Transcript ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Eka Ismantohadi, S.Kom


Keberhasilan implementasi sistem ERP tergantung
strategi implementasi yang diterapkan.
Beberapa tips untuk mendukung kesuksesan
implementasi ERP [OLS-2004], adalah :
1. User Focus VS Technology Focus
 User Focus berarti berusaha agar sistem ERP mendukung proses
yang saat ini sedang berlangsung
 Focus pada Technology dapat dipertimbangkan setelah focus
terhadap user terpenuhi.
2.
Dukungan Vendor dan Konsultan
◦ Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan
vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP.
3. Pelatihan
◦ Pelatihan sangatlah penting dalam implementasi ERP.
◦ Beberapa kegagalan implementasi ERP dikarenakan kesalahan
pada buruknya pelatihan.
◦ Hanya 10-15 persen implementasi ERP berjalan lancar [OLS2004].
◦ Beberapa penyebab kegagalan karena pelatihan
adalah :
 Pelatihan karyawan menggunakan software
tertentu tanpa memperhatikan bisnis proses.
 Pelatihan hanya fokus pada urutan perintah
penggunaan tanpa memperhatikan kenapa
perintah tersebut dilakukan.
 Menyingkat waktu pelatihan.
 Menyelesaikan masalah dengan cara lama tidak
menggunakan cara sistem baru.
◦ Faktor-faktor lain penyebab kesulitan pelatihan sistem ERP
adalah :
 Keberagaman user
 Kompleksitas sistem yang baru
 Keberagaman metode pelatihan
◦ Berdasarkan pengalaman sebelumnya, saat ini banyak vendor
ERP yang menyediakan pelatihan dengan metode yang lebih
fleksibel, diantaranya :





Web based virtual training
Computer based training
Video course
Self study books
Popup Help Screen

Pengukuran kinerja sistem ERP dapat dilihat dari 2
sudut pandang :
◦ Evaluasi dari sudut pandang keuangan
 Menekankan pada identifikasi penyimpangan anggaran yang
sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan
◦ Evaluasi dari sudut pandang teknis
 Menekankan pada kriteria teknis



Salah satu pendekatan evaluasi keuangan atas kinerja
ERP adalah berbasis balance score card (BSC) [PWC2005].
BSC menekankan pada financial, customer, internal
process dan learning innovation.
Persyaratan dan kriteria pengukuran BSC [Ros-2005] :




Indikator pengukuran harus dapat diterapkan oleh tim proyek
Indikator utama harus mudah dihitung
Anggota proyek terlibat untuk memahami pengukuran.
Pengukuran harus relevan, andal, dan akurat

Dalam mendefinisikan ukuran spesifik, ada dua
pendekatan :
◦ TOP DOWN : dimulai dengan menentukan pengukuran yang
berdasarkan pencapaian sasaran ERP.
 Pendekatan ini digunakan untuk menjamin bahwa proses
berlangsung tanpa menyimpang dari tujuan dan tidak ada sumber
daya yang terbuang percuma.
◦ BOTTOM UP : mengidentifikasi hambatan (bottleneck) pada
sistem ERP yang dijadikan pengukuran atas efisiensi dan
efektifitas sistem ERP.


Biaya implementasi meliputi berbagai komponen biaya
dan harus dipandang sebagai satu kesatuan yang
disebut Total Cost Of Ownership (TCO).
Bagaimana mengkonversi beberapa aspek dalam ERP
menjadi sebuah nilai yang terhitung (tangible).
◦ Misalnya : layanan yang diberikan oleh Dept TI menjadi nilai
biaya.


Dari perspektif kostumer apakah sistem ERP dapat
mendukung kebutuhan individu user secara efisien.
Customer sistem dapat berupa : pengguna langsung
seperti karyawan yang menggunakan sistem atau tidak
langsung seperti supplier, subkontraktor atau kustomer
perusahaan lain.


Perspektif ini menekankan pada usaha untuk
menjawab pertanyaan sejauh mana sistem ERP dapat
mendukung proses bisnis internal.
Kondisi ini dikelompokkan dalam 2 proses :
 Proses untuk pengoperasian sistem (sudut pandang
operasional)
 Proses untuk peningkatan dan perbaikan kapabilitas sistem
(sudut pandang pengembangan)

Kriteria lain yang penting adalah penanganan proses
bisnis yang permanen dan efektif.




