Transcript Inköpsavdelningens organisation och struktur

Kapitel 13
Inköpsavdelningens
organisation och struktur
Program





Inköpsfunktionens struktur i organisationen
De bakomliggande faktorer som avgör inköps roll,
position och organisationsuppbyggnad.
Nivåer för uppgifter, ansvar och befogenhet
Organisationella strukturer inom inköpsfunktionen
Befattningsprofiler inom inköp
Inköpsfunktionens organisationsstruktur


Beror starkt på verksamhetens egenskaper och
omvärldsfaktorer
Olika nivåer av centraliserad eller
decentraliserad struktur
 Centraliserad
 Centraliserad
hybrid
 Hybrid
 Decentraliserad
hybrid
 Decentraliserad

Vanligtvis väljs en blandad organisationsstruktur
Inköpsdirektörens rapporteringskanal
Organisationell
rapporteringskanal/linje
2003
1995
1987
Totalt
Totalt
Totalt
#
%
#
%
#
%
Vice verkställande direktör
48
16.90 %
54
18.75%
6
2.06%
Ekonomidirektör
46
16.20%
34
11.18%
21
7.22%
Vicedirektör
43
15.14%
47
15.46%
54
18.56%
Verkställande direktör
41
14.44%
48
15.76%
47
16.15%
Operativ direktör
21
7.39%
-
-
-
-
Administrativ direktör
21
7.39 %
26
8.55%
40
13.75%
Produktionsdirektör/ chef drift- och
tillverkning
19
6.69 %
48
15.79%
71
24.40%
Övriga
19
6.69 %
18
5.92%
23
7.90%
Koncernchef/Chef stödfunktioner
17
5.99%
2
0.66%
-
-
Material/logistikchef
5
1.76%
22
7.24%
25
8.59%
Konstruktionschef
4
1.41%
2
0.66%
4
1.37%
284
100.00%
304
100.00%
291
100.00%
Sammanlagt
Johnson and Leenders (2004)
Organisationsstruktur för försörjning
Organisationsstruktur
2003
1995
1987
Totalt
Totalt
Totalt
#
%
#
%
#
%
Centraliserad
72
25.35 %
69
22.85%
83
28.04%
Centraliserad hybrid
116
40.85 %
-
-
-
-
Hybrid
28
9.86 %
196
64.90%
175
59.12%
Decentraliserad hybrid
46
16.20 %
-
-
-
-
Decentraliserad
22
7.75 %
37
12.25%
38
12.84%
Sammanlagt
284
100.00%
302
100.00%
296
100.00%
Johnson and Leenders (2004)
Dessa siffror visar att inköp, under de senaste årtiondena, har blivit
betydligt mer synligt i högsta ledningen i större företag
Faktorer som påverkar inköpsavdelningens
rapporteringshierarki


Den organisationella
lokaliseringen beror på vilken
syn ledningen har på
inköpsfunktionen.
Ledningen syn beror på
följande faktorer:

Inköpens andel av
slutproduktens
tillverkningskostnad
 Företagets ekonomiska
ställning
 Till vilken omfattning företaget
är beroende av
leverantörsmarknaden
Inköpsavdelningen rapporterar till
Ledning
Inköpsavde
lningens
Omsättning
shastighet
Hög
Låg
Teknisk
komplexitet
Hög
Låg
Logistisk
komplexitet
Hög
Låg
Strategisk
betydelse
Hög
Låg
Produktionsledning
Logistikstyrning
x
Ekonomiledningen
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Uppgifter, ansvar och befogenheter
Strategiska inköpsbeslut (långsiktig påverkan)

Utveckling och utfärdande av riktlinjer för verksamheten, processer och
arbetsbeskrivningar som ger inköpsavdelningen befogenheter
 Utveckling och implementering av program för granskning och revision
 Outsourcing av aktiviteter och/eller funktioner
 Etablerande av långtidsavtal med prioriterade leverantörer
 Införande av en leverantörsstrategi baserad på multi- eller single
sourcing
 Större investeringar
 Beslut om ekonomiska investeringar i leverantörer (dvs. integration i
tidigare led)
 Utformande av policyer avseende internprissättning och internhandel
 Utformande av policyer avseende reciproka avtal, motköpsavtal etc.
Uppgifter, ansvar och befogenheter
Taktiska inköpsbeslut (påverkan på medellång tid)


Koncernavtal och/eller årsavtal
Utformande och utveckling av program för värdeanalys
 Införande och utförande av kvalitetscertifieringsprogram för leverantörer
 Val och kontraktering av leverantörer i allmänhet
 Program inriktade på minskande av leverantörsbasen
Operativa inköpsbeslut (kortsiktig påverkan)




Orderprocess
Leveransbevakningsaktiviteter avseende frisläppta order
Fakturahantering och betalning
Problemlösning
 Övervakning och utvärdering av leverantörers prestationsförmåga
Uppgifter, ansvar och befogenheter

Förhållanden mellan tre ledningsnivåer och några ledande
befattningar
Ledande befattning
Högsta
ledningen
Strategisk nivå
Taktisk nivå
Operativ nivå
X
Logistikledningen
Inköpsledningen
X
X
X
X
Inköps- Inköpsassistent/
ansvarig materialplanerare
X
X
X
Organisationsstrukturer för inköp

