Transcript Memorias de Seminario SESIÓN 1 Y 2 (Primera Parte)

ARMONIZACIÓN
MECI – CALIDAD
SESIÓN 1 y 2
(PRIMERA PARTE)
GERARDO DUQUE GUTIÉRREZ
BOGOTÁ
ABRIL - 2010
( La Biblia es el primer libro de
CALIDAD
( En el 2150 A.C. en el código
Hammurabí, en el capítulo CCXXIX
( Fenicios
( 1450 A.C. en EGIPTO en la tumba de
REKH-Mi-Re en Tebas.
( En 1664 en Francia en Lyon, el Rey
Luis XIV decia “si nuestas fábricas
aseguran, por un trabajo cuidadoso, la
calidad de nuestros productos, los
extranjeros estarán interesados en
aprovisionarse aquí y fluirá dinero al
reino”
1 de 3
( En la época artesanal, se relacionaba la calidad
con lo artístico.
( En 1907 F, W. Taylor (Inspección)
( En 1916 H, Fayol, establece los cinco principios
de la administración: previsión, organización,
mando, coordinación y el control.
( 1920 - 1945 Control estadístico de procesos, G.
Edwards: separa la calidad de la fabricación , W.
Shewhart: procesos estadísticos
2 de 3
( 1950 Control Total de la Calidad,
Deming: Ciclo Deming , compromiso de
la gerencia, Juram: Costos de Calidad y
Planificación de Calidad, Feigenbaum:
Sinergia, Crosby: cero defectos.
( Japón asume los conceptos y crea su
propia filosofía, con el factor hombre y
cliente como importanica (Ishikawa).
( 1960: Justo para el uso
( 1970: Ajustado para los requerimientos
( 1980: Satisfacer al cliente
( 1990: Exceder las expectativas del cliente
3 de 3
EGIPTO
Operarios realizan el
trabajo
Operarios miden y
comprueban
BABILONIA
CHINA
Código de HAMMURABI.
Ley del Talión para la No
Calidad
Dinastía CHOU.
Sistema de calidad
para la fabricación de
armas y utensilios
para templos
SIGLO XII
Artesanía. Comprobación de la calidad de los trabajos.
SIGLO XIII
Los gremios de artesanos fijan el “nivel de calidad”de los productos que fabrican.
Se definen procedimientos de actuación.
Teoría de TAYLOR
Racionalización del trabajo. Inspección 100%. Instrucciones escritas. Gran avance en la Calidad
SIGLO XX
EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y
PROCESO
CORRECTIVO
PREVENTIVO
ESTRATÉGICO
Aseguramiento del CI
Cobertura del riesgo
Aseguramiento de la
Administración del
riesgo
Financiera y de
cumplimiento
Operacional,
sistemas, procesos y
procedimientos
Administración del
riesgo
Transacciones
Procesos de control I
y mejoramiento
procesos del negocio
Evaluación del riesgo
EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y
PROCESO
1970
Mediados1970s
Escándalo
Watergate
1980
Inicios1980s
Incrementó el
foco en
Control
Interno y
cumplimiento.
1977
Foreign
Corrupt
Practices Act
(FCPA)
1990
2000
1992
Committee Of
Sponsoring
Organizations
(COSO) publicó
Marco Integral de
Control Interno
1985
National Commission
on Fraudulent
Financial Reporting –
Treadway
Commission
2002
SarbanesOxley Act of
2002
1990s – 2000
Continuó
el Foco en Control Interno,
Riesgo y Responsabilidades
(Blue Ribbon Commission,
Competency Framework para
Auditoría Interna y otros)
NTC-GP 1000:2009
MECI
Excelencia
Gestión
Aseguramiento
Control
Inspección
Años
1940
1960
1970
1980
1990
2000
Competencia Global,
Resultados y
Sostenibilidad
Prevención y
Mejora Continua
Prevención en toda
la Organización
Detección y corrección
En el proceso
Detección a posteriori
MECI
Constitución Política
de Colombia art. 209 y 269
SGC
Constitución Política
de Colombia art. 78
Ley 872 de 2003
Ley 87 de 1993
Decreto 1599 de 2005
MECI 1000:2005
Decreto 4110 de 2004
NTCGP 1000:2004
SALUD
Decreto 4485 de 2009
CIRCULAR 06 2009
CIRCULAR 02 2010
Decreto 1011 de 2006
Decreto 4295 de 2007
NTCGP 1000:2009
GENERALIDADES
DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
Infraestructura de la Calidad
Decreto 2269/93
NORMALIZACIÓN
ACREDITACIÓN
Procedimiento mediante el cual un Organismo autorizado (en Colombia
S.I..C) reconoce formalmente que una organización es competente para la
realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad.
ONAC
transición
acredita
Actividad que aporta soluciones
para aplicaciones repetitivas que
se desenvuelven,
fundamentalmente, en el ámbito
de la ciencia, la tecnología y la
economía, con el fin de alcanzar
una ordenación óptima de un
determinado contexto.
