Transcript Systemkarta - Landstinget i Jönköpings län

Systemkarta
modell för kartläggning av en organisation eller
verksamhets processer
Vad är ett system?
"Ett system är ett nätverk av ömsesidigt beroende komponenter (fristående
uppgifter, människor eller processer) som arbetar tillsammans mot ett
gemensamt mål (för att uppnå systemets mål)." Definition enligt W Edwards
Deming.
Att arbeta med systemsyn har att göra med att se allt arbete som processer,
att det finns många beroenden, att det hela är en röra och att det handlar om
ett kontinuerligt lärande innan vi får grepp om systemet. Eller rättare sagt
systemen på olika nivåer i vår organisation: mikro, meso- och
makrosystemen.
Systemkarta
En systembild av din organisation är en kartbild över alla processer och visar hur
de länkar ihop. Genom att dra linjer mellan de processer som på något sätt
samverkar kan man lättare förstå att en förändring i en ruta påverkar de andra.
Här finns tre nivåer; Ledningsprocesser är alla instanser som på något sätt
påverkar, styr eller influerar kärn-/huvudprocesser. Stödprocesser är de som på
olika sätt stöttar processerna i kärnverksamheten. Använd textverktyget i
Powerpoint för att lägga till fler rutor, texter och överskrifter eller täcka över.
Att göra en systembild är ett annat sätt att visa en organisation än de traditionella
sätten med organisationsskiss eller flödesscheman! I systembilden finns det vi
gör och dem vi gör det för, patienter och kunder!
Arbetsgång systemkarta
1.
Identifiera allt som görs i verksamheten/systemet
utgå från alla medarbetare och de PM/riktlinjer som finns
2.
Gruppera under huvudrubriker i systemkartan
3.
Skatta strategiskt viktiga processer
Systemkarta hälso- och sjukvård
Källa: Cliff Norman
Genomföra möten
Omvärldsanalys
Fånga in behov från samhället
Samverkansformer
Genomföra prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering - Patient/kliniska processer
Lärande och förnyelse
Ledningsprocesser
Planering för styrning och förbättring
Tillhandahålla olika
vårdformer
Uppföljning/avslut
Kärn/huvudprocesser
Ta kontakt
Stödprocesser
Ekonomi/resurs
Personal
Kompetensutveckling
Säkerhetsarbete
IT
Kommunikation/
information
Stöd för prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering
Systemkarta
Källa: Cliff Norman
Genomföra möten
Omvärldsanalys
Samverkansformer
Genomföra kärn/huvudprocesser
Fånga in behov från samhället
Lärande och förnyelse
Ledningsprocesser
Planering för styrning och förbättring
Tillhandahålla olika
arbetsformer
Uppföljning/avslut
Kärn/huvudprocesser
Ta kontakt
Stödprocesser
Ekonomi/resurs
Personal
Kompetensutveckling
Säkerhetsarbete
IT
Kommunikation/
information
Stöd för genomförande av kärn/huvudprocesser
Struktur för att värdera strategiskt viktiga processer
(enligt Cliff Norman, Texas, USA, API, Assositation in process Improvement) och uppdaterad och översatt uitfrån ny version HI 2013)
1
2
3
4
5
Välutvecklad
process
6
1
2
Qulturum
3
4
5
6
Strategiskt
viktig process
Processens påverkan på att nå uppsatta mål
Värdering av varje process
1
Ingen påverkan alls.
1
2
Det finns en outtalad förståelse för
processen bland några av medarbetarna.
Det finns ingen erkänd eller formell
rutinbeskrivning för processen.
Processen är inte definierad. Det är en ny
process som behöver designas och
dokumenteras.
2
Processen är känd av dem som arbetar i den.
Ingen dokumentation eller standards finns. Inget
förbättringsarbete har gjorts.
3
Processen är definierad och förstås av
medarbetare och kunder. Dokumentation finns
som flödesdiagram, standards, policydokument,
arbetsbeskrivningar, manualer och annat.
4
Processen är väldefinierad. Mätningar är
processresultat och kvalitetsutveckling görs för
att följa processen. Grafiska diagram används för
utvärdering.
5
Processen har förbättrats. Mätningar pågår inkl
kund feedback. Standards och annan
dokumentation uppdateras regelbundet.
