Transcript Оперативна програма “Административен капацитет”

ДИРЕКЦИЯ “MЕЖДУНАРОДНИ ПРОЕКТИ”
ИЗПЪЛНЕНИЕ,
МОНИТОРИНГ И
ОЦЕНКА НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО
НА ПРОЕКТИ, ФИНАНСИРАНИ ОТ ЕС
София, 8 юли 2011г.
Оперативна програма “Административен капацитет”
http://www.opac.government.bg/
Изпълнение на проекта:
 Заповед за определяне на екип по проекта
 Изготвяне на подробен план за изпълнение/план за действие
 Организиране на първа работна среща с партньорите по проекта
 Създаване и поддържане на система за комуникация в екипа
 Избор на изпълнители
 Изпълнение на проекта
 Съхранение на документите
 Информация и публичност
 Отчитане
Оперативна програма “Административен капацитет”
Заповед за определяне на екип по проекта
 със заповедта се определят ръководител на екипа
(ръководен служител), заместник-ръководител (по
преценка),
координатор, счетоводител, експерти,
технически сътрудник и др., като изрично се посочват
техните задължения
 ако в екипа са включени само служители на
бенефициента,
заповедта
се
подписва
от
ръководителя на структурата – бенефициент
 когато в екипа участват експерти от различни
структури на МВР, заповедта се подписва от ресорния
заместник-министър
Оперативна програма “Административен капацитет”
Изготвяне на подробен план за изпълнение/план за
действие
 Ръководителят на екипа съвместно с екипа по проекта
разписват детайлен план за изпълнение
 Основните дейности се разбиват на отделни задачи,
като се определя и финансовият ресурс, необходим за
тяхното изпълнение
ВАЖНО!
Проектът трябва да се изпълнява така, както е описан и
планиран във Формуляра за кандидатстване.
Отклонения от проектното предложение не се допускат.
Оперативна програма “Административен капацитет”
Организиране на първа работна среща с партньорите по
проекта
-
-
Ако в проекта са включени партньори, се организира
първа работна среща с тях за дискутиране на
подробния план за изпълнение. В рамките на
срещата се уточняват:
как ще се изпълни плана;
кой какви задачи ще изпълнява;
какви са правата и задълженията на всеки от
партньорите;
определят се междинни срокове за дейностите и
плащанията;
определят се индикатори за измерване на напредъка
на изпълнението по проекта.
Оперативна програма “Административен капацитет”
Създаване и поддържане на система за комуникация в
екипа:
- редовни срещи;
- протоколи, записки, паметни бележки от срещите;
- ел.поща, интранет;
- писма;
- интернетстраница;
- видеоконференция и др.
Оперативна програма “Административен капацитет”
Избор на изпълнители
 При
избора на изпълнители се спазват
разпоредбите на ЗОП и НВМОП, като се
гарантират
принципите
на
прозрачност,
публичност, свободна и лоялна конкуренция,
равнопоставеност
и
недопускане
до
дискриминация;

Избягване на конфликт на интереси
Оперативна програма “Административен капацитет”
УО на ОПАК контролира дали изпълнението е в
съответствие с нормативните изисквания на
обществените поръчки
 Отговорност на бенефициента е да следи за
правилното изпълнение на процедурите за избор
на изпълнител
 В 10 работни дни от влизане в сила на договора за
безвъзмездна финансова помощ бенефициентът
изготвя и изпраща на УО график за провеждане на
процедури за избор на изпълнител и индикативни
дати за провеждането им

Оперативна програма “Административен капацитет”
Изпълнение на проекта
-
-
-
съгласно
сключения
договор
за
безвъзмездна
финансова помощ, приложимото национално и
европейско законодателство и правилата на ОПАК
бенефициентът стриктно следи за изпълнението на
дейностите, спазването на времевия графики и точното
и коректно разходване на средствата по проекта
бенефициентът е отговорен за потвърждаване на
разходите за предоставяне на услуги, доставка на стоки
и/или извършване на строителни работи (ако е
приложимо) въз основа на фактури и/или други
документи с равносилна доказателствена стойност
Оперативна програма “Административен капацитет”
ПРОМЯНА НА ДОГОВОРА

бенефициентът задължително уведомява УО на ОПАК,
като обосновава необходимостта от промяна

промяната не може да бъде ретроактивна

не се допуска увеличаване на максималния размер на
безвъзмездната финансова помощ удължаване на
срока за изпълнение