CERTIFICACIÓN
Actuación que realiza un organismo reconocido e
independiente de las partes interesadas, y que pone de
manifiesto que un producto, servicio o proceso está
conforme con una norma específica u otro documento
normativo.
COTECNA
INTERTEK
certifica
PERSONAS
PRODUCTOS
SERVICIOS
Metrología
SISTEMAS
CARÁCTER
DE LA
NORMA
Mundial
País
Empresa
Región
Sector
¿QUE ES
UN
SISTEMA
DE
GESTIÓN
DE LA
CALIDAD?
¿Porqué me
hace falta
un Sistema
de la
Calidad?
Sistema establecido para dirigir y controlar una organización
con respecto a la calidad (grado en que nuestros productos y/o
servicios cumplen con los requisitos de nuestros clientes).
ES UNA HERRAMIENTA PODEROSA PARA :
• Dar confianza a mis clientes actuales y potenciales que voy a cumplir
sus expectativas.
• Mejorar el rendimiento, coordinación y la productividad de mis actividades.
• Conseguir y mantener consistentemente las expectativas implícitas y explícitas
de mi cliente sobre mis productos/servicios.
CONSEJOS PARA
IMPLEMENTAR
DE UNA MANERA
INTEGRADA LOS
SISTEMAS DE
GESTIÓN
1.
Formalice
2.
Venda lo mismo, pero diferente
3.
Cree símbolos
4.
Grupo interdisciplinario (no solo un responsable).
5.
Trabaje la resistencia al cambio
6.
Mida la efectividad por si sola
7.
La base es el éxito
8.
Cree estímulos
9.
Los procedimientos requieren tiempo
10. Reduzca la documentación
11. Parta de las necesidades y expectativas de los usuarios
12. Creatividad ante todo
13. Paciencia
14. Hágalo fácil
15. Mejoramiento continuo
16. No es una moda
17. Mejore la comunicación
18. Póngase en los zapatos de los demás
19. Dedíquele tiempo a la planeación
20. Definitivamente es cultura
PRINCIPIOS
SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
PRINCIPIOS
MECI
Enfoque hacia el cliente
Liderazgo
Autocontrol
Participación activa de los servidores públicos
y/o particulares que ejercen funciones
públicas
Autorregulación
Enfoque basado en los procesos
Enfoque del sistema para la gestión
Mejora continua
Autogestión
Enfoque basado en hechos para la toma de
decisiones
Relaciones mutuamente beneficiosas con los
proveedores
Coordinación, cooperación y articulación
Transparencia
Actualización de la
Norma Técnica de
Calidad-NTCGP
OBJETIVOS DE LA PRESENTACION
 Presentación de los aspectos relevantes de la
actualización de la norma.
 Brindar
elementos
necesarios
para
la
armonización del MECI y la NTCGP1000:2009.
 Aclarar, unificar y ampliar los conceptos
utilizados que ofrecían ambigüedades en su
interpretación.
 Establecer que la norma indica el qué pero no el
cómo, éste último es propio de cada entidad.
ANTECEDENTES DE LA ACTUALIZACIÓN DE
LA NTCGP 1000:2004.
DAFP identifica las necesidad de :
•Modernizar las herramientas gerenciales de la función pública, por
lo tanto toma la decisión de actualizarla, considerando las reformas
realizadas a la norma ISO 9001 versión 2008.
•Facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del
Sistema de Gestión de Calidad, Promover la implementación
conjunta del SGC con el Modelo Estándar de Control Interno.
El DAFP decide actualizar la norma y contacta al ICONTEC en su
calidad de ONN para que lo acompañe en este proceso
METODOLOGÍA DE TRABAJO
•
•
Preparación de anteproyecto
(Grupo DAFP-ICONTEC)
Estudio anteproyecto
•
(Grupo
DAFP/ICONTEC/ENT.SELECCIONADAS)
•
•
Consulta publica (60 días)
Tratamiento de comentarios en
comité (DAFPICONTEC/ENT.SELECCIONADAS))
•
•
Publicación de la norma (DAFP)
Socialización (DAFP)
NTCGP1000:2009
ALCANCE DE LA ACTUALIZACIÓN
 No se introdujeron nuevos requisitos ni se redujeron
 Se introdujeron:
 Aclaraciones con respecto a los requisitos existentes
basados en 4 años de experiencia de implementación de
la norma, las precisiones realizadas en la versión 2008 de
la norma NTC-ISO 9001 y los cambios de la NTC-ISO
9000:2005,
 Orientaciones sobre los elementos comunes entre el
SGC y MECI.
NTCGP1000:2009
MODIFICACIONES

Ajustes de acuerdo con la versión 2008 de la norma NTC-ISO
9001 y la NTC-ISO 9000:2005

Se realizaron las siguientes precisiones:
 Compatibilidad con otros sistemas de gestión
(introducción)
 Límites de la actualización (introducción)
 Definiciones
 Alcance SGC (4.1, nueva definición)
 Coherencia de la política frente al tema de protocolos
éticos de la entidad.
