestro
estudio.
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• J. Llansó i San Juan. Este autor nos
detalla de forma clara el
funcionamiento de los archivos de
distintos países Iberoamericanos, y
los sistemas de gestión documental
utilizados en ellos tanto en su
organización como en su difusión y
acceso.
• Es obvio que la creación del servicio
de archivo supone un ahorro
considerable de tiempo y dinero en
la tramitación, archivo y disposición
de los expedientes. Además agiliza y
simplifica los procesos documentales
con lo que se incrementa el grado
de satisfacción de los usuarios por el
servicio recibido.
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Censo Guía del CIDA comprobamos que están
registrados archivos nicaragüenses de
ayuntamientos, de la iglesia (diocesanos) y de
otras instituciones administrativas y de
gobierno del país, pero en su descripción se
indica que sus fondos son consultables solo
por las oficinas productoras.
Incluyen los archivos de tres universidades de
Nicaragua, que por ser entidades de
educación superior sirven para medir en qué
grado de avance está la Universidad Nacional
Agraria en materia de Archivística.:
Archivo de la Universidad Politécnica de
Nicaragua.
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•
Archivo
del
Registro
Académico
estudiantil y estadística de la Universidad
Nacional Autónoma de Nicaragua de
Managua (UNAN-Managua) 1971.
•
El Archivo General de la Universidad
Nacional de Ingeniería (UNI) 007, por
acuerdo de su Consejo núm. 349. Depende de
la Secretaria
La
dirección
web
es
la
siguiente:
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/
archivos.htm
•
Con estos datos no debe sorprendernos el
hecho de que ninguna de las tres tenga
implementado un sistema de gestión
documental de archivo
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Un poco de Historia
• La Historia UNA tiene un
recorrido amplio
Los documentos que forman parte del
proceso histórico de la UNA, se
desconoce con precisión su estado,
cantidad y su localización
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• La ENA, precedente de la UNA
fue creada en 1917, ha llevado al
desconocimiento del destino de
los documentos generados en
cada uno de los procesos, por lo
que se hace necesario su rescate
si queremos preservar y
reconstruir la memoria histórica
institucional con la ayuda del
patrimonio documental generado
por la UNA.
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Estado de
documentos
Normas y políticas archivísticas
Son urgente la creación de un
Sistema de Archivo institucional,
tomando como modelo a las ya
existentes en universidades de
otros países cercanos, dotado
de condiciones adecuadas,
personal capacitado
infraestructuras, y con una
buena regulación que posibilite
o facilite, entre otras cosas,
tanto la gestión de los
documentos de archivo como su
acceso.
Ante esto nos hemos sumado
en la conformación de la Red de
centros Archivísticos
Universitarios para con este
proyecto de cooperación
/colaboración se nos posibilite la
solución de algunos de los
problemas aquí planteados
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•
El sistema beneficiaria a la sede central de la UNA como a
sus sedes regionales y extensiones universitarias,
incluyendo en ellas las medidas de conservación y
preservación de sus documentos de archivo.
•
Esta denominación de “Sistema de archivo institucional”
ha sido defendida por distintos autores, entre ellos Luis
Fernando Jaén García. Para este archivero el Sistema
Archivístico Institucional es el modelo de integración de
todos los archivos de una entidad con la finalidad de
lograr la organización de sus documentos y su puesta en
servicio.
•
Este sistema depende de la institución productora y los
elementos de este sistema serían: los archivos que lo
forman (archivos de gestión y archivo central e histórico),
la administración que se encarga de su gestión y
planificación, los servicios técnicos que le sirven de
apoyo, la normativa, y los recursos precisos para su
funcionamiento (instalaciones, personal, medios técnicos
y tecnológicos). Véase su artículo “Los modelos teóricos
de unificación de Archivos”, Anales de Documentación, 6
(2003) pp. 121-135.
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Propuesta es :
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• Desarrollar un sistema
integral de gestión del archivo
institucional que dinamice y
propicie una administración
eficiente.
• Coadyuve en la preservación
de la memoria histórica de la
Universidad
• Permita la organización,
conservación y disposición de
los documentos de archivo
que se generan en todo el
actuar de la universidad como
institución y así resuelva los
problemas de acceso a la
información.
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Prioridades
La conformación de Red,
pretende resolver ver a
través de la cooperación
algunos de estos
problemas.
