Transcript Rachunkowość w NGO

Zarządzanie finansami
NGO
Stabilność finansowa i rachunkowość
Projekt współfinansowany ze środków
Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich
Wszystkie materiały i dokumenty wychodzące na zewnątrz organizacji
przekładają się na to jak jest ona postrzegana.
Sprawozdawczość finansowa to nie tylko konieczność wymagana
przepisami prawa ale również element jej wizerunku.
Rzetelne, przejrzyste sprawozdanie finansowe wiele mówi o kondycji
organizacji ale także o jakości jej pracy.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Stabilność finansowa jest jedną z zasadniczych potrzeb organizacji i wciąż stanowi duże wyzwanie.
Budowanie stabilności jest procesem – długim i trudnym, wymagającym etapu planowania i konsekwentnej
realizacji strategii zarządzania finansami.
Za budowanie stabilności finansowej odpowiada w organizacji zarządzający finansami.
Obowiązkiem takiej osoby jest zapewnienie źródeł przychodów, regularny monitoring przychodów i kosztów,
zapewnienie płynności finansowej.
W tych obszarach konieczna jest ścisła współpraca z księgowym, który powinien dostarczać dane
niezbędne do analiz finansowych – zarówno w poszczególnych projektach, jak i dla całej organizacji.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
ZADANIA OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA FINANSE W ORGANIZACJI:
1.Opracowanie strategii
Jednym z elementów zarządzania finansami jest opracowanie strategii finansowania – zarówno krótkoterminowej – na rok, jak i
w dłuższej perspektywie, np. na trzy lata. Temu właśnie służy praca nad budżetem.
Chodzi o zapewnienie przychodów na pokrycie kosztów statutowych ale staranie się o dywersyfikację przychodów.
Nie uzależnienie się od jednego źródła!
2. Analiza kosztów.
Właściwa proporcja kosztów statutowych i kosztów administracyjnych.
3. Zapewnienie organizacji wolnych środków – pozaprojektowych (wkład własny, zachowanie płynności finansowej)
ZARZĄDZANIE FINANSAMI I
RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Źródła przepisów w zakresie rachunkowości w Polsce
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (z późn. zmianami a zwłaszcza
nowelizacją obowiązującą od 2002 r.)
(Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.)
Akty wykonawcze do ustawy
Krajowe Standardy Rachunkowości
Międzynarodowe Standardy Rachunkowości/Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości
Finansowej
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Akty wykonawcze do Ustawy
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada
2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
dla niektórych jednostek niebędących spółkami
handlowymi, nieprowadzących działalności
gospodarczej
(Dz. U. Nr. 137, poz. 1539)
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Wszystkie zarejestrowane stowarzyszenia i fundacje muszą prowadzić księgowość.
Księgowość w organizacji pozarządowej, to księgowość pełna, czyli prowadzona za
pomocą księgi głównej, według ustalonego planu kont.
W organizacjach pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej księgowość jest prowadzona
w sposób uproszczony.
Każdego roku stowarzyszenia i fundacje powinny sporządzić sprawozdanie finansowe (składające się z
bilansu, rachunku wyników oraz informacji dodatkowej).
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Najkorzystniejszą formą prowadzenia księgowości jest
posługiwanie się odpowiednim programem
finansowo-księgowym (księgowość można prowadzić
również „ręcznie”, czyli za pomocą odpowiednich
dzienników i kartotek, ale jest
to bardzo pracochłonne).
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Komputerowy program księgowy jest narzędziem, które rejestruje, gromadzi i przetwarza
wszystkie operacje finansowe zachodzące w organizacji.
Jaki program wybrać?
Nie ma programów stworzonych specjalnie dla organizacji pozarządowych.
Programy finansowo-księgowe są uniwersalne i zgodne z ustawą o rachunkowości.
Na rynku jest dostępnych wiele programów komputerowych.
Ich ceny wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych.
Program musi być legalny i bezwzględnie powinien spełniać warunki zapisane w ustawie o rachunkowości, dotyczące między
innymi bezpieczeństwa danych i braku możliwości modyfikacji zapisów po zamknięciu miesiąca.