 Validación y verificación del diseño (Nota aclaratoria)
NTCGP1000:2009
MODIFICACIONES
 Re-evaluación de proveedores
 Eficacia, eficiencia y efectividad
 Actualización de anexos
(Normativos, Compatibilidad con
otros sistemas y aclaración de
cambios)
 Orientaciones sobre los elementos
comunes entre el SGC y MECI.
ELEMENTOS COMUNES NTCGP 1000:2009 MECI

Propuesta:
incluir
recuadros
con
orientaciones y recomendaciones sobre
aspectos comunes de los dos sistemas.

Los recuadros no fueron concebidos para
su uso en certificación y no son requisitos
de la NTCGP 1000: 2009.

Los recuadros están ubicados debajo de
los numerales para los cuales se han
identificado aspectos comunes (NTC-ISO
9004)
ARMONIZACION DE LOS
SISTEMAS
ELEMENTOS COMUNES NTCGP 1000:2009 MECI
MECI
NTCGP1000:2009
Subsistema: Control estratégico Componente: Ambiente
de control
Elemento: Desarrollo del Talento Humano
6.2. Talento Humano
Intencionalidad MECI
Garantizar que los servidores públicos cuenten con las
competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad necesarias
para cumplir la misión de la entidad.
Intencionalidad NTCGP 1000
Garantizar que los servidores públicos y/o particulares que
ejercen funciones públicas cuentan con las competencias
(educación, formación, habilidades y experiencia) necesarias
para realizar los trabajos que afectan la calidad del producto o
servicio.
Aspectos comunes
Establecer la competencia requerida de los servidores públicos
y/o particulares que ejercen funciones públicas e implementar
acciones que permitan alcanzarla y mantenerla.
Ejemplos de mecanismos empleados por las entidades para
responder a este aspecto común y que pueden unificarse para
los dos sistemas incluyen:
Manuales de funciones
Perfiles de cargo
Manuales de competencias laborales
Programas de bienestar
Plan de formación y/o capacitación
Estos mecanismos pueden cubrir el ingreso, la permanencia y
retiro del servidor público y/o particulares que ejercen funciones
públicas.
INCLUSIONES
o
PRECISIONES
2. Objeto y Campo de
Aplicación
2.1 - Objeto
Todos los requisitos de esta norma
deben ser aplicados en conjunto con
las disposiciones legales propias de la
naturaleza de cada entidad
Se describen los elementos
Comunes de los SGC y SCI
con el fin de evitar
duplicidad de esfuerzos
2.2 - Aplicación
Esta norma pude ser aplicada por las entidades no obligadas
por acuerdo municipal, ordenanza departamental, resolución
o de manera voluntaria
3. Términos y
Definiciones
3.0 - Términos
Versión : 2009
nuevos términos con
sus definiciones
Versión : 2004
Se remplaza el término
Misión de una entidad
Calibración, (con 3 notas)
Conveniencia
Función de una entidad
Habilidad
Verificación (metrológica)
(el término es reemplazado
por Función
de una entidad,
la definición es la misma)
1.Calibración:Conjunto de operaciones que establecen,
bajo condiciones especificas, las relaciones entre los
valores de las magnitudes que indique el instrumento
de medición o un sistema de medición.
2. Habilidad: Capacidad para aplicar apropiadamente
atributos o comportamientos personales para
desempeñar una actividad.
3. Verificación (Metrólogica): Comparación directa entre
las caracteristicas metrólogicas del equipo de medición
y los requisitos metrólogicos del cliente.
4. SISTEMA DE GESTION
DE LA CALIDAD
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES
Párrafo 1
A
Literal a)
A+S
Literal e)
A+S
La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de
Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad
de acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de manera
integral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función (véase
Ley 872 de 2003 artículo 3 y 7).
a) identificar determinar los procesos que le permiten cumplir la misión función que
se le ha asignado.
e) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos
procesos,
g) identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/o
A+S
particulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgos
de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la
satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en las
materias y funciones que le competen a cada entidad establecer controles sobre
los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y
el logro de los objetivos de la entidad
4.1
Literal g)
nueva Nota 2
Establece que es un
sistema integral
7.4. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
7.4.1. Proceso de adquisición de bienes y
servicios
7.4.1
7.4
7.4.1
Párrafo 2
7.4.1
Nueva NOTA
2
La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los
requisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia, o en las
S
disposiciones aplicables.
La entidad debe evaluar y seleccionar los proveedores con base en una selección
Separado en objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de
dos párrafos acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad.
Deben establecerse los criterios para la selección y la evaluación y la re-evaluación de
los proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de estas (véase el numeral
S
4.2.4).
A
NOTA 2 El término “evaluación de proveedores” incluye la evaluación inicial y las
posteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del proveedor (reevaluaciones).
S
La entidad debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias
para asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple con lo especificado
en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables.
