Transcript 主計處機密文書處理簡報
臺北市政府主計處 機密文書處理簡報 一、本府應以一般機密文書處理之事項 （臺北市政府文書處理實施要點 第154點）更正 (一)本府各機關主管機密範圍項目所列事項。 (二)機關作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作 業，有保密之必要者。 (三)具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件，有保密 之必要者。但其已自行公布檢舉、陳情內容者， 不在此限。 (四)調（檢）查或處理中之事項，有保密之必要者。 (五)依政府採購相關法規，有保密之必要者。 (六)涉及隱私或其他個人資料，有保密之必要者。 (七)公務員因承辦公務而知悉或持有他人之營業（職 業）秘密，有保密之必要者。 (八)機關人事資料，有保密之必要者。 (九)其他依法規或契約應行保密之事項。 二、機密文書之定義及機密等級之 區分(四級) 國家機密文書：絕對機密、極機密、機密 應依國家機密保護法有核定權限者，始得 依該法所定要件，核列國家機密等級。 一般公務機密文書：密（要點第151點） 指本機關持有或保管之資訊，除國家機密 外，依法規或契約有保密義務者。 三、機密等級及解密條件或保密期限標示 依法規或契約，有保密義務之一 般公務機密列為「密」等級。 (臺北市政府文書處理實施要點第151點第2項) 保存年限屆滿後解密 解密條件或保密期限於其後以括 弧註記。 １．本件於公布時解密。 3. ２．本件至某年某月某日解密。 ３．本件於工作完成或會議終 了時解密（賦予對方權利） ４．附件抽存後解密(適用於附 件已完成機密等級及解密 條件標示者)。 ５．其他（其他特別條件或另 行檢討後辦理解密）。 四、處理原則 已附加解密條件或保密期限之標示者： 於期限屆滿或條件成就時，由承辦人填具調案單將 原卷調出核對後，將機密案卷封面及文件上原有機 密等級（密等）以雙線劃去，並於劃記處加蓋承辦 人職章後，逕填具【機密文書機密等級變更或註銷 紀錄單】 送檔案室辦理（改以普通件歸檔）即可。 未附加解密條件或保密期限之標示者，由承辦人填 具調案單將原卷調出核對後，依【機密文書機密等 級變更或註銷通知﹙建議﹚作業程序辦理】。 機密等級變更或註銷程序及規定 發文 機關 核定 機密文書 函送 受文 機關 1.承辦人員簽擬機密文書時，應按其保密價值 預擬機密等級，不宜濫用。 2.各級主管對於「機密等級」及「解密條件或 保密期限」是否適當，應一併核定之。 3.非經解密者 ，不得銷毀，解密後，其銷毀方 式須依檔案法及相關規定辦理。 承辦單位應主動清查檢討 （重新核定或解密） 通知程序 建議程序 政風單位協調檔案管理 單位定期清查檢討 五、實務問題研析（一） 因應國家機密保護法規定辦理重新檢討作業： 為何要辦理？ （怕碰到李敖） 怨聲載道原因？（2年時間辦理大家拖延，壓縮為3個月辦理，當然痛苦） 國家機密保護法第39條規定：本法施行前（92/10/1），依其他法令核定之國家 機密，應於本法施行後二年內（94/9/30），依本法重新核定，其保密期限溯自 原先核定之日起算；屆滿二年尚未重新核定者，自屆滿之日起，視為解除機密。 （非僅辦理90年-93年間機密等級以上之案件） 94.9.30.以後仍請持續辦理遺漏之案件（法務部函示：非屬國家機密之一般公 務機密，自無本法第39條規定之適用，如未能於期限內檢討完成，尚難自動解 密）。 解密條件已註明「附件抽存後解密」，發文及收文機關之處理方式。 受文者對象係個人時，勿須發通知單。 同性質案件善用清冊辦理。 處理意見表之用意（何時用－最終處理）。 紀錄單之用法。 降低機密等級案件，發通知單時應再加註解密條件。 非檔案室人員責任。業務單位承辦人應負起變更或註銷之實質作業﹙寫3單1 表﹚。 相關文號可一併處理。 劃刪除線及蓋章之處理。 保存年限＞保密期限（保存年限屆滿後解密） 。 