Jako użytkownik musimy posiadać licencję na używanie programu.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Jakie funkcje i możliwości powinien posiadać program komputerowy:
-
możliwość rozbudowywania i modyfikacji planu kont, w tym rozwinięcia kont syntetycznych o
konta analityczne, w zakresie co najmniej dziewięciu cyfr po koncie syntetycznym
-
możliwość powiązania kont księgowych z tabelą bilansu i rachunku wyników, aby móc
automatycznie generować sprawozdanie finansowe w każdym momencie
-
możliwość modyfikacji pozycji tabeli bilansu i rachunku wyników, tak by dostosować je do
obowiązujących nas wzorów sprawozdań;
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Księgowość to nie tylko wypełnianie rubryk, zbieranie i przepisywanie
kwot z rachunków i faktur, czyli prosta rejestracja wydarzeń
finansowych.
Od tego, jakie są przyjęte zasady finansowe w danej organizacji, czyli np.
jak jest ułożony plan kont, jak są kwalifikowane wydatki
programowe i administracyjne, zależy ostateczny wynik finansowy
organizacji, a więc finansowy wskaźnik jej działalności.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Przejrzysty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg finansowych jest
jedną z najlepszych rekomendacji danej organizacji.
Dopracowany plan kont i system księgowy bardzo ułatwia rozliczanie się z
otrzymanych dotacji, pozwala na szybkie wygenerowanie potrzebnych informacji
na temat np. kosztów danego programu, kosztów administracyjnych, pomaga przy
ocenie rentowności działalności całej organizacji i usprawnia jej pracę.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych szczególnie powinny zwrócić
uwagę organizacje pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące nieodpłatną
i odpłatną działalność pożytku publicznego.
W księgach rachunkowych powinny zostać wyodrębnione:
-
nieodpłatna i odpłatna działalność pożytku publicznego
po to, aby można było ustalić wysokości przychodów, kosztów i wyników każdej z
prowadzonych działalności.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ – Przykładowy Plan Kont
500- koszty działalności statutowej nieodpłatnej
500-1 projekt A ( Urząd Miejski)
500-1-1 promocja
500-1-2- wynagrodzenia trenerów
500-1-3- katering w czasie warsztatów
500-1-4500-2 projekt B ( Urząd Marszałkowski)
500-2-1 - wynagrodzenia trenerów
500-2-2 - materiały programowe
500-2-3 510- koszty działalności statutowej odpłatnej
510-1 „Zajęcia plastyczne”
510-1-1 -wynagrodzenia prowadzących
510-1-2510-2 „Zajęcia terapeutyczne- porady psychologa”
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ – Przykładowy Plan Kont
520- koszty działalności statutowej odpłatnej
520-1- program BB
520-1-01- materiały biurowe
520-1-02- materiały na zajęcia plastyczne
520-1-03- wynagrodzenia trenerów prowadzących zajęcia
550- Koszty administracyjne
550-1- Zużycie materiałów i energii
550-2- Usługi obce
550-3- Podatki i opłaty
550-4- Wynagrodzenia
550-5- Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
550-6 - Amortyzacja
550-7 – Pozostałe koszty
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Formy współpracy organizacji ngo z księgowym:
Umowa o pracę
Księgowy to niekiedy jedyna, a często jedna z pierwszych osób formalnie zatrudnionych w
organizacji.
Trudno jest rekomendować lepszą formę zatrudnienia księgowego.
Celem prowadzenia księgowości w organizacji jest zapewnienie całej organizacji i zarządowi
bezpieczeństwa finansowego poprzez rzetelne stosowanie obowiązujących
przepisów. Silny związek księgowego z organizacją.
Umowa cywilno-prawna
Księgowi zatrudnieni na podstawie umowy cywilno-prawnej (np. umowy o dzieło, zlecenia)
zawierają umowę okresową. Może być ona zawarta na dłuższy okres, ale może też
być odnawiana comiesięcznie.
Związek formalny księgowego z organizacją jest tu znacznie słabszy, niż w przypadku umowy
o pracę.
