СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ СУБД ACCESS

СИСТЕМА КЕРУВАННЯ БАЗАМИ ДАНИХ (СУБД) MS ACCESS, ОСНОВИ РОБОТИ В СИСТЕМІ План Призначення, загальна характеристика та об'єкти СУБД Access.

Графічний інтерфейс СУБД Access і структура вікна.

Меню MS Access і панелі інструментів.

Створення бази даних.

Створення бази даних за допомогою майстра.

Створення порожньої бази даних.

Призначення, загальна характеристика та об'єкти СУБД Access

Microsoft Access

система керування реляційними базами даних. Як відомо, у реляційній СУБД всі оброблювані дані подаються у вигляді таблиць. Кожний запис (рядок) у такій таблиці містить інформацію, що стосується конкретного об'єкта. У стовпцях (полях) таблиці зосереджені різні характеристики об'єктів - атрибути, а рядки призначені для опису значень усіх атрибутів окремого об'єкта.

Задачі, що вирішуються Access

:

Вводити, змінювати, добавляти або видаляти дані; Знаходити потрібні дані по заданих умовах; Створювати форми та звіти; Автоматизувати виконання стандартних задач; Графічно встановлювати зв'язок між даними; Вставляти діаграми і малюнки у форми та звіти; Створювати власні, готові до роботи з базою даних програми, що містять меню, діалогові вікна та командні кнопки.

Загальна характеристика СУБД Access 7.0:

Входить у пакет Microsoft Office; Є 32-розрядною системою, що працює в середовищі Windows 95, Windows 97, Windows NT; Практичним мінімумом для роботи Access 7.0. є процесор 4869X2/66 і 8 Мбайт оперативної пам'яті.

Об'єкти Access

СУБД Access орієнтована на роботу з об'єктами, до яких належать:

Таблиці -

призначені для збереження всієї інформації в MS Access;

Запити -

створюються для вибірки потрібних даних з однієї або декількох пов'язаних між собою таблиць. Запит може формуватися за допомогою запитів за зразком (QBE) або за допомогою мови структурованих запитів SQL;

Форми

призначені для введення, перегляду і коригування інформації на екрані в зручному для користувача вигляді;

Звіти -

створюються для формування вихідного документа, призначеного для виводу до друку;

Макроси -

перебувають із макрокоманд і призначені для автоматизації часто виконуваних операцій;

Модулі

містять програми на мові Visual Basic, що можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур при створенні додатків.

Приклад двох реляційних таблиць бази даних Access із списками студентів, успішністю, що логічно пов'язані по полю

Номер

(перша і друга таблиця), показані на мал.

Графічний інтерфейс СУБД Access і структура вікна

Після запуску MS Access (подвійним натиском миші по піктограмі з зображенням ключа на панелі MS Office або обравши команду

Програми

головного меню Windows, що відкривається кнопкою

Пуск,

а потім -

Microsoft Access)

нижче.

на екрані з'являється вікно запрошення MS Access. Це вікно має дві основні опції, призначені для створення нової і відкриття раніше створеної бази даних. Створення нової бази даних розглянемо

Після відкриття існуючої бази даних на екрані з'явиться головне вікно Access (мал. 2.), що містить п'ять частин:

Заголовок вікна; Рядок меню; Панелі інструментів; Вікно бази даних; Рядок стану.

Заголовок знаходиться у верхній частині вікна і містить копію піктограми програми, її назву і кнопки керування вікном.

Рядок меню містить меню поточного вікна, що змінюється залежно від режиму роботи.

MS Access має різноманітні

панелі інструментів.

При першому вході в MS Access на екрані з'являється панель інструментів, яка називається

База даних:

Кнопки вікна Access Кнопка системного меню Рядок меню Рядок заголовка Згорнути Розгорнути Закрити Створити базу даних Панель інструментів

Вікно бази даних

містить шість вкладок:

Таблицы, Запросы, Отчеты, Формы,

Макросы і Модули.

У правій частині вікна бази даних знаходяться кнопки

Открыть,

Конструктор

і

Создать.

При переході на вкладку Кнопка

Открыть

призначена для відкриття обраного об'єкта, яким може бути таблиця, запит або форма.

