機密文書檔案法規

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機密文書處理法規暨實務講習
行政院秘書處
95年6月26日
1
人民知的權利與公務機密
人民有知的權利,但公務機密往往涉及國
家安全及利益、或與政務有重要影響、或
涉及個人隱私暨權益,因此世界各國均對
公務機密嚴加保護,即使在定有政府資訊
公開法的民主先進國家,亦明文規定將公
務機密列為不公開事項 。
2
法源依據




檔案法 (91年1月1日施行)
國家機密保護法及其施行細則(92年10月
1日施行)
機密檔案管理辦法(94年5月10日修正)
文書處理手冊(93年1月8日修正)
3
公務機密法制之變革



公務機密之維護,過去係以49年2月26日發布
的「國家機密保護辦法」為依據。
「國家機密保護法」及「國家機密保護法施行
細則」已於92年2月26日公(發)布,規定自
同年10月1日施行,並於施行日廢止「國家機
密保護辦法」。
為因應機密法規之異動,行政院已於93年1月8
日修正「文書處理手冊」部分有關公務機密維
護規定。
4
機密文書之類型



機密文書區分為『國家機密文書』及『一
般公務機密文書』。
國家機密事項,依國家機密保護法及其相
關規定辦理。。
一般公務機密事項,依相關法規及保密規
定辦理。
5
國家機密之意義

定義:
為確保國家安全或利益而有保密之必要,對政府機關持
有或保管之資訊,經依國家機密保護法核定機密等級之
文書者 (國家機密保護法第2條)

國家機密之範圍如下:(國家機密保護法施行細則第2條)
1.軍事計畫、武器系統或軍事行動
2.外國政府之國防、政治或經濟資訊
3.情報組織及其活動
4.政府通信、資訊之保密技術設備或設施
5.外交或大陸事務
6.科技或經濟事務
7.其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者
6
國家機密之核定
應於必要之最小範圍內為之,且為貫徹行
政資訊公開原則,保密期限依機密等級,
分別有絕對機密不得逾30 年、極機密不
得逾20 年、機密不得逾10 年等規定
7
國家機密之等級區分



國家機密等級依國家機密保護法第4條規定,
區分如下:
絕對機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利
益遭受非常重大損害的事項。
極機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益
遭受重大損害的事項。
機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭
受損害的事項。
8
一般公務機密之意義

定義:指本機關持有或保管之資訊,除國家
機密外,依法令或契約有保密義務者 。

種類繁多,且散見於各種法規中。

文書處理均為〔密〕等級。
9
一般公務機密之核定
因各政府機關或個人權益應行保密之事項,種
類繁多,且散見於各種法規中,復以契約或行
政事務經緯萬端、錯綜複雜,恐難明定最高保
密期限。法律規定「一般公務機密」之事項,
主要係為保護個人安全(如檢舉人身分)、隱
私(如醫療、財務等或犯罪紀錄等)或為確保
政府機關行政運作(如人事採購作業等),除
政府機關行政運作過程須保密之事項,可於行
政目的達成後予以解密外,其餘有關個人權益
之保護,並無完成期限,依法即應持續保密。
10
一般公務機密之種類及適用法令
(一)職務秘密


公務員有絕對保守政府機關機密之義務,對於機
密事件無論是否主管事務,均不得洩漏,退職後
亦同。(公務員服務法第4條)
檢察官、檢察事務官、司法警察官、司法警察、
辯護人、告訴代理人或其他於偵查程序依法執行
職務之人,不得公開揭露偵查中因執行職務所知
悉之事項。 (刑事訴訟法第245條第3項)
11
一般公務機密之種類及適用法令
(一)職務秘密


稅捐稽徵人員對於納稅義務人提供之財產、
所得、營業及納稅等資料,除對下列人員
及機關外,應絕對保守秘密(稅捐稽徵法
第33條)
調查機關或保育人員,對於受檢之工商軍
事秘密,應予保密。 (野生動物保育法
第12條第3項)
12
一般公務機密之種類及適用法令
(一)職務秘密


各機關辦理調查、統計人員對各種統計
調查取得之個別資料應予保密。 (統計
法施行細則第45條)
檢查機關與人員,對於受檢之工商、軍
事秘密,應予保密。 (水污染防治法第
26條第4項)
13
一般公務機密之種類及適用法令
(一)職務秘密



調處委員或經辦調處事務之人員,對於調處事
件,應保守秘密。 (公害糾紛處理法施行細則
第17條第2項)
勞動檢查員不得洩漏受檢查事業單位有關生產
技術、設備及經營財務等秘密。 (勞動檢查法
第11條第1項2款)
勞資爭議調解委員、參加調解及經辦調處事務
之人員,對於調處事件,應保守秘密。 (勞資
爭議處理法第23條)
14
一般公務機密之種類及適用法令
(二)郵電秘密