6
Mätningar av processen och processresultat är
stabila. Tjänsterna möter ständigt upp mot
förväntningarna från kunderna. Välutvecklad
process.
3
Processen förbättrar servicen för våra
kunder, men andra processer är viktigare.
4
Processen är mycket viktig för kundens
resultat.
5
Processen är nödvändig för att kunna
leverera den service kunden behöver och
har en direkt påverkan på resultatet.
6
Processen är absolut avgörande för att nå
resultat. Förbättringar i denna process har
direkt och omedelbar påverkan på resultatet.
Strategiskt viktig.
.
Qulturum
Systemkarta
Exempelsamling
Ledning/styrning
Kärnverksamhet
Ur Budget 2012 med
flerårsplan 2013 – 2014,
Landstinget i Jönköpings län
Systemkarta för äldres liv och hälsa i Örebro län – Idé 2012-11-29
källa: Tom Nolan
Ledningsprocesser
Planering för styrning och förbättring
Resultatåterkoppling
Omvärldsanalys
Lärande och förnyelse
Fånga in behov från samhället
Kunskapsguiden
Regionalt program
för social välfärd
Socialstyrelsen äldre
Ledningskraft - så
mycket bättre för
sjuka äldre
Äldreriksdagen
Svenskt
demenscentrum
Lagar och
förordningar
SKL - äldre
Förbättringsarbete
Forskning
Pallert
Rapport Ӏldres liv
och hälsa”
Samverkansformer
Huvudprocesser
Genomföra möten
Ta kontakt
Äldre/närståendesamverkan
Beslutsstöd
Samverkan
landsting och
kommun
1177
ViSam
Genomföra prevention/utredning/behandling/rehabilitering
Tillhandahålla olika vårdformer
Uppföljning/avslut
Rapportering till
kvalitetsregister
Hemsjukvård
Äldre
Primärvård
Friska äldre
Sjuka äldre
Mest
sjuka
äldre
Slutenvård
Akutvård
Stödprocesser
Ekonomi
Budgetplanering
Personal
Arbetsmiljö
Kompetensutveckling
Kompetensutvecklingsplaner
Säkerhetsarbete
Informationsöverföring
Riskidentifiering
Dokumentation
Vårdprevention
Spridning av
information
IT
Webbkollen
Stöd för prevention/utredning/behandling/rehabilitering
Läkemedel
Palliativ vård
ADL
Hälsoförebyggande
arbete
Nutrition
Psykisk
hälsa
Vårdplanering
Systemkarta för specialicerad somatik, Landstinget i Jönköpings län – vårt mål är att leda, stödja och ge service åt arbetet med att utveckla processer inom
kärnverksamheten ur ett länsövergripande perspektiv, våra kunder är verksamhetsledningar med koppling till dessa processer.
Källa modell för systemkarta: Cliff Norman
Pådrivare
Planering för styrning och förbättring
Värdekompass
för kliniska
processer
MPG-direktiv
BSC
Direktiv
processledarskap
Kapacitetsplanering
Nivåstrukturering
Sjukvårdens
ledningsgrupp
Ledningsmöten
Remiss- och
ärendehantering
Barnkonvention
Nivåstrukturering
Barndialog
Telefon
Patient/
närståendeinvolvering
Remiss
Samverkan landsting/
kommun
Press/media
Kompetensförsörjning
Fakta-dokument
(län och region)
Kompetensutveckling
Kompetensutvecklingsplaner
Stöd
Introduktion
Arbetsmiljö
Styra kompetensutveckling
Öppna
jämförelser
Tillhandahålla olika
vårdformer
Ögon
Akut vård
Cancervård
Kirurgi
Operation
Öron-, näs- och hals
Planerad vård
Geriatrik
Kvinnohälsovård
Ortopedi
Hud
Kvinnosjukvård
Palliativ vård
Infektion
Medicin
Urologi
Säker vård alla
gånger
Extermwebb
Vårdprevention
Internwebb
Händelseanalys
1177
Mina
vårdkontakter
Forskning
Smittskyddsinstitutet
Onkologi
Uppföljning/avslut
Inrapportering i
kalitetsregister
Egenvård