7.4.3
Párrafo 1
7.4
7.4.3
Párrafo 2
Nueva Tabla
22
(Orientacione
s)
S
A
Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones
del proveedor, la entidad debe establecer en los pliegos de condiciones, términos de
referencia o en las disposiciones aplicables las especificaciones para la verificación
pretendida y el método para la aceptación del producto y/o servicio.
Tabla 22. Adquisición de bienes y servicios. Orientaciones sobre los elementos
comunes de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándar
de Control Interno
ARMONIZACIÓN
MECI
CALIDAD
MÓDULO 1
Conceptos
Sistema de Gestión
Definición
de los
Sistemas de
Gestión
Sistemas de Gestión
en el Estado
Colombiano
Sistemas de Gestión
para la Entidad y la
Entidad como Sistema
El MECI y el SGC
como Herramientas
Gerenciales
Análisis Conceptual
Comparativo
Articulación de los
principios del MECI y el
SGC
Sistema: Interacción mutua
de que se establece entre los
elementos que componen un
todo y que conducen al logro
de objetivos
Gestión: Conjunto de
acciones que permiten
interrelacionar cada uno de
los elementos con el fin de
dirigir las organizaciones; al
integrar estos conceptos:
Sistema de Gestión: Conjunto de actividades que
interrelacionadas y a través de acciones especificas,
permitan definir e implementar los lineamientos generales y
de operación de la entidades públicas
CONTROL
MÓDULO 1
Conceptos
Desarrollo
Tecnológico
CALIDAD
Talento
Humano
Procedimientos
Estructura
Orgánica
Procesos
Sistema de Gestión
Estrategias
Definición de los
Sistemas de
Gestión
Políticas
Sistemas de
Gestión en el
Estado Colombiano
Objetivos
Sistemas de
Gestión para
la Entidad y la
Entidad como
Sistema
El MECI y el SGC
como Herramientas
Gerenciales
Análisis Conceptual
Comparativo
Articulación de los
principios del MECI
y el SGC
Satisfacción
Cumplimiento
Beneficiario
Destinatarios de Objetivos
trazados
Usuarios Ciudadanos
MÓDULO 1
Conceptos
Sistema de Gestión
Definición de los
Sistemas de Gestión
MECI
1000:2005
NTCGP
1000:2009
3 Subsistemas
A
P
3 Capítulos
Generales
9 Componentes
V
H
Sistemas de Gestión
en el Estado
Colombiano
Sistemas de Gestión
para la Entidad y la
Entidad como Sistema
El MECI y el
SGC como
Herramientas
Gerenciales
Análisis Conceptual
Comparativo
Articulación de los
principios del MECI y el
SGC
29 elementos
5 Capítulos
Específicos
242 Requisitos
Normativos
Modelo Estándar de Control Interno
1. CONTROL
ESTRATÉGICO
2. CONTROL DE
GESTIÓN
3. CONTROL DE
EVALUACIÓN
1.1 AMBIENTE DE CONTROL
* Acuerdos, compromisos o protoc. éticos
* Desarrollo del talento humano
* Estilo de Dirección
1.2 DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
* Planes y programas
* Modelo de operación por procesos
* Estructura organizacional
1.3 ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
* Contexto estratégico
* Identificación de riesgos
* Análisis de riesgos
* Valoración de riesgos
* Políticas de administración de riesgos
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
* Políticas de Operación
* Procedimientos
* Controles
* Indicadores
* Manual de Procedimientos
2.2 INFORMACIÓN
* Información Primaria
* Información Secundaria
* Sistemas de Información
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA
* Comunicación Organizacional
* Comunicación informativa
* Medios de comunicación
3.1 AUTOEVALUACIÓN
* Autoevaluación del control
* Autoevaluación de gestión
3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
* Evaluación independiente al SCI.
