Transcript Gestion de Compras - Business Institute of the Americas

Dra. Benita Vega de Ching
Doctora en Ciencias Empresariales y Económicas
Con Maestría en Gerencia Estratégica
Directora de la Junta Directiva de la Asociación Panameña de Ejecutivos de Empresa
Presidenta de APEDE Joven 2011-2013
Es consultora en marketing relacional, CRM , RSE y servicio al cliente
Tiene más de 15 años de experiencia laboral, ha ocupado diferente posiciones
gerenciales, de dirección y de vice presidencia en multinacionales bancarias,
empresas de la industria automotriz y tiendas de consumo masivo (retail).
www.crmenpanama.com
[email protected]
Gestión de Compras
GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
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DEFINICIÓN, ESTRUCTURA E IMPORTANCIA DE ADMINISTRACION DE COMPRAS
Administración de compra, conceptos y funciones.
Importancia de la Gestión de Compras.
ANÁLISIS DE MERCADO, PRINCIPIO DE LA COMPRAS
LA NEGOCIACIÓN EN COMPRAS
Objetivos y estrategia de la negociación
La negociación
Seguimiento
CONTRATOS DE COMPRAS
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Criterios para evaluar a un proveedor potencial
Valoración de la motivación
Identificar, tamizar e investigar proveedores
Evaluación y selección
Homologación de proveedores
6. ESTRATEGIAS Y MEDICION DE LA GESTION DE COMPRAS
7. GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO ( SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
Gestión de Compras
•Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y
materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al
precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el
lugar y momento requerido
Gestión de Compras
Consiste en suministrar de manera ininterrumpida
materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de
manera directa o indirecta a la cadena de
comercialización o de producción.
Deben proporcionarse en las cantidades
adecuadas, en el momento solicitado, con el
precio y en el lugar acordado.
Objetivos de Compras
 Continuidad del abastecimiento
 Negociar precios convenientes
 Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
 Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y
mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad
 Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en
función a nuevos procesos productivos
 Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a
niveles adecuados, acorde a la estructura de operación
Purchasing Managers' Index.
El índice PMI (en español: Índice de Gestores de Compras) es un
indicador macroeconómico que pretende reflejar la situación económica
de un país basándose en los datos recabados por una encuesta mensual de
sus empresas más representativas que realizan los agentes de compra . Lo
elabora la empresa Markit Economics desde abril del 2008.
Su mayor peculiaridad radica en la metodología, ya que no se trata de
una encuesta de opinión ni de expectativas, sino que versa sobre datos
reales pero sin llegar a preguntar por cifras concretas. La importancia del
PMI radica en que es un inmejorable indicador de la situación y
dirección de una economía.
El índice PMI se obtiene a partir de las respuestas a unos cuestionarios
que se remiten mensualmente a los profesionales de compras y a los
ejecutivos de empresas de los sectores manufacturero y servicios.
Purchasing Managers' Index.
Toma en cuenta:
Nuevos pedidos (30%) Producción (25%) Ocupación (20%)
Término de entrega de proveedores (15%) Stock de compras (10%)
Si el índice PMI resultante está por encima de 50, indica una expansión;
por debajo de 50, contracción y si es inferior a 42, anticipa una recesión
de la economía nacional. La participación en la confección del PMI da a
las empresas colaboradoras el privilegio de acceder gratuitamente a los
resultados de todos los estudios publicados por Markit Group.
En el caso de los EU, Markit la elabora en colaboración con el Institute
for Supply Management, de donde toma el nombre de Índice ISM.
Gestión de Compras
• Planeación : Generación,
planes y estrategias
• Ejecución: Implementar
tácticas y acciones.
• Control y seguimiento:
Mecanismos de seguimiento.
