L`ECM et le RM - Promotion 2012
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Transcript L`ECM et le RM - Promotion 2012
ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT
&
RECORDS MANAGEMENT
ESI
2011/2012
ECM & RM
30/12/2011
2
Abattache Mina
Ait Elkaid Kadija
Elfarouj Soukaina
Eloraibi Maryam
Kasnane Hanane
Mme Daoudi Najima
Kechni Amina
Lakhmili Khadija
Mahrajane Chaimae
Monsif Hajar
Rejouani Houda
Salmi Btissam
ECM & RM
30/12/2011
PLAN
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Introduction
Partie I : le Records Management
Qu’est ce que le RM?
Les principes du RM
Les objectifs du RM
Les étapes de la mise en place d’un système RM (SRM)
Quelques normes d’archivage
La différence entre l’archivistique classique et le Record Management
ECM & RM
30/12/2011
PLAN
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Partie II : l’ECM et le RM : quelle relation ?
Qu’est ce que le ECM?
Record VS contenu
Le cycle de vie d’un record
Le cycle de vie d’un contenu
L’ECM / RM
Nouveaux besoins en terme d’ECM
Partie III : les outils ECM intégrant le RM
EMC Documentum
Nuxeo
Alfresco
Conclusion
Références
ECM & RM
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Introduction (1/2)
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Les entreprises ainsi que les organismes publiques
se sont confrontées de plus en plus aux exigences
d’efficacité et de rentabilité administratives, aux
besoins d’information toujours plus grands et avancés,
et donc
à la nécessité d’accéder rapidement à
l’information voulue et de la satisfaire au moment réel.
ECM & RM
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Introduction (2/2)
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Devant cet état de fait, les organismes se trouvent
exigés, de passer des pratiques de l’archivistique
classique à celles de l’archivistique contemporaine,
avec la parution de nouveaux concepts tels que : La
gestion du contenu d’entreprise (ECM), le records
management (RM), la gestion électronique des
documents (GED)...
ECM & RM
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Le Records Management
Qu’est ce que le R M?
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Selon la norme ISO 15489-1, 2002, le RM est un :
« Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un
contrôle efficace et systématique de la création, de la
réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final
des documents d’archives, y compris des méthodes de
fixation et de préservation de la preuve et de l’information
liées à la forme des documents ».
ECM & RM
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Le Records Management
Les principes du RM (1/3)
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Le Records management se doit de définir :
Les documents qui doivent être créés pour
chaque type d’activité et les informations qui
doivent y figurer;
La forme sous laquelle les documents doivent
être produits et archivés;
Les outils et technologies qui seront utilisés;
ECM & RM
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Le Records Management
Les principes du RM (2/3)
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Les
métadonnées décrivant la structure du
document, son contexte, son contenu ainsi que
les liens organiques avec d’autres documents;
Les besoins de consultation et les délais de
conservation (selon les réglementations en
vigueur);
ECM & RM
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Le Records Management
Les principes du RM (3/3)
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Le Records Management est également dans
l’obligation d’établir :
Une évaluation pour déterminer les risques attachés à
la non-disponibilité de documents probants ;
Des recherches pour améliorer la rentabilité et la
qualité des méthodes, des décisions et des opérations
de
création,
d’organisation
ou
de
gestion
des
documents.
ECM & RM
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Le Records Management
Les objectifs du RM (1/3)
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ECM & RM
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Le Records Management
les objectifs du RM (2/3)
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ECM & RM
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Le Records Management
Les objectifs du RM (3/3)
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ECM & RM
30/12/2011
Vidéo
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ECM & RM
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Le Records Management
Etapes de mise en place d’un système de RM (SRM) (1/2)
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Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBS
« Records management »
ECM & RM
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ECM & RM
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Quelques normes d’archivage (1/2)
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L’archivistique jouit d’un certain nombre de normes à savoir:
EAD: (Encoded archival description) est une DTD (Document type
definition) conçue pour donner la possibilité de structurer la description
des fonds d’archives en langage de balisage SGML ou XML;
ISAD(G): (International Standard for Archival Description – General)
est une norme générale de description archivistique. Elle concerne les
archives historiques/patrimoniales;
ISAAR (CPF) : (International standard archival authority record for
corporate bodies, persons and families) est un outil normalisé pour la
description des producteurs d’archives;
NF Z42-013 : archivage à valeur probante des documents électroniques.