Aspek ini digunakan untuk menilai sejauh mana sistem
ERP dapat digunakan sebagai nilai tambah
pengetahuan bagi perusahaan dan memfasilitasi
perubahan pada masa datang.
Kemampuan ini tergantung pada pengetahuan setiap
karyawan dan pengukuran dilakukan berpusat pada
pengetahuan setiap karyawan.
Pengukuran penting lainnya adalah kebergantungan
pada konsultan luar.
Aspek-aspek inovasi dan pembelajaran [ROS-2005]
dapat dilihat pada tabel.

Dari Segi Teknis, Beberapa faktor yang
mempengaruhi kinerja diantaranya adalah :
◦
◦
◦
◦

Arsitektur aplikasi yang dikembangkan
Laju pertumbuhan data
Populasi user
Infrastruktur Jaringan
Ketika membangun rencana evaluasi ERP
faktor-faktor teknis seperti SO, basis data,
web server harus diperhitungkan.

Tipe evaluasi kinerja idealnya meliputi beban
kerja, integrasi sistem, sistem uji unit dan uji
paralel untuk :
◦ Mempelajari setiap sisi sistem
◦ Bagaimana sistem bekerja pada lingkungan tertentu

Pengujian sebaiknya juga dilakukan pada
setiap fase pengembangan sistem ERP yang
dimulai dari awal proyek hingga sistem
berjalan seluruhnya.

Evaluasi kinerja ERP dari aspek teknis
menurut [RAD-2006] adalah :
1. Mendefinisikan kebutuhan kinerja, misalnya
waktu tanggap minimal yang dapat diterima
untuk menyelesaikan tugas keseluruhan.
2. Membangun program pengujian dengan semua
elemen yang sudah disiapkan dengan baik.
3. Mengatur semua infrastruktur sesuai konfigurasi
yang direkomendasikan oleh vendor.
4. Menjalankan unit test untuk setiap aplikasi dalam
paket modul untuk menjamin bahwa semua
fungsi berjalan dengan baik.
5. Menjalankan integration test untuk menjamin
kompatibilitas dan konektivitas antar seluruh
komponen.
6. Menggunakan alat bantu monitoring untuk
sistem yang menjadi tempat berjalan sistem ERP
misalnya sistem operasi, basis data dan
middleware.
7. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap
pada tugas utama saat sistem tidak dalam beban
kerja berat.
8. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap
pada tugas utama pada berbagai kondisi beban
kerja.
9. Jika kebutuhan tidak berhasil dipenuhi, lakukan
perubahan pada hardware, software, dan
jaringan, kemudian ulangi pengujian tersebut.

Tahap 1 : Mendefinisikan ukuran kinerja yang
dibutuhkan.
◦ Ukuran kinerja didefinisikan berdasarkan proses
end-to-end artinya saat mulai awal diukur sampai
akhir pengukuran yang semuanya berkaitan dengan
kebutuhan user.
◦ Misalnya waktu tanggap untuk aktivitas :
 Menambah data supplier baru
 Menjalankan sebuah permintaan data
 Menjalankan sebuah order pembelian dan lain-lain

Ketika mendefinisikan kinerja yang
dibutuhkan, beberapa faktor yang perlu
diperhatikan adalah :
◦ Masukan dari user dan harapannya terhadap sistem
◦ Ukuran respon time yang diperlukan untuk setiap
tugas dan subtugas saat kondisi tertentu.

Tahap 2 : Membuat program pengujian (test
bed) dengan semua komponen yang sudah
terpasang.
 Test bed adalah suatu paket pengujian yang
dijalankan pada sistem yang meliputi semua
komponen, dikonfigurasikan semirip mungkin
dengan lingkungan implementasi sebenarnya.
 Semua vendor biasanya menyediakan informasi
mengenai dukungan platform yang diperlukan.
 Hardware pendukung yang digunakan dalam test
bed harus sesuai rekomendasi.
 Simulasi lalulintas data melalui jaringan internet,
maka mesin klien harus dikonfigurasi berada
diluar router.
 Komponen lain seperti contoh data, alat
monitoring pengujian dan alat bantu pengujian
sudah disiapkan

Tahap 3 : Konfigurasi disesuaikan dengan
keseluruhan infrastruktur berdasarkan
rekomendasi vendor.
 Sebelum dilakukan pengujian apapun perlu
dilakukan penyesuaian konfigurasi dan spesifikasi
berdasarkan rekomendasi vendor.
 Rekomendasi penting yang lain adalah konfigurasi
teknis database, keamanan jaringan, jumlah
aplikasi, input/output, memori sistem, sistem
operasi, spesifikasi hardware server client.
 Jika test dilakukan pada lingkungan yang tidak
sesuai maka test tersebut menjadi sia-sia.
 Jika dalam pengujian terdapat perubahan
konfigurasi, maka harus diuji kembali pada tahap
berikutnya.