Pero igual irán
planteadas dentro de
las distintas etapas
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• búsqueda de espacio para la
conservación y custodia de sus
documentos.
• La solución que acompaña a esta
propuesta debe solventar, sino todos los
problemas, una buena parte de ellos,
pretende iniciar el proceso de ir creando
tanto las condiciones físico, medioambientales y técnicas que faciliten su
conservación como las que favorezcan la
capacitación profesional de sus
responsables.
• Es evidente que las personas a cargo,
en estos momentos, de los documentos
de archivo en la Universidad Nacional
Agraria, al menos en la parte de gestión,
carecen de formación en técnicas
archivísticas. Y esto es común tanto a
los que realizan tareas administrativas
como a los directivos de las distintas
unidades y áreas.
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UNA
.
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Total
3
Central UNA
Sede Camoapa
CURC
Sede Juigalpa
CURJ
Secretaria General
UNA 1
Director de Sede
CURC 1
Director de Sede
CURJ 1
3
Registro Academico 4
Registro de Sede
CURC 1
Registo de sede CURJ 1
6
Direccion General Administrativa
y finaciera 4
Administradora CURC 1
Administradora CURJ 1
6
Direccion Contabilidad 1
Contabilidad CURC 1
Contabilidad CURJ 1
3
Caja central 1
Caja CURC 1
Caja CURJ 1
3
Recursos Humanos 4
0
0
4
Unidad de Adquisiciones 1
0
0
1
Direcion de Servicios
Estudiantiles 2
0
0
2
Direccion de Investigacion y
postgrado 1
Investigacion postgrado y
Docencia CURC 1
0
2
Direcion de Planificacion y
Evaluacio 1
0
0
1
Direccion de Docencia 1
0
0
1
Facultad de Agronomia,
Secretaria facultativa 1
0
0
1
Facultad de Recursos naturales y
del Ambiente, secretaria
Facultativa 1
0
0
1
Facultad de Desarrollo Rural
Vicedecanatura 1
0
0
1
Facultad de Dasarrollo Rural,
Secretaria Facultativa 1
0
0
1
Facultad de Ciencia Animal,
Secretaria Facultativa 2
0
0
2
Cedoc 0
Cedoc CURC 1
Cedoc CURJ 1
2
Oficina de Tecnologia y
Comunicaciones 2
0
0
2
Direccion de Cooperacion
externa 1
0
0
1
Sede Central UNA Total 30
CURC Camoapa Total 7
CURC Juigalpa Total 6
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24
Total
43
Inventarios
No existe inventario
de los documentos ,
lo que imposibilita
recuperar
información en forma
ágil aun para la
misma persona que
los resguarda. Pese a
que sí existe alguna
rotulación, esto no
sucede así en todos
los casos
-
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• Al no ser una única persona quien
administra el acceso a estos
lugares, sino que se accede a los
mismos sin ningún tipo de control,
los resultados de la búsqueda no
son satisfactorias para localizar la
información, Ello sin contar que el
lugar no reúne las condiciones
adecuadas para la atención de
solicitudes de información
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• La expectativa generada con
esta investigación ha sido
positiva de parte de los
entrevistados, tanto
directores como auxiliares y
responsables de áreas, que
ven en este estudio una
posibilidad de resolver
algunos problemas de
espacio, de ubicación de los
documentos, de políticas y
normas a seguir, de
eliminación de documentos de
información complementaria o
auxiliar
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•
Necesidades
De acuerdo con las bases de
aplicación del Sistema Archivístico
de la Universidad Nacional Agraria SAUNA, es importante y necesario
mencionar su coincidencia con la
puesta en marcha de procesos y
cambios que está teniendo la
Universidad, y más aún con la
incursión de los servicios de calidad
•
•
•
•
- Es necesario un espacio y mobiliario
apropiados, de acuerdo a estándares de
archivístico y con los requerimientos
necesarios.
- Necesidad de adoptar con urgencia
acciones respecto al deterioro documental
actual en toda la Universidad Nacional
Agraria. La limpieza y el orden son
fundamentales para garantizar un buen
estado de conservación de los documentos,
evitando en lo posible la incidencia de los
factores biológicos y ambientales que inciden
en su deterioro llevando a la pérdida de la
memoria histórica.