Strukturer för företag uppdelade på flera enheter


Decentraliserat inköp: Affärsenheten är ansvarig för alla inköpsbeslut
Stabs/linjeorganisation: både koncerninköp och inköp inom affärsenheten
finns parallellt och delar upp ansvar och aktiviteter mellan sig.
 Centraliserat inköp: central inköpsavdelning som är ansvarig för strategiska
och taktiska inköpsbeslut
 Hybridstruktur: kombination av de tre föregående strukturerna med syfte att
kombinera gemensamma behov mellan verksamhetsenheterna. Det finns olika
sorters samordning: Frivillig koordinering, Inköpsledare och Ledande
designkoncept.
 Tvärfunktionella sourcingteam: kontraktering sker centralt genom ett
sortimentsteam. Men, alla operativa inköpsaktiviteter är decentraliserade.
Organisationsstrukturer för inköp
Centraliserat versus decentraliserat inköp: Några kriterier att
beakta:







Gemensamhet i inköpsbehoven
Geografisk lokalisering
Leverantörsmarknadsstruktur
Besparingspotentialer
Behov av expertis
Prisvariationer
Kundbehov
I praktiken utgör dessa faktorer beslutsgrunder för att bestämma
om man ska köpa centralt eller på annat sätt.
Organisationsstrukturer för inköp
Ledningsgrupp
Koncernstab
Koncerninköp
Division A
Produktion
Marknadsföring/försäljning
Division B
Produktion
Marknadsföring/försäljning
Division C
Produktion
Marknadsföring/försäljning
Struktur för centraliserad inköpsorganisation (exempel)
Organisationsstrukturer för inköp
Ledningsgrupp
Koncernstab
Koncernstab
Division A
Inköp
Produktion
Marknadsföring/försäljning
Division B
Inköp
Produktion
Marknadsföring/försäljning
Division C
Inköp
Produktion
Marknadsföring/försäljning
Struktur för centraliserad inköpsorganisation (exempel)
Organisationsstrukturer för inköp
Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp
Fördelar





Direkt ansvar för de operativa
bolagen
Stark kundorientering
gentemot den interna
mottagaren
Mindre byråkratiska
inköpsprocedurer och större
operativ flexibilitet
Mindre friktion tack vare
samordning
Direkt kommunikation med
leverantörer
Nackdelar





Utspridd köpkraft, brist på
skalfördelar
Inte enhetlig behandling av
leverantörer
Utspridda leverantörsmarknadsundersökningar
Begränsade möjligheter att
bygga särskild expertis för
inköp, leverantörsmarknader.
Olika kommersiella
inköpsvillkor hos de olika
operativa bolagen
Organisationsstrukturer för inköp
Ledningsgrupp
Koncerninköp
Division A
Inköp
Produktion
Koncernstab
Division B
Marknad /
försäljning
Inköp
Produktion
Division C
Marknad /
försäljning
Inköp
Produktion
Hierarkisk struktur
Funktionell struktur
Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)
Marknad /
försäljning
Organisationsstrukturer för inköp
+ Ledande person
o Medlem
Inköpsdirektör
Division
nr. 1
Division
nr. 2
Inköpschef
o
o
o
+
Inköpschef
+
+
+
Division
nr. 3
Inköpschef
o
o
o
o
Inköpschefernas
råd
Division
nr. 4
Inköpschef
Globala sortiments råd
- Kabelkontaktorer
- Kemikalier
- Kretskortsmontage
- etc.
Division
nr. 5
Inköpschef
o
o
o
o
o
Division
nr. 6
Inköpschef
o
o
o
Tvärfunktionella inköpsteam vid IBM
Van Weele och Rozemeijer (1996)
Konsekvenser för professionella inköpare
Funktion
Ansvar
Kunskaper som krävs
Inköpsdirektör (CPO)
Utveckla företagets sourcingstrategier,
system och
rapporter.
Allmänna ledaregenskaper
Ledarskap
Kommunikationsförmåga
Koncerninköpare
Strategiska sortiment
Kommersiella färdigheter
Långsiktig planeringshorisont
Bred affärsinriktning
Kommunikationsförmåga
Kategoriinköpare
Nya material och
komponenter
Nya leverantörer
Allmän teknisk utbildning
Medellång planeringshorisont
Kommersiella färdigheter
Kommunikationsförmåga
Projektinköpare
Investeringsvaror, varor för
underhåll och tjänster
Projektledaregenskaper
Teknisk utbildning
Inköpare
ickeproduktrelaterat
Allmänna varor, anläggningsmaterial
och tjänster
Generalist
Företagsadministration
Kommunikationsförmåga
Operativ inköpare
Materialplanerare
Materialplanering
Orderhantering
Problemlösning
Leverantörsvärdering
Allmänna kunskaper
Pragmatisk Kunddriven
Stresstålig
Konsekvenser för professionella inköpare

Jämfört med tio år sedan är professionella
inköpare:
 Högre
utbildade (handelshögskola, master)
 Ansvariga för mer pengar
 Oftare kvinnor
 Förhandlar oftare fram långtidsavtal
 Inblandade i outsourcingbeslut
 Tar den globala marknaden i beaktning
 Minskar kostnader och antal leverantörer
Slutsatser



Inköpsstrukturer verkar variera mycket mellan företag. Detta beror
på högsta ledningens syn på inköp och försörjning.
Vid analys av omfattning, uppgifter, ansvar och befogenheter för
inköpsfunktionen skiljer vi på strategisk, taktisk och operativ nivå.
Inköpsstrukturer verkar vara volatila: en period av centraliserat inköp
följs ofta av en förändring i motsatt riktning.