Transcript 機密文書檔案法規
機密文書處理法規暨實務講習 行政院秘書處 95年6月26日 1 人民知的權利與公務機密 人民有知的權利，但公務機密往往涉及國 家安全及利益、或與政務有重要影響、或 涉及個人隱私暨權益，因此世界各國均對 公務機密嚴加保護，即使在定有政府資訊 公開法的民主先進國家，亦明文規定將公 務機密列為不公開事項 。 2 法源依據 檔案法 (91年1月1日施行) 國家機密保護法及其施行細則(92年10月 1日施行) 機密檔案管理辦法(94年5月10日修正) 文書處理手冊(93年1月8日修正) 3 公務機密法制之變革 公務機密之維護，過去係以49年2月26日發布 的「國家機密保護辦法」為依據。 「國家機密保護法」及「國家機密保護法施行 細則」已於92年2月26日公（發）布，規定自 同年10月1日施行，並於施行日廢止「國家機 密保護辦法」。 為因應機密法規之異動，行政院已於93年1月8 日修正「文書處理手冊」部分有關公務機密維 護規定。 4 機密文書之類型 機密文書區分為『國家機密文書』及『一 般公務機密文書』。 國家機密事項，依國家機密保護法及其相 關規定辦理。。 一般公務機密事項，依相關法規及保密規 定辦理。 5 國家機密之意義 定義： 為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持 有或保管之資訊，經依國家機密保護法核定機密等級之 文書者 (國家機密保護法第2條) 國家機密之範圍如下：(國家機密保護法施行細則第2條) 1.軍事計畫、武器系統或軍事行動 2.外國政府之國防、政治或經濟資訊 3.情報組織及其活動 4.政府通信、資訊之保密技術設備或設施 5.外交或大陸事務 6.科技或經濟事務 7.其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者 6 國家機密之核定 應於必要之最小範圍內為之，且為貫徹行 政資訊公開原則，保密期限依機密等級， 分別有絕對機密不得逾30 年、極機密不 得逾20 年、機密不得逾10 年等規定 7 國家機密之等級區分 國家機密等級依國家機密保護法第4條規定， 區分如下： 絕對機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利 益遭受非常重大損害的事項。 極機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益 遭受重大損害的事項。 機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭 受損害的事項。 8 一般公務機密之意義 定義：指本機關持有或保管之資訊，除國家 機密外，依法令或契約有保密義務者 。 種類繁多，且散見於各種法規中。 文書處理均為〔密〕等級。 9 一般公務機密之核定 因各政府機關或個人權益應行保密之事項，種 類繁多，且散見於各種法規中，復以契約或行 政事務經緯萬端、錯綜複雜，恐難明定最高保 密期限。法律規定「一般公務機密」之事項， 主要係為保護個人安全（如檢舉人身分）、隱 私（如醫療、財務等或犯罪紀錄等）或為確保 政府機關行政運作（如人事採購作業等），除 政府機關行政運作過程須保密之事項，可於行 政目的達成後予以解密外，其餘有關個人權益 之保護，並無完成期限，依法即應持續保密。 10 一般公務機密之種類及適用法令 （一）職務秘密 公務員有絕對保守政府機關機密之義務，對於機 密事件無論是否主管事務，均不得洩漏，退職後 亦同。（公務員服務法第4條） 檢察官、檢察事務官、司法警察官、司法警察、 辯護人、告訴代理人或其他於偵查程序依法執行 職務之人，不得公開揭露偵查中因執行職務所知 悉之事項。 （刑事訴訟法第245條第3項） 11 一般公務機密之種類及適用法令 （一）職務秘密 稅捐稽徵人員對於納稅義務人提供之財產、 所得、營業及納稅等資料，除對下列人員 及機關外，應絕對保守秘密（稅捐稽徵法 第33條） 調查機關或保育人員，對於受檢之工商軍 事秘密，應予保密。 （野生動物保育法 第12條第3項） 12 一般公務機密之種類及適用法令 （一）職務秘密 各機關辦理調查、統計人員對各種統計 調查取得之個別資料應予保密。 （統計 法施行細則第45條） 檢查機關與人員，對於受檢之工商、軍 事秘密，應予保密。 （水污染防治法第 26條第4項） 13 一般公務機密之種類及適用法令 （一）職務秘密 調處委員或經辦調處事務之人員，對於調處事 件，應保守秘密。 （公害糾紛處理法施行細則 第17條第2項） 勞動檢查員不得洩漏受檢查事業單位有關生產 技術、設備及經營財務等秘密。 （勞動檢查法 第11條第1項2款） 勞資爭議調解委員、參加調解及經辦調處事務 之人員，對於調處事件，應保守秘密。 （勞資 爭議處理法第23條） 14 一般公務機密之種類及適用法令 （二）郵電秘密 在郵電機關執行職務之公務員，開拆或隱匿投 寄之郵件或電報構成妨害郵電秘密罪（刑法第 133條）。 中華郵政公司或其服務人員因職務知悉他人秘 密者，有保守秘密之義務。（郵政法第11條） 電信事業或其服務人員對於電信之有無及其內 容，應嚴守秘密。 （電信法第7條第1項） 15 一般公務機密之種類及適用法令 （三）業務秘密 醫師、藥師、藥商、助產士、宗教師、律師、 辯護人、公證人、會計師或其業務上佐理人， 或曾任此等職務之人，無故洩漏因業務知悉或 持有之他人秘密者，處一年以下有期徒刑、拘 役或五百元以下罰金。（刑法第316條） 醫師、藥師對於因業務而知悉或持有他人病情 或健康資訊，不得無故洩漏。 （醫師法第23條、 藥師法第14條） 16 一般公務機密之種類及適用法令 （三）業務秘密 護理人員或護理機構及其人員對於因業務 而知悉或持有他人秘密，不得無故洩漏。 （護理人員法第28條） 醫療機構及其人員因業務而知悉或持有他 人之秘密，不得無故洩漏。 （醫療法第49 條） 17 一般公務機密之種類及適用法令 （四）採購秘密 機關辦理採購，其招標文件於公告前應予保 密。機關辦理招標，不得於開標前洩漏底價， 底價於開標後至決標前，仍應保密。機關對 於廠商投標文件，除供公務上使用或法令另 有規定外，應保守秘密。（政府採購法第34 條） 18 一般公務機密之種類及適用法令 （五）人事秘密 人事秘密者，指辦理公務人員任用、遷調、 考核等業務應保守之秘密： 考試秘密：典試委員長、典試委員、命題委 員、閱卷委員、審查委員、口試委員、實地 考試委員及其他辦理考試人員應嚴守秘密， 不得徇私舞弊、潛通關節、洩漏試題；違者 依法懲處，其因而觸犯刑法者，加重其刑至 二分之一。（典試法第28條） 19 一般公務機密之種類及適用法令 （五）人事秘密 各機關辦理陞遷業務人員，不得洩漏秘密。 （公務人員陞遷法第16條） 辦理考績人員，對考績過程應嚴守秘密，違 者按情節輕重，予以懲處。（考績法第20條） 考績委員會委員、與會人員及其他有關工作 人員應遵守考績法第20條之規定，並對考績 結果在核定發布前嚴守秘密，不得洩漏。 （考績委員會組織規程第7條） 20 一般公務機密之種類及適用法令 （六）陳情檢舉 行政機關對人民之陳情有保密必要者，受理機 關處理時，應不予公開。（行政程序法第170 條） 受理檢舉機關，對於檢舉人姓名、性別、出生 年月日、國民身分證統一編號或護照號碼、居 所或服務機關、學校、團體，及被檢舉人之姓 名或其他足資辨別之特徵等資料及檢舉書、筆 錄或其他有關資料，應予保密。 （獎勵保護檢 舉貪污瀆職辦法第10條） 21 機密文書保密期限 國家機密文書： 1、絕對機密－不得逾30年。 2、極機密－不得逾20年。 3、機密－不得逾10年。 4、機密文書涉及國家安全情報來源或管道之 國家機密，應永久保密。 一般公務機密文書保密期限，依法令或契約規 定期限，予以保密。 22 機密文書處理流程圖 創稿 來文 總收文 分送各單位 承辦人簽擬 會簽 陳核 批示 送回承辦單位 送文書科 各機關應指定 專責人員負責 辦理機密文書 拆封、分文、 繕校、蓋印、 封發、歸檔， 以及機密公文 電子交換等事 項，並儘可能 實施隔離作業。 歸檔 23 機密文書處理注意事項 （一）收文登錄 收受機密文書時，應詳細檢查封口有無異狀後， 並依內封套記載情形完成登錄。 分文（交辦）應密封交遞予各單位密件專責人 員啟封，啟封人員應核對其內容及附件 。 機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登 記為原則，並加註機密等級。如採混合方式， 登記資料不得顯示機密之名稱或內容 。 24 機密文書處理注意事項 （二）解密條件-1 機密文書保密期限或解密條件之標示，應以括 號標示於機密等級之下，其解密條件之如下： 公布時解密：適用於對外張貼公告或刊登公報 時解密；人事派免令或其他法令公布時解密； 民、刑事案件結果宣判後解密等情況。 本件於某年某月某日解密：由業務承辦人員依 權責自行決定明確之解密日期，但不得與來文 機關之解密條件相抵觸(例如：來函機關之解 密條件為「3年後解密」，則發文不得以尚未 滿3年之日期為解密條件)。 25 機密文書處理注意事項 （二）解密條件-2 工作完成或會議終了時解密：於該查核工作 所有相關程序已完成或是如招標、開標、評 審委員評選會議等已結束時適用之。 附件抽存後解密：適用於附件已完成機密等 級及解密條件標示者。 其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密） 26 機密文書處理注意事項 （三）傳遞送件 密件發文時承辦人員須以專設文簿（如「承 辦密件登記查考簿」）親自或派專人傳遞至 發文單位，不可與普通公文夾雜送繕以免發 生洩密之虞。 