Las decisiones estratégicas en
Compras
ANÁLISIS DE MERCADO
Estudios de los mercados de compra
• Deberían hablar sobre :
–
–
–
–
–
Evolución de los precios de los productos o materiales
Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento
Identificación de los términos comerciales más utilizados
El nivel de servicio logístico del mercado
Costos logísticos implicados en la adquisición de material
Negociación en compras
La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en
función de la negociación de condiciones establecidas por el
cliente.
En todo proceso de negociación es fundamental considerar
aspectos claves, tanto técnicos, económicos como logísticos, para
poder ofrecer la cotización más competitiva de acuerdo a las
necesidades del cliente
Negociación integrativa en compras
• Separe las personas del problema.
• Céntrese en intereses no en posiciones.
• Genere alternativas para beneficio mutuo.
• Insista en criterios objetivos.
Evaluación de proveedores
El proveedor debe pasar por un proceso de homologación basado en
una auditoría de planta.
El Gestor de Compras debe realizar una clasificación y actualización
de los perfiles de sus proveedores.
Evaluación de proveedores
• Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los
proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos
definidos por la empresa.
• Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de
manera presencial.
• Objetivos específicos de este proceso son:
– Definir prioridades para siguientes períodos, indicadores a ser
utilizados, objetivos y límites
– Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se
adaptan entre sí, a corto y largo plazo.
– Construir relaciones a largo plazo
Evaluación de proveedores: áreas de acción
 Costo de los materiales, servicios y transporte
 Calidad de las materias primas o módulos
 Suministro en cantidad y tiempo
 Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de los proveedores
como en su participación en la innovación de los productos del
cliente,
 Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente,
 Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas
financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad
y
 Estilo de gestión, medido como el grado de coincidencia de la
cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la
compradora.
Puntuación y evaluación del proveedor
Factores de desempeño del proveedor
Tiempo de espera de resurtido
Desempeño de la puntualidad
Flexibilidad del suministro
Frecuencia de la entrega/Tamaño mínimo del lote
Calidad del suministro
Costo del transporte entrante
Términos del precio
Capacidad de coordinación de la información
Capacidad de colaboración en el diseño
Tipos de cambio, impuestos y derechos
Viabilidad del proveedor
Precio de
compra del
componente
Inventario
Ciclo
Seguridad
Costo de
transporte
Tiempo de
introduccion
del producto
X
X
X
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X
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X
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X
X
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X
X
X
Evaluación de la gestión de compras
• Evaluar permite darle dirección a las acciones:
– Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que
produzcan los resultados esperados
– La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee una
cantidad razonable de recursos para realizar la acción
– La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de
las acciones estén alineados con los objetivos globales que se
quiere atender
– La consistencia de las acciones, es decir, que no sean
contradictorias entre sí
Evaluación de la gestión de compras
•
•
Evaluar permite diseñar y rediseñar las prácticas de
trabajo de la institución
Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cómo
se está haciendo, por ejemplo, la recepción y registro
de materiales en bodega, se pueden tomar acciones
correctivas y capacitar mejor al personal.
Listado de indicadores
• Duración de los inventarios: es el número de días en que se consumiría
los stocks disponibles de un material a los niveles de consumo promedio
de la institución.
• Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institución se
queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega.
• Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se solicita
la compra de un material y que este es recibido en bodegas.
• Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre
entre que se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor
la orden de compra respectiva.
Listado de indicadores
• Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al número
de proveedores a los cuales se envía una petición de oferta para los
procesos de cotización (para la operación en ChileCompra,
corresponde al número de proveedores que son notificados de las
cotizaciones vía e-mail).
• Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al número de ofertas o
cotizaciones recibidas en un proceso de compra.
• Indicadores de satisfacción de usuarios: corresponden a una
calificación de la calidad de servicio percibida por los clientes
internos del área de adquisiciones, normalmente considera distintos
ámbitos.
• Indicadores de evaluación de proveedores: corresponden a una
evaluación de la calidad de servicio entregada por los proveedores.
Normalmente se asocia a una clasificación de los proveedores.
