Transcript Korespondensi bahasa Indonesia

KORESPONDENSI
BAHASA INDONESIA
By : Listia Dewi Indriyani
SURAT ?
Komunikasi Bisnis
Memberikan keterangan
Memberikan kuasa
Bukti otentik
Arsip
CIRI SURAT YANG BAIK
Singkat
Ramah
Komunikatif
Jelas
Sopan
Menarik
Bijaksana
Bahasa Indonesia
• Kepala Surat
• Tanggal Surat
• Nomor Surat
• Lampiran
• Perihal Surat
• Alamat Dalam
• Salam Pembuka
• Isi Surat
• Salam Penutup
• Status / Jabatan, tanda tangan
• Nama Jelas
• Inisial
• Tembusan
Bahasa Inggris
• Letter Head
• Date of the letter / Letter’s date
• Number of the lettetr / Letter’s date
• Number
• Enclouser
• Subject
• Addressee
• Salutation
• The message
• Complimentary clousure
• Signature, etc
• Copy carbon / CC
Lay out
Keterangan:
1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau Perihal Surat
6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Status/Jabatan, Tanda
Tangan, Nama Jelas
11. Tembusan
12. Inisial
1
3
4
5
2
6
7
8
9
10
11
12
6
A. BENTUK LURUS PENUH/
FULL BLOCK STYLE
B. BENTUK LURUS/
BLOCK STYLE
1
1
2
2
3
4
5
3
4
5
6
6
7
7
8
8
9
9
10
10
11
--/--
12
11
--/--
12
7
C.
BENTUK SETENGAH LURUS/
D. BENTUK LEKUK/
SEMI BLOCK STYLE
INDENTED STYLE
1
3
4
5
1
2
2
4
5
3
6
6
7
7
8
8
9
9
10
10
11
--/--
12
--/--
11
12
8
E. BENTUK ALINEA MENGGANTUNG/
F. BENTUK RESMI/
HANGING PARAGRAPH
OFFICIAL STYLE
1
1
2
3
3
4
5
4
5
2
6
6
7
7
8
8
9
9
10
10
11
11
--/--
12
--/--
12
9
H. BENTUK RESMI
G. BENTUK RESMI
INDONESIA BARU
INDONESIA LAMA
1
3
4
5
1
2
3
4
5
2
6
6
7
7
8
8
9
9
10
10
11
11
-- / --
12
-- / --
12
36
10

Lipatan
Akordion
11
Kepala Surat / Kop Surat : Terletak dibagian
atas surat, biasanya memuat beberapa
keterangan
penting
seperti
:
nama
perusahaan, alamat, logo perusahaan, dll
Nomor Surat
Berisikan :
Nomor urut surat
Kode surat
Angka bulan
Angka tahun
Contoh : 045/MP-OTK/V/2011
Fungsi Nomor Surat :
Pengarsipan
Mengetahui jumlah surat keluar
Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap selanjutnya
Penjelasan Bagian – bagian Surat
Tanggal Surat :
Nama kota tidak perlu lagi dituliskan bila sudah terdapat
pada kop surat
Tanggal, bulan dan tahun ditulis lengkap
Contoh : 27 Juni 2011
Lampiran :
Sebagai penunjuk bagi penerima tentang adanya
keterangan tambahan
Bila tidak ada lampiran, sebaiknya tidak dicantumkan
LAMPIRAN
Pencantuman jumlah lampiran dengan HURUF atau ANGKA
Contoh : - satu berkas
- 1 berkas
Perihal Surat
Alamat Surat
Soal yang dibicarakan dalam
surat tersebut
tertulis singkat, jelas, menarik
berwujud kata, bukan kalimat
panjang
huruf pertama pada setiap
kata ditulis dengan huruf
KAPITAL
Contoh :
Undangan Rapat
Agustus 2011
Panitia
17
Alamat dalam :
Ditulis pada surat sebagai
pengontrol bagi penerima dan
pengirim
Alamat luar :
Ditulis pada amplop dengan jelas
dan lengkap
Contoh : Yth Bapak Mahardika
Manajer Pemasaran
PT Otsuka Mandiri
Jl. Fatmawati No.11
Jakarta 12095
Penjelasan Bagian – bagian Surat
Salam Pembuka : Sebagai penghormatan pada pihak yang dituju
Contoh : Dengan hormat,
Isi Surat
-Alinea pembuka : Sebagai pengantar surat
Contoh : Membalas surat Saudara tanggal……
Menanggapi surat Saudara nomor ……
-Alinea Isi : Merupakan bagian surat yang menerangkan
maksud penulisan surat
Ketentuannya :
 urutan sistematis
 setiap alinea mewakili gagasan utama
 bahasa sopan dan menarik
 perhatikan penulisan ejaan
 hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim
-Alinea Penutup : Berupa kesimpulan, harapan, terima kasih
Contoh : Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
Contoh SALAH : Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih
Salam Penutup :
Huruf awal ditulis dengan huruf kapital
Diakhiri tanda koma ( , )
Contoh : Hormat kami,
Pengirim Surat :
Pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman surat
Sebutkan indentitas diri : jabatan, nomor induk pegawai, stempel
perusahaan
Nama pengirim tidak diberi garis bawah dan tanda kurung
Contoh :
Hormat kami,
Ttd
Achmad Solihin
Manajer Pemasaran
Tembusan Surat :
Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain
Disusun berdasarkan urutan tingkat/hierarki(dari paling tinggi
jabatan)
Kata arsip tidak perlu dicantumkan
Contoh :
Tembusan :
1. Direktur Jenderal Deperindag
2. Kepala Bagian Perizinan Impor dan Ekspor
Inisial
Singkatan dari nama konseptor surat dan pengetik surat
Berguna untuk mengetahui siapa konseptor dan pengetik surat
tersebut
Contoh :
LD/Ai
LD  Listia Dewi(Konseptor)
Ai  Aida (Pengetik)
18