Transcript 簡報技巧

工業技術研究院 - 資訊與通訊研究所
施煥旭專案組長
2012.3.7
 (02)25432538-108
 (02)25432544
 [email protected]
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施煥旭個人檔案
現任
學歷
經歷
經濟部通訊推動小組 副執行祕書
工研院資通所視訊與光通訊技術組 專案組長
正管理師
1988 年清華大學電機工程所碩士
1986 年清華大學電機工程學士
2010~2011 行政院全球招商聯合服務中心 副執行長
2000~2002 通訊視訊技術推廣部 經理
1995~2000 技術推廣工程師、課長、副理
1988~1995 電通所研發工程師
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施煥旭個人檔案(續)
 擔任多屆台灣精品選拔委員
 擔任第十三屆國家產品形象金質獎選拔委員
 擔任多年研華文教基金會 TiC100 業師志工
 擔任經濟部工業局寬頻暨無線通訊產業發展推動
計畫、網路通訊產業發展推動計畫協同主持人，
榮獲 93、94 年度經濟部工業局績優科技計畫獎
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課程目標
 如何擬定簡報主題與內容
 利用「一句話」技巧抓住簡報重點
 如何利用肢體語言加分
 學習回答問題的技巧
 參與實地演練，互相學習求進步
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課程內容
 簡報的價值
 簡報內容規劃
 簡報技巧演練(眼神接觸、肢體語言、聲音語調)
 有效的信息傳達的技巧(三部曲)
 聆聽及回答問題的技巧(Question Behind Question)
 簡報技巧演練
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參考資料
 梁大同，實用專業簡報技巧，工研院光電所，2000
 商業周刊各期
 www.bk.url.tw
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簡報技巧演練
主題: 自我介紹 + 對今天課程的期望
時間: 一分鐘
提醒:  五十秒時揮手
 一分鐘按鈴並停止
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內容大綱
 簡介
 肢體表達技巧
 簡報規畫技巧
 信息傳達技巧
 排除干擾及回答問題之技巧
 結語
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簡報之重要性
 簡報之目的/動機
– 爭取支持
– 共享個人之心得
– 找到〝MAN〞
– 解決問題
 簡報對個人之潛在價值
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第一印象之形成
 非語言溝通 (肢體、衣著…)
 語氣 (說話的方式及音調)
 遣詞用字 (說的話)
絕無第二次機會重建第一印象
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正確穿著發揮領袖魅力
作者：趙凡誼
資料來源：2003-03-09/經濟日報19版
 你一定聽過形象管理中相當著名的「7/38/55定律」，指的就是
在別人的觀感中，有 7% 在於講話內容，38% 則是講話時口氣、
手勢與肢體語言，55% 則來自於外表。可見建立外表這種非語
言溝通魅力的重要性。
 資深形象管理顧問陳麗卿說：「穿著是顯示個人特質最直接的
一個外顯語言，也是營造個人磁場很重要的關鍵。」她認為包
裝外表來呈現實力，是現代人應有的智慧，以專家的眼光出發，
外表塑造除能強化個人特質，也能強化專業形象，提昇個人能
見度等，當光環更加突顯後，事業自然能達到事半功倍的效果。
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聽眾心理學
100
聽
眾
比
例
80
觀察型
冷漠型
回應型
60
40
20
0
聽眾型態
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簡報與演講之差別
 雙向溝通為主
 使用視聽器材
 口才好壞影響不大
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緊張
 緊張的原因
 緊張的改善方法
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簡報之心理障礙

Page-15
簡報之心理障礙







表達能力不足
不知道聽眾需求
對聽眾的背景不了解
怕被問倒
得失心重
準備時間不足
資料準備不足





專家在場
報告時間不足
專業不足
對內容不瞭解
氣氛冷清