分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、 用印、退稿、歸檔等流程，除「絕對機密」 及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其 餘非由承辦人員傳遞時，應切實密封交遞。 傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或 承辦人員親自簽收 。 27 機密公文處理注意事項 （四）用印繕校 屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人 員持往用印 屬「機密」、「密」件得由繕校人員持往用 印。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得 閱覽其內容。 28 機密文書處理注意事項 （五）封發作業 「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦 人員監督辦理；「機密」、「密」則由指定之繕 校、收發人員辦理。承辦人員應將公文以「雙封 套」掛號郵件寄出： (一)內封套：左上角加蓋機密等級，封口及接縫處 須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記。 (二)外封套：不得標示機密等級或其他足以顯示內 容之註記（但請註明發文單位俾利退件時相關後 續作業處理）。 29 機密文書處理注意事項 （六）歸檔作業 密件用印完成後原函稿處理方式： (一)解密時間若在發文日期之前：原稿由文書 課送交檔案單位歸檔。 (二)解密時間若在發文日期之後： 1、承辦人將密件置入機密檔案專用封套並按 照封套封面欄位依實註記。封套封口處蓋 職名章。 2、送交檔案單位歸檔。 30 （六）歸檔作業－機密檔案專用封套說明 封套上記載事項，除年度號、案次號、 卷次號及目次號等由檔案管理人員填列 外， 餘由承辦人員填寫。 31 機密檔案專用封套說明 1.總收（發）文號：公文系統登錄管制之流水號。 2.承辦單位：業務承辦單位（例：總務處文書組） 3.來文者及字號：來文者名稱及其發文字號。 4.案由（名）：密不錄由或以代碼、代名表示。 5.案卷內文件起迄日期： （1）封套內文件為一案件時，請就其文件發文日期、來文日期或核判日期，填寫 最晚者。 （2）封套內裝同一案卷各案件時，則依上揭原則填寫最早和最晚案件之日期。 6.頁數：公文總頁數。 7.件數：每一公文號為1件。 8.附件數：公文之附件數量。 9.機密等級： （1）國家機密：區分為絕對機密、極機密、機密。 （2）密：一般業務公文。 10. 解密條件：選「其他」，需填註原因 11. 保密期限：指公文可以解密之日期。（未填寫保密期限者，每年需辦理檢討解 降密事宜） 12. 保存年限：依本校檔案分類及保存年限區分表內，分類號規定之保存時間。 13.封套彌封後，請於封口加蓋印章或職名章。 32 機密文書處理注意事項 （七）機密文書保管 應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，並裝置 密鎖，保管人員必須經常檢查。 保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之 機密文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人 員。 指定專人會同相關單位實施查核。 33 機密文書處理注意事項 （八）解密降密權責 承辦人員區分密等時預為註明或主動檢討辦理。 國家機密之變更或解密，依國家機密保密法第10 條第1項規定處理 原核定主管核定之一般公務機密文書。 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致 該機密事項非其管轄者，相關保護作業由承受其 業務之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定 機關之上級機關或主管機關為之。 34 機密文書處理注意事項 （九）解密降密程序及作業方式 發文機關（原核定 機關）主動檢討或 檢查 受發文機關（其他 機關）建議 發文機關通知 填具調案單將原卷調出，檢 視是否為原核定機關 是 簽稿並陳 填具【處理意見表】及辦 理【通知單稿】通知受領 該機密文書之受文機關 陳 核 奉 准 否 【建議單】建議原核定機 關變更或註銷其機密等級 俟原核定機關通知變更或註 銷其機密等級 於來文空白處簽 意見 陳 核 奉 准 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去，再於明顯處浮貼已列明資料經登 記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。 