Przy stanowisku księgowego, które ma wysoką rangę odpowiedzialności w organizacji,
perspektywa dłuższej stabilnej współpracy ma istotne znaczenie dla zarządzających
strategią finansową.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Formy współpracy organizacji ngo z księgowym:
Firma zewnętrzna
Dla firmy zewnętrznej zlecenie prowadzenia księgowości będzie zawsze
jednym z prowadzonych projektów, trudno oczekiwać więc od
zleceniobiorcy zaangażowania w działania całej organizacji.
Z drugiej strony, firma zewnętrzna zapewnia ciągłość wykonania zlecenia, bez
względu na wewnętrzne ruchy kadrowe oraz gwarantuje odpowiedni
poziom kwalifikacji osób obsługujących klienta.
I, co nie jest bez znaczenia, przejmuje odpowiedzialność za rzetelność
prowadzonych ksiąg.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
KSIĘGOWOŚĆ
Wolontariusz księgowym
Czasem w małych organizacjach, szczególnie takich, które
mają niewielki budżet roczny i małą liczbę
operacji finansowych, funkcję księgowego pełnią wolontariusze.
Tę formę zatrudniania księgowego charakteryzuje brak
stabilnego formalnego związku wolontariusza z
organizacją.
Możliwe jest co prawda zawarcie w tej sytuacji umowy
wolontariackiej , jednak nie może ona stanowić
podstawy prawnej do egzekwowania wykonywania zadań przez
wolontariusza.
Współpraca z wolontariuszem odbywa się na podstawie
wzajemnego zaufania.FINANSAMI
ZARZĄDZANIE
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za
wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości,
określonych ustawą (art. 4), chyba, że określone
obowiązki w tym zakresie zostaną przypisane np.:
- Innym osobom za ich zgodą stwierdzoną dokumentem
lub
- Głównemu księgowemu, gdy powierzenie tych
obowiązków zostało dokonane i
przyjęte za zgodą na piśmie i z treści wynika
odpowiedzialność za wykonywanie
obowiązków w zakresie rachunkowości
ZARZĄDZANIE
FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI
Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a
nie wyznaczono osoby odpowiedzialnej, wówczas
odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego
organu.
W razie niewywiązywania się z obowiązków
przewidzianych w ustawie tj. spowodowania
zaniedbań w zakresie prowadzenia rachunkowości,
osoby odpowiedzialne podlegają wysokim karom,
łącznie z karą pozbawienia wolności
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI
Na przykład karze pozbawienia wolności do lat 2 lub karze
grzywny, albo obu tym karom łącznie podlega osoba,
która dopuściła się do:
- Nieprowadzenia ksiąg rachunkowych
- Prowadzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy i
rozporządzenia
- Podawania w księgach nierzetelnych danych
- Niesporządzania sprawozdania finansowego
- Zawarcia w sprawozdaniu nierzetelnych danych
- Sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z
przepisami rozporządzenia
i ustawy
ZARZĄDZANIE
FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
POLITYTKA RACHUNKOWOŚCI
Jednostka powinna posiadać dokumentacje
opisującą przyjęte przez nią zasady
rachunkowości, które muszą uwzględniać wymagania
ogólne ustawy i rozporządzenia oraz specyfikę
działalności.
Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona
uchwałą zarządu lub zarządzeniem kierownika
organizacji i powinna w szczególności określać
(art. 10ust 1 ustawy):
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
* Rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze
* Jakie rodzaje działalności uznaje się w jednostce za działalność
statutową a jakie będą działalnością administracyjną
wspierającą działalnością statutową
* Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykaz ksiąg księgi
głównej oraz ewidencji analitycznej)
* Zasady amortyzacji
* Metody prowadzenia ewidencji zapasów,
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
W polityce rachunkowości należy opisać sprawy związane z archiwizacją
dokumentów księgowych (dokumentacji papierowej i danych komputerowych).
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie organizacji
lub oddziału w oryginalnej postaci.