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簡報實例分析
成功的原因:
失敗的原因:


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簡報實例分析
 成功的原因:
–
–
–
–
得到想要的東西
邏輯條理清晰
重點明確
簡報風格、生動、
表達能力強
– 輔助工具順暢
 失敗的原因:
– 語調平淡;唸講稿
– 不信任
» 數據的引用
» 內容的專業
– 硬體故障
– 被問倒、詞不達意、
無條理
– 本身怯場;失態;嚴
肅;儀表差
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簡報成功之要素
 知識 (Knowledge)
 自信 (Confidence)
 可信度 (Credibility)
 熱忱 (Enthusiasm)
 誠懇 (Sincerity)
 經驗/技巧 (Experience)
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利用NLP滿足聽眾需求
 Neuro-Linguistic Programming
– Visual 視覺型
– Auditory 聽覺型
– Kinesthetic 觸覺/感覺型
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內容大綱
 簡介
 肢體表達技巧
 簡報規畫技巧
 信息傳達技巧
 排除干擾及回答問題之技巧
 結語
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肢體溝通技巧
 傳遞非語言之信息
 控制局面
 加深聽眾記憶
 營造有利之氣氛
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眼神的力量
 常犯的錯誤:
– 看上、下、窗外、螢幕
– 只注視前排聽眾/少數人
– 眼神不停閃爍、巡視
 負面影響:
– 不尊重，無法掌握聽眾，無自信心
– 忽略多數人
– 過度刺激視覺神經，分散自己的注意力
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眼神的力量(續)
 解決方法:
–
–
–
–
鎖住眼神在某一人後再開始表達
講完一句話後再轉移目標 (五秒左右)
在全場每一區域找一個固定目標
輪流掃瞄這些目標
 優 點:
–
–
–
–
立即察覺聽眾反應
加強親切感
具備說服力
表現誠懇
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聲音的力量
 常犯的錯誤:
– 音量太小
– 聲調平淡/戲劇化
– 說話速度太快/太慢
 負面影響:
– 音量太小易使聽眾失去注意力
– 聲調平淡令人乏味，戲劇化令人感覺不真實 (演戲)
– 說話速度太快令人不易聽懂，速度太慢令人有挫
折感
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聲音的力量(續)
 解決方法:
–
–
–
–
–
音量大小與聽眾人數配合
重點詞句應使用不同音調/速度
每一字發音清晰
速度適中，調節呼吸，開講前〝暖音〞
掌握〝停 頓〞之效果
 預期效果:
–
–
–
–
–
清楚地傳遞信息
吸引聽眾之注意力
具說服力
展現誠懇
反射自信心
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身體語言的力量
 常犯的錯誤:
–
–
–
–
–
左右、前後搖晃
無意志走動
姿態僵硬
玩弄手中物品
戲劇化姿勢/手勢
 負面影響:
– 分散聽眾注意力
– 令人感覺不真實(演戲)
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身體語言的力量(續)
 解決方法:
–
–
–
–
–
適度的微笑，放鬆心情
平衡身體重心
不用手勢時兩手平放兩側
如果緊張可稍用手勢，應在腰部以上
切忌手勢過多
 預期效果:
–
–
–
–
吸引聽眾之注意力
手勢強化重點
表現自然、親切
反射自信心
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小
結
 簡報技巧需要全部身體的和諧表現
– 眼神
– 聲音
– 身體語言
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簡報技巧演練
主題: 說明並接受發問
時間: 四分鐘
提醒:  三分鐘時揮手
 四分鐘按鈴並停止
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內容大綱
 簡介
 肢體表達技巧
 簡報規畫技巧
 信息傳達技巧
 排除干擾及回答問題之技巧
 結語
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簡報心法
 “我” 的好對 “你” 有什麼幫助?