六、機密等級變更或註銷使用表格 使用到的制式表格﹙3單1表﹚ 通知單﹙相當於函﹚【兩種功能】 建議單﹙相當於函﹚【兩種功能】 紀錄單 意見表﹙相當於簽﹚ 機密文書機密等級變更或註銷 紀錄單(以主計處為例) 臺北市政府主計處 臺北市政府 財政局 93.10.01 北市財一字第093310001000 號通知單 75.01.01 北市財一字第60000號 註銷 請蓋職章 93年10月3 日 1、係指該機密文書辦理 機密等級變更或註銷 之依據文號。 ※通知機關：原機密案件 之核定機關 2、如該機密文書原已附 加解密條件或保密期限 者，通知機關則為該機 密文書之發文機關 （日期、文號亦同）。 原卷程序 機密案卷封面及文件上原有機密等級（密等） 以雙線劃去，並於劃記處加蓋承辦人職章。 副正 說 主 本本 明 旨 ：： ： ： ○ ○ ○ 00 附發發密速 件文文等別 ：字日及： 號期解普 ：：密通 府中條件 主華件 ○ 民 機： 第國 九 密承 一十 辦 人 號年 職 七 章 月 一 日 受 文 者 ： 臺 北 市 政 府 ○ ○ ○ 臺 北 市 政 府 函 機密文書機密等級變更或註銷 處理意見表(以主計處為例) 臺北市政府主計處 1028.12 75.01.01 北市財一字第 60000號 為台北銀行催收款項「張小明」等45 件先行轉列呆帳案 臺北市政府主計處 密 註銷 本府財政局於93年10月1日以北市財一字第 09331000100號機密文書機密等級變更或註銷通 知單通知解密，爰據以辦理。 函 1、本表需陳核，可代替 簽呈之功能。 2、所填資料係指欲辦理 機密等級變更或解密 之機密文書資料。 3、「案由」得摘錄原文 主旨，如尚非屬機密等 級註銷（解密）之案 件，不得敘明相關敏感 性之資料（例如檢舉人 姓名等）。 機密文書機密等級變更或註銷 通知單（稿）舉例（簡單類型） 「案由」得摘錄原文主 旨，如尚非屬機密等級 註銷（解密）之案件， 但不得敘明相關敏感性 之資料（例如檢舉人姓 名等）。 該案於創發時未加註解 密條件者，請加註「解 密條件為另行檢討後解 密」﹙尚須辦解密﹚。 擔心有保存顧慮時可用 「保存年限屆滿後解密」 ﹙仍須辦解密才可銷毀﹚ 保存年限＞保密期限 （保存年限屆滿後解密） 機密文書機密等級變更或註銷 建議單（稿）舉例（簡單類型） 為便利核定作業，如屬 年代久遠之機密文書， 或向上級政風機構建議 變更機密等級或解密時， 請檢附原收受之機密文 件影本，或在建議單敘 明案由或足資辨識之內 容。 建議清冊及通知清冊（通案方式辦理之附件） 1、列冊單位可依實際狀況及數量，分別以月、季、年等 為列冊之單位（原則上以『月』為單位）。 2、通知清冊：如同一筆機密文書之原受文機關或單位有 二個以上時，應分別詳列之，以臻完整。 3、『機密文書等級變更或解密通知清冊』及 『機密文書等級變更或解密建議清冊』請分別列冊 。 23 相關文號可一併處理 相關文號可一併處理 機密文書歸檔密件封填寫範例 填寫欄位應 盡量完整， 以備查考。 解密條件之登載 應力求確實，並 與機密文書內容 相符。 機密文書陳核密件封填寫範例 使用陳核、 陳判公文封 承辦人無須 跟著密件公 文跑。 七、實務問題研析（二） 合法規避責任。 解密條件或保密期限應確實註記清楚。 目前機密文書不可電子發文﹙電子發文同仁請注意！﹚ 屬檢舉案件時，應避免分文予被檢舉人，以求事件處理 之公平性及超然性。 同時函文檢舉人﹙李四﹚及被檢舉人﹙張三﹚時，檢舉 人應以 ○○○君代替。 檢舉案件現場查證時應謹言慎行。 同時函文檢舉人﹙李四﹚及被檢舉人﹙張三﹚ B A 正本：張三君 正本：張三君 副本：臺北市政府秘書處 副本：臺北市政府秘書 （復秘機四字第007 處（復秘機四字第01 號）、臺北市政府財 號）、臺北市政府財 政局、李四君 政局、○○○君 這樣對於檢舉人身分 比較保障喔！ 公親不要變事主 八、一般相關注意事項 機密文書處理流程之原則（ 要點150-168點） • 專責處理：指定業務相關人員專責處理。 • 減少層次：減少處理過程之層次或參與人員。 • 限制分發：分發應限於必須獲得或知悉機密之人員。 • 妥慎傳送：視機密等級、傳遞地區，妥慎傳送。 • 安全保管：機密文書應與一般檔案存放於具安全維護 之處所。 • 定期清查：機密文書應定期清查，並依法辦理機密等 級之變更或註銷事宜。 • 澈底銷毀：廢棄之機密文書或草稿，應指派專人監督 澈底銷毀。 報告完畢