Cette norme fait office de référence en matière d'archivage électronique
ECM & RM
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Quelques normes d’archivage (2/2)
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DoD 5012: norme nationale publiée par le ministère de la Défense
US en 1997. Cette norme décrit les besoins les plus importants
concernant la conception des applications dans le domaine du
Records management;
ISO 15-489: Norme internationale générale pour la gestion
assurée et réglementée de documents administratifs;
MoReq:
(MOdel REQuierement) spécifie les exigences
techniques nécessaires pour un Electronic Records Management
System (ERMS);
Dublin Core: (Dublin Core Metadata for Simple Resource
Discovery) : Jeu de méta données pour la description des sources
d'information sur Internet et d'autres réseaux.
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La différence entre l’archivistique classique et le Record
Management: Continuum du cycle de vie des documents
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ECM & RM
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L’ECM et le RM : quelle relation ?
Qu’est ce que le ECM?
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« L’ECM regroupe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour
saisir, gérer, stocker, préserver et livrer du contenu et des documents
relatifs aux processus organisationnels. Les outils et stratégies d’ECM
permettent de gérer les informations d’une entreprise, structurées ou
non, quelle que soit leur localisation ». (AIIM, 2011)
AIIM: Association for Information and Image Management, un organisme
de normalisation ou de standardisation
27/12/2011
L’ECM et le RM : quelle relation ?
Exemples de solutions ECM
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http://blog.vincentschweitzer.com/2010/11/ecm-presentation-et-enjeux/
ECM & RM
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L’ECM et le RM : quelle relation ?
Record VS Contenu
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Définition du record
C’est un enregistrement unique crée dans le
système d’archivage électronique, qui permet de suivre
la traçabilité des opérations réalisées sur le document
quelque soit le support.
Définition du contenu
C’est un ensemble d’information dans toutes ses
formes, structurées (dans des bases de données) et non
structurées (comme les emails et le contenu web).
ECM & RM
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L’ECM et le RM : quelle relation ?
Le cycle de vie d’un contenu
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http://makeit.digitalnz.org/guidelines
ECM & RM
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L’ECM et le RM : quelle relation ?
Le cycle de vie d’un records
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http://www.co.amador.ca.us/index.aspx?page=808
ECM & RM
30/12/2011
L’ECM et le RM : quelle différence ?
L’ECM / RM (1/2)
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ECM & RM
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L’ECM et le RM : quelle différence ?
L’ECM / RM (2/2 )
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Points communs
Les documents/objets de données engageants et archivés comme
« records » sont aussi des Contenus.
Différences
Avec l’archivage, le contenu est figé et daté (horodaté) au moment
où il prend effet;
Importance du cycle de vie de chaque objet;
Priorité donnée à la traçabilité et à la conformité.
ECM & RM
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L’ECM et le RM : quelle relation ?
Nouveaux besoins en terme d’ECM
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=> Une implication de plus en plus exigée de la part des utilisateurs pour
contribuer au contenu
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ECM & RM
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Les outils propriétaires
EMC DOCUMENTUM
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ECM & RM
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Les outils propriétaires
EMC DOCUMENTUM (1/4)
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ECM & RM
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Les outils propriétaires
EMC DOCUMENTUM (2/4)
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La
solution
Management
est
EMC
Documentum
construite
sur
un
Records
système
modulaire. Le record manager peut gérer tous les
dossiers en se basant sur un ensemble de politiques
qui répondent aux besoins de l'entreprise et aide à la
gouvernance de l'information globale.
ECM & RM
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Les outils propriétaires
EMC Documentum (3/4)
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Atouts:
Conformité;
Atténuation des risques;
Automatisation;
gestion globale;
gestion centralisée;
Flexibilité;
ECM & RM
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Les outils propriétaires
EMC Documentum (4/4)
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Limites:
Coûts de maintenance trop élevés
Manque de spécialistes maitrisant la solution
ils sont rares et leur rémunération et coûteuse
ECM & RM
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Les outils Open source
Nuxeo
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ECM & RM
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Les outils Open source
Nuxeo (1/4)
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Nuxeo est une société française, éditrice des solutions open
source de GED et d’ ECM.
La technologie d'Enterprise Content Management (ECM) de
Nuxeo permet d'offrir des solutions intégrées:
De gestion de documents (Document Management);
De gestion de dossiers (case management);
De gestion de documents d’archives (Records Management);
De gestion d’actifs numériques (Digital Asset Management).