 三部曲:
– 表面的意義
– 背後的意義
– 造成的影響
 解決問題為出發點
 改變命題 (Ex: “要不要做” 改為 “要怎麼
做”)
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報告內容規畫
 常見的問題:
– 內容、資料過多 (Information Overload)
– 訊息不明確 (Unclear Messages)
– 冗長 (Dragging)
 確認簡報之目的，擬定核心主題
 明確寫出想要達到的目標
 蒐集相關資料、圖表 ( 份量、關聯、品質、新近 )
 分析聽眾背景及需求
 構思重點詞句、範例、笑話
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聽眾分析
 背景 (職級、工作屬性、領域)
 人數
 經驗
 期望
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學習過程中之記憶率
100%
A
B
C
75%
50%
25%
0%



POINT IN TIME
WHEARE LEARNING
STARTS
1 HOUR
2 HOURS POINT IN
TIME WHERE
LEARNING ENDS
Ref.:The Mind Map Book, Tony Buzan,Plume/Penguin Group
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成年人之記憶暫存率
 閱讀
16%
 眼見
20%
 耳聽
30%
 眼見 + 耳聽
50%
 眼見 + 耳聽 + 問答 70%
 參與 & 互動
90%
•資料來源:商業周刊
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成人學習的模型
 Tell me
聆聽容易遺忘，
 Show me
目睹幫助記憶，
 Let me try
實習令人明白，
 Feedback
教學永難忘懷。
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簡報內容之架構組織
(IBC)
Introduction
Body
Conclusion
完整的〝故事〞 Deliver a complete story
目標單純、訊息明確 Deliver one message at a time
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簡報型態
 敘述式(Informative Format):
– 開場  簡介  主體  結論  收尾
 說服式(Persuasive Format):
– 開場  指出問題  造成之影響  解決方案
 結論
 收尾
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開場
(Opener, Introduction)
 用意:
– 安定聽眾情緒
– 吸引注意力
– 引起興趣及動機
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常見的開場方式
 問候、自我介紹(切忌過度謙虛、找藉口)
 引述名人名言(或看法)
 分享真實經驗(個人或友人)
 揭露驚人事實(或統計數字)
 公佈結論
 反問聽眾
 ‥‥‥
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跨世紀主管應有的思維
作者：呂鴻德 博士(中原大學教授)
2005-05-24
我想我今天跟各位想討論的是有關新世紀領導者特質與風格，一開始我用一些小
故事作為我今天的開始。
當我有一天回家的時候，我太太告訴我一個小故事：你知道嗎？為什麼我們家種
的豆芽菜細細乾乾的，而專家種的豆芽菜為什麼種出來肥肥胖胖的！我說我搞不清楚。
太太就解釋了，今天中國時報登出來一個故事，我們家種豆芽菜是小孩子在玩，
所以把它丟進了培養皿，他愛怎麼長就怎麼長，長出來又細又乾、光合作用；但專業
種豆芽菜就不是這樣喔！當種子灑下的時候，它會在上面蓋上一層重物，這重物可能
是玻璃墊或投影片，所以當種子蹦出來的第一個時間，它碰到的就是個壓力，它就必
須告訴自己，我必須把自己的臂膀變肥厚才能夠舉起這個重物，而且他們在舉的時候，
彼此之間有個默契，他們都會一起喊一句話：「一、二、三頂」、「一、二、三頂」，
頂的這邊太快的話壓力會往另一邊傾斜，另一邊就永遠長不起來了；所以各位如果有
到福華飯店吃一道名菜叫炒豆芽，那個豆芽胖到裡面可以塞肉，妳就知道這豆芽有多
胖了。
所以古老的中國人有一句老話「壓力是成長的開始」，各位，壓力是成長的開始；
所以各位以後夾起豆芽菜在吃的時候，你看到它長的很胖，你要對它越尊敬，因為它
是經過逆境中的成長。
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主體
 確立內容(專業導向)
 注意邏輯連貫性
 掌握時間
 多用圖表少用文字
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結尾
 摘要總覽
 強調重點、延展思考空間
 凝結氣勢
 澄清疑點、收尾
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常見的收尾方式
 覆述重點(Key Points)
 表達對解決問題的信心
 請求聽眾採取特定行動
 描述美好的未來
 引述名人名言(或看法)
 ‥‥‥‥
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投影媒體之製作
 基本原則
– 平均每頁份量約 1~2 分鐘之說明
– 使用標題
– 字體應統一並盡量放大
– 重點/主要詞句可用不同字體表示
– 錯別字主動提出更正
– 符合企業對外統一形象
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投影媒體之製作(續)
 文字
– 重點摘要即可，切忌整句陳述
– 每頁重點應少於 六行
 圖、表
– 應〝特別〞製作
– 註明單位、年份、資料來源
– 注意資料之合理性
完成後請同僚、長官批評修正
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事前之準備
 場地:
– 地理位置(地址、電話、會議室)
– 硬體設備狀況/使用方法