在郵電機關執行職務之公務員,開拆或隱匿投
寄之郵件或電報構成妨害郵電秘密罪(刑法第
133條)。
中華郵政公司或其服務人員因職務知悉他人秘
密者,有保守秘密之義務。(郵政法第11條)
電信事業或其服務人員對於電信之有無及其內
容,應嚴守秘密。 (電信法第7條第1項)
15
一般公務機密之種類及適用法令
(三)業務秘密


醫師、藥師、藥商、助產士、宗教師、律師、
辯護人、公證人、會計師或其業務上佐理人,
或曾任此等職務之人,無故洩漏因業務知悉或
持有之他人秘密者,處一年以下有期徒刑、拘
役或五百元以下罰金。(刑法第316條)
醫師、藥師對於因業務而知悉或持有他人病情
或健康資訊,不得無故洩漏。 (醫師法第23條、
藥師法第14條)
16
一般公務機密之種類及適用法令
(三)業務秘密


護理人員或護理機構及其人員對於因業務
而知悉或持有他人秘密,不得無故洩漏。
(護理人員法第28條)
醫療機構及其人員因業務而知悉或持有他
人之秘密,不得無故洩漏。 (醫療法第49
條)
17
一般公務機密之種類及適用法令
(四)採購秘密

機關辦理採購,其招標文件於公告前應予保
密。機關辦理招標,不得於開標前洩漏底價,
底價於開標後至決標前,仍應保密。機關對
於廠商投標文件,除供公務上使用或法令另
有規定外,應保守秘密。(政府採購法第34
條)
18
一般公務機密之種類及適用法令
(五)人事秘密

人事秘密者,指辦理公務人員任用、遷調、
考核等業務應保守之秘密:
考試秘密:典試委員長、典試委員、命題委
員、閱卷委員、審查委員、口試委員、實地
考試委員及其他辦理考試人員應嚴守秘密,
不得徇私舞弊、潛通關節、洩漏試題;違者
依法懲處,其因而觸犯刑法者,加重其刑至
二分之一。(典試法第28條)
19
一般公務機密之種類及適用法令
(五)人事秘密



各機關辦理陞遷業務人員,不得洩漏秘密。
(公務人員陞遷法第16條)
辦理考績人員,對考績過程應嚴守秘密,違
者按情節輕重,予以懲處。(考績法第20條)
考績委員會委員、與會人員及其他有關工作
人員應遵守考績法第20條之規定,並對考績
結果在核定發布前嚴守秘密,不得洩漏。
(考績委員會組織規程第7條)
20
一般公務機密之種類及適用法令
(六)陳情檢舉


行政機關對人民之陳情有保密必要者,受理機
關處理時,應不予公開。(行政程序法第170
條)
受理檢舉機關,對於檢舉人姓名、性別、出生
年月日、國民身分證統一編號或護照號碼、居
所或服務機關、學校、團體,及被檢舉人之姓
名或其他足資辨別之特徵等資料及檢舉書、筆
錄或其他有關資料,應予保密。 (獎勵保護檢
舉貪污瀆職辦法第10條)
21
機密文書保密期限


國家機密文書:
1、絕對機密-不得逾30年。
2、極機密-不得逾20年。
3、機密-不得逾10年。
4、機密文書涉及國家安全情報來源或管道之
國家機密,應永久保密。
一般公務機密文書保密期限,依法令或契約規
定期限,予以保密。
22
機密文書處理流程圖
創稿
來文
總收文
分送各單位
承辦人簽擬
會簽
陳核
批示
送回承辦單位
送文書科
各機關應指定
專責人員負責
辦理機密文書
拆封、分文、
繕校、蓋印、
封發、歸檔,
以及機密公文
電子交換等事
項,並儘可能
實施隔離作業。
歸檔
23
機密文書處理注意事項
(一)收文登錄



收受機密文書時,應詳細檢查封口有無異狀後,
並依內封套記載情形完成登錄。
分文(交辦)應密封交遞予各單位密件專責人
員啟封,啟封人員應核對其內容及附件 。
機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登
記為原則,並加註機密等級。如採混合方式,
登記資料不得顯示機密之名稱或內容 。
24
機密文書處理注意事項
(二)解密條件-1


機密文書保密期限或解密條件之標示,應以括
號標示於機密等級之下,其解密條件之如下:
公布時解密:適用於對外張貼公告或刊登公報
時解密;人事派免令或其他法令公布時解密;
民、刑事案件結果宣判後解密等情況。
本件於某年某月某日解密:由業務承辦人員依
權責自行決定明確之解密日期,但不得與來文
機關之解密條件相抵觸(例如:來函機關之解
密條件為「3年後解密」,則發文不得以尚未
滿3年之日期為解密條件)。
25
機密文書處理注意事項
(二)解密條件-2