Relación de indicadores con objetivos de gestión
Eficiencia
en las
Compras
Transparencia
Calidad de
Servicio
Racionalización
del uso de
recursos
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Duración de los inventarios
üüü
ü
Quiebres de inventarios
üüü
üüü
Cantidad de peticiones de
oferta enviadas
Cantidad de ofertas recibidas
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üüü
üüü
Tiempo de ciclo de compras
Tiempo de despacho de la
orden de compra
Indicadores de satisfacción de
usuarios
Indicadores de evaluación de
proveedores
üüü = Alto impacto
üü = Impacto medio
ü = Impacto bajo o indirecto
üü
üüü
ü
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Estrategia y medición de compras
 Adaptación de los objetivos de la función de compras
a los objetivos de la empresa
 Estudios de los mercados de compra
 Elaboración de la estrategia de compras
 Organización del área de compras
Adaptación de los objetivos de la función de compras
a los objetivos de la empresa
 Corporativos
 Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar
 Centralización/Descentralización
De Unidades de Negocio
 Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta
su lanzamiento al mercado
 Aumento de flexibilidad – garantizar suministros
 Introducción de nuevos productos
Adaptación de los objetivos de la función de compras
a los objetivos de la empresa
 Corporativos
 Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar
 Centralización/Descentralización
De Unidades de Negocio
 Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta
su lanzamiento al mercado
 Aumento de flexibilidad – garantizar suministros
 Introducción de nuevos productos
Segmentación de productos/servicios que la empresa
compra
Matriz de Kraljic
IMPACTO DE LA COMPRA EN RESULTADOS
Dimensión interna
Productos
Apalancados
Productos
Estratégicos
Ofertas
Competitivas
Alianzas con
Proveedores
Productos
Rutinarios
Productos
Cuello de Botella
Sistema
de Contratación
Asegurar el
Suministro
RIESGO DE SUMINISTRO
Dimensión externa
Estrategia de Producto - Mercado
COMPLEJIDAD COMERCIAL
Matriz de Mercados
Productos
Apalancados
Productos
Estratégicos
Mercados
Comerciales
Mercados
Competitivos
Productos
Rutinarios
Productos
Cuello de Botella
Mercados
Fáciles
Mercados
Técnicos
COMPLEJIDAD TECNICA
Decisiones Organizativas
Centralizar las compras +
Reducir el número de proveedores:
Apalancados y Cuellos de Botella
Responsabilidad de la Dirección:
Estratégicos y Mercados Competitivos
Descentralizar: Rutinario y Mercados
Fáciles
Agrupación de proveedores por Industria
Todos los Proveedores se agrupan y forman una industria, que les
permite competir y desarrollar sus ventajas competitivas.
•
Industria Comunicaciones ( banda ancha, cable )
•
Industria Consumo ( consumo masivo )
•
Industria Educación ( e-learning, capacitación )
•
Industria Transporte ( Aéreo, Terrestre, Marítimo )
•
Industria Finanzas etc. ( Bancos )
Crossdocking -Retail
Adecuación de los proveedores a los estándares de
almacenamiento.
Midiendo la gestión de compras:
Indicadores de Gestión
Indicadores de gestión
Con la intención de mejorar la performance de las
organizaciones se necesitan considerar diferentes
indicadores específicos para cada proceso.
Los indicadores de gestión están relacionados con:
• Mejoras en la calidad de la información
• Optimización en el uso de los activos fijos
• Optimización en el uso del capital de trabajo.
• Crecimiento de eficiencia
Indicador de Pedido Perfecto
Número
Entregas
Entregas
Facturac.
Calidad del
Entregas
Pedido
A Tiempo
Completas
Sin Prob.
Producto
Perfectas
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1
0
0
0
0
2
1
0
1
1
0
3
0
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1
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1
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5
1
1
1
1
1
60%
40%
60%
80%
20%
Quiebres de stock
11,1
10,7
11,9
5,3
4,8
3,7
4,3
3,5
ep
S
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4
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Quiebre de Stock (mar'99-feb 2000)
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