* Auditoría Interna
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
* Plan de Mejoramiento Institucional
* Plan de Mejoramiento por Procesos
* Plan de Mejoramiento Individual
Sistema De Gestión De Calidad
4. SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
5. RESPONSABILIDAD DE
LA DIRECCIÓN
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
5.4 PLANIFICACIÓN
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD
Y COMUNICACIÓN
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
6. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
6.2 TALENTO HUMANO
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7. REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO O
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN
8.1 GENERALIDADES
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
MEJORA
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
Herramienta conocida como ciclo de mejoramiento continuo o el ciclo Deming,
tomada en el mundo empresarial como una estrategia gerencial; de ahí sus
iniciales corresponden de manera secuencial a Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Evaluar y monitorear
el grado de
cumplimiento de los
planea establecidos
Evaluar y monitorear
el grado de
cumplimiento de los
planea establecidos
A
P
V
H
Establecer el camino,
Definición de políticas
y establecimiento de
un plan de acción
Llevar a la practica
los lineamientos
establecidos
Ambiente
de Control
Planes
de
Mejoramiento
Dirección
Estratégica
Subsistema
Control de
Evaluación
Subsistema
Control
Estratégico
Administración
de Riesgos
Actuar
Planear
Verificar
Hacer
Evaluación
Independiente
Subsistema
Control de
Evaluación
Subsistema
Control de
Gestión
Actividad
de Control
Información
Autoevaluación
Comunicación
Pública
PRINCIPIOS
SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
PRINCIPIOS
MECI
Enfoque hacia el cliente
Liderazgo
Autocontrol
Participación activa de los servidores públicos
y/o particulares que ejercen funciones
públicas
Autorregulación
Enfoque basado en los procesos
Enfoque del sistema para la gestión
Mejora continua
Autogestión
Enfoque basado en hechos para la toma de
decisiones
Relaciones mutuamente beneficiosas con los
proveedores
Coordinación, cooperación y articulación
Transparencia
MÓDULO 2
Planear
Componente
ComponenteAmbiente
Ambientede
deControl
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Componente
Administración del Riesgo
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
MÓDULO
2
Planear
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamie
nto Estratégico
Componente
Administración
del Riesgo
Definen el estándar de conducta de la entidad como el parámetro
de comportamiento que orienta la actuación de los servidores, para
el cumplimiento de los objetivos de la entidad
• Servidores públicos:
• Asuman conductas que permitan
el logro de los propósitos de la
entidad
• Tomen conciencia sobre la
importancias de sus actividades,
en el marco de los principios de
calidad en especial el liderazgo y
participación activa de los
Servidores públicos
Acuerdos,
compromisos y
protocolos éticos
NTCGP 1000:2009
6.2
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
MÓDULO
2
Planear
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamie
nto Estratégico
Componente
Administración
del Riesgo
Determina las políticas y practicas de gestión para ser aplicadas por la
entidad, en las que se incorporen los principios de justicia, equidad y
transparencia en los procesos de selección, inducción, formación,
capacitación y evaluación del desempeño de esos servidores públicos
NTCGP 1000:2009
6.2
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
• Servidores públicos:
• Competencias
(educación , formación,
habilidades y
experiencia), aptitudes
e idoneidad
• Capacitación
Desarrollo del
Talento
Humano
MÓDULO
2
Planear
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamie
nto Estratégico
Componente
Administración
del Riesgo
Contiene la filosofía o modo de administrar del Director o Gerente. La
competencia, la integridad , la transparencia y la responsabilidad
pública orientan el desarrollo de este componente y el estilo de
gerencia de quien administra los interés del Estado.
• Servidores públicos:
• Competencias
(educación , formación,
habilidades y
experiencia), aptitudes
e idoneidad
• Capacitación
Estilo de
Dirección
NTCGP 1000:2009
5 - 6.2
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
MÓDULO 2
Planear
Componente Ambiente
de Control
Componente
Componente
Direccionamiento
Direccionamiento
Estratégico
Estratégico
Componente
Administración del Riesgo
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
PLANES
PROCESOS
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
MÓDULO
2
Planear
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO
Contexto
Estratégico
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Política de
Administración
del riesgo
Identificación
de Riesgos
Componente
Administración
del Riesgo
Valoración
del Riesgo
Análisis de
riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Contexto
Estratégico
MÓDULO
2
Planear
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Componente
Ambiente de
Control
Alta dirección
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Fijar lineamientos que
blinden a la entidad de
eventos presentes o futuros
que puedan obstaculizar el
logro de los objetivos
institucionales
Alta dirección
Asegurarse de que los
requisitos del cliente se
determinan y se
cumplen
Componente
Administración
del Riesgo
Estos Lineamientos deben afectar todos los procesos de la entidad
MÓDULO
2
Planear
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO
Contexto
Estratégico
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Política de
Administración
del riesgo
Identificación
de Riesgos
Componente
Administración
del Riesgo
Valoración
del Riesgo
Análisis de
riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
MÓDULO
2
Planear
Identificación
de Riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Componente
Administración
del Riesgo
Se realiza mediante un
interrogatorio sobre
eventos generados en el
entorno yal interior de la