工作完成或會議終了時解密:於該查核工作
所有相關程序已完成或是如招標、開標、評
審委員評選會議等已結束時適用之。
附件抽存後解密:適用於附件已完成機密等
級及解密條件標示者。
其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
26
機密文書處理注意事項
(三)傳遞送件


密件發文時承辦人員須以專設文簿(如「承
辦密件登記查考簿」)親自或派專人傳遞至
發文單位,不可與普通公文夾雜送繕以免發
生洩密之虞。
分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、
用印、退稿、歸檔等流程,除「絕對機密」
及「極機密」應由承辦人員親自持送外,其
餘非由承辦人員傳遞時,應切實密封交遞。
傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或
承辦人員親自簽收 。
27
機密公文處理注意事項
(四)用印繕校


屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人
員持往用印
屬「機密」、「密」件得由繕校人員持往用
印。監印人員僅憑機關首長簽署用印,不得
閱覽其內容。
28
機密文書處理注意事項
(五)封發作業

「絕對機密」、「極機密」文書之封發,由承辦
人員監督辦理;「機密」、「密」則由指定之繕
校、收發人員辦理。承辦人員應將公文以「雙封
套」掛號郵件寄出:
(一)內封套:左上角加蓋機密等級,封口及接縫處
須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記。
(二)外封套:不得標示機密等級或其他足以顯示內
容之註記(但請註明發文單位俾利退件時相關後
續作業處理)。
29
機密文書處理注意事項
(六)歸檔作業
密件用印完成後原函稿處理方式:
(一)解密時間若在發文日期之前:原稿由文書
課送交檔案單位歸檔。
(二)解密時間若在發文日期之後:
1、承辦人將密件置入機密檔案專用封套並按
照封套封面欄位依實註記。封套封口處蓋
職名章。
2、送交檔案單位歸檔。
30
(六)歸檔作業-機密檔案專用封套說明


封套上記載事項,除年度號、案次號、
卷次號及目次號等由檔案管理人員填列
外,
餘由承辦人員填寫。
31
機密檔案專用封套說明

















1.總收(發)文號:公文系統登錄管制之流水號。
2.承辦單位:業務承辦單位(例:總務處文書組)
3.來文者及字號:來文者名稱及其發文字號。
4.案由(名):密不錄由或以代碼、代名表示。
5.案卷內文件起迄日期:
(1)封套內文件為一案件時,請就其文件發文日期、來文日期或核判日期,填寫
最晚者。
(2)封套內裝同一案卷各案件時,則依上揭原則填寫最早和最晚案件之日期。
6.頁數:公文總頁數。
7.件數:每一公文號為1件。
8.附件數:公文之附件數量。
9.機密等級:
(1)國家機密:區分為絕對機密、極機密、機密。
(2)密:一般業務公文。
10. 解密條件:選「其他」,需填註原因
11. 保密期限:指公文可以解密之日期。(未填寫保密期限者,每年需辦理檢討解
降密事宜)
12. 保存年限:依本校檔案分類及保存年限區分表內,分類號規定之保存時間。
13.封套彌封後,請於封口加蓋印章或職名章。
32
機密文書處理注意事項
(七)機密文書保管