Tahap 4. Menjalankan unit test untuk
menjamin bahwa fungsi berjalan baik.
◦ Hasil test pada tahap 1 yaitu identifikasi atas semua
fungsi dan tugas-tugas penting yang dilakukan
oleh sistem.
◦ Setiap fungsi dan tugas-tugas ini perlu diuji pada
masing-masing unit secara terisolasi, untuk
menjamin bahwa tugas ini dapat diselesaikan oleh
sistem.
◦ Pengujian unit berguna untuk menjamin bahwa
produk berjalan sesuai rencana.

Tahap 5 : Menjalankan integration test untuk
menjamin kompatibilitas dan konektivitas
antar semua komponen.
 Tahapan yang penting, karena ditahap ini semua
komponen diuji bersama-sama.
 Semua fungsi, subfungsi dan interaksi antarfungsi
diuji secara berkesinambungan.

Tahap 6 : Mengaktifkan semua alat bantu
monitoring
 Fase ini menyiapkan alat bantu monitoring yang
sudah disiapkan pada tahap 2.
 Alat bantu ini membantu mengukur semua
parameter kinerja disesuaikan dengan standar
kinerja yang diinginkan.
◦ Tahap 7. Mendefinisikan referensi dasar waktu
tanggap pada tugas utama pada kondisi beban kerja
normal.
 Setelah alat bantu monitor diaktifkan dan berjalan
dengan lancar, selanjutnya akan di lakukan simulasi
perhitungan kinerja pada beban kerja normal.
 Waktu tanggap dihitung dengan cara mengirimkan
tugas ke sistem dan mengukur waktu dari awal sampai
selesai menggunakan stopwatch time script.
◦ Tahap 8. Mendefinisikan referensi dasar waktu
tanggap untuk berbagai beban kerja (terutama beban
maksimum dan minimum)
 Misalnya tugas diharapkan selesai dalam 40 detik,
ketika dijalankan pengujian diperoleh rata-rata waktu
22 detik dalam beban minimum, 32 detik pada beban
normal dan 52 detik dalam beban maksimum.

Tahap 9. Melakukan perubahan atau
perbaikan untuk memenuhi tuntutan kinerja
yang dibutuhkan.
◦ Jika ternyata tuntutan kebutuhan kinerja tidak
dapat dipenuhi, maka perlu dilakukan perubahan
misalnyadalam bentuk pengaturan ulang
infrastruktur dan konfigurasi, menambah atau
mengurangi sumber daya yang terkait.
◦ Pada tahap ini maka dapat dinyatakan apakah
aplikasi yang dipasang sudah berjalan dengan
beban kerja yang realistis dan memenuhi tingkat
layanan tertentu.

Jenis pemeliharaan Sistem menurut OLS2004 adalah
 Korektif berupa :
 Aplikasi tambahan : jika ada tambahan aplikasi dari
vendor (object baru )
 Troubleshooting : menyelesaikan masalah
berdasarkan laporan user.
 Adaptif berupa :




Transfer : Implementasi fitur baru
Testing : Pengujian setelah perubahan
Modifikasi : Kostumisasi internal
Penyesuaian antarmuka : Implementasi antarmuka
dengan software lain.
◦ Perfektif berupa :
 Upgrade Versi : Penyesuaiaan, perencanaan dan
implementasi versi baru.
◦ Preventif berupa :
 Administrasi : monitor response time, ambang batas,
ukuran file, backup, error log.
 Monitoring alur kerja : menelusuri aliran aktivitas
pemeliharaan.






1. Proses bisnis perusahaan manufaktur membutuhkan 4
tahap
pengendalian
saat perusahaan tersebut
melakukan aktifitas
atau proses produksi, sebutkan
dan jelaskan!
2. Sebutkan dan jelaskan modul-modul paket pada system
ERP yang anda ketahui!
3. Sebutkan dan jelaskan metode pengembangan system
ERP yang anda ketahui!
4. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah implementasi
ERP yang anda ketahui!
5. Apa yang anda ketahui tentang Total Cost of Ownership
(TCO)? Jelaskan!
Sifat UTS :open catatan kecil bukan hasil print-an (1 lembar
kertas ukuran A4, diberi nama masing2, tidak boleh sama
dengan yang lain, dikumpulkan beserta jawaban anda)