– 桌椅排列方法
– 講台位置
– 燈光/溫度之操作方式
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事前之準備(續)
 個人:
– 安排投影片順序(含備用投影片)
– 準備輔助教材
– 適當衣著
– 盡量不改變生活規律
– 提早到達現場熟悉臨場感及與聽眾寒喧
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事前之準備(續)
 “Stay Hungry, Stay Foolish”
-- Steve Jobs
“求知若渴，虛心若愚”
 “Stay Hungry, Stay Foolish”
--北韓
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內容大綱
 簡介
 肢體表達技巧
 簡報規畫技巧
 信息傳達技巧
 排除干擾及回答問題之技巧
 結語
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信息傳達技巧
 面臨之狀況:
– 聽眾之注意力移至投影片
– 簡報者必須面對螢幕/投影片
 產生之問題:
– 與聽眾失去〝連線〞(Out of sync)
– 短暫間無法掌握聽眾
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信息傳達技巧(續)
 解決方法:
– 解說投影片基本內容
» 滿足聽眾好奇心
– 指到重點、轉身、開口
» 持續掌握聽眾
– 詳細解說內容
» 先說明圖表之雙軸、項目、單位
» 要指出趨勢、背後的意義、造成的影響
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培養解說能力的方法
 重點找出來的方法
(一句話、二句話、五句話、一分鐘、三分鐘)
 電梯測驗
 標題學習
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藍牙(Bluetooth)
 短距離的通訊
 用來取代一些接線
– EX:電腦與週邊設備，手機與週邊設備
 在 2.4 GHz 的頻段
 利用 Frequency Hopping 技術完成
 每個晶片價格 5 美元以下
 採用 CMOS 製程
 2005年每年有 15 億美元 的市場規模
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清華大學
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業界合作模式
主導性
新產品
國外
公司
•先期技轉
•成果技轉
技術引進
與合作
資通所
(業界合作)
零件
供應商
零件
開放實驗室
&育成中心
合作
廠商
工業局
園管局
技轉
廠商
•技術服務
•委託開發
銷售/
標案
經銷商
客戶
•共訂規格
•合作開發
•學界/業界分包
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電梯測驗 (麥肯錫顧問公司)
一定要完全清楚自己設計出的解決方案(你
的產品或事業)，如此你才有辦法在 三十秒 的
時間內明白精確地向你的客戶(顧客或股東)闡
釋自己的理念。如果能夠做到這點，在對於自
己工作充分掌握的情況下，你也就可以順利推
銷自己的解決方案。
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聆聽技巧
 該做
–
–
–
–
維持眼神接觸(eye contact)
傾聽(active listen response)
確認聽懂了沒(check for understanding)
尋求雙方的解決方案(seek mutuality of solution)
 不該做
– 左顧右盼
– 防禦心態和妄下斷語
– 只顧強迫對方接受自己的提案
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聆聽注意事項
 聽完問題之後再回答
 會說話其實是會聽話
 瞭解對方背後真正的需求
 站在對方角度思考
 關心對方的感受
 要訣：眼神+表情+提問+動作
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簡報高招











面對聽眾，鞋子與白板垂直站立
重點不僅在傳達而且在接收
說話時要聽到自己的聲音清晰有力
熟記關鍵數字
好的簡報節省時間
會說話其實是會聽話
最拿手的事一輩子都不要放棄
說服別人要誠心而不是技巧
別人看到的是你表現出來的(自己還會加上潛能)
面面俱到與周到
少用負面字眼
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內容大綱
 簡介
 肢體表達技巧
 簡報規畫技巧
 信息傳達技巧
 排除干擾及回答問題之技巧
 結語
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排除干擾之技巧
 手機
– 要求關機 or 轉為振動
 聽眾〝談天〞
– 用眼睛注視
– 停頓
– 詢問是否有問題
– 走進問題點
– 遠離問題點
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排除干擾之技巧(續)
 聽眾質疑內容
– 認知不同觀點
– 陳述自己知道的內容
– 延遲討論
 聽眾兩方爭執
– 控制場面、歸納要點、延遲討論
 聽眾發呆、打瞌睡
– 走進問題點、遠離問題點
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回答問題之技巧
 舉手尋求問題、選擇問題
 若不清楚問題可要求重述一遍或轉述問題
 眼神離開發問者，向全體聽眾回答
 不要只回答『是』、『否』
 不要看著發問者，如果不期望後續問題
 不知為不知，切忌強詞奪理、規避問題
 運用或聯合他人回答
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回答問題之技巧(續)
 不友善的問題要婉轉回答，切忌造成聽眾聯合
–
–
–
–
–
–
–
–
在回答這問題之前，〝我們〞必須瞭解…
就我記憶所及…
這是見仁見智的問題，…
這不是對與錯的問題，而是程度上的問題…
對這個問題要分幾方面來回答…
我不能回答這個問題，因為…
這要看〝我們〞從那個觀點來看，…
我不記得了!
