Transcript Az eseményszervezés formái, eszközei

Az eseményszervezés formái,
eszközei
tervezés, kivitelezés, programterv,
forgatókönyv készítés
Mayer Lilla
rendezvényszervező, PTE
DPR Szakmai Nap, 2010. április 15.
Rendezvények, mint a hatékony
kommunikáció eszközei
Belső célközönség elérése
• workshop
• szakmai nap
• konferencia
• tréning
Rendezvények, mint a hatékony
kommunikáció eszközei
Külső célcsoport elérése
• hallgatói rendezvények akár a beiskolázási
kampány részeként
• szülők fóruma
• alumni rendezvény
• konferencia
• partnertalálkozó
• sajtótájékoztató
Rendezvények tervezése
I. Rendezvényterv:
• Mit?
• Milyen céllal?
• Mikor?
• Milyen eseményekhez kapcsolódva?
• Hol?
• Milyen személyi feltételekkel?
• Miből?
• Hogyan?
Rendezvények tervezése
II. Programjavaslat/ programterv:
• időpontok
• helyszínek
• események
• résztvevők (pl.:előadók és előadásaik)
• minden eseményhez rövid feladattervvel, amely a
legfontosabb feladatokat tartalmazza azok
felelőseinek, költségigényeinek, határidejének
feltüntetésével.
• előzetes költségkalkuláció
Rendezvények előkészítése
I. A fő feladattípusok / hatáskörök meghatározása,
felelőseinek megnevezése
• a rendezvény főszervezője
• az arculatért, kiadványokért felelős személy
• sajtókapcsolatokért, média-megjelenésekért felelős
munkatárs
• pénzügyekért felelős személy
Rendezvények előkészítése
II. Részletes feladatterv készítése
Program/
feladat
Felelős
Személyi
feltételek
Tárgyi
feltételek
Határidő
Költség
Előkészítés
Pénzügyek
Arculat
Meghirdetés/meghívás/regisztráció/sajtó
Lebonyolítás
Zárás
Megjegyzé
s
A feladatterv részei
Előkészítés
• Helyszín lefoglalás
• Berendezés
• Étkezés
• Szállás
• Engedélyek
• Biztonság
• Kellékek
• Szállítás
A feladatterv részei
Pénzügyek
• Forrásteremtés
(pályázatok, támogatók, együttműködők)
• Szerződéskötés
• Számlázás
• Pénzügyi folyamatok figyelemmel kísérése,
koordinálása
A feladatterv részei
Arculat és kiadványok
• Arculattervezés – intézményi identitás
• Kiadványok, arculati elemek (meghívó, levélpapír,
badge, notesz, mappa, toll, egyenruha, plakát,
molinó, online megjelenés) tervezése, nyomdai
munkálatainak koordinálása
• Kiadvány tartalmának kezelése
• Kiadványszerkesztés
• Terjesztés
A feladatterv részei
Meghirdetés
Meghívás
• Infók nyilvánosságra
hozatala
(net, sajtó, plakát, DM)
• Előzetes sajtóanyag
• Sajtó tájékoztatása
• Megjelenések figyelése,
archiválása
•
•
•
•
•
Adatbázisok
Borítékolás kellékei
Meghívó, jellap.
Felkérések
Kiküldés megszervezése
A feladatterv részei
Regisztráció
• Jelentkezések
feldolgozása
• Jelentkezések alapján
szállás, étkezés, szállítás
stb. konkretizálása
• Visszaigazolások
kiküldése
• Számlázás előkészítése
• Előadói igények
felmérése
• Előadók sorrendjének
meghatározása
• Fogadócsomagok
összeállítása
• Étkezési stb. egyéb
jegyek elkészítése
• Helyszíni regisztráció
A feladatterv részei
Lebonyolítás
• Forgatókönyv
• Időterv, eseményfeladatterv
• Háttéranyag a
levezetőknek
• Berendezés, kellékek
• Technika biztosítása
• Műsor, műsorközlő
•
•
•
•
•
•
Tolmács
Ültetés
Biztonság
Gondnokság
Ajándékok
Szállítás
A feladatterv részei
Zárás
•
•
•
•
•
•
•
Rendezvényt követő teljes elpakolás
Takarítás megszervezése
Pénzügyi zárás
Köszönőlevelek
Beszámolók
Anyagok archiválása
Az eredményesség mérése
Gyakorlati tapasztalatok
Mit? Mikor? Hogyan? …..
•
•
•
•
Szakmai nap
Konferencia
Partnertalálkozó
Hallgatói rendezvények
Köszönöm a figyelmet!