Terminy przechowywania dokumentacji są następujące:
- księgi rachunkowe – 5 lat;
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego
dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz
podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia
sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia
osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Obowiązki dla organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
1. Od początku 2007 roku organizacja (pracodawca) po każdym miesiącu, w którym
dokonywała wypłaty dla zatrudnionych osób dokonuje jedynie wpłaty należnej zaliczki
na podatek dochodowy od zatrudnionych osób. Robi to do 20 dnia kolejnego
miesiąca następującego po miesiącu dokonania wypłat, jednym przelewem, za
wszystkich zatrudnionych, do właściwego dla organizacji (pracodawcy) urzędu
skarbowego.
2. Po zakończeniu roku składa za cały rok deklarację PIT-4R – do końca stycznia roku
następującego po roku podatkowym. W deklaracji umieszcza informacje o należnych
zaliczkach na podatek dochodowy za każdy miesiąc roku minionego.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Obowiązki organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych
3. Na koniec roku kalendarzowego dla każdej z zatrudnionych osób sporządzamy także deklarację roczną
PIT-11 czyli informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy:
Deklaracje roczne przekazujemy: jedną osobie zatrudnionej, drugą składamy do urzędu skarbowego, w
terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 39 ust. 1 ustawy o
podatku dochodowym od osób fizycznych).
Deklaracje roczne PIT-11 poza przekazaniem ich osobie zatrudnionej składane są także (inaczej niż
deklaracje PIT-4R) do urzędu skarbowego właściwego dla zatrudnionej osoby.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Obowiązki organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób prawnych
Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają m.in. stowarzyszenia i
fundacje.
Większość działań organizacji pozarządowych mieści się w ramach wymienionych w art. 17
ust. 1 pkt 4 jako podlegających zwolnieniu (działalność naukowa, naukowo-techniczna,
oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie
kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz
budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrywania wsi w wodę,
dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i
społecznej inwalidów oraz kultu religijnego i dlatego są zwolnione z podatku
dochodowego. Trzeba jednak pamiętać, że cele podlegające zwolnieniu muszą wynikać
wprost ze statutu organizacji.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Obowiązki organizacji wobec ZUS
Pracodawca jest zobowiązany do dnia 15 - tego
następnego miesiąca do odprowadzenia składek ZUS
dotyczących ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń
zdrowotnych i
funduszu pracy za zatrudnione (ubezpieczone) osoby.
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Zgłoszenie płatnika
Płatnicy składek są zobowiązani do złożenia formularza – zgłoszenie płatnika
składek w terminie 7 dni od:
daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego
objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby
daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnych i rentowych dla ubezpieczonych,
wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo składek
na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Zgłoszenie ubezpieczonego
Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi
podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.
Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania
obowiązku ubezpieczenia (tj. od momentu zatrudnienia)
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Zgłoszenie wyrejestrowania
Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych,
podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie
wyrejestrowania zobowiązany jest złożyć płatnik składek w terminie 7
dni od daty zaistnienia tego faktu.
Płatnik składek, który zakończył prowadzoną przez siebie działalność lub
wygasł ostatni stosunek pracy zobowiązujący go do płacenia
składek – zobowiązany jest złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w
terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO
Organizacja, która zatrudnia pracowników, powinna co miesiąc składać następujące
deklaracje:
DRA - deklaracja rozliczeniowa
RCA - imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za każdego pracownika
Dodatkowo, należy złożyć deklarację RSA w następujących przypadkach:
gdy ktoś z pracowników był na zwolnieniu lekarskim
gdy ktoś z pracowników korzystał z urlopu bezpłatnego
gdy ktoś z pracowników przebywa na urlopie macierzyńskim/wychowawczym
w przypadku, gdy organizacja zatrudnia pracowników na zlecenie z ubezpieczeniem zdrowotnym,
należy złożyć deklarację RZA.
Jednocześnie co miesiąc należy przekazać pracownikom, zarówno zatrudnionym na etacie, jak i na
zleceniu, gdy odprowadzana jest składka od zleceń na ubezpieczenie zdrowotne, informację
o odprowadzonych za nich składach do ZUS – w formie deklaracji RMUA
ZARZĄDZANIE FINANSAMI
I RACHUNKOWOŚĆ W NGO