ECM & RM
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Les outils Open source
Nuxeo (2/4)
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L’ARCHITECTURE DE NUXEO
ECM & RM
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http://m.nuxeo.com/rs/nuxeo/images/ECM_Platforms-ebookFR.pdf?mkt_tok=3RkMMJWWfF9wsRoluqrLZKXonjHpfsX54%2BUrWqe2lMI%2F0ER3fOvrPUfGjI4CRcpqI%2FqLAzICFpZo2FFWD%2F
iQcw%3D%3D
La mise en place du records management sous la forme d’un service de la plateforme
disponible pour tous les produits packagés Nuxeo
ECM & RM
30/12/2011
Les outils Open source
Nuxeo : Fonctionnalités (3/4)
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www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l
ECM & RM
30/12/2011
Les outils Open source
Nuxeo : Fonctionnalités (4/4)
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http://www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-Nuxeo?var_recherche=interess%25E9e
Nuxeo DM gère l’intégralité du cycle de vie des contenus numériques : depuis leur
acquisition et création, leur partage, leurs modifications et révisions, leur validation,
jusqu’à leur publication et leur archivage.
ECM & RM
30/12/2011
Les outils Open source
Nuxeo : Atouts & limites (4/4)
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Atouts:
Gratuité des licences : modèle open source;
Etendue fonctionnelle;
Interface web simple, ergonome et intuitive;
Une architecture flexible , extensible et avec des capacités de personnalisation
illimitées.
Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants;
Une solution rapide, robuste et fiable : Les applications Nuxeo peuvent gérer de gros
volumes de données et d'utilisateurs, sans conséquence sur les performances;
Limite
Complexe à configurer.
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Les outils Open source
Alfresco
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ECM & RM
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Les outils Open source
Alfresco (1/5)
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Alfresco est un système open source pour la gestion de contenu
d’entreprise, fondé en 2005 par John Newton, co-fondateur de
Documentum et John Powell, ancien COO de Business Objects.
N.B : Alfresco est distribué en deux versions : Une version «
Community », gratuite sous licence GPL, et une version «
Entreprise », qui nécessite une souscription annuelle et donne
accès à la garantie de l’éditeur ainsi qu’aux mises à jour
intermédiaires. (http://www.alfresco.com)
ECM & RM
30/12/2011
Les outils Open source
Alfresco : Fonctionnalités (2/5)
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27/12/2011
Les outils Open source
Alfresco: Fonctionnalités (3/5)
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Fonctionnalités pour l’utilisateur (front office) :
Classement à partir de différentes sources;
Démarche par étapes pour classer et enregistrer
les
dossiers;
L’utilisateur peut utiliser une seule interface pour classer et
enregistrer…
Gestion en amont des dossiers.
ECM & RM
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Les outils Open source
Alfresco: Fonctionnalités (4/5)
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Fonctionnalités pour les responsables des dossiers
(administrateurs => back office) :
Classement selon un plan;
Métadonnées adaptées ;
support de dossier vital;
Définir les rôles .
ECM & RM
30/12/2011
Les outils Open source
Alfresco: Fonctionnalités (5/5)
48
Atouts:
Interface conviviale;
Possibilité de paramétrer l’interface selon les besoins de
l’entreprise;
Ouvert : Open source, standards ouverts;
Gestion
de
tout
type
de
contenu:
Documents,
enregistrements, pages Web, images, multimédia...
Limites:
Complexe à configurer (fichiers XML);
Espace disque limité.
ECM & RM
30/12/2011
Conclusion
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Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur l’échange,
la collaboration et la maîtrise d’informations en interne et en externe
(documents, courriels, pages web, et autres contenus de supports variés).
Le défi actuel pour les entreprises est d’exploiter en permanence la valeur
de ces contenus en se conformant aux lois et réglementations, ce qui exige
d’accorder une attention croissante au bon archivage de ces contenus.
Ceci incitent les organisations à améliorer leur gestion des contenus sur
l’ensemble des fonctions, nécessitant ainsi une démarche globale
d’entreprise.
ECM & RM
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Références
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Comprendre et pratiquer le records
management : Analyse de la norme ISO 15489
au regard des pratiques archivistiques
françaises par le Groupe métiers AAF-ADBS «
Records management »
la norme ISO 15489 sur le record management
http://doc-
standarmedia.afnor.fr/etudes/FicheIso15489_
383632839.pdf
http://www.ever-team.com/fr/logiciel-ecm-
sharepoint-workflow.html
http://www.emc.com/domains/documentum/
index.htm
ECM & RM
http://www.archimag.com/
http://www.adbs.fr/records-management-
29391.htm?RH=ACCUEIL
www.alfresco.com
www.nuxeo.com
http://www.smile.fr/
www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-
blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l
www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-
Nuxeo?lang=fr
http://www.journaldunet.com/solutions/in
tranet-extranet/6-solutions-decm/alfresco.shtml
30/12/2011
Merci de votre attention
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ECM & RM
30/12/2011
Questions
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ECM & RM
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