Öppenvård
Utdatahantering
Slutenvård
Stöd för genomförande (prevention/utredning/behandling/omvårdnad/
rehabilitering)
IT
Förbättringsarbete
Mest sjuka äldre
HFS
Hälsofrämjande
sjukvård
Intensivvård
Kommunikation/
information
Avvikelsehantering/Synergi
Budget med
flerårsplan,
Landstinget i
Jönköpings län
SKL
Ambulans och
akutvård
Säkerhetsarbete
Lärande och förnyelse
God vård
Regionsamverkan
(RMPG, RSL,
RSN)
Seniordialog
Ekonomi/resurs
Medicinsk
diagnositk
Smittskydd och
vårdhygien
Vårddokumentation
Intern
budgetplanering
(Patient Data
Management System)
Läkemedel
Psykosocialt stöd
Klassificering och
kodning
Extern
budgetplanering
Meddix
Nutrition
Fysisk aktivitet
Sjukskrivning
Resultatanalyser
Raindance
Smärta
Hjälpmedel
Vårdplanering
Materialförsörjning
Heroma
Munhälsa
Hud- och sår
Folkhälsoarbete
Läkemedelsförsörjning
Cosmic
PDMS
(ny personal, ny
funktion)
Löften till
cancer-patienter
Socialstyrelsen
NPÖ
Genomföra prevention/utredning/behandling/omvårdnad/rehabilitering
Patient/kliniska processer
(rådgivning, tidsbokning)
Personal
Fånga in behov från samhället
Bevaka nya
direktiv
MPG-möten
Ta kontakt
Kundinvolvering
Omvärldsanalys
Verksamhetsteamsmöten
Möte med HSdirektör
Resultatanalys
Samverkansformer
Kärnverksamhet
Genomföra möten
Systemkarta urologienheten, Landstinget i Jönköpings län
källa: Tom Nolan
Pådrivare
Planering för styrning och förbättring
Värdekompass för
kliniska processer
Kärnverksamhet
Samverkansformer
Patientinvolvering
Fakta urologi
Länssamordnarmöten
Ledningsgrupp
urologi
Enhetsmöte för
urologer
(funktion för
samverkansgrupp)
AU - urologi
Processteam
Verksamhetsplanering
Telefonrådgivning
Lärande och förnyelse
Utvecklings- och
förbättringsarbete
arbete
Socialstyrelsen
Läns MPG
Urologi
SKL
Forskning
RMPG urologi
Projekt
Morgondagens
urologi
Nationella
riktlinjer
Tillhandahålla olika
vårdformer
Genomföra prevention/utredning/behandling/rehabilitering
Patient/kliniska processer
Ta kontakt
Fånga in behov från
samhället
Omvärldsanalys
Projektgrupp
urologi
Schemaplanering
Verksamhetsledningssystem
BSC
Övre urinvägar
Prostatacancer
Slutenvård
Njursten
Sexuell dysfunktion
Öppenvård
Hematuri/blåscancer
Testikel
Uppföljning/avslut
Telefonuppföljning
Överrapportering
primärvård/
kommun
Brevsvar
Rapportering
kvalitetsregister
Remiss
MDK
Multidisciplinär
konferens
Akutbesök
Dagkirurgi/pol-op
Konsulter
Samverkan kirurgi
och operation i
länet
Ekonomi/resurs
Budgetplanering
Stöd
Genomföra möten
Nedre urinvägsbesvär
LUTS
Kassahantering
Personal
Introduktion av ny
personal
Kompetensutveckling
AT- och STutbildning
Säkerhetsarbete
Säker vård alla
gånger
Riskanalys
Rekrytering
Kompetensutvecklingsplaner
Funktions- och
arbetsbeskrivningar
Färgmarkerade processer=prioriterade processer
Handledning
IT/kommunikation
Cosmic
Patientinformation
Undervisning i
klinisk verksamhet
Inköp
Egenvård
Stöd för prevention/utredning/behandling/rehabilitering
Kateter bara när
det behövs
Hematuriutredning
Läkemedel
Nutrition
Psykosocialt stöd
Smärta
Instillation
Dokumentation
Mina
vårdkontakter
Uroterapi
Cystoscopi
Intranätsida
Händelseanalys
Återbesök
Fysisk funktion/
aktivitetsförmåga
Medicinsk
diagnostik
Flödes-/resurinmätning
Ultraljud
Kontaktssjuksköterska