organización, que puedan
afectar el logro de los
objetivos de los procesos
Se indica que son los
responsables de cada proceso
y su equipo de trabajo quienes
deben identificar y diseñar los
puntos de control sobre los
riesgos que generen impacto
en la satisfacción de
necesidades y expectativas de
calidad de los clientes
MÓDULO
2
Planear
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO
Contexto
Estratégico
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Política de
Administración
del riesgo
Identificación
de Riesgos
Componente
Administración
del Riesgo
Valoración
del Riesgo
Análisis de
riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Análisis de
riesgos
MÓDULO
2
Planear
Probabilidad de
Ocurrencia e
Impacto
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Riesgos
Componente
Administración
del Riesgo
Evaluarlos
Calificarlos
INSUMO
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Deber de la alta dirección de
efectuar a, intervalos planificados, la
revisión del sistema de gestión de
calidad, para asegurarse de su
conveniencia, adecuación,
eficiencia, eficacia y efectividad
continuas y para las acciones que
permitan eliminar las causas de no
conformidades potenciales para
prevenir su ocurrencia
MÓDULO
2
Planear
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO
Contexto
Estratégico
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Política de
Administración
del riesgo
Identificación
de Riesgos
Componente
Administración
del Riesgo
Valoración
del Riesgo
Análisis de
riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
MÓDULO
2
Planear
Valoración
del Riesgo
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Componente
Administración
del Riesgo
Busca que la entidad priorice el
tratamiento de los riesgos de acuerdo
con el impacto que estos puedan tener
en el cumplimiento de objetivos y
emprenda acciones de respuesta a
través de políticas y aplicación de
acciones que permitan evitarlos,
reducirlos, dispersarlos o transferirlos
Efectuar
revisiones
periódicas al
Sistema de
Gestión de
Calidad
Alta
Dirección
Desarrollar
acciones
preventivas a
que haya
lugar
MÓDULO
2
Planear
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO
Contexto
Estratégico
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Política de
Administración
del riesgo
Identificación
de Riesgos
Componente
Administración
del Riesgo
Valoración
del Riesgo
Análisis de
riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
MÓDULO
2
Planear
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Componente
Administración
del Riesgo
Política de
Administración
del riesgo
Permite estructurar
criterios orientadores y
directrices respecto al
tratamiento de riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
Asigna a la ata dirección la
responsabilidad de formular
políticas que permitan la
eficacia, eficiencia y efectividad
del sistema de gestión de
calidad.
Procesos de
Procesos
Evaluación y control
Estratégicos
Política de
Administración
del Riesgo
Procesos de
Procesos
Apoyo
Misionales
MÓDULO
2
Planear
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO
Contexto
Estratégico
Componente
Ambiente de
Control
Componente
Direccionamiento
Estratégico
Política de
Administración
del riesgo
Identificación
de Riesgos
Componente
Administración
del Riesgo
Valoración
del Riesgo
Análisis de
riesgos
Subsistema
Control
Estratégico
Planear
INSUMOS
PRODUCTOS
Principio MECI Autorregulación
M
E
C
I
Principio MECI Autogestión
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Autorregulación del
comportamiento ético
Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL
Políticas y prácticas de
desarrollo del talento humano
Caracterización del estilo de
Dirección
Planes y programas
Modelo de operación por
procesos
Estructura organizacional
Administración de riesgos
N
T
C
G
P
1
0
0
0
DOCUMENTO
Elementos:
* Políticas de Operación
* Procedimientos
* Controles
* Indicadores
* Manual de Procedimientos
NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALES
Subnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.1. Generalidades
4.2.2. Manual de la Calidad
4.2.3. Control de Documentos
4.2.4. Control de Registros
Principio de Calidad Enfoque
Basado en los Procesos
NUMERAL 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Principio Enfoque Basado en
Hechos para la Toma de
Decisiones
Subnumeral: 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O
PRESTACIÓN DELSERVICIO
Subnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS
CON EL CLIENTE
Subnumeral: 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
Subnumeral: 7.5. PRODUCCIÓN Y
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Política de Calidad
Objetivos de Calidad
TRÀMITES
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
MEJORA
Subnumeral: 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO
Y/O SERVICIO NO CONFORME
Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
IMPACTO
Políticas de
operación
PROCEDIMIENTOS
Procedimientos
estandarizados
para la ejecución de
los procesos que
permiten la
prestación de los
productos y/o
prestación del
servicio
Controles inmersos
de los procesos
Mecanismos de
monitoreo a la
operación
Instrumento general
para la regulación
de las operaciones
Manual de
Operaciones
Manual de Calidad
Manuales de
Procesos y
Procedimientos
Fichas de
Indicadores
Estructura por
Procesos
Optimización de
la Gestión
Mecanismos de
Medición
Implementada
ETAPAS PLANIFICACIÓN OPERATIVA
1. IDENTIFICACIÓN DE BIENES O SERVICIOS
2. IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS
3. DEFINICIÓN DE REQUISITOS
4. CARACTERIZACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
5. INTERRELACIÓN DE PROCESOS
6. VERIFICACIÓN Y CONTROL
7. PORTAFOLIO DE BIENES O SERVICIOS
4.2.2 Manual de calidad
La entidad debe establecer y mantener un manual de la calidad que
Incluya:
a. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluidos los detalles
y la justificación de cualquier exclusión.
b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de
Gestión, o referencia a los mismos, y
c. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de
gestión de la calidad.