- Es importante también adoptar las medidas
preventivas ante huracanes y robo,
controlando el local de depósito en épocas
de lluvias y garantizar siempre que el local
quede bien cerrado a la hora de la salida una
vez implantado el Archivo General de la
Universidad.
•
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Necesarios y tomar
en cuenta
se deben de hacer licitaciones
para las adquisiciones de acuerdo
con las leyes del gobierno para
hacerlo de forma ordenada y con
criterio de calidad archivística (por
ejemplo, las cajas deben tener un
ph neutro frente a otras opciones.
• - Las áreas en estos momentos para
almacenamiento de los documentos,
realmente son bodegas en condiciones
inhóspitas, sin luz adecuada, sin
ventilación correcta, sin equipamiento y
mobiliario adecuado, en algunos casos
con goteras, conviviendo documentos,
equipos, cables, maquinas, cajas
conteniendo todo tipo de cosas.
• Estrechez, lugares donde por sus
condiciones no es propicio permanecer
el tiempo de llevar a cabo búsquedas o
efectuar consultas, lo que afecta tanto a
los gestores como a los documentos
indistintamente del formato que se use.
• En definitiva, son formas inadecuadas
para el resguardo de la memoria
institucional, factor que debe
considerarse como de singular
importancia.
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• Un cálculo aproximado de la
suma de los documentos
almacenados en esas áreas o
bodegas indica que en la
actualidad se precisa un
espacio de 1.500 metros
cuadrados. A efectos de
programación de la actividad
de coordinación del sistema
de gestión de documentos y
archivos que desarrollará el
Archivo General, a esta cifra
habría que sumar el
crecimiento anual estimado,
que se sitúa entre los 10 y los
20 metros lineales
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Aéreas Saturadas
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Tres
etapas
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•
Programa de actuación archivística
•
El programa de actuación archivística prevé
una actuación en 3 etapas secuenciales, las
dos primeras correspondientes a una
programación a medio plazo y la tercera a
una programación a largo plazo.
•
La primera fase corresponde a la "definición
e implantación de las claves archivísticas", la
segunda al "desarrollo de las claves
archivísticas" y la tercera a la "consolidación
del sistema archivístico e implantación del
sistema de gestión integral de los
documentos y archivos”.
•
Las etapas a medio plazo están concebidas
específicamente para demostrar cómo la
puesta en marcha de unos elementos
singulares del sistema es capaz de modificar
en gran medida la problemática que plantea
actualmente la gestión de los documentos en
las fases activa y semiactiva.
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Sistema Archivístico
Su objetivo
primordial es el de
procurar que la
comunidad
universitaria
desarrolle sus
funciones con
eficacia, economía,
transparencia, calidad
y eficiencia, operando
desde el sector de
actuación que le ha
sido confiado.
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• Se entiende así que el
Archivo General se
insertará activamente en la
dinámica administrativa de
la Universidad.
• Su actuación irá dirigida a
actuar con especial
incidencia en la fase activa
de la documentación,
respondiendo a su papel
de apoyo inmediato a las
unidades de
administración y servicios
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Primera etapa. Definición
e implantación de las
claves archivísticas
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• Entre los objetivos de esta
etapa se encuentran la
gestión con criterios
documentales de los
depósitos del Archivo General,
la actuación urgente frente a
los problemas de saturación
documental existentes en las
unidades productoras de
documentos y finalmente la
definición y puesta en marcha
de los elementos esenciales
que permitan la articulación
del sistema archivístico.
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A lo largo de esta etapa
se llevarán a cabo las
siguientes actuaciones
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• - Reorganización de las
instalaciones de depósito de
documentos del Archivo
General.
• Organizar los espacios
disponibles para el
alojamiento de los
documentos gestionados por
el Archivo General
• De manera que sea posible,
mediante la centralización,
liberar el espacio actualmente
destinado a albergar
documentación semiactiva en
las unidades productoras.
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aprobación del
Reglamento del Archivo
General, con el objetivo
de establecer un marco
de relaciones entre la
comunidad universitaria
y el Archivo General
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• Para conseguir el objetivo se
procederá a la normalización
física y descripción técnica de
todas las unidades de
instalación depositadas en los
depósitos gestionados por el
Archivo General.
• Traslado de toda la
documentación localizada en
otros edificios sin control
directo por parte de las
unidades productoras y a la
acogida urgente pero
programada de documentos
semiactivos procedentes de
las unidades administrativas
en situación crítica.