應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃,並裝置
密鎖,保管人員必須經常檢查。

保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之
機密文書,逐項列冊點交單位主管或其指定人
員。

指定專人會同相關單位實施查核。
33
機密文書處理注意事項
(八)解密降密權責




承辦人員區分密等時預為註明或主動檢討辦理。
國家機密之變更或解密,依國家機密保密法第10
條第1項規定處理
原核定主管核定之一般公務機密文書。
機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致
該機密事項非其管轄者,相關保護作業由承受其
業務之機關辦理;無承受業務機關者,由原核定
機關之上級機關或主管機關為之。
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機密文書處理注意事項
(九)解密降密程序及作業方式
發文機關(原核定
機關)主動檢討或
檢查
受發文機關(其他
機關)建議
發文機關通知
填具調案單將原卷調出,檢
視是否為原核定機關
是
簽稿並陳
填具【處理意見表】及辦
理【通知單稿】通知受領
該機密文書之受文機關
陳
核
奉
准
否
【建議單】建議原核定機
關變更或註銷其機密等級
俟原核定機關通知變更或註
銷其機密等級
於來文空白處簽
意見
陳
核
奉
准
機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。
將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去,再於明顯處浮貼已列明資料經登
記人簽章之【紀錄單】。
原案照變更等級或非機密文件保管。
35
機
密
文
書
機
密
等
級
變
更
或
註
銷
處
理
意
見
表
(機關全銜)
檔
機密文書機密等級變更或註銷處理意見表
號
原 機 密 案 件
案
日期
文號
文別
由
受
文
機
關
抄
副
本
機
送
關
原
等
機
密
級
新
級
機
或
密
註
等
銷
變
等
更
級
機
理
密
由
備
考
陳
核
說明:
一、已辦之機密文書資料,已失保密時效,或因有關機關之建議,其機密等級應予註銷或變
更者,先提出審查後,填此表陳核。
二、國家機密之變更或解密者,依「國家機密保護法」第10條第1項規定為之。一般公務機密
文書,由原核定主管核定之。
36
機密文書機密等級變更或註銷通知單作法舉例
37
機密文書機密等級變更或註銷建議單作法舉例
38
機
密
文
書
機
密
等
級
變
更
或
註
銷
紀
錄
單
(機關全銜)
機密文書機密等級變更或註銷紀錄單
發文日期
通
知
機
關
(原機密案件核定機關
)
發文字號
發
文
日
期
發
文
字
號
原 機 密 案 件
新 等 級 或 註 銷
登
記
人
(職稱)
(姓名)
(日期)
說明:
一、機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。
二、將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去,再於明顯處浮貼已列明資料經登
記人簽章之紀錄單。
三、原案照變更之等級或非機密文件保管。
39
(九)-1
發文機關(原核定機關)
主動檢討或檢查
簽稿並陳
填具【處理意見表】及辦理【通知單稿】
通知受領該機密文書之受文機關
機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。
將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去,
再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。
原案照變更等級或非機密文件保管。
40
(九)-2
受發文機關(其他機關)
建議
【建議單】
建議原核定機關變更或註銷其機密等級
(
俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級
機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。
將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去,
再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。
原案照變更等級或非機密文件保管。
41
(九)-3
發文機關通知
於來文空白處簽意見
機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。
將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去,
再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。
原案照變更等級或非機密文件保管。
42
機密文書處理注意事項
(十)其他




機密案件經解除機密後始得依法銷毀。
絕對機密不得複製。
不同等級之國家機密合併使用或處理時,
以其中最高之等級為機密等級。
國家機密檔案應與非國家機密檔案隔離,
依機密等級分別保管。
43
問題1:
文內已註明附件抽存機密等級註
銷,是否需辦理相關解密程序?
44
答1:

依文書處理手冊75(3)規定,文書機密
等級之附加變更或解密標示者,屆時即
照標示自動變更或解密。基此,文內已
註明附件抽存機密等級註銷,承辦人於
案件經核定附件抽存後,即視為普通件,
無須辦理相關解密程序
45
問題2:
註銷紀錄單之通知機關指何機
關?
46
答2:
依文書處理手冊75(2)規定,經核
定原機密等級解密後,應填寫機密
等級變更或註銷通知單,並通知前
曾受領該機密文件之受文機關。是
註銷紀錄單之通知機關,即指機密
案件之原發文機關。
47
問題3:
受文機關可否依來文所涉業務性
質,自行設定解密條件?
48
答3:
為尊重原發文機關就機密等級核
定之權責,受文機關不宜自行設
定解密條件。
49
問題4:
密件公文如ㄧ來ㄧ發時,均無標
示解密條件時 ,除建議來文機關
解降密,對於本機關以密件回復時
係本機關是否亦須通知該機關解
密
50
答4:

文書處理手冊74(3)規定,原
核定主管核定之一般公務機密
文書。基此,本機關須通知該
機關解密。
51
問題5:
對於年代久遠,該機關已不存在,
如省教育廳,台灣省行政長官公署
教育處之密件,是否向教育部建議
52
答5:


文書處理手冊74(4)規定機密文書
原核定機關因組織裁併或職掌調整,
致該機密事項非其管轄者,相關保護
作業由承受其業務之機關辦理;無承
受業務機關者,由原核定機關之上級
機關或主管機關為之。
基此,建議依上開規定向省府洽詢。
53
問題6:
本校原法商學院已獨立成為台
北大學,原其所發之密件,是
否向台北大學建議
54
答6:


文書處理手冊74(4)規定機密文書原核
定機關因組織裁併或職掌調整,致該機密
事項非其管轄者,相關保護作業由承受其
業務之機關辦理;無承受業務機關者,由
原核定機關之上級機關或主管機關為之。
基此,可依上開規定向台北大學確認法商
學院所發之密件檔案是否由該校承受。
55
簡報結束,謝謝指教
56