Transcript Olika perspektiv på processen

Metoddokument
”Processorienterat arbetssätt”
Varför processorienterat
arbetssätt?
•
•
•
•
•
•
•
Samsyn - Gemensam bild av mål och arbetsflöde
Patientfokus - Endast aktiviteter som ger mervärde till patienten
Minskad variation - Samma behandling oavsett vårdgivare
Systemsyn - Insikt om den egna insatsens plats i helheten
Ökad säkerhet - Alla ”lämnar ifrån sig rätt saker”
Ökad effektivitet - Handläggning kan standardiseras
Planering förenklas – Ta bort dubbelarbete och kostnader för
kvalitetsbrister
Varför har vi tagit fram ett
metoddokument?
E - ffektivt
N - ytt sätt att arbeta
K - valitet
E - nhetligt
L - ätt
T - ydligt
Olika perspektiv på processen…
Steg 1 Identifiera
verksamhetens processer
Systemkarta
• Är en grund för en gemensam bild av verksamheten. Den
synliggör vilka processer som finns i verksamheten, deras
namn och koppling till varandra. Systemkartan delas upp i
ledningsprocesser, huvudprocesser och stödprocesser.
• När systemkartan är klar kan den fungera som ett verktyg
för processledning och ett stöd vid prioriteringar.
Processverktyg: Systemkarta
2015-04-13
Steg 2 – Prioritera processer som ska
kartläggas
•
•
•
•
•
Vilka är verksamhetens processer? (se systemkarta)
Vilken/vilka processer ska prioriteras och varför?
När ska arbetet genomföras?
Hur gör vi processarbetet tydligt prioriterat?
Hur finner vi tid för möten i processteamet?
Processverktyg: PICK graf/prioriteringsmall/Multiröstning
2015-04-13
Steg 3 Identifiera personer till processteam
• Processägare
• Processledare
• Processteam
Processverktyg: Dokumentation - Rollfördelning i teamet
2015-04-13
Uppdrag/ansvar för processteamet
• Kartlägga och beskriva processen
• Driva förbättringsarbete som berör processen
• Kontinuerligt (minst 1ggn/år) följa upp och utvärdera
processens mål
• Årligen eller oftare vid behov revidera processens
dokument
• Årlig genomgång med verksamhetschef och klinikledning
avseende hur processen fungerar, resultat, aktuella
förbättringar, resursbehov etc.
• Regelbundet följa upp vad som händer i omvärlden och
som berör processen
• Ansvara för att berörda medarbetare informeras om
aktuella riktlinjer och rutiner runt processen.
2015-04-13
Steg 4 - Planering av kartläggning
• Beräkning av tidsåtgång och uppgift om när
kartläggningen ska var klar.
– Processens storlek och detaljeringsgraden avgör hur
lång tid kartläggningen tar.
• För att arbetet ska bli effektivt och inte tappa tempo krävs
att deltagarna får avsatt tid för att medverka i arbetet och
gärna att mötesträffarna kommer relativt tätt.
• Behövs handledare?
processverktyg:
Dokumentation - Dagordning / Minnesanteckningar
Tidplan / arbetsgång
Steg 5 – Processarbetet börjar – första mötet
•
•
•
•
•
•
Bakgrund / fakta - vilken fakta finns runt processen?
Definiera kund/vara
Mål/syfte med processkartläggningen
Var startar och slutar processen?
Vilka samarbetspartner finns?
Hur kan vi inhämta synpunkter från
patienter/patientföreningar?
• Hur detaljerad ska kartläggningen vara?
• Tider för de närmaste mötena
Processverktyg: Dokumentation - Processrapport
Tidplan / arbetsgång
Steg 6 - Kartläggning
• Fokusera på kunden/varan
• Börja med att namnge aktiviteterna
• Gå igenom aktiviteterna gemensamt så att alla förstår
innebörden
• Ordna aktiviteterna i kronologisk tidsordning
• Skriv vid varje aktivitet vem som är inblandad, vilka
dokument/vilken information som är aktuell. Man kan
även hänvisa till t.ex. datasystem, kliniska riktlinjer, rutiner
eller andra informationskällor. Om de saknas/ej är aktuella
leder detta till förbättringsarbeten
Processverktyg: Flödesschema
2015-04-13
Steg 7 Mål och mätetal
• I detta steg används processkartan för att hitta mätetal som
följer upp processens mål.
• Utgå från värdekompassens fyra perspektiv. Ta ett
perspektiv i taget.
Ställ gärna följande frågor:
• Vad vill vi uppnå? Vad är vårt mål?
• Vad ska vi mäta? Hur säkerställer vi att målet uppfylls?
• Hur ska vi mäta? Vilken mätmetod ska vi använda?
Processverktyg: Värdekompass / Mätmatris
2015-04-13
Steg 8 – Identifiera förbättringsområden
Tänk på att prioritera förbättringsområden som är:
• högriskområde
• viktiga för kund/vara
• viktiga för alla i gruppen att arbeta med
• något som ni själva kan påverka
• möjliga att se resultat av inom rimlig tid (ca 6 mån)
Processverktyg: PICK-graf / Prioriteringsmall / Multiröstning
2015-04-13
Steg 9 – Dokumentera och kommunicera
När processkartläggningen är klar och man tagit fram mål och
mätningar för processen och förbättringsarbeten är prioriterade
ska detta presenteras i en skriftlig rapport till ledningen.
Förbättringsverktyg: Dokumentation - Processrapport
2015-04-13
Steg 10 - Processarbetets fortsättning
Processteamet är en styrgrupp för processens arbete och har
en övergripande funktion att se till att processen kontinuerligt
utvecklas, utvärderas och följs upp.
Det ligger även på processgruppens ansvar att ta fram och
redovisa till ledningen de mätningar, förändringar och
förbättringsarbeten som genomförts under året.
Förbättringsverktyg: Dokumentation - Årsrapport
2015-04-13
Steg 11
- Förbättringsarbete
• Utifrån identifierade förbättringsområdena initieras
förbättringsarbeten.
• Inspiration till förbättringsarbeten kan även komma från
andra håll exempelvis rapporterade avvikelser,
publikationer, jämförelser med andra eller idéer som
kommer från medarbetare.
• Förbättringsarbeten ska dokumenteras och kan med fördel
publiceras på intranätet så alla har möjlighet att se vad
som pågår.
Processverktyg: A3 formulär, Fiskbensdiagram,
Handlingsplan / aktivitetsplan, PGSA-hjul, Påverkansanalys
Egenkontroll
Systematisk uppföljning
och utvärdering av den
egna verksamheten samt
kontroll av att den bedrivs
enligt de processer och
rutiner som ingår i
verksamhetens
ledningssystem
”Processorientering ger oss
möjlighet att ta fram mätetal för
egenkontroll”
(SOSFS 2011:9 5 kap. §2)
Det kostar på, det tar lite tid…
Framgångsfaktorer
– Ledningens engagemang
– Uppföljning
– Uthållighet
– Kommunikation – samma budskap i process och linje
– Tydligt mål och syfte – gå från plan till handling
– Processteamets sammansättning
– Kontinuerliga mätningar, avstämningar
– Kulturförändring tar tid!!