Systemkarta cancer – Landstinget i Jönköpings län 2013 - 2014
källa för modell: Cliff Norman
Ledningsprocesser
Behovskartläggning
Processutveckling och
processtöd
Lokala
processledare
Utveckla
vårdprogram efter
nationell standard
Kärn/huvudprocesser
Stödprocesser
RMPG
Kapacitets- och
produktionsstyrning
Nätverk för
processledare
Mina
vårdkontakter
MDT/MDK
Telefonrådgivning
Remiss
Kompetensförsörjning av
personal
Gemensam
ingång till
bröstcancervården
Kompetensutveckling
Kunskapsutveckling
i
primärvården
Kompetensutveckling
Biobank
Cancerscreening
Nivåstrukturering
Socialstyrelsen
FORSS-stöd
Patientföreningar
Samordning
FOU och
utbildning
Kliniska
prövningar
Nationella
vårdprogram
Vårdprogramgrupper
RSL
RCC
Säkerhetsarbete
Händelseanalys
Riskanalys
Patientsäkerhetskulturarbete
Öron-, näs- och
halsrelaterade
cancersjukdomar
Lungcancerrelaterade
sjukdomar
Hudcancerrelaterade
sjukdomar
Hjärntumörer
(hjärnrelaterade
cancersjukdomar)
Bröstcancerrelaterade
sjukdomar
Malignt lymfom
.Gyncancerrelaterade
sjukdomar
Kolorektalcancerrelaterade
sjukdomar
Prostatacancerrelaterade
sjukdomar
Vårddokumentation
Webbplats
och
informationsarbete
INCA
Kvalitetsregister
Samordnad
regional
cancerforskning
Nyhetsbrev
Cancerläkemedel
Cosmic
Onkogenetik
Patientinformation
Patologi
1177
Radiologi
E-hälsa
Screening
(mammografi)
Ta del
erfarenheter från
arbeten inom
cancerområdet
Sakkunnigfunktion
Klinisk
cancerforskning
Länsövergripande
processarbete
Uppföljning/avslut
Egenvård
Rapportering till
kvalitetsregister
Specialiserad
slutenvård
Överrapportering
mellan vårdnivåer/
enheter
Palliativ vård
Resultatåterkoppling i kliniska
processer
Öppenvård
Stöd för att genomföra prevention/diagnostik/behandling/
omvårdnad/rehabilitering
IT, kommunikation
Förbättringsarbete
Klinisk
implementering
Tillhandahålla olika
vårdformer
Genomföra prevention/diagnostik/behandling/omvårdnad/rehabilitering
Patient/kliniska processer
Patientsamverkan
Lärande och förnyelse
SKL
Fakta-dokument
Ta kontakt
Samverkan
primärvård och
specialiserad vård
Fånga in behov från
samhället
Öppna jämförelser
MPG
Utveckling av
mått/mätetal och
resultatredovisning
Samverkansformer
Personal
Omvärldsanalys
Genomföra möten
Planering för styrning och förbättring
Övriga
stödfunktioner
Ekonomi
Operationsverksamhet
Psykosocialt
stöd
Processcoaching
Budgetplanering
Strålbehandling
Aktivering/
mobilisering
Processkartläggning
Resursanalys
Smärtbehandling
Individuella
vårdplaner
Mät- och
analysstöd
Värdeberäkningar
Nutrition
Kontaktsjuksköterska
Utveckling av
stödfunktioner
Henriks, Bergeling 2012
Systemkarta – HR-funktionen, Landstinget i Jönköpings län idé 2012-08-22
källa: Cliff Norman
Processer för ledning/
styrning
Planering för styrning och förbättring
Analys för redesign
Fånga in behov från samhället
Omvärldsanalys
Ledningsgrupper
Samverkansavtal
Nätverk inom HRområdet, Landstinget i
Jönköpings län
Produktionsplanering
Landstingsledning
Personalavtal
Samverkansformer
Huvudprocesser
Genomföra möten
Samverkan FK,
AFA
Samverkan
ekonomi/HR
Ta kontakt
Lärande och förnyelse
Arbetsmiljölag
Arbetstidslag
Föräldraledighetslag Diskrimineringslag
Lag om anställningsskydd (LAS)
Lag om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning
Lag om facklig förtroendemans ställning på
arbetsplatsen
Lag om offentlig anställning
Lag om sjuklön
Medbestämmandelag Personuppgiftslag
Semesterlag (SLS)
Svensk författningssamling (nya och uppdaterade
lagar)
Uppföljning/avslut
Genomförande = huvudprocesser inom HR-funktionen, Landstinget i Jönköpings län
Konsultstöd för
verksamheter
Kompetensförsörjning
- Kartlägga behov
- Attrahera
- Rekrytera
- Introducera
- Utveckla
- Behålla
- Karriärväxla
- Avveckla
Arbetsmiljö och hälsa
- Friskvård
- Rehabilitering
- Sjukfrånvaro
- Psykosomatisk
arbetsmiljöarbete
Anställningsvillkor
- Arbetsvärdering
- Arbetstider
- Jämställdhet
- Försäkringar
- Schema
- Etik
- Introduktion ny personal
Utvecklings- och
förbättringsarbete
Lönehantering
- Löneavtal
- Förhandling
- Löneadministration
- Arbetsförändring
- Frånvaro
- Schema
- Pension
Utvärdering/
uppföljning
(BSC för HRfunktionen)
Personaluppföljning
(faktiska årsarbetare)
till landstingets
månadsuppföljning
Dialogen
Stödprocesser
Personal
Kompetensutveckling
Säkerhetsarbete
Kommunikation/information
Stöd för att genomföra huvudprocesser
Arbetsmiljö
Kompetensutvecklingsplaner
Avvikelserapportering
Dokumentation (mallar
för riktlinjer)
Heroma
Introduktion av ny
personal
Rutin- och
funktionsbeskrivningar
Riskanalysarbete
Webb
Rekryteringsportalen
Rekrytering
HSA-katalog
Ekonomi/resurs
Budgetplanering
Service (förråd, städ)
Systemkarta – ekonomi, Landstinget i Jönköpings län idé 2012-08-29 – Uppdrag? Kunder?
Planering för styrning och förbättring
Analys för redesign
Ersättningssystem
Utvecklings- och
förbättringsarbete
Lagar
Landstingsledning
Lärande och förnyelse
Regelverk (moms,
läkemedel m fl)
Nätverk
Kapacitetsplanering
Avtal
Kvalitetsregister (Nysam
mfl)
Revision
Konsultstöd (kund/
patient och
verksamhet)
Ekonomistyrning
Fördelning av bidrag
och donationsfond
Personal
Kompetensutveckling
SKL
Säkerhetsarbete
Uppföljning/avslut
Ekonomiadministration
Kapitalförvaltning
Bokföring/bokslut
Placering finansiella
tillgångar
Internredovisning (TKB)
Budgetering - kassaflöden
Kund- och leverantörsreskontra
Cash-management riskhantering
Kommunikation/information
Stöd för att genomföra huvudprocesser
Arbetsmiljö
Kompetensutvecklingsplaner
Avvikelsehantering
Webb
T4
Systemunderhåll
Introduktion av ny
personal
Rutin- och
funktionsbeskrivningar
Riskidentifieringsarbete
Dokumentation
(mallar för riktlinjer)
Cosmic
Service (förråd, städ)
Electra
Krav specifikation
Rekrytering
Uppföljning
och avslut
(BSC för
ekonomifunktionen)
Ekonomirapport till
landstingets
månadsuppföljning
Kalkylering
Samverkan ekonomi/
HR
Planerings/
analysstöd
Produktionsplanering
Budgetering
Avtal (förhandling,
prissättning,
avtalstrohets-analys
Ledningssystem
Genomförande = huvudprocesser inom ekonomifunktionen, Landstinget i Jönköpings län
Uppföljning/rapportering
Samverkan vid
systemutveckling
Ta kontakt
Resursfördelning
Huvudprocesser
Ledningsgrupper
Budgetfördelning
Samverkansformer
Stödprocesser
Fånga in behov från samhället
Omvärldsanalys
Genomföra möten
Ersättningsberäkning
Processer för ledning/
styrning
Källa för modell av systemkarta: Tom Nolan
Landstinggemensam
process
- Analys och
rapportering
Ekonomi/resurs
Budgetplanering
Statistikstöd