„съществена” и „несъществена” промяна на договора
Оперативна програма “Административен капацитет”
НЕСЪЩЕСТВЕНА ПРОМЯНА:
- промяна в плана за изпълнение на дейностите и
разходване на средствата;
- промяна на мястото на изпълнение на дейностите при
обективни и непредвидени обстоятелства;
- увеличаване на количествените показатели по
дейностите, без промяна в териториалния обхват,
целевата група и бюджета на проекта;
- увеличаване или намаляване на разходите по
бюджетни пера в размер общо до 10% от стойността на
проекта, но не повече от 50 000 лв.
СЪЩЕСТВЕНА ПРОМЯНА - всички други случаи
Оперативна програма “Административен капацитет”
Преди плащане към изпълнителите бенефициентът
извършва:
- пълна проверка на документите, представени от
изпълнителите по договори в рамките на проекта
- минимум една проверка на мястото на проекта за
удостоверяване извършването на заявените за плащане
дейности, в съответствие с техническото задание и/или
тръжното досие на проекта и /или други свързани
документи
- изготвяне, окомплектоване и пълна проверка на
необходимите документи, когато изпълнението на
проекта се осъществява от самия бенефициент.
Оперативна програма “Административен капацитет”
Съхранение на документите
в отделно досие
- оригинали на документите
- 3 години след закриване на оперативната
програма
- поддържане на актуален регистър
- определяне на служител отговорен за досието
-
Оперативна програма “Административен капацитет”
Информация и публичност
- бенефициентът трябва да направи всичко необходимо
за оповестяване на факта, че проектът се осъществява
с финансовата подкрепа на ОПАК, съфинансиран от
Европейския съюз чрез Европейския социален фонд
- трябва да са поставени знамето и думите „Европейски
съюз” логото на ЕСФ и слоганът на ЕСФ – „Европейски
социален фонд. Инвестиции в хората” и логото на ОПАК
и слоганът на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие
- неизпълнението на дейностите за информация и
публичност може да бъде считано за нередност
Оперативна програма “Административен капацитет”
Отчитане
- средствата по проекта се разходват в съответствие с
националното законодателство и с установените норми на ЕС,
спазвайки принципите за икономичност, ефективност и
ефикасност
- извършването на разходи по проекта е на основата на
одобрения бюджет по проекта при спазване на правилата за
допустимост на разходите
- разходите трябва да са фактически платени от
бенефициента
- да са удостоверени с оригинални първични счетоводни
документи съгласно българското законодателство и да са
осчетоводени от бенефициента
Оперативна програма “Административен капацитет”
Документи за отчитане на изпълнението на проектите и за
възстановяване на средства са:
- технически доклади – междинни (тримесечни), годишни и
окончателен
- финансови отчети
- искания за плащане (авансово/междинно/окончателно)
Оперативна програма “Административен капацитет”
Верифициране (проверка) на разходите
- верифицирането на разходите е цялостен процес на наблюдение и
контрол върху финансовия и физическия напредък по проектите за
потвърждаване на допустимостта на разходите за изпълнение на
одобрените проекти
административни
- проверки от бенефициента
- верификация от УО на ОПАК
-
финансови
технически
физически – посещения на
място
възстановяването на разходи се извършва от УО след тяхното
верифициране
Оперативна програма “Административен капацитет”
Мониторингът
е процес на систематично и
продължително събиране, анализиране и използване
на информация за целите на управлението и вземането
на решения при изпълнението на проекти по ОПАК.
- установява доколко изпълнението съответства на
договореното
- предоставя количествена и качествена информация,
за измерване на ефективността и ефикасността от
изпълнението на даден проект
- информацията се базира на индикатори, заложени от
бенефициента в проектното предложение
- осъществява се посредством подготовка и проверка
на доклади
Оперативна програма “Административен капацитет”
Оценка на изпълнението на проекта
- крайна оценка - разглежда изпълнението
на
заложените
цели
по
проекта,
преценка
на
ефективността или доколко проектът допринася за
цялостния успех на Програмата. Въз основа на тази
оценка, УО на ОПАК одобрява/ не одобрява
окончателния доклад, след което определя и размера
на окончателното плащане по проекта.
- последваща оценка (ex post) се прави, след като
проектът е приключил и е изминал период от време (от
три до пет години), позволяващ да се прояви
цялостното въздействие от проекта.
Оперативна програма “Административен капацитет”
Оценки на ниво оперативна програма