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El Reglamento recoge
las funciones de todos
los actores en el
dominio de la gestión
documental
• Contemplando su ciclo de vida
completo, esto es, desde la creación
de los documentos en las unidades
de origen hasta su eliminación o
conservación definitiva como
testimonio de las actividades
llevadas a cabo por la Universidad a
lo largo de su trayectoria.
• Incluye también las técnicas
archivísticas que deben ser aplicadas
sobre la documentación, teniendo en
cuenta los valores administrativos
del documento, los intereses de los
usuarios y la naturaleza específica de
los documentos y de la información
que contienen.
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En cuanto a la
Metodología
• En el panorama internacional,
especialmente las Recomendaciones
para la elaboración de reglamentos
Deben tenerse en cuenta
impulsadas por la Conferencia de
los reglamentos de archivos
Archiveros de Universidades
universitarios ya existentes
Españolas.
• - Elaboración y consenso de un
cuadro de clasificación global para la
documentación administrativa, al
objeto de identificar y organizar los
documentos en series funcionales.
• El cuadro consiste en una estructura
jerárquica y lógica que refleja las
funciones de la Universidad, de
manera que la información aparece
organizada uniformemente y permite
relacionar los expedientes y grupos
de documentos entre sí.
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Para su elaboración se
partirá de la base de la
estructura de
clasificación adoptada
por universidades
españolas
• Como por ejemplo la Universidad
Pompeu Fabra, Carlos III de Madrid y
Pública de Navarra,o bien el ejemplo de
Universidades incorporadas en el
proyecto red GIRA sobre la que se
realizarán las modificaciones necesarias
de acuerdo con las especificidades de
nuestra Universidad de acuerdo con los
responsables de las unidades
productoras de documentos.
• Una vez alcanzado el consenso, los
grupos de documentos se estructurarán
funcionalmente y serán susceptibles de
ser utilizados por el conjunto de la
comunidad universitaria.
• Una vez implantado, el cuadro de
clasificación constituirá la base para la
organización del conjunto del sistema de
gestión integral de documentos y
archivos.
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Creación de la Comisión
de Evaluación
Documental.
Su objetivo consiste en
establecer los valores de
gestión, administrativo e
histórico de los documentos,
su accesibilidad y forma de
conservación final, así como
normalizar el procedimiento de
producción de los documentos
La Comisión debería reunirse
periódicamente, y trabajar
sobre los análisis de series
documentales y propuestas de
valoración presentadas por el
Archivo General, a partir de las
cuales emitirá el
correspondiente dictamen.
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•
La Comisión estará integrada por un
presidente, un vicepresidente (el
responsable del Archivo General) y
seis vocales (preferentemente un
representante académico, dos
profesores de historia
contemporánea, un profesor de
Derecho Administrativo, un
representante de alta gestión y un
jurista).
• Formación en gestión de
documentos y archivos, al objeto de
dar a conocer y familiarizar al
personal administrativo y auxiliar de
las unidades administrativas con las
nociones y técnicas básicas de la
gestión de documentos y archivos
establecidas para la Universidad.
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Segunda etapa.
Desarrollo de las
claves archivísticas
Implantación
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• objetivos de la segunda etapa
se centran en la articulación del
sistema archivístico, la gestión
organizada de transferencias de
documentos a los depósitos del
Archivo General, la actuación
frente a los diferentes
problemas ocasionados por una
deficiente gestión documental
en los servicios productores de
documentos y la planificación y
adopción de unos primeros
instrumentos que faciliten la
implantación progresiva del
sistema de gestión integral de
documentos y archivos.
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39
Regulación de los
procedimientos de
transferencia de
documentos
semiactivos
Desde las unidades
productoras al
Archivo General
Transferencias
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Su finalidad es conseguir un
mejor aprovechamiento del
espacio y menor coste de
espacio y equipo para
almacenamiento.
Para ello se procederá a instaurar
una serie de procedimientos
archivísticos, tales como un
calendario regular de
transferencias, redacción de
relaciones de transferencia,
organización de documentos y
expedientes, homogeneización
de unidades de conservación,
circulación y préstamo de los
expedientes o recordatorio de
devolución de documentos.