Отчеты

найменування кнопки

Открыть

змінюється на

Просмотр,

а при переході на вкладку

Макросы -

на

Запуск.

Кнопка

Конструктор

призначена для модифікації об'єкта, а кнопка

Создать -

для його створення Кнопки головного меню Вікна бази даних

Робоче поле вікна бази даних

Рядок закладок, вибір яких відкриває список об’єктів зазначеного типу

Меню MS Access і панелі інструментів

Робота з MS Access здійснюється за допомогою вибору команд із поточного меню. У результаті вибору однієї з команд на екрані з'являється її спадаюче меню. Для виконання будь-якої операції меню - натиснути на ній лівою кнопкою миші.

Набір команд меню MS Access змінюється залежно від конкретної ситуації.

Вибір команд меню

Для вибору команди з рядка меню існують такі способи:

Помістити курсор миші на необхідну команду і натиснути кнопку миші; Натиснути клавіші натиснути клавішу

F10

або

Enter; Alt,

при цьому курсор поміститься в рядок меню. Потім помістити курсор на необхідну команду і Натиснути клавіші

Alt +

підкреслений символ імені команди, при цьому команда виконується без натискання на клавішу

Enter.

Призначення основних команд меню Ms

Access

Файл

опції спадаючого меню цієї команди призначені для створення нової або відкриття існуючої бази даних, друку, попереднього перегляду, а також експорту, імпорту даних і встановлення зв'язків із зовнішніми таблицями. У нижній частині меню знаходяться імена баз даних, з якими недавно здійснювалася робота, їх можна використовувати для відкриття цих баз. Для виходу з Access використовується команда

Виход.

Правка -

Вид

у вікні бази даних меню цієї команди містить опції

Свойства, Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить, Переименовать

призначені для редагування активних об'єктів. В інших режимах роботи в цьому меню з'являються нові команди, наприклад, у вікні таблиці в меню додаються команди додавання нового запису і видалення поточного.

меню цієї команди містить опцію

Панели инструментов,

призначену для виклику на екран потрібних панелей, опцію що виводить на екран додаткову інформацію про обраний об'єкт бази даних, таку як дата і час створення, опцію подання інформації на екрані.

Таблица,

щовиводить інформацію про об'єкти бази даних у вигляді таблиці та інші опції для зміни

Вставка

використовується для додавання нових об'єктів - таблиць, запитів, форм, звітів у вікні бази даних.

Сервис

меню цієї команди містить опції

Орфография

наприклад

Параметри,

й

Автозаміна,

а також команди керування базою даних, за допомогою якої робиться налагодження параметрів системи.

Окно

для керування відкритими вікнами на екрані.

?

остання команда меню, яка призначена для одержання різноманітної довідкової інформації.

Використання контекстного меню

Звичайно більш зручно використовувати контекстне меню, ніж рядок меню або панель інструментів. Список команд спливаючого меню в MS Access, що викликається натиском правої кнопки миші, залежить від положення покажчика миші.

Панелі інструментів MS Access

Кожному режиму роботи відповідає власна панель інструментів. Найчастіше використовується панель інструментів

База данных

Призначення кнопок панелі інструментів База данных

Перші чотири кнопки - для створення бази даних, відкриття бази даних, зберігання поточного об'єкта і виводу на друк змісту документа; Наступні дві кнопки - попередній перегляд і перевірка орфографії; Наступні п'ять кнопок редагування - для вирізання, копіювання, вставки, формату за зразком і скасування останньої дії; Наступні дві кнопки - для вибору представлення інформації на екрані: великі значки, дрібні значки, список, таблиця;

Кнопка Программа - відкриває вікно модуля; Кнопка Свойства - відкриває або закриває вікно властивостей обраного об'єкта; Кнопка Схема данных - створює та редагує зв'язок між таблицями; Кнопка Новый объект - створює новий об'єкт бази даних; Кнопка Помощник - викликає Помічник. По замовчуванні панелі інструментів розміщаються у верхній частині екрана, але їх положення можна змінювати переміщенням у будь-яке місце екрана.

Створення бази даних

База даних у MS Access являє собою сукупність засобів для введення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією. Такими засобами є таблиці, форми, запити і звіти.

