Transcript 第十二章與其他軟體交換資料

資料庫管理(Access 2003)
第十二章
與其他軟體交換資料
許欽嘉 老師
第十二章 與其它軟體交換資料
12-1 可匯入與匯出 Access 的格式
12-2 匯出 Access 資料的方法
12-2-1 匯出資料表至 Excel
12-2-2 匯出資料表至 Word
12-3 將 Excel 資料匯入至 Access
12-4 將 Word 資料匯入至 Access
12-5 與 Word 合併列印
12-6 連結外部資料表
詳細步驟請參閱 P12-
12-2
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12-1 可匯入與匯出 Access 的格式
Microsoft Office 2003 包含 Word、
Excel、Access、FrontPage、
Outlook、PowerPoint 六種軟體；它
們各具特色及功能，可分別處理不
同的工作，但若將它們單獨分開使
用，似乎太可惜了。其實這些
Office 軟體可以相互分享資源，若
將它們結合起來應用，您會發現團
結力量大的道理，而且可以更有效
地提升工作效率。
詳細步驟請參閱 P12- 2
12-2 匯出 Access 資料的方法
由於 Access 是一個開放的資料庫，可將資料與其它軟體
分享，以免同樣資料儲存兩次而浪費空間，且可以將資
料匯入與匯出。
12-2-1 匯出資料表至 Excel
請先將附書光碟 < 本書範例 \ ch12> 中的 <原始檔> 整個
資料夾複製到 C 槽根目錄下。現在要利用 <餐管一甲 (成
績資料).mdb> 資料庫中 查詢 物件類別的 各科小考分數
做為匯出至 Excel 的範例，並且再利用 Excel 的函數計算
「總平均」。
詳細步驟請參閱 P12- 3
12-2-2 匯出資料表至 Word
以 <餐管一甲(成績資料).mdb> 資料庫的 學生基本資料
資料表，做為匯出至 Word 的範例。
詳細步驟請參閱 P12- 6
12-3 將 Excel 資料匯入至 Access
這節將說明如何匯入 Excel 資料，且要用的 Excel 檔案是
之前 12-2-1 所轉換成 Excel 的 <各科小考分數.xls> 檔案，
再將之匯入 Access 裏，請依下圖示步驟操作：
請您開啟 <餐管一甲(成績資料).mdb> 資料庫，然後選按
功能表列 檔案 \ 取得外部資料 \ 匯入。
詳細步驟請參閱 P12- 8
12-4 將 Word 資料匯入至 Access
Word 資料不能直接匯入至
Access 中，若一定要匯入
Word 資料，需要透過
EXCEL 軟體的協助，請依
下列方法製作。
1.請您開啟在 12-2-2 製作
的 <學生基本資料.rtf> 檔案：
2.接著開啟 Excel 軟體，開
啟新活頁簿：
詳細步驟請參閱 P12- 11
12-5 與 Word 合併列印
不管是公司行號或學校機關，
都一定會有一堆的信件要寄，
可是信封上地址的抄寫是一
大麻煩事，在此就要利用資
料庫裏的通訊資料來套用到
Word 的文件，這樣就可以
輕鬆的完成地址的抄寫，省
時又方便！
請開啟 <餐管一甲(成績資
料).mdb> 資料庫：
詳細步驟請參閱 P12- 12
12-6 連結外部資料表
「連結外部資料表」 可以讓兩個不同的資料庫共用一個資料
表，不但可以節省儲存空間、且可避免維護兩份資料表一致
性的麻煩。
現在要把 <餐管一甲(健康資料).mdb> 資料庫的 學生健康檢查
表 資料表，連結到 <餐管一甲(成績資料).mdb> 資料庫裏。
請先開啟 <餐管一甲(成績資料).mdb>，然後選按功能表列 檔
案 \ 取得外部資料 \ 連結資料表。
詳細步驟請參閱 P12- 17