Предварителна (ex-ante) оценка
Текущи (on-going) оценки
Последваща (ex-post) оценка
Критерии при оценка на ОПАК:
Релевантност – към социално-икономически проблеми
Ефективност - степен на постигане на целите
Ефикасност – съответствие между резултати и разходи
Съгласуваност - относимост към националните и европейски
политики
5. Въздействие върху заинтересованите лица
6. Устойчивост на резултатите след приключване на
финансирането по програмата
1.
2.
3.
4.
Обща програма “Сигурност и опазване на свободите”
Специфична програма
”Предотвратяване и борба с престъпността” - ISEC
http://ec.europa.eu/home-affairs/funding/isec/funding_isec_en.htm
Специфична програма
“Предотвратяване, готовност и управление на последиците от
тероризъм и други свързани със сигурността рискове” - CIPS
http://ec.europa.eu/home-affairs/funding/cips/funding_cips_en.htm
Обща програма “Сигурност и опазване на свободите”
Създаване на организация за изпълнение на
проекта:
Заповед за определяне на екип по проекта
 Изготвяне на подробен план за изпълнение
 Организиране на първа работна среща с партньорите по
проекта (ако има такива)
 Създаване и поддържане на система за комуникация в
екипа
 Избор на подизпълнители (ако е приложимо)
 Изпълнение на проекта
 Съхранение на документите
 Информация и публичност
 Отчитане

Обща програма “Сигурност и опазване на свободите”
Проектът
трябва
да
се
изпълнява
съгласно
споразумението за отпускане на безвъзмездна финансова
помощ (Grant Agreement) и неговите анекси.
Не могат да се изменят:
- водещата организация
- партньорската организация
- дейностите по проекта
- мястото на изпълнение
- бюджетът
- продължителността и графика на дейностите,
освен ако нуждата от промяна е много добре обоснована и
само след предварително писмено одобрение от ЕК.
Обща програма “Сигурност и опазване на свободите”
Акцентът трябва да се поставя върху постигане на
планираните резултати и цели, а не върху самото
изпълнение на дейностите.
ВАЖНО! Дейностите са пътя за постигане на резултатите
Промяна, която би довела до подобряване на
ефективността или ефикасността на проекта трябва да се
предложи на ЕК.
 Искането
за промяна се прави преди нейното
извършване и задължително не по-късно от 2 месеца
преди края на проекта.
 Не се одобряват промени, които ще изменят проекта по
същество или които изменят положения, на които се е
основавало решението за финансиране на проекта .

Обща програма “Сигурност и опазване на свободите”
Процедури за изменение на грантовото споразумение
 Изменение с размяна на писма (когато се касае за
минимални промени) – лицето определено да подписва
от името на водещата организация изпраща писмо до
ЕК. Комисията изпраща отговор в писмена форма, с
който приема или отхвърля предложението за промяна.
 Нормално изменение – лицето определено да подписва
от името на водещата организация изпраща писмо до
ЕК. Ако предложението се приеме, Комисията изготвя
споразумение в 2 екземпляра, които се връщат на
грантополучателя за подпис, който в рамките на 20
календарни дни отново ги изпраща в ЕК.
Обща програма “Сигурност и опазване на свободите”
Мониторинг и оценка


на ниво “бенефициент” – ежедневно наблюдение,
контрол на изпълнението и оценка (вътрешна и
външна).
на ниво Европейска комисия
- вътрешни мисии за наблюдение и оценка на
изпълнението
- външни мисии за наблюдение и оценка
- одит
Обща програма “Сигурност и опазване на свободите”
Отчитане


бенефициентите нямат задължение за изготвяне на
междинни доклади (в рамките на изпълнението), но
такива могат да бъдат изискани от ЕК
до три месеца след края на проекта бенефициентът
изпраща в ЕК:
- технически доклад за изпълнението (по формат)
- искане за плащане и финансов отчет
- кратко описание на целите, целевите групи,
дейностите и постигнатото
- “продукти” на проекта – доклади, изследвания и др.
- доклад от външен одитор (ако е предвиден в
договора)
ДИРЕКЦИЯ “MЕЖДУНАРОДНИ ПРОЕКТИ”
Сектор “Мониторинг и координация на изпълнението“:
- подпомага методически структурите на МВР бенефициенти по договори за безвъзмездна
финансова помощ
- определя координатор по всеки проект
- изисква регулярно информация за изпълнението на
проекта
- осъществява посещения на място и извършва
документални проверки
- провежда срещи за наблюдение изпълнението на
проектите
ДИРЕКЦИЯ “MЕЖДУНАРОДНИ ПРОЕКТИ”
Благодаря за вниманието!
СЕКТОР “МОНИТОРИНГ И КООРДИНАЦИЯ НА
ИЗПЪЛНЕНИЕТО”
тел. 2 59 72, 2 44 67, 2 62 09
e-mail: [email protected]