 準備問題自問自答，以免無人發問
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簡報技巧演練
主題: 說明並接受發問
時間: 四分鐘
提醒:  三分鐘時揮手
 四分鐘按鈴並停止
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內容大綱
 簡介
 肢體表達技巧
 簡報規畫技巧
 信息傳達技巧
 排除干擾及回答問題之技巧
 結語
Page-68
結
語
 健全的準備是成功的一半，能夠用出更重要
 妥善的使用表達技巧，可消除大多數的心理障礙
 依個性發展出具個人風格之表達方式
 隨時學習別人的優點、長處
 累積經驗--爭取/利用各種簡報之機會
 其他補充資料
金玉良言:練習!練習!練習!!
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練習再練習
心中醒，
口中說，
紙上作，
未親身習過皆無用也。
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資料製作-小TIPS
 一張一張之間的連貫性
 一句一句之間的連貫性
 以動詞開頭的一致性
 結果的一致性
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推廣重要事蹟
 成果暫居全院之冠
 推廣成果暫居全院之冠
 善用專長增加互動效益
 善用院所與廠商之專長增加互動效益
 服務廠商數大幅增加
 擴大本院對產業服務
 技術擴散與收入顯著提升
 增加本院技術擴散與收入
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資料製作-小TIPS(續)
 所有的縮寫加上註解
 不會講的內容不要出現在投影片上
 檢查有無錯字 (自己先提出更正)
 資料位置儘量集中在中間
 在資料的 三分之一 ， 三分之二 處做記號
提醒自己
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簡報-小TIPS
 事先想好開場白
 聽話 (聽懂別人說的話)，可重複其問題內容和次序
後求証
 針對聽眾 (or 來訪者) 背景不同，說明時舉例內容不
同------增加參與感
 回答問題時，若重複字眼已經出現------轉換另一種
說法回答問題
Page-74
簡報-小TIPS(續)
 回答問題時若 10 秒內可答完則直接回答，否則延後
回答問題
 找個人幫你記錄問題以避免遺漏
 有時承認問題回答可能不完整，帶回研究，或因為
層級不夠------留下問題提出人之連絡方式
 事先要一份學員名單預先瞭解成員，並在回答問題
時瞭解提出問題人之背景、姓名
 事先說明請提出問題人之公司名稱及姓名，或回答
問題前詢問
Page-75
數字會說話
 蒐集相關數字
– PC 產量 / 半導體產業
– 人口數
– 用戶數
 數字的合理性
– 計算每台價格
– 計算每人平均消費
– 計算 scale 的合理性
 增加簡報的說服力
– 新竹科學園區
– Revenue ( 8000 億元/年)
– 就業人口 (大約 10 萬人)
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姓名 (NAME):
視覺 (VISUAL)
聲音 (VERBAL)
姓名 (NAME):
視覺 (VISUAL)
聲音 (VERBAL)
1.緊張 (NERVOUSNESS)
2.姿勢 (Posture)
3.手勢 (Hands)
4.眼晴接觸 (Eye Contact)
1.音量 (Volume)
2.語調 (Inflection)
3.速度 (Pace)
4.口頭襌 (Non-words)
1.緊張 (NERVOUSNESS)
2.姿勢 (Posture)
3.手勢 (Hands)
4.眼晴接觸 (Eye Contact)
1.音量 (Volume)
2.語調 (Inflection)
3.速度 (Pace)
4.口頭襌 (Non-words)
姓名 (NAME):
視覺 (VISUAL)
聲音 (VERBAL)
姓名 (NAME):
視覺 (VISUAL)
聲音 (VERBAL)
1.緊張 (NERVOUSNESS)
2.姿勢 (Posture)
3.手勢 (Hands)
4.眼晴接觸 (Eye Contact)
1.音量 (Volume)
2.語調 (Inflection)
3.速度 (Pace)
4.口頭襌 (Non-words)
1.緊張 (NERVOUSNESS)
2.姿勢 (Posture)
3.手勢 (Hands)
4.眼晴接觸 (Eye Contact)
1.音量 (Volume)
2.語調 (Inflection)
3.速度 (Pace)
4.口頭襌 (Non-words)
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