35 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 處 理 意 見 表 （機關全銜） 檔 機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 號 原 機 密 案 件 案 日期 文號 文別 由 受 文 機 關 抄 副 本 機 送 關 原 等 機 密 級 新 級 機 或 密 註 等 銷 變 等 更 級 機 理 密 由 備 考 陳 核 說明： 一、已辦之機密文書資料，已失保密時效，或因有關機關之建議，其機密等級應予註銷或變 更者，先提出審查後，填此表陳核。 二、國家機密之變更或解密者，依「國家機密保護法」第10條第1項規定為之。一般公務機密 文書，由原核定主管核定之。 36 機密文書機密等級變更或註銷通知單作法舉例 37 機密文書機密等級變更或註銷建議單作法舉例 38 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 紀 錄 單 （機關全銜） 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 發文日期 通 知 機 關 （原機密案件核定機關 ） 發文字號 發 文 日 期 發 文 字 號 原 機 密 案 件 新 等 級 或 註 銷 登 記 人 （職稱） （姓名） （日期） 說明： 一、機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 二、將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去，再於明顯處浮貼已列明資料經登 記人簽章之紀錄單。 三、原案照變更之等級或非機密文件保管。 39 （九）－１ 發文機關（原核定機關） 主動檢討或檢查 簽稿並陳 填具【處理意見表】及辦理【通知單稿】 通知受領該機密文書之受文機關 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。 40 （九）－２ 受發文機關（其他機關） 建議 【建議單】 建議原核定機關變更或註銷其機密等級 （ 俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。 41 （九）－３ 發文機關通知 於來文空白處簽意見 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。 42 機密文書處理注意事項 （十）其他 機密案件經解除機密後始得依法銷毀。 絕對機密不得複製。 不同等級之國家機密合併使用或處理時， 以其中最高之等級為機密等級。 國家機密檔案應與非國家機密檔案隔離， 依機密等級分別保管。 43 問題1： 文內已註明附件抽存機密等級註 銷，是否需辦理相關解密程序？ 44 答1： 依文書處理手冊75（3）規定，文書機密 等級之附加變更或解密標示者，屆時即 照標示自動變更或解密。基此，文內已 註明附件抽存機密等級註銷，承辦人於 案件經核定附件抽存後，即視為普通件， 無須辦理相關解密程序 45 問題2： 註銷紀錄單之通知機關指何機 關？ 46 答2： 依文書處理手冊75（2）規定，經核 定原機密等級解密後，應填寫機密 等級變更或註銷通知單，並通知前 曾受領該機密文件之受文機關。是 註銷紀錄單之通知機關，即指機密 案件之原發文機關。 47 問題3： 受文機關可否依來文所涉業務性 質，自行設定解密條件？ 48 答3： 為尊重原發文機關就機密等級核 定之權責，受文機關不宜自行設 定解密條件。 49 問題4： 密件公文如ㄧ來ㄧ發時,均無標 示解密條件時 ,除建議來文機關 解降密,對於本機關以密件回復時 係本機關是否亦須通知該機關解 密 50 答4： 文書處理手冊74（3）規定，原 核定主管核定之一般公務機密 文書。基此，本機關須通知該 機關解密。 51 問題5： 對於年代久遠，該機關已不存在， 如省教育廳，台灣省行政長官公署 教育處之密件，是否向教育部建議 52 答5： 文書處理手冊74（4）規定機密文書 原核定機關因組織裁併或職掌調整， 致該機密事項非其管轄者，相關保護 作業由承受其業務之機關辦理；無承 受業務機關者，由原核定機關之上級 機關或主管機關為之。 基此，建議依上開規定向省府洽詢。 53 問題6： 本校原法商學院已獨立成為台 北大學，原其所發之密件，是 否向台北大學建議 54 答6： 文書處理手冊74（4）規定機密文書原核 定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密 事項非其管轄者，相關保護作業由承受其 業務之機關辦理；無承受業務機關者，由 原核定機關之上級機關或主管機關為之。 基此，可依上開規定向台北大學確認法商 學院所發之密件檔案是否由該校承受。 55 簡報結束，謝謝指教 56