Nota. El Manual de calidad puede variar en cuanto a detalle y formato para
adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular
INSUMOS
Principio MECI
Autogestión
Lineamientos claros para
la acción y el desempeño
Procedimientos
estandarizados para
ejecutar la Misión
M
E
C
I
Controles inmersos de
los procesos
Mecanismos de
monitoreo a la operación
Instrumento general para
la regulación de las
operaciones
Principio Calidad
Relaciones mutuamente
beneficiosas con los
proveedores
N
T
C
G
P
1
0
0
0
Principio de Calidad
Mejora continua
Manual de Calidad
Mapa de Procesos
PRODUCTOS
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
Componente: INFORMACIÓN
Elementos:
* Información Primaria
* Información Secundaria
* Sistemas de Información
NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD
Subnumeral: 4.1 REQUISITOS
GENERALES
Subnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.3. Control de Documentos
4.2.4. Control de Registros
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
Subnumeral: 5.5 RESPONSABILIDAD,
AUTORIDAD Y COMUNICACION
5.5.3. Comunicación Interna
NUMERAL 7. REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
Caracterización de
Procesos
Subnumeral: 7.2. PROCESOS
RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.3 Comunicación con el Cliente
Manuales de Procesos y
Procedimientos
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
MEJORA
Indicadores de Gestión
Subnumeral: 8.2. SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN
Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
DOCUMENTO
IMPACTO
Información para
caracterización de
Procesos
Flujos de Información
interna y externa
requeridos en la
operación
Mecanismos para
registro y generación
de la información
Tabla de Retención
Documental
Satisfacción
cliente
Parámetros y
requerimientos de
información al Gobierno
Nacional o territorial y
órganos de control
Parámetros y
necesidades de
información y rendición
de cuentas a la
ciudadanía y partes
interesadas
Requisitos del Cliente
Determinado s
Registros-Requeridos
Medición, Satisfacción
Cliente
Clientes
Informados
UN EJEMPLO DE COMUNICACIÓN
INSUMOS
PRODUCTOS
Principio MECI Autocontrol
DOCUMENTO
IMPACTO
Principio MECI Autorregulación
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Principio MECI Autogestión
Flujos de Información interna y
externa requeridos en la
operación
M
E
C
I
Mecanismos para registro y
generación de la información
Parámetros y requerimientos de
información al Gobierno
Nacional o territorial y órganos
de control
Parámetros y necesidades de
información a las partes
interesadas y rendición de
cuentas a la comunidad
Principio de Calidad Liderazgo
N
T
C
G
P
1
0
0
0
Principio de Calidad
Participación activa de los
servidores públicos y/o
particulares que ejercen
funciones públicas
Principio de Calidad Relaciones
mutuamente beneficiosas con
los proveedores
Manual de Calidad
Mapa de Procesos
Componente: COMUNICACIÓN PÚBLICA
Elementos:
* Comunicación Organizacional
* Comunicació informativa
* Medios de comunicación
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN
Mecanismos eficientes de
socialización de la información
institucional
Estrategias para el manejo de
los medios de comunicación
hacia la ciudadanía y las partes
interesadas
Subnumeral: 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
Subnumeral: 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD
Y COMUNICACION
5.5.3. Comunicación Interna
Medición, Satisfacción Cliente
NUMERAL 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Proceso de retroalimentación
con el cliente
Políticas de comunicación
Interna y Externa
NUMERAL 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Mecanismos de Participación
Caracterización de Procesos
Manuales de Procesos y
Procedimientos
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
Satisfacción cliente
Clientes Comunicados
Subnumeral: 6.3. INFRAESTRUCTURA
Subnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON
EL CLIENTE
7.2.3 Comunicación con el Cliente
Indicadores de Gestión
Flujos de Comunicación
requeridos para la operación
interna y externa requeridos
Participación ciudadana efectiva
S: Control de Gestión: Herramientas
* Políticas de Operación
* Procedimientos
2.1 ACTIVIDADES
DE CONTROL
* Controles
* Indicadores
* Manual de Procedimientos
Políticas de Operación
Procesos y procedimientos
Controles
Indicadores
* Información Primaria
2.2
INFORMACIÓN
* Información Secundaria
Gestión de Información
* Sistemas de Información
* Comunicación Organizacional
2.3 COMUNICACIÓN
PÚBLICA
* Comunicación informativa
* Medios de comunicación
Comunicación
Rendición de Cuentas
Plan de comunicación
interna y externa
INSUMOS
PRODUCTOS
Principio MECI Autocontrol
Principio MECI Autorregulación
Principio MECI Autogestión
DOCUMENTO
Competencias Constitucionales
y legales y normas vigente
IMPACTO
Ambiente de control
Direccionamiento Estratégico
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Administración de riesgos
Componente: AUTOEVALUACIÓN
M
E
C
I
Linemientos claros para la
acción y el desempeño
Procesos estandarización para
la ejecución de la Misión de la
entidad
Elementos:
* Autoevaluación del control
* Autoevaluación de gestión
Controles inmersos en los
procesos
Mecanismos de monitoreo a la
operación
Acciones de mejoramiento para
los controles del proceso,
Dependencia y la Entidad
Instrumento genral integrador
para la regulación de las
operaciones
Información
Comunicación
NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALES
Subnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.3. Control de Documentos
4.2.4. Control de Registros
Mejora continua
N
T
C
G
P
1
0
0
0
Enfoque Basado en Hechos
para la Toma de Decisiones
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Procedimientos Documentados
Evaluación Satisfacción Cliente
Indicadores del Cliente
Informe de autoanálisis para el
mejoramiento de los controles
del Proceso, Dependencia y la
Entidad
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
5.6.2. Información para la revisión
5.6.3. Resultados de la revisión
Acciones de autoanálisis de la
gestión realizada del proceso,
la Dependencia y la Entidad
Acciones de mejoramiento de la
gestión del proceso, la
Dependencia y la Entidad
Registros de las revisiones
efectuadas por A. Directa
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Subnumeral: 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1. Satisfacción del Cliente
8.2.2. Auditoria Interna
8.2.3. Seguimiento y Medición de los Procesos
8.2.4. Seguimiento y Medición del Producto y/o
servicio
Subnumeral: 8.4 ANALISIS DE DATOS
Subnumeral: 8.5 MEJORA
8.5.1. Mejora Continua
Registros de análisis de datos
(satisfacciones de conformidad
de requisitos)
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad del Sistema de
Gestión de Calidad
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad de Procesos
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad de los Bienes o
Servicios
Cultura de Autocontrol
INSUMOS
Principio MECI Autocontrol
PRODUCTOS
Principio MECI Autorregulación
DOCUMENTO
IMPACTO
Principio MECI Autogestión
Competencias Constitucionales
y legales y normas vigente
M
E
C
I
Ambiente de control
Direccionamiento Estratégico
Administración de riesgos
Linemientos claros para la
acción y el desempeño
Procesos estandarización para
la ejecución de la Misión de la
entidad
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Componente: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Elementos:
* Evaluación independiente al Sistema de Control
Interno
* Auditoría Interna
Informe de recomendaciones
para el mejoramiento del
Sistema de Control Interno
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad del Sistema
Integrado de Gestión
Controles inmersos en los
procesos
Acciones de mejoramiento de
control del proceso de
Evaluación Independiente y
Sistema de Control interno y la
entidad
Mecanismos de monitoreo a la
operación
Instrumento genral integrador
para la regulación de las
operaciones
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad de Procesos
Información
Informe de recomendaciones
para el mejoramiento de la
Gestión
Comunicación
N
T
C
G
P
1
0
0
0
Principio de CalidadMejora
continua
Principio Enfoque Basado en
Hechos para la Toma de
Decisiones
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Procedimientos Documentados
Evaluación Satisfacción Cliente
AUDITORIAS
Indicadores del Cliente
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad de los Productos y/o
Servicios
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.6 REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Subnumeral: 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.2. Auditoria Interna
Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
Acciones de mejoramiento de la
gestión de Evaluación
Independiente del Sistema de
Control interno y la Auditoría
Interna
INSUMOS
Principio MECI Autocontrol
PRODUCTOS
Principio MECI Autorregulación
DOCUMENTO
Principio MECI Autogestión
IMPACTO
Competencias Constitucionales
y legales y normas vigente
Ambiente de control
M
E
C
I
Direccionamiento Estratégico
Administración de riesgos
Actividades de control
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Componente: PLANES DE MEJORAMIENTO
Elementos:
* Plan de Mejoramiento Institucional
* Plan de Mejoramiento por Procesos
* Plan de Mejoramiento Individual
Instrumentos de apoyo al
mejoramiento de la función
administrativa
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad del Sistema de
Gestión de Calidad
Información
Comunicación
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad de Procesos
Autoevaluación
Evaluación independiente
Principio de Calidad Mejora
continua
N
T
C
G
P
1
0
0
0
Principio de CalidadEnfoque
Basado en Hechos para la
Toma de Decisiones
Subnumeral: 5.6 REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Informes Auditoria Interna de
Calidad
Revisiones por la Dirección
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Satisfacción del Cliente
Seguimiento Medición
Procesos
Seguimiento y Medición del
Producto y el Servicio
Mejora, Eficacia, Eficiencia,
Efectividad de los Bienes o
Servicios
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN
Subnumeral: 8.5 MEJORA
8.5.1. Mejora Continua
8.5.2 Acción Correctiva
8.5.3 Acción Preventiva
Mecanismos de seguimiento y
vigilancia al cumplimiento de los
planes
S: Control de Evaluación
3.1
AUTOEVALUACIÓN
3.1.1 Autoevaluación del control
3.1.2 Autoevaluación de gestión
Autoevaluación del control
y de la gestión
3.2.1 Evaluación independiente al
3.2 EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
Sistema de Control Interno
3.2.2 Auditoría Interna
3.3 PLANES DE
MEJORAMIENTO
3.3.1 Plan de Mejoramiento
Institucional
3.3.2 Plan de Mejoramiento por
Procesos
3.3.3 Plan de Mejoramiento
Individual
Evaluación a la gestión
institucional
Mejora Continua
MUCHAS GRACIAS
GERARDO DUQUE GUTIERREZ
CORREO:
[email protected]