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Expurgo/Eliminacion
Las actuaciones previstas
en esta etapa son las
siguientes:
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Primeras medidas contra el
exceso de producción de
documentación inútil, al
objeto de proceder a
eliminaciones controladas
de documentos inútiles y
duplicados, que permita
agilizar los procesos de
gestión administrativa en
el seno de las unidades
productoras y racionalizar
la producción,
recuperación y custodia de
la documentación activa y
semiactiva.
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Acceso de los
servicios productores
a los documentos en
poder del Archivo
General
Regulación del acceso de los servicios
productores a los documentos en
poder del Archivo General, de
manera que sea posible el acceso
de las unidades productoras y de la
comunidad universitaria en general
a la documentación semiactiva.
Una vez que ésta ha sido transferida
al Archivo General, garantizando la
confidencialidad y privacidad de la
información. Se establecerán una
serie de formularios de consulta y
de solicitud de préstamo, y
procedimientos para la salida,
transporte y retorno de los
expedientes.
Ley de acceso
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Alternativas factibles
• Estudio de aplicaciones informáticas
de gestión de documentos y archivos
existentes en el mercado, con el fin
de dotar al sistema de gestión de
documentos y archivos de un
instrumento que permita el control,
el seguimiento y la recuperación
centralizada y descentralizada de los
documentos y la información a
través de todas las fases del ciclo de
vida de los documentos.
• Para ello se analizarán las
aplicaciones existentes en el
mercado, para determinar la compra
de un producto o la elaboración de
uno específico, teniendo en cuenta
los riesgos y desventajas de la
segunda opción
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Necesario un Manual
• - Redacción de los primeros
componentes de un manual de
buenas prácticas o de
procedimientos en gestión de
documentos y archivos. El manual
incluirá todos los procedimientos
relacionados con la gestión
documental establecidos con
carácter normativo y de aquellos
instrumentos técnicos
racionalizadores de la práctica
archivística.
• El manual de procedimientos se irá
completando y actualizando
conforme vayan implantándose o
modificándose los diferentes
elementos integrantes del sistema
de gestión integral de documentos y
archivos, hasta formar un corpus.
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Tercera etapa: consolidación del sistema archivístico e
implantación del sistema de gestión integral de los
documentos y archivos
• - La creación de los
El Objetivo
•
objetivo de esta etapa consiste
en establecer progresivamente
un programa de gestión integral
de los documentos y archivos
que abarque todas las fases el
ciclo de vida de los documentos:
creación de los documentos e
información, control, utilización
y almacenamiento de los
documentos activos y
semiactivos, conservación y
selección de los documentos, y
gestión de la documentación
con valor histórico o
permanente.
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documentos e información (1ª
etapa del ciclo de vida),
objetivos: evitar la creación de
documentos innecesarios,
aumentar la disponibilidad,
utilidad y valor de los
documentos y su información
que sí son necesarios,
determinar los soportes más
adecuados para su gestión,
conservación y diseminación
de su información. Incluye los
siguientes elementos:
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Normalización
• b) Sistemas de gestión de la
• a) Normalización de los
tipos documentales:
información: evaluación de las
formularios (selección del
necesidades de información,
papel y los formatos,
como se conserva y se presenta
instrucciones de
en el momento adecuado.
cumplimentación,
• c) Recurso (tecnologías de la
distribución de datos,
información:
número de ejemplares,
elaboración y supresión de • operatividad de las aplicaciones
modelos), correspondencia
informáticas de registro y
y otros documentos
seguimiento de expedientes
administrativos (estilo y
dentro de la aplicación de gestión
formato, medio y amplitud
de documentos y archivo
de distribución, estructura),
expedientes (aspecto
formal, contenido,
organización interna).
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La implantación del
sistema archivístico,
que quedará definido
en el Reglamento del
Archivo General, se
hará gradualmente,
conforme vayan
asentándose en la
Universidad las claves
archivísticas y su
papel normalizador.
Semiactivo
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• El sistema tiene como objetivo permitir
la gestión de documentos y archivos,
bajo la dirección superior del Archivo
General, con responsabilidades directas
en cuanto a gestión de la
documentación semiactiva e inactiva, y
con facultades reconocidas para
establecer pautas en cuanto a creación
de los documentos y administración de
los archivos de gestión.
• El sistema archivístico estará formado
por tres elementos básicos: archivos de
gestión, Archivo General y Comisión de
Evaluación Documental.
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• MUCHAS GRACIAS
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