Створення нової бази даних починають з проектування. У процесі проектування бази даних виконують: Аналіз поставленої задачі та розробку форм вихідних документів; Визначають склад реляційних таблиць, структуру таблиць, логічні зв'язки між таблицями. Структура реляційної таблиці визначається складом стовпців, їх послідовністю, типом даних кожного стовпця, розміром і ключем таблиці; Визначають, які запити, форми і звіти необхідно створити для розв'язання поставленої задачі.

Таким чином, у результаті проектування визначається структура реляційної бази даних, причому користувач може створювати базу даних поетапно, у будь-який час, доповнюючи її новими таблицями, і вводити зв'язки між ними в схему даних.

У MS Access є два способи створення бази даних: ♦ Створення бази даних за допомогою

Мастера;

♦

Створення порожньої бази даних.

Перший спосіб дає змогу створити за допомогою

Мастера

базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. MS Access містить великий набір підготовлених баз даних.

Другий спосіб - це створення порожньої бази даних із наступним додаванням у неї таблиць, форм, звітів та інших об'єктів. Цей спосіб є більш гнучким, але в обох випадках є можливість змінити і розширити створену базу даних.

Створення бази даних за допомогою Мастера

Для створення нової бази даних за допомогою

Мастера

необхідно здійснити наступні дії: 1.

Виконати команду Файл /Создать базу данных .

2.

У вікні діалогу

Базы данных Создание,

що відкрилося (мал.), вибрати вкладку

Мал. 4. Створення нової бази даних Мал. 4. Створення нової бази даних

На екрані з'явиться список баз даних, запропонованих

Мастером

Мал. 5. Створення типової бази даних

Вибрати із списку необхідний зразок бази даних і натиснути кнопку

ОК.

У вікні діалогу

Файл новой базы данных

(мал.6.) із списку Папка вибрати папку, куди буде поміщено створювану базу даних, а в

поле Имя файла

ввести її ім'я. Потім натиснути кнопку

Создать.

Мал. 6. Вікно діалогу

Файл новой базы данных

Відкривається перше вікно

Мастера,

де повідомляється, яку інформацію буде містити створювана ним база даних. Для продовження роботи натиснути

кнопку Далее.

Відкривається друге діалогове вікно

Мастера,

яка містить два списки: список таблиць бази даних і список полів обраної таблиці. Після вибору потрібних полів таблиць за допомогою установки прапорців натиснути кнопку

Далее.

На наступних кроках роботи майстра вибирають

Вид оформления экрана,

назву створюваної бази даних.

вид створюваних для бази даних звітів і вводять

В останньому діалоговому вікні, натиснувши кнопку

Готово,

запускають

Мастер

на побудову бази з визначеними параметрами.

Після завершення зазначеного процесу на екрані з'явиться побудована за допомогою форми.

Мастера

повноцінна база даних у вигляді головної кнопкової

Створення порожньої бази даних

Для створення нової бази даних виконати наступні дії: Вибрати команду

Файл / Создать базу данных.

У вікні діалогу

Создания

(мал. 4.) вибрати вкладку

Общие,

після чого на екрані відкриється вікно діалогу

Файл новой базы данных

(мал. 6.).

Вибрати зі списку даних, а в поле

Папка

папку, у якій буде збережено створювану базу

Имя файла

ввести ім'я бази даних. Тип файла бази даних по замовчуванні має розширення .MDB.

Натиснути кнопку бази даних.

Создать,

після чого на екрані відкриється вікно бази даних. Список будь-якого обраного об'єкта нової бази даних поки порожній. Тепер можна розпочати створення таблиць

Ключові слова

База даних (БД), система управління базами даних (СУБД), СУБД Microsoft Access , об'єкти СУБД Access, меню MS Access , панелі інструментів, структура вікна Access, заголовок вікна Access, вікно бази даних, рядок стану.

Контрольні запитання

Пояснити поняття "бази даних".

Пояснити поняття "система управління базами даних".

Загальна характеристика СУБД MS Access.

Охарактеризувати структуру вікна MS Access.

Охарактеризувати об'єкти СУБД MS Access.

Призначення основних команд меню MS Access.

Охарактеризувати панелі інструментів MS Access.

Способи створення бази даних.

Порядок створення бази даних за допомогою Мастера